Chỉ tiêu Cách đánh giá
Quy mô hoạt động Quy mô hoạt động của các đơn vị được xác định trên nhiều tiêu chí khác nhau dựa trên các khoản mục của báo cáo tài chính và các chỉ tiêu phân tích từ báo cáo tài chính. Quy mô hoạt động càng lớn thì mức độ rủi ro càng cao
Hiệu quả hoạt động So sánh kết quả hoạt động với kế hoạch hoạt động năm đã đặt ra. Kế hoạch hoạt động tốt sẽ phản ánh khả năng kiểm soát rủi ro tại đơn vị tốt hơn. (Có thể sử dụng điểm hoàn thành kế hoạch từ phía Ban điều hành đánh giá xác định chỉ tiêu này).
Nợ quá hạn Là sự kết hợp nhiều tiêu chí như dư nợ quá hạn, tỷ lệ nợ quá hạn so với tổng dư nợ, tốc độ thay đổi tỷ lệ nợ quá hạn qua các tháng trong năm và nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn để xác định mức độ rủi ro của các đơn vị.
Mức độ sai phạm qua các đợt thanh tra, kiểm toán, kiểm tra nội bộ và tiến độ khắc phục sai phạm
Mức độ sai phạm càng nghiêm trọng độ rủi ro càng cao
Mức độ thay đổi cán bộ chủ chốt
Tỷ trọng thay đổi cán bộ chủ chốt tại đơn vị càng lớn thì mức độ rủi ro càng cao.
Một số yếu tố định tính khác
Đánh giá về cách thức quản lý, tính đoàn kết, các dấu hiệu tiêu cực tại đơn vị từ các cấp lãnh đạo, qua các đợt kiểm toán, qua các nguồn thông tin khác.
Mỗi tiêu chí chính kể trên được hình thành từ các tiêu chí nhỏ hơn để việc đánh giá được chính xác. Với mỗi tiêu chí có trọng số đánh giá mức độ rủi ro khác nhau tùy theo mức độ ảnh hưởng đến rủi ro trong hoạt động của các đơn vị.
Các tiêu chí chi tiết và trọng số để đánh giá rủi ro hàng năm do Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ trình Ban Kiểm soát xem xét. Ban Kiểm soát quyết định các vấn đề liên quan sau khi đã tham khảo ý kiến của Tổng Gám đốc.
Qua phỏng vấn trưởng phòng kiểm toán nội bộ, các chuyên viên tham gia công tác lập kế hoạch kiểm toán, việc lập kế hoạch năm dựa trên nguyên tắc đánh giá rủi ro tại các đơn vị và kiến nghị tần suất kiểm toán. Tất cả các rủi ro trong hoạt động kinh doanh của các đơn vị và nguyên tắc đánh giá rủi ro đó đều do phòng kiểm toán nội bộ thiết lập. Điều này không tránh khỏi các sai lầm mang tính chủ quan duy ý chí, các rủi ro sẽ không được thiết lập một cách toàn diện. Việc đưa ra các chỉ tiêu rủi ro không được sự tư vấn, tham gia ý kiến từ chính các đơn vị nghiệp vụ được kiểm toán sẽ dẫn đến việc không thống nhất trong cách nhìn nhận rủi ro từ các góc độ khác nhau từ đó sẽ làm giảm hiệu quả trong công tác quản trị rủi ro trong toàn hệ thống.
Bước 2: Lập kế hoạch năm.
Sau khi đánh giá rủi ro, phòng kiểm toán nội bộ xác định tần suất kiểm toán: đối với đơn vị rủi ro cao thì tần suất kiểm toán cao (ít nhất 01 lần 01 năm) và ngược lại rủi ro thấp được kiểm toán với tần suất ít nhất 05 năm 01 lần.
Phòng đã đưa ra các chỉ tiêu và thống kê số liệu để đánh giá mức độ rủi ro của các đơn vị và từ đó định ra tuần suất kiểm toán các đơn vị trong năm.
Từ tuần suất kiểm toán định ra, căn cứ vào nguồn nhân lực của Phòng, Phòng đã lên kế hoạch chi tiết về mặt thời gian đối với các đợt kiểm toán trong năm, chi tiết về một số nghiệp vụ cần tập trung kiểm toán.
Kế hoạch được trình Ban Kiểm soát phê duyệt từ đầu năm và làm căn cứ thực hiện trong năm.
Tuy nhiên do những hạn chế cơ bản về việc đánh giá rủi ro kể trên mà công tác lập kế hoạch kiểm toán hoạt động năm chưa được tiến hành và triển khai một
cách đồng bộ từ dưới lên trên, từ Tổ lên Phòng. Ngoài một số căn cứ đã chỉ ra để đánh giá rủi ro, việc lập kế hoạch còn phụ thuộc nhiều vào nhận định chủ quan của Lãnh đạo Phòng Kiểm toán nội bộ. Và hiện tại cũng chưa có sự đánh giá lại kế hoạch kiểm toán nội bộ theo định kỳ quý hoặc sáu tháng.
* Bước 3: Thực hiện kế hoạch năm
Trong năm, căn cứ vào kế hoạch năm được phê duyệt hàng tháng phòng kiểm toán đưa ra kế hoạch tháng và thực hiện kế hoạch đảm bảo đúng các chỉ tiêu trong kế hoạch năm đề ra. Trong quá trình thực hiện, khi phân tích số liệu tại thời điểm thực hiện hoặc do diễn biến tình hình hoạt động có thay đổi nhiều so với khi lập kế hoạch, Phòng KTNB có tờ trình Ban Kiểm soát về việc điều chỉnh kế hoạch thực hiện với từng vụ việc cụ thể. Khi được chấp thuận, Phòng KTNB sẽ thực hiện theo kế hoạch đã được điều chỉnh.
* Bước 4: Tự đánh giá hoạt động kiểm toán năm
Căn cứ vào kế hoạch kiểm toán năm đã đặt ra và các đợt kiểm toán phát sinh, căn cứ kết quả công việc hàng tháng có báo cáo với Ban Kiểm soát, Phòng Kiểm toán nội bộ tự đánh giá hoạt động kiểm toán năm trên các phương diện: Mức độ hoàn thành kế hoạch về mặt số lượng; Số lượng các đợt kiểm toán và các công việc liên quan ngoài kế hoạch; Chất lượng các đợt kiểm toán. Những nguyên nhân chính ảnh hưởng đến kế hoạch kiểm toán năm. Bên cạnh đó Phòng thống kê lại các sai phạm chính trong từng mảng nghiệp vụ mà Kiểm toán nội bộ đã phát hiện trong năm. Với các sai phạm chủ yếu, Phòng thống kê các kiến nghị trong năm đã kiến nghị với Ban điều hành cũng như với từng đơn vị được kiểm toán.
Với những kiến nghị chưa được chỉnh sửa, Phòng Kiểm toán nội bộ tiếp tục tổng hợp và đề cập trong báo cáo kiểm toán cuối năm.
Hiện công tác đánh giá hoạt động kiểm toán cũng đã được thực hiện trên theo từng tháng (khi xem xét những việc đã làm được và chưa là được trong tháng). Cuối năm Phòng KTNB cũng có đánh giá về công việc của Phòng. Tuy nhiên việc đánh giá hoạt động cũng chưa được chú trọng đúng mức, chưa thấm nhuần trong từng nhân viên kiểm toán về tư tưởng tự đánh giá nhằm tìm ra những giải pháp tốt hơn
trong công việc.
Nguyên nhân của tồn tại trên là do trong những năm gần đây khối lượng công việc của Phòng KTNB quá nhiều so với số lượng nhân sự và chất lượng nhân sự mà Phòng hiện có, nhiều khi bị chạy theo các vụ việc phát sinh đột xuất và không còn nhiều thời gian để có thể tự đánh giá và tìm ra các biện pháp tổng thể giải quyết hữu hiệu hơn (mặc dù trong quá trình làm từng kiểm toán viên cũng như lãnh đạo phòng đã liên tục bổ sung, cải tiến cách thức, phương pháp làm cũng như nội dung công việc để công việc ngày càng hiệu quả hơn).
* Bước 5: Theo dõi khắc phục thực hiện kiến nghị kiểm toán
Việc theo dõi các khắc phục, kiến nghị kiểm toán được thực hiện hàng tháng đối với tất cả các đợt kiểm toán trong năm. Cuối năm, Phòng Kiểm toán nội bộ tổng hợp tất cả các kiến nghị và tiến trình thực hiện các kiến nghị kiểm toán cả các đơn vị được kiểm toán, có báo cáo Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc về những kiến nghị chưa được thực hiện, nguyên nhân dẫn đến việc chưa thực hiện và kiến nghị giải pháp thực hiện triệt để để đảm bảo hiệu quả và an toàn trong hoạt động ngân hàng.
Cho đến nay công tác theo dõi việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán mới chỉ được thực hiện khi thực hiện kiểm toán đợt sau tại đơn vị. Khoảng thời gian từ lần kiểm toán đợt trước đến đợt sau đang không có theo dõi cụ thể. Nguyên nhân do:
(i) Lãnh đạo phòng chưa có sự quan tâm đúng mức với công tác này do còn phải ưu tiên nhiều trong việc kiểm toán các hoạt động nghiệp vụ,
(ii) số lượng nhân sự trong phòng chưa đủ đảm nhận tất cả khối lượng công việc lớn và thêm cả phần theo dõi khắc phục này.
* Bước 6: Báo cáo kiểm toán nội bộ năm
Chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Trưởng Phòng Kiểm toán nội bộ phải gửi báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ của năm trước cho Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc. Báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ của năm trước phải nêu rõ: Kế hoạch kiểm toán đã đề ra; Công việc kiểm toán đã được thực hiện; Các tồn
tại, các sai phạm lớn đã được phát hiện; Các biện pháp mà Kiểm toán nội bộ đã kiến nghị sửa chữa và khắc phục các tồn tại, sai phạm; Đánh giá về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan đến các hoạt động được kiểm toán và các đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; tình hình thực hiện các biện pháp, kiến nghị, đề xuất của kiểm toán nội bộ.
3.2.2.2. Vận dụng qui trình kiểm toán theo đợt vào kiểm toán hoạt động chovay vay
Qua tìm hiểu Qui chế kiểm toán nội bộ Vpbank ban hành kèm theo quyết định số 615-2006/QĐ –HĐQT ngày 27/12/2006 và Quyết định số 14-2007/QĐ-HĐQT ngày 12/5/2007 về việc ban hành Qui trình kiểm toán nội bộ Vpbank, đồng thời nghiên cứu hồ sơ lưu trữ các đợt kiểm toán của các chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc thấy tại Vpbank, kiểm toán theo đợt sẽ thực hiện theo qui trình gồm 07 bước sau: