- Thiếu báo cáo tài chính của khách hàng ở thời điểm gần nhất,…
Bảng 4.5: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
4.2.5. Mối quan hệ của phòng kiểm toán và các bộ phận nghiệp vụ khác
chức năng tư vấn để hoàn thiện thêm hệ thống kiểm soát của các bộ phận nghiệp vụ. Trong quá trình hoạt động của phòng việc nghiên cứu, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và các qui trình, qui định liên quan đến các phòng ban bộ phận được kiểm toán là rất cần thiết. Hơn nữa hoạt động giữa các bộ phận luôn luôn có sự giao thoa lẫn nhau, kết quả của phòng này sẽ là điểm khởi đầu của phòng khác, một nghiệp vụ phát sinh có thể bắt đầu ở phòng này nhưng kết thúc ở phòng khác. Do đó việc phối hợp giữa các phòng ban với nhau sẽ giúp cho hệ thống được hoạt động một cách hoàn chỉnh và tuần hoàn.
Phối hợp với các phòng ban trong quá trình kiểm toán là một trong những phương pháp kiểm toán trực tiếp luôn luôn cần có, đặc biệt đối với hoạt động cho vay. Ví dụ như khi kiểm toán một khoản cho vay, tài sản thế chấp là nhà đất. Khi kiểm toán viên nghi ngờ việc đánh giá giá trị tài sản bảo đảm chưa được chính xác thì việc đánh giá lại cần nhờ đến phòng Tái thẩm định, nếu hồ sơ pháp lý của tài sản có vấn đề không minh bạch cần xác minh và làm rõ thì kiểm toán cần phối hợp với phòng Pháp chế để làm rõ vấn đề. Tăng cường mối quan hệ hợp tác đối với các phòng ban là rất quan trọng.
Bên cạnh việc nâng cao mối quan hệ giữa các phòng ban, việc trao đổi nghiệp vụ thông tin giữa các tổ nghiệp vụ trong phòng cũng rất quan trọng. Hiện tại phòng được tổ chức theo các tổ nghiệp vụ: tổ kiểm toán, tổ qui trình qui chế và tổ giám sát từ xa. Đến thời điểm hiện tại đã có sự phối hợp giữa tổ qui trình qui chế với tổ kiểm toán, mặc dù tổ qui trình qui chế mới thành lập. Dựa trên việc tập hợp văn bản, nghiên cứu những rủi ro và các cách thức gian lận (có thể) xảy ra trong quá trình hoạt động của các đơn vị, tổ qui trình qui chế đưa ra những vấn đề cần tập trung chú trọng và cách thức kiểm toán cho tổ kiểm toán theo đợt đảm bảo tính kịp thời của văn bản. Tuy nhiên việc phối hợp giữa tổ giám sát từ xa và tổ kiểm toán chưa được khai thác triển để. Thông qua kết quả giám sát từ xa hàng ngày, tổ giám sát sẽ thống kê được những lỗi mà các đơn vị hay gặp phải, những lỗi mang tính đặc trưng tại từng chi nhánh từ đó có thể trao đổi với tổ kiểm toán trực tiếp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc chọn mẫu kiểm toán. Ngược lại cũng cần có sự trao đổi hai chiều từ
phía tổ kiểm toán đối với tổ giám sát từ xa. Với kết quả của các đợt kiểm toán, tổ kiểm toán có thể đưa ra những lỗi mà tổ giám sát chưa thực hiện được (do yếu tố khách quan) hoặc những lỗi hệ thống và cách thức thực hiện sai phạm tại các đơn vị từ đó đưa ra cách thức giám sát từ xa đối với những sai phạm đó. Như vậy nguyên tắc hoạt động hai chiều trao đổi sẽ luôn cần trong mọi hoạt động nói chung và hoạt động kiểm toán nói riêng.