Để thực hiện quy trình lập hồ sơ điện tử của Ủy ban Dân tộc tại Mục 3.1.1, tác giả hướng dẫn phương pháp thực hiện quy trình như sau:
a) Bước 1. Chuẩn bị lập hồ sơ. Bước này bao gồm các nội dung công việc như sau:
- Phương pháp xây dựng Khung phân loại hồ sơ
LTCQ thực hiện xây dựng Khung phân loại hồ sơ, vì ngồi việc quản lý trực tiếp tồn bộ tài liệu lưu trữ của cơ quan, quản lý các loại công cụ thống kê và các thông tin về loại hình, thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ, LTCQ còn thực
hiện xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan. Chính vì vậy, LTCQ có thể tổng hợp, thống kê đầy đủ các nhóm hồ sơ hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan theo ngành, lĩnh vực vào Khung phân loại hồ sơ của cơ quan. Trong quá trình xây dựng Khung phân loại hồ sơ, LTCQ cần đề xuất Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc tổ chức cuộc họp lấy ý kiến các Vụ, đơn vị trong cơ quan để đảm bảo khách quan.
Trong quá trình xây dựng Khung phân loại hồ sơ, tác giả nghiên cứu các quy định tại Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ; từ đó áp dụng “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” để xây dựng thành “Khung phân loại hồ sơ”, sau đó bổ sung, điều chỉnh đầy đủ các nhóm hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo ngành, lĩnh vực. Tại Thơng tư này quy định có 14 nhóm tài liệu quản lý trong mỗi cơ quan; đối với nhóm tài liệu thứ 13 là “Tài liệu các lĩnh vực chun mơn nghiệp vụ” thì khi xây dựng Khung phân loại hồ sơ cần kết hợp với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Ủy ban Dân tộc được ban hành kèm theo Quyết định số 63/QĐ-UBDT, ngày 27/02/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc, đồng thời kết hợp nghiên cứu mục lục hồ sơ của Ủy ban Dân tộc qua các giai đoạn để đảm bảo đưa vào Khung phân loại hồ sơ đầy đủ các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Tác giả đã xây dựng mẫu khung phân loại hồ sơ của Ủy ban Dân tộc (tại cột (1), cột (2),
cột (3), cột (4) Phụ lục I của Luận văn này để làm ví dụ).
Khi Khung phân loại hồ sơ được xây dựng sẽ giúp cơ quan hệ thống đầy đủ, theo trình tự khoa học các loại hồ sơ phổ biến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo từng lĩnh vực, vấn đề; khơng những vậy cịn tạo điều kiện thuận lợi để xây dựng đầy đủ bảng Mã hồ sơ.
- Phương pháp xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ:
LTCQ chủ trì thực hiện xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ; sau đó LTCQ sẽ gửi Khung phân loại hồ sơ kèm theo Mã hồ sơ cơ bản để công
chức, viên chức trong cơ quan góp ý; cuối cùng là hoàn chỉnh và trình Lãnh đạo Văn phịng cho ý kiến để trình Lãnh đạo cơ quan phê duyệt.
Căn cứ các quy định pháp lý để xây dựng quy trình, phương pháp, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc tại phần a, mục 2.3.1 Chương 2 của Luận văn này và tham khảo đề xuất của tác giả Võ Thị Thanh Châu nêu trong luận văn (2017), tác giả đề xuất phương pháp xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ tại Ủy ban Dân tộc như sau:
Mã hồ sơ cơ bản mà tác giả đề xuất trong Phần mềm QLVB&HSCV là một nhóm gồm “17 ký tự số và tối đa 06 ký tự chữ viết” nhằm ấn định “tên gọi bằng mã” thay cho “tên gọi từng loại hồ sơ tương ứng” trong Khung phân loại hồ sơ.
Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ gồm 17 ký tự số và tối đa 06 ký tự chữ viết tắt (là các chữ viết tắt tên Vụ, đơn vị trong cơ quan hoặc lĩnh vực hoạt động của cơ quan), được phân thành 05 nhóm như sau:
(1,2,3)(4,5,6,7)(8,9,10)(11,12,13)(14,15,16,17.tối đa 06 ký tự chữ viết tắt). Ví dụ: (G21)(2017)(12.1)(007)(0000.ABCDEF).
Trong đó, các ký tự số từ trái qua phải được phân bổ như sau:
+ Nhóm 1: (Nhóm ký tự số thứ 1,2,3) là mã số của Ủy ban Dân tộc.Tại Phụ lục 1, Công văn số 2803/BTTTT-THH ngày 01/10/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước quy định danh sách mã cho cơ quan nhà nước, trong đó có Ủy ban Dân tộc là (G21).
+ Nhóm 2: (Nhóm ký tự số thứ 4,5,6,7) là mã số xác định là năm cơng việc bắt đầu.
Ví dụ: (2017) là mã số thể hiện năm công việc bắt đầu.
+ Nhóm 3: (Nhóm ký tự số thứ 8,9,10) là mã số được chia theo nhóm tài liệu quản lý trong mỗi cơ quan theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ.
Ví dụ: (12.1) là mã số đại diện cho “nhóm tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ”.
+ Nhóm 4: (Nhóm ký tự số thứ 11,12,13) là mã số đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo từng lĩnh vực quản lý chun mơn trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: (007) là mã số đại diện cho “nhóm nhỏ hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ”.
+ Nhóm 5: (Nhóm ký tự số thứ 14,15,16,17 và tối đa 06 ký tự chữ viết tắt) chính là số, ký hiệu hồ sơ công việc trong Danh mục hồ sơ của cơ quan (hướng dẫn cụ thể tại nội dung nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm QLVB&HSCV và lập mã hồ sơ thuộc Bước 1).
Ví dụ: (G21)(2017)(12.1)(007)(0000.ABCDEF) (G21): Là mã số của “Ủy ban Dân tộc”.
(2017): Là mã số “năm công việc bắt đầu”.
(12.1): là mã số đại diện cho “nhóm tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ”. (007): là mã số đại diện cho “nhóm nhỏ hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ ”.
(0000.ABCDEF): Là mã số đại diện cho “nhóm số, ký hiệu của hồ sơ công việc” trong Danh mục hồ sơ của cơ quan.
Mã hồ sơ cơ bản đang là bước dự định đặt “tên gọi bằng mã” cho từng loại hồ sơ trong Khung phân loại hồ sơ nên trong 05 nhóm ký tự nêu trên, nếu nhóm ký tự nào chưa có hoặc khơng có mã, thì nhóm ký tự đó được ghi là 0; và sẽ được hoàn thiện đầy đủ tại bước nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm QLVB&HSCV và lập mã hồ sơ.
Từ quy tắc xây dựng Mã hồ sơ cơ bản này, tác giả đã xây dựng Mã hồ sơ cơ bản của Ủy ban Dân tộc (tại cột (5) Phụ lục I của Luận văn này để làm ví dụ); chỉ bổ sung, điều chỉnh, thay đổi khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, phát sinh loại hồ sơ mới. Mặt khác quy tắc xây dựng Mã hồ sơ cơ bản này đảm bảo cơ quan có khả năng mở rộng chúng theo vấn đề, thời gian và không gian khi cần thiết.
- Phương pháp nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm QLVB&HSCV:
Sau khi Lãnh đạo cơ quan phê duyệt Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản, vì Khung phân loại hồ sơ là “Khung đề mục cơ bản” và rất quan trọng, đồng thời để hạn chế tối đa việc bổ sung, điều chỉnh khơng đúng thẩm quyền thì Trung tâm Thông tin sẽ nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm QLVB&HSCV.
Việc xây dựng Khung phân loại hồ sơ và Mã hồ sơ cơ bản sẽ giúp cơ quan hệ thống đầy đủ, theo trình tự khoa học các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo từng lĩnh vực, vấn đề và sau đó được cập nhập mặc định sẵn sàng trong Phần mềm QLVB&HSCV nhằm làm Khung đề mục để xây dựng Mã hồ sơ hằng năm.
Các công việc của Bước 1 gồm: xây dựng Khung phân loại hồ sơ, xây dựng mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ, nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm QLVB&HSCV - sẽ được thực hiện trước khi bắt đầu tổ chức lập hồ sơ điện tử trong cơ quan. Mục đích của bước này là xây dựng “bộ mẫu: Mã hồ sơ cơ bản” và sẽ được mặc định tồn tại ngầm trong Phần mềm QLVB&HSCV để cố định tất cả các loại hồ sơ phổ biến hình thành trong hoạt động của cơ quan theo thứ tự đúng với mã số, đúng ký hiệu mà cơ quan quy định dựa trên hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền; nhằm tạo sự thống nhất, thuận lợi trong quản lý, thực hiện các nghiệp vụ liên quan. Các công việc này chỉ thực hiện một lần trước khi bắt đầu tổ chức lập hồ sơ điện tử trong cơ quan, sau đó có thể bổ sung, sửa đổi nếu cần thiết.
- Phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ giúp cơ quan chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ, chính vì vậy xây dựng Danh mục hồ sơ là việc làm cần thiết và định kỳ hàng năm đối với mỗi cơ quan. Tác giả căn cứ các quy định pháp lý để xây dựng quy trình, phương pháp, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc tại phần a, mục 2.3.1 Chương 2 của Luận văn này để xây dựng Danh mục hồ sơ nhằm phục vụ cho việc lập hồ sơ điện tử tại cơ quan. Nội dung của xây dựng Danh mục hồ sơ được thực hiện theo
trình tự sau: xây dựng khung đề mục; xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập; dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ; đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ; tổ chức lập Danh mục hồ sơ. Trong phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ này, tác giả chỉ tập trung vào trình bày cách lập Danh mục hồ sơ và cách đánh số, ký hiệu của hồ sơ như sau:
Danh mục hồ sơ được lập hàng năm theo hai cách:
Cách thứ nhất: VTCQ xây dựng dự thảo Danh mục của cơ quan; lấy ý kiến đóng góp của các Vụ, đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình Lãnh đạo Văn phịng xem xét để trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành.
Cách thứ hai: Các Vụ, đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của Vụ, đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của VTCQ; VTCQ tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình Lãnh đạo Văn phịng xem xét để trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành.
Danh mục hồ sơ do Lãnh đạo cơ quan duyệt, ký ban hành vào đầu năm. VTCQ sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các vụ, đơn vị, cá nhân để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong q trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có cơng việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của vụ, đơn vị, cá nhân nào thì vụ, đơn vị, cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan.
Số, ký hiệu của hồ sơ: gồm số thứ tự số được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn (tên các vụ, đơn vị hoặc tên các lĩnh vực hoạt động) trong Danh mục hồ sơ do cơ quan quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ. Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01; hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
Theo quan điểm của tác giả, trong Danh mục hồ sơ phải thể hiện rõ các thông tin của hồ sơ gồm: mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, người lập, thời hạn bảo quản, hồ
sơ dạng giấy hay điện tử, thời gian kết thúc (kết thúc hay chuyển tiếp hồ sơ), mức độ mật.
Ví dụ: Hồ sơ số 0100.CSDT – 100 là số thứ tự của hồ sơ trong Danh mục hồ sơ của cơ quan, CSDT là ký tự các chữ viết tắt tên của Vụ Chính sách Dân tộc trong Danh mục hồ sơ của cơ quan.
Như vậy, khi xây dựng được Danh mục hồ sơ sẽ giúp cơ quan quản lý các hoạt động của cơ quan thông qua hệ thống hồ sơ; giúp người giải quyết công việc chủ động trong việc lập hồ sơ chặt chẽ, khoa học; giúp VTCQ, LTCQ khi kiểm tra, đốn đốc việc lập hồ sơ điện tử. Tác giả đã xây dựng mẫu Danh mục hồ sơ năm 2017 của Ủy ban Dân tộc (tại Phụ lục II của Luận văn này để làm ví dụ).
- Phương pháp nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm QLVB&HSCV và lập mã hồ sơ:
Để lập hồ sơ điện tử thống nhất, chính xác thì việc quan trọng là phải xác định được Mã hồ sơ để trong q trình giải quyết cơng việc, CCVC sẽ chuyển tồn bộ văn bản, tài liệu có cùng Mã hồ sơ vào hồ sơ.
Tham khảo đề xuất của tác giả Võ Thị Thanh Châu nêu trong luận văn (2017), tác giả đề nghị hướng dẫn thực hiện lập mã hồ sơ của Ủy ban Dân tộc như sau:
Cấu tạo của Mã hồ sơ sẽ gồm 2 phần:
Phần: Mã hồ sơ cơ bản (tác giả đã xây dựng tại Phụ lục I của Luận văn này để làm ví dụ);
Phần: Số, ký hiệu hồ sơ (tác giả đã xây dựng tại Phụ lục II của Luận văn này để làm ví dụ).
Việc lập Mã hồ sơ trong khi nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm QLVB&HSCV được thực hiện như sau:
Căn cứ Danh mục hồ sơ được ký ban hành vào đầu năm, VTCQ nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm QLVB&HSCV để các vụ, đơn vị, cá nhân thực hiện lập hồ sơ điện tử.
Khi nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm QLVB&HSCV, VTCQ phải căn cứ vào Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản trong Phần mềm QLVB&HSCV để lập Mã hồ sơ. Việc lập Mã hồ sơ bằng cách thay “Nhóm ký tự số thứ 14,15,16,17 và tối đa 06 ký tự chữ viết tắt” trong Khung phân loại hồ sơ thành “số, ký hiệu hồ sơ” trong Danh mục hồ sơ (đã thực hiện tại Bước 1). Như vậy, Mã hồ sơ đã được lập xong để các vụ, đơn vị, cá nhân thực hiện lập hồ sơ điện tử (tại cột (1) Phụ lục II của
Luận văn này để làm ví dụ).
Ví dụ: Hồ sơ khen thưởng đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài của Ủy ban Dân tộc năm 2017:
- Trong Danh mục hồ sơ của Ủy ban Dân tộc năm 2017 có “số, ký hiệu hồ sơ” là: 0121.TCCB;
- Trong Khung phân loại hồ sơ có “Mã hồ sơ cơ bản” là: (G21)(2017)(010)(007)(0000.TCCB) (trong đó (0000.TCCB) là số, ký hiệu hồ sơ tạm thời);
- “Mã hồ sơ” được lập sẽ là: (G21)(2017)(010)(007)(0121.TCCB).
Với quy tắc xây dựng Mã hồ sơ trên, hàng năm VTCQ chỉ cần căn cứ vào Khung phân loại hồ sơ trong Phần mềm QLVB&HSCV để thay “Nhóm ký tự số thứ 14,15,16,17 và tối đa 06 ký tự chữ viết tắt” thành “số, ký hiệu hồ sơ” trong Danh mục hồ sơ đã được phê duyệt.
Ngoài ra, tác giả bổ sung thêm phương pháp lập mã hồ sơ đối với hồ sơ hình thành trong q trình giải quyết cơng việc phát sinh ngoài danh mục hồ sơ và khơng có Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại, thì VTCQ thực hiện lập Mã hồ sơ như sau: căn cứ nội dung hồ sơ đã được CCVC nhập trong danh mục (tại bước 2); đối chiếu hồ sơ với nhóm tài liệu trong Khung phân loại đã được lập Mã hồ sơ cơ bản (trường hợp Mã hồ sơ cơ bản chưa có trong Khung phân loại thì Trung tâm Thơng tin nhập bổ sung) để lập Mã hồ sơ bằng cách thay “Nhóm ký tự số thứ 14,15,16,17 và tối đa 06 ký tự chữ viết tắt” thành “số, ký hiệu hồ sơ” trong Danh mục hồ sơ.