2.3. Đánh giá chung về mô hình kiểm sốt nội bộ ở BHXH Kiên Giang
2.3.2.1. Rủi ro xuất phát từ các nguyên nhân chủ quan
- Rủi ro từ thu BHXH: như thu khơng đủ, bỏ sót đối tượng thu, thu khơng đúng chế độ và thu chậm trễ do sai xót, gian lận được biểu hiện ở một số điểm sau:
+ Các thủ tục, hồ sơ chứng từ liên quan đến công tác thu khơng được kiểm sốt chặt chẽ như: đối với các đơn vị sử dụng lao động có số lao động lớn, hàng
tháng khi nộp danh sách người lao động đóng BHXH cho cơ quan BHXH thì việc kiểm tra đối chiếu bằng tay, mắt mất rất nhiều thời gian, vả lại kết quả khó mang tính chính xác. Nếu cơng nghệ thơng tin khơng được ứng dụng kịp thời vào công tác quản lý của các đơn vị sử dụng lao động và người lao động thì việc thu khơng đủ, thu sót, gian lận trong cơng tác đóng nộp BHXH là điểm xảy ra rất dễ dàng. Ngồi ra, cơng việc đối chiếu mức lương khi hưởng các chế độ BHXH cho người lao động qua một quá trình dài thì rất khó khăn, các căn cứ, giấy tờ liên quan đến việc kê khai quá trình lao động quá khứ của người lao động có thể bị thất lạc. Cho nên quản lý, lưu trữ thời gian, mức lương qua các thời kỳ nhằm phản ánh số liệu trích nộp của người tham gia BHXH rất cần thiết. Từ đây, cũng có thể tạo điều kiện cho việc điều chỉnh tăng mức lương theo lộ trình của Chính phủ được nhanh chóng hơn.
+ Việc đối chiếu, cập nhật hồ sơ liên quan giữa các phòng nghiệp vụ cung cấp thiếu tính kịp thời sẽ khơng hỗ trợ tốt cho nghiệp vụ thu; thể hiện qua việc đối chiếu số thu nộp BHXH giữa phòng thu và phòng kế hoạch tài chính bằng ủy nhiệm thu mất thời gian rất nhiều; BHXH chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thì việc đối chiếu phải rà sốt lại từng chứng từ sẽ khơng đảm bảo chính xác.
Các đơn vị tham gia BHXH được quản lý theo mã đơn vị, quá trình của người lao động hiện tại cũng được cập nhật vào phần mềm quản lý. Tuy nhiên việc đưa dữ liệu vào quản lý của gần 60.000 lao động tham gia BHXH bắt buộc chưa được cập nhật của những quá trình quá khứ, các chứng từ liên quan đến quá trình lao động, mức lương lại phải được rà soát lại đưa vào phần mềm nhằm đảm bảo tính chính xác nhằm tránh việc khai khống là hết sức cấp bách. Mặt khác, khi các đơn vị thường xun thay đổi tên, loại hình quản lý mà phịng thu thực hiện khơng báo cho phịng kế hoạch tài chính thì việc cập nhật ủy nhiệm thu của đơn vị không được mang tính kịp thời, gây khó khăn cho việc sao lục lại, khơng hỗ trợ cho cơng tác thu có biện pháp thu đúng tiến độ.
Quy trình thao tác nghiệp vụ giữa những bộ phận liên quan: khi đơn vị lập danh sách nộp BHXH cho phòng thu, phòng thu tiến hành đối chiếu, rà soát từng người lao động với từng mức lương phát sinh, tổng quỹ lương của đơn vị và số tiền
mà đơn vị đã nộp cho BHXH để xác định số tiền đóng nộp cho BHXH khớp đúng, nếu thiếu hoặc thừa sẽ truy thu hoặc cấn trừ vào tháng sau cho đơn vị. Hiện nay do đơn vị sử dụng lao động họ tự quản lý phần mềm nhân sự của họ, nên việc in danh sách lương để đối chiếu với phần mềm quản lý đơn vị thu của BHXH là chưa thống nhất nên việc tích hợp, đối chiếu số liệu giữa hai bên vẫn cịn phải mang tính thủ cơng. Do việc đối chiếu bằng thủ cơng nên sai xót trong quản lý và khơng đúng với thực tế là khó tránh khỏi, hay là việc tổng hợp quá trình của một lao động công tác tại nhiều đơn vị khác nhau, dữ liệu chưa được quản lý tập trung, nên việc đối chiếu và thực hiện thu từ các đơn vị cũng hết sức khó khăn.
+ Sự phối hợp thông đồng giữa cán bộ thu và đơn vị sử dụng vì mục đích cá nhân: cán bộ thu cố ý để cho đơn vị khai mức lương làm căn cứ đóng BHXH thấp hơn mức lương thực tế, để đơn vị báo tăng lao động chậm nhiều kỳ, cho phép đơn vị chậm nộp BHXH để đơn vị dùng tiền phải nộp BHXH đưa vào vòng quay vốn, gây thất thoát cho quỹ BHXH. Cập nhật, xác định quá trình tham gia khống cho người lao động.
+ Các quy định về xử phạt, xử lý vi phạm luật BHXH cịn nhẹ khơng răng đe được đơn vị trong trường hợp họ tự chấp nhận nộp phạt vì tỷ lệ phạt chậm nộp BHXH còn thấp hơn tỷ lệ lãi suất ngân hàng nên họ chiếm dụng nguồn vốn BHXH để đưa vào chu trình quay vịng vốn.
+ Rủi ro trong cơng tác quản lý chi trả: được thể hiện ở việc chi sai chế độ chính sách BHXH, chi trả chậm trễ thể hiện một số mặt:
+ Cán bộ giải quyết chính sách thơng đồng với người tham gia BHXH: như xác định các mối liên hệ gia đình, cá nhân, xác nhận các chế độ BHXH không đúng, cập nhật quá trình quản lý cũng như các mức hưởng không đúng theo quy định và điều kiện được hưởng. Do công tác giải quyết chính sách bằng phần mềm, nhưng cũng có một số điểm phần mềm chưa được đáp ứng hết, nên cơng cụ hỗ trợ tay, xác nhận loại hình hưởng do cán bộ chính sách tự cập nhật để giải quyết.
+ Năng lực nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ chính sách cịn hạn chế trong việc thẩm định quá trình và mức tỷ lệ được hưởng theo những văn bản quy định nên dẫn đến việc giải quyết cho người tham gia BHXH chi chưa đúng.
+ Công tác quản lý chi trả chậm trễ và sai xót: tính phối hợp kiểm tra chéo giữa các phần mềm nghiệp vụ chưa được thực hiện, còn giải quyết nghiệp vụ đơn lẻ từng bộ phận. Vì thế, khó cho cơng tác đối chiếu rà soát dữ liệu từ phần mềm, mà đa số thực hiện thủ tục giấy tờ là nhiều, nếu số lượng người lao động hưởng chế độ đơng thì khó khăn cho việc giải quyết kịp thời và tính chính xác.
Hàng tháng phải xác nhận chốt q trình cơng tác của người tham gia để giải quyết các chính sách BHXH cho gần 1.000 hồ sơ, giám định BHYT gần 120 nghìn lượt người khám chữa bệnh; các hồ sơ được lưu từng tháng, của từng đơn vị nên các bộ quản lý phải truy tìm lại, vả lại hồ sơ của một người tham gia lao động có thể kéo dài hàng chục năm. Chính vì thế, nếu q trình này khơng được cập nhật, quản lý bằng cơng nghệ thơng tin thì việc đối chiếu dữ liệu, xác nhận quá trình của người tham gia BHXH để giải quyết kịp thời thì hết sức khó khăn. Hơn nữa khi giải quyết một hồ sơ chính sách BHXH thì dữ liệu phải được luân chuyển liên quan đến 04 phòng nghiệp vụ. Nên việc xác nhận để chi các chế độ BHXH sẽ chậm trễ, nhiều sai xót, gian lận sẽ xảy ra không được kiểm tra hoặc kiểm tra không đầy đủ.
+ Hệ thống kiểm sốt q trình chi trả đối với đại lý chưa được kiểm soát, giám sát chặt chẽ: Hầu hết các kênh chi trả lương hưu và các chế độ BHXH cho người hưởng đều thơng qua đại lý; trong khi đó đại lý chỉ là người hợp đồng chi trả hưởng trên tỷ lệ % của lệ phí chi trả, họ khơng cần quản lý đối tượng chi trả đó cịn sống hay chết; hoặc khi chi trả người lĩnh lương không đến nhận thì họ tự nhận thay và ký tên vào danh sách để quyết toán cùng với BHXH. Việc kiểm tra tình hình chi trả chưa có cơ chế kiểm sốt khi chi trả bằng tiền mặt thông qua kênh đại lý chi trả, nên việc chi sai đối tượng, chi cho đối tượng đã chết một thời gian dài, chiếm dụng quỹ của những đối tượng tạm vắng không lĩnh lương một thời gian là rất dễ xảy ra.