II. Kế hoạch kiểm toán chung tại đơn vị
3.2.4.Những hạn chế và nguyên nhân của thực trạng qui trình kiểm toán hoạt động cho vay
Bảng 3.9: Bảng danh sách chi tiết mẫu chọn kiểm toán Chi nhánh Nam Định
3.2.4.Những hạn chế và nguyên nhân của thực trạng qui trình kiểm toán hoạt động cho vay
hoạt động cho vay
Công tác đánh giá rủi ro, lập kế hoạch năm: chưa có qui trình, tiêu chí đánh giá rủi ro hoàn chỉnh, chưa có những định hướng cụ thể từ các cấp lãnh đạo theo từng năm hoạt động.
Chưa có quy trình và tiêu chí đánh giá rủi ro hoàn chỉnh
Mặc dù Phòng KTNB đã thực hiện việc lập kế hoạch kiểm toán năm trên nguyên tắc định hướng rủi ro, ưu tiên kiểm toán những đơn vị, những mảng nghiệp vụ có rủi ro cao trước và với tần suất nhiều hơn những đơn vị, những mảng nghiệp vụ có tính rủi ro thấp hơn. Tuy nhiên căn cứ để đánh giá rủi ro của các đơn vị, các mảng nghiệp vụ là chưa hoàn chỉnh vì chưa có một văn bản chính thống ban hành quy định về việc đánh giá rủi ro, chi tiết:
Một là, các tiêu chí đánh giá rủi ro hiện chưa đầy đủ, mới chỉ xuất phát từ nhận định chủ quan của Phòng KTNB. Phòng KTNB đưa ra 4 chỉ tiêu cơ bản: Quy mô hoạt động của đơn vị; Tỷ lệ nợ xấu; Mức độ vi phạm qua các đợt kiểm toán trước và yêu tố định tính khác (mang tính chất bổ sung);
Hai là các tiêu chí đánh giá rủi ro chưa được thống nhất với các cấp lãnh đạo từ Giám đốc chi nhánh trở lên;
điều chỉnh kế hoạch năm cho phù hợp.
Từ việc chưa có tiêu chí đánh giá rủi ro hoàn chỉnh nên việc xác định tuần suất kiểm toán tại các đơn vị cũng chưa có thang bảng được quy định chính thống.
Chưa có những định hướng cụ thể từ các cấp lãnh đạo theo từng năm hoạt động
Cũng như các hoạt động khác của Ngân hàng hoạt động dựa trên những chiến lược ngắn hạn và dài hạn của ngân hàng, các cấp lãnh đạo cần có những định hướng cụ thể về những vấn đề được coi là có tính rủi ro lớn và cần yêu cầu Phòng KTNB có kế hoạch tập trung kiểm toán.
Hiện theo từng giai đoạn ngắn Ban lãnh đạo có đặt ra những yêu cầu và chỉ đạo cụ thể đối với nhiệm vụ của Phòng KTNB (ví dụ hàng tháng tập trung vào những vấn đề vi phạm những qui định của Ngân hàng nhà nước từng thời kỳ). Tuy nhiên với một năm hoạt động, Ban lãnh đạo chưa xây dựng được những kế hoạch mang tính chiến lược đối với hoạt động của Phòng KTNB.
Nguyên nhân thứ nhất: Phòng KTNB thiếu nhân sự, thời gian để nghiên cứu,
thực hiện triệt để qui trình, tiêu chí đánh giá rủi ro và không được tập trung đào tạo.
Trước năm 2007, Phòng KTNB chưa nhận dạng ra thiếu sót này vì thực tế những năm trước Phòng KTNB thực hiện nhiệm vụ kiểm soát nội bộ nhiều hơn là kiểm toán nội bộ. Từ cuối năm 2006, khi văn bản của Ngân hàng Nhà nước về Quy chế Kiểm toán nội bộ các Tổ chức tín dụng ra đời, ý thức kiểm toán dựa trên định hướng rủi ro đã xuất hiện. Tuy nhiên đến khoảng giữa năm 2007 Phòng KTNB mới có những cái nhìn rõ nét hơn về đánh giá rủi ro và phương thức, các tiêu chí để đánh giá rủi ro.
Cuối năm 2008, Phòng KTNB đã thực hiện việc đánh giá rủi ro dựa trên bốn tiêu chí nêu trên để thực hiện việc lập kế hoạch kiểm toán năm 2009, 2010. Mặc dù đã nhận diện được các tiêu chí là chưa hoàn chỉnh nhưng vẫn chưa thể hoàn thiện hơn vì thiếu thời gian và nhân lực. Đến thời điểm cuối năm 2010 số lượng nhân viên của phòng kiểm toán là 25 nhân viên, trong đó chỉ có 5 chuyên viên kiểm toán,
tổng cộng toàn Phòng đã thực hiện được 70 cuộc kiểm toán trung bình gần 06 cuộc kiểm toán một tháng. Phía Bắc thực hiện 45 cuộc kiểm toán riêng biệt. Trong đó bao gồm: 15 đợt kiểm toán với các chi nhánh cấp 1 bao gồm cả PGD trực thuộc) ngoài địa bàn Hà Nội, 3 đợt kiểm toán với các chi nhánh cấp 1 tại địa bàn Hà Nội, 3 đợt kiểm toán với hai công ty con, 4 đợt kiểm toán với các phòng ban tại Hội sở, còn lại 20 cuộc kiểm toán khác là kiểm toán tổng thể hoạt động các PGD trên địa bàn Hà Nội và các cuộc kiểm toán theo mảng nghiệp vụ hoặc các cuộc kiểm toán đột xuất theo chỉ đạo từ phía Ban Điều hành. Phía Nam thực hiện 22 cuộc kiểm toán riêng biệt. Trong đó bao gồm: 8 đợt kiểm toán với các chi nhánh cấp 1 ngoài địa bàn Hồ Chí Minh và 16 cuộc kiểm toán với các PGD trên địa bàn Hồ Chí Minh. Phía Bắc và Phía Nam kết hợp thực hiện 03 đợt kiểm toán với các chi nhánh thuộc địa bàn quản lý phía nam.
Bên cạnh đó Phòng KTNB (tại phía Bắc) còn thực hiện nhiều công việc hỗ trợ chung cho toàn hàng: như công tác Kiểm toán độc lập, công tác thanh tra, các báo cáo VPBank gửi cơ quan quản lý (đặc biệt là Ngân hàng Nhà nước), tổ giám sát từ xa thực hiện rà soát số liệu phát sinh theo ngày và một số vấn đề khác. Qua đó có thể thấy với số lượng nhân sự chưa thực sự dồi dào nhưng phải đảm nhận một khối công việc khá lớn với thời gian có hạn.
Trong khi đó, việc đưa ra các tiêu chí đánh giá rủi ro đòi hỏi những nhân sự có kinh nghiệm lâu năm, am hiểu nghiệp vụ và có cái nhìn bao quát về rủi ro về lĩnh vực tài chính nói chung và trong ngành ngân hàng nói riêng. Các nhân sự này Phòng KTNB hiện vẫn còn thiếu, bộ máy lãnh đạo Phòng thì còn quá mỏng (từ tháng 3/2009 đến tháng 10/2009 chỉ có Trưởng phòng và Tổ trưởng tổ kiểm toán phía nam) và công việc thường ngày thì phát sinh quá nhiều nên không thể tập trung thời gian và công sức để giải quyết dứt điểm các vấn đề quy trình.
Nguyên nhân thứ hai: Thiếu sự đồng bộ trong công tác quản lý rủi ro của
toàn ngân hàng
Việc đánh giá rủi ro của các đơn vị trong toàn ngân hàng không chỉ là nhiệm vụ riêng của Phòng Kiểm toán nội bộ mà cần phải đồng bộ trong toàn hệ thống điều
hành. Việc đưa ra các tiêu chí đánh giá rủi ro và kết hợp các tiêu chí để đưa ra mức độ rủi ro cần được trao đổi, thống nhất giữa các cấp lãnh đạo từ Giám đốc chi nhánh, Trưởng phòng Hội sở, Ban điều hành, Ban Kiểm soát và phải được sự phê duyệt của Hội đồng quản trị. Khi đã thống nhất các tiêu chí và cách đánh giá rủi ro thì các đơn vị được kiểm toán vừa nâng cao ý thức phòng chống rủi ro, vừa hiểu rõ và dễ dàng chấp nhận các đánh giá từ phía Phòng Kiểm toán nội bộ. Bên cạnh đó Hội đồng quản trị, Ban điều hành cũng có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị trên toàn ngân hàng. Do vậy vấn đề quan trọng là Công tác xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro (chính là một phần trong cơ chế quản lý rủi ro) cần được thực hiện đồng bộ trong toàn Ngân hàng.
Tồn tại trong kiểm toán hoạt động cho vay:
Kiểm toán hoạt động cho vay là một nội dung quan trọng trong một cuộc kiểm toán, do đó hiệu quả hoạt động kiểm toán cho vay cũng bị ảnh hưởng bởi những kế hoạch chung đối với những cuộc kiểm toán toàn diện.
Qua tìm hiểu và tập hợp các báo cáo về kiểm toán hàng năm tại phòng kiểm toán nội bộ cho thấy. Trong những năm gần đây, số lượng các đơn vị được kiểm toán và tần suất kiểm toán tại các đơn vị quá dày đặc, cụ thể năm 2010 phòng đã thực hiện được 70 cuộc kiểm toán, trung bình gần 06 cuộc kiểm toán được thực hiện trong một tháng, số liệu thống kê 09 tháng đầu năm 2011 thì phòng kiểm toán nội bộ đã thực hiện được 51 cuộc kiểm toán, trung bình cũng gần 06 cuộc kiểm toán một tháng. Số lượng các cuộc kiểm toán khá dày trong khi nhân sự có hạn (có 15 nhân sự tham gia kiểm toán trực tiếp), trung bình một cuộc kiểm toán thường gồm 5 nhân sự tham gia, thời gian một cuộc kiểm toán thường kéo dài 01 tuần. Như vậy thời gian để thực hiện cho một cuộc kiểm toán cả thời gian trước và sau kiểm toán là khá gấp gáp: việc thực hiện phân tích lập kế hoạch quá gấp gáp, chất lượng kết quả chọn mẫu sẽ không đạt hiệu quả tối đa, thậm chí trong những tháng cao điểm các nhân viên trong đoàn kiểm toán vừa phải thực hiện kiểm toán trực tiếp tại đơn vị này, vừa phải làm báo cáo cho đợt kiểm toán vừa xong, vừa tiến hành phân tích cho đợt kiểm toán tiếp theo. Các công việc thực hiện cho cuộc kiểm toán bị đan xen
chồng chéo và tất yếu dẫn đến kết quả của các công việc đều không đạt hiệu quả tối đa.
Bước Lập kế hoạch kiểm toán: Còn tồn tại ba hạn chế cơ bản trong quá trình
lập kế hoạch kiểm toán theo đợt đó là:
Thứ nhất: Đánh giá rủi ro hoạt động cho vay còn mang tính thủ tục chưa đi chi tiết.
Qua trao đổi với các thành viên tham gia các đợt kiểm toán (nhân viên phân tích tín dụng, cho vay) việc đánh giá rủi ro tín dụng theo đầy đủ các tiêu chí chỉ tiêu như trong phần trên nêu thì thực tế không được thực hiện triệt để trong các đợt kiểm toán. Nguyên nhân do thời gian thực hiện phân tích hạn chế, đòi hỏi mẫu chọn đưa ra kịp thời trước khi tiến hành kiểm toán trực tiếp tại đơn vị 01 ngày. Trong các đợt phân tích nhân viên chủ yếu thực hiện phân tích ngang, so sánh sự biến động của các chỉ tiêu tổng quát như (tổng dư nợ, dư nợ xấu, nợ nhóm 2, tỷ trọng giá trị tài sản bảo đảm...)
Thứ hai: Chưa thống nhất được cách thức, mẫu biểu phân tích một cách trọn vẹn
Hiện tại, việc phân tích dữ liệu trước kiểm toán mới chưa thống nhất và có mẫu biểu cụ thể trên hai mảng nghiệp vụ chính là tín dụng và kế toán, tuy nhiên cách thức phân tích chưa đồng bộ được cả hai phía Bắc và Nam. Chưa đưa ra được tỷ lệ chọn mẫu chuẩn áp dụng thống nhất cả hai miền.
Nguyên nhân:
Sự hạn chế trong việc khai thác dữ liệu từ phần mềm T24: Chương trình T24 được chính thức đưa vào hoạt động từ tháng 09/2007, tuy nhiên chưa có cải thiện nhiều về hệ thống báo cáo. Đến nay hệ thống báo cáo được triển khai trên một số mảng cơ bản và Phòng KTNB cũng mới bắt đầu khai thác dần các báo cáo. Sau khi khai thác báo cáo, Phòng KTNB còn phải dùng các công cụ trên excel để thực hiện việc phân tích, do vậy việc phân tích phải liên tục thay đổi, cập nhật cho ngày càng thuận tiện, bổ sung cho đầy đủ nên mẫu biểu phân tích đang được dần hoàn thiện.
gian ngắn nhất, có những giai đoạn Phòng KTNB vừa làm báo cáo cho đợt kiểm toán trước, vừa thực hiện việc kiểm toán đợt mới. Do vậy chưa tập trung thời gian để thống nhất triệt để mẫu biểu phân tích.
Sự phân cách địa lý giữa phía Bắc và phía Nam: Do việc phân tích dữ liệu phụ thuộc nhiều vào sự thành thạo trên chương trình tin học văn phòng như excel và kinh nghiệm làm việc của mỗi nhân viên. Trong khi đó sự phân cách địa lý cũng ngăn cản sự trao đổi nghiệp vụ về tin học cũng như nghiệp vụ các hoạt động nói chung (mặc dù đã có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin như email, điện thoại...). Đây thực sự là khó khăn cho Kiểm toán phía nam trong khi lực lượng còn thực sự non trẻ, chưa có nhiều cọ xát.
Tỷ lệ chọn mẫu cũng cần có một thời gian kiểm nghiệm để nhìn nhận tác dụng của việc chọn mẫu rộng hay hẹp, ngẫu nhiên hay theo từng tiêu chí đã đặt ra. Do đó Phòng đã định ra mức độ tương đối của tỷ lệ chọn mẫu nhưng chưa thống nhất được cụ thể.
Thứ ba: Những chương trình kiểm toán chi tiết nghiệp vụ cho vay còn chưa hoàn chỉnh
Trước khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị, sau khi phân tích, xác định vấn đề rủi ro và chọn mẫu cụ thể, Phòng KTNB thực hiện công việc lên chương trình kiểm toán chi tiết. Hiện việc lên chương trình kiểm toán mới dừng lại ở mức độ bố trí nhân sự, thời gian và xem xét một số quy định chi tiết về lĩnh vực đáng quan tâm. Chưa có chương trình kiểm toán chi tiết nghiệp vụ tín dụng.
Tuy nhiên do thời gian quá hạn hẹp, thường chỉ có từ 2-4 ngày cho công việc lập kế hoạch cho một đợt kiểm toán nên những chương trình kiểm toán chi tiết cho từng mảng nghiệp vụ chi tiết (ví dụ trong tín dụng có cho vay tiêu dùng, cho vay hỗ trợ lãi suất,…; trong kế toán có kiểm toán tài sản cố định, kiểm toán phải thu- phải trả, kiểm toán doanh thu- chi phí,…) chưa được thiết lập đầy đủ mà chủ yếu dựa vào chương trình kiểm toán chung với mảng nghiệp vụ lớn, vào kinh nghiệm kiểm toán của từng kiểm toán viên và qua trao đổi trực tiếp của kiểm toán viên với Trưởng đoàn kiểm toán cũng như Trưởng phòng (nếu cần).
Nguyên nhân cơ bản của hạn chế này là Lãnh đạo phòng chưa bố trí được thời gian để tập hợp, thống kê và thể chế các hướng dẫn cụ thể với từng chương trình kiểm toán chi tiết.
Bước Thực hiện kiểm toán: Giai đoạn thực hiện kiểm toán còn một số điểm
hạn chế cơ bản làm ảnh hưởng nhiều đến chất lượng cuộc kiểm toán như sau:
Số lượng mẫu chọn là nhiều so với thời gian và nhân sự của một đợt kiểm toán: Mặc dù theo đúng logic thì việc chọn mẫu nhiều hay ít là phải do sự phân tích, đánh giá chi nhánh có rủi ro nhiều hay ít, tập trung vào lĩnh vực nào. Khi đã xác định khối lượng mẫu chọn là cần thiết phải thực hiện mới bao quát được rủi ro tại đơn vị thì thời gian kiểm toán và nhân sự dành cho kiểm toán phải được bố trí phù hợp (kể cả phải mất nhiều thời gian, công sức). Tuy nhiên hiện tại, một phần do tiết kiệm kinh phí cho ngân hàng, một phần do một tiền lệ đã từ nhiều năm, các đợt kiểm toán thường chỉ khoảng 3-4 ngày (với chi nhánh nhỏ) và từ 5-6 ngày (với chi nhánh lớn), trong khi còn mất thời gian di chuyển và thời gian đơn vị được kiểm toán chuẩn bị hồ sơ. Do vậy số ngày làm việc hiện tại thực sự đang ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán. Khi chọn mẫu Phòng luôn cố gắng bao quát được mọi vấn đề nhưng thời gian làm việc thì hạn chế.
Việc kiểm toán còn dựa nhiều trên hồ sơ, kinh nghiệm thẩm định định thực tế còn chưa nhiều: Một vài cuộc kiểm toán gần đây cho thấy nhiều khi hồ sơ của đơn vị được kiểm toán phản ánh không đúng với tình hình thực tế khách hàng. Do vậy cần tăng cường công tác kiểm toán trên thực tế nhưng hiện kinh nghiệm về lĩnh vực này là chưa nhiều.
Đặc biệt trong kiểm toán hoạt động cho vay có điểm khác biệt so với các nội dung kiểm toán khác đó là nội dung kiểm tra khách hàng thực tế. Trong nội dung công việc này, các kiểm toán viên mới dừng lại việc kiểm tra tính hiện hữu của khách hàng, tài sản bảo đảm, mục đích sử dụng vốn, tình hình tài chính, nguồn thu nhập và khả năng trả nợ của khách hàng mà chưa thực hiện được việc thẩm định đánh giá lại giá trị tài sản bảo đảm của khách hàng một cách triệt để. Nguyên nhân do tài sản bảo đảm của khách hàng rất nhiều, đa dạng về chủng loại, có những tài
sản bảo đảm mang tính chuyên môn kỹ thuật cao như máy móc thiết bị chuyên dụng có yếu tố công nghiệ cao cần phải có chuyên gia về các lĩnh vực liên quan đánh giá mà điều này khó có thể đòi hỏi ở một kiểm toán viên, với những tài sản giá trị được đánh giá mang tính chất thị trường (giá cả biến động theo từng hoàn cảnh, thời