3.2. Những biện pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
3.2.2.2.1. Hoạt động nội bộ
- Công tác tổ chức cán bộ: quản lý chặt chẽ quá trình lao động của nhân viên BHXH, giúp cho công tác thống kê, báo cáo, quy hoạch, phát triển nguồn nhân lực kịp thời. Đồng thời tính tốn, đưa ra hệ thống thang bảng lương trong thực hiện chi lương hàng tháng, trích nộp các loại hình đóng theo quy định của Nhà nước kịp thời. Hàng tháng trách việc tính lương chi trả cho từng người theo phương pháp thủ công, điều chỉnh từng người về mức tăng lương, mức đóng bổ sung, khi thực hiện chứng từ luân chuyển đến khâu thu - chi thì phải làm lại động tác đối chiếu, rà soát bằng tay lại nữa, rồi mới thực hiện, rất tốn kém thời gian; vả lại với số lượng nhân viên gần 200 người thì tính chính xác khó đảm bảo được. Vì vậy, cơng nghệ thơng
tin cần được đẩy mạnh ứng dụng trong lĩnh vực này, một mặt vừa giúp cho cơng tác kiểm sốt nội bộ của ngành nâng cao trách nhiệm quản lý, một mặt tạo cho quá trình thực hiện chính sách pháp luật của nhà nước mang tính chính xác và kịp thời.
- Cơng tác quản lý tài sản: hàng năm khối lượng tài sản mua bổ sung cho công tác quản lý nghiệp vụ cũng khá lớn hàng tỷ đồng (năm 2009 chi mua tài sản trên 1,3 tỷ đồng). Phần mềm ứng dụng lại chưa được quan tâm, nên việc quản lý tài sản để đánh giá, kiểm soát đánh giá chất lượng qua các năm bị thất thốt, rất khó kiểm sốt cũng như việc tính tốn giá trị cịn lại của tài sản theo mức tỷ lệ quy định của Nhà nước. Đưa phần mềm vào ứng dụng tạo được một số ưu điểm như: quản lý được từng loại tài sản, đơn vị đang quản lý tài sản cho từng năm; công tác thống kê, báo cáo, đánh giá lại tài sản để giúp cho cơng tác tài chính tăng hoặc giảm nguồn hình thành tài sản cố định; kiểm sốt được thơng tin để có kế hoạch loại những tài sản khơng cịn giá trị sử dụng; có kế hoạch mua sắm hợp lý cho từng bộ phận quản lý nhằm thay đổi, bổ sung cũng như tránh việc mua sắm tài sản một cách tràng lan, tài sản thừa ra khơng được quản lý chặt,... Từ đó tạo cho việc kiểm soát nội bộ ngăn chặn các hành vi tiêu cực trong hoạt động sử dụng tài sản công.
- Công tác quản lý bộ máy: các nghiệp vụ tài chính trong nội bộ cũng phải đảm bảo được tính ln chuyển liên thơng giữa các phần mềm như: quản lý cán bộ, quản thu, giải quyết chế độ và quản lý tài sản: nghiệp vụ chi nội bộ không nhất thiết phải mô tả lại những công việc ở các khâu trước mà chỉ thực hiện việc thanh quyết toán từ kho dữ liệu chung sau khi đã được cập nhật chính xác là đủ. Hạn chế được sai xót trong nhập liệu, kiểm sốt tính ràng buộc về mặt dữ liệu, khắc phục được gian lận trong xử lý nghiệp vụ.
- Nghiệp vụ thu BHXH – BHYT: dữ liệu được lấy ra từ nguồn công tác quản lý nội bộ để thực hiện việc cập nhật bổ sung một số tiêu chí liên quan. Tạo thêm kho dữ liệu chung cho cơng tác giải quyết chính sách cũng như chi trả trong nội bộ thực hiện chính xác.
- Nghiệp vụ giải quyết chế độ: việc rà soát, kết xuất dữ liệu kho dữ liệu chung cũng được thực hiện khá dễ dàng loại bỏ được việc đối chiếu, kiểm tra lại trong giải quyết để chuyển cho bộ phận tài chính chi trả đảm bảo chính xác.