3.2. Những biện pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
3.2.2.2.2. Hoạt động bên ngoài
phải được ứng dụng thì một số hoạt động với lĩnh vực ngồi được tích hợp sử dụng song hành trong quản lý.
- Nghiệp vụ thu BHXH – BHYT: thực hiện cơng việc trong lẫn ngồi để có cơ sở đối chiếu với đơn vị tham gia BHXH. Hiện nay việc thực hiện đối chiếu kiểm tra nghiệp vụ thu giữa BHXH và đơn vị chưa thống nhất; BHXH sử dụng phần mềm quản lý thu riêng; đơn vị quản lý phần mềm của họ riêng, việc quản lý dữ liệu song hành chưa đảm bảo tính khớp đúng dữ liệu, cơng việc đối chiếu tay hàng ngày vẫn xảy ra, chưa thể hiện tính nhất quán dữ liệu. Trong lĩnh vực này, cần quan tâm đẩy mạnh ứng dụng ở một số điểm:
+ Hướng dẫn đơn vị tham gia sử dụng cập nhật dữ liệu BHXH bằng phần mềm thống nhất của BHXH để họ cập nhật quá trình kịp thời. Định kỳ hàng tháng đơn vị tham gia BHXH chuyển dữ liệu cho BHXH đẩy vào kho dữ liệu chung khi có phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm, điều chỉnh mà không nhất thiết cán bộ BHXH phải nhập lại từng người trên giấy đối chiếu; giảm được sai xót nhập liệu.
+ Bảo hiểm xã hội phải tổ chức quản lý dữ liệu quá trình q khứ của tồn bộ người tham gia BHXH theo sổ BHXH đã ghi. Từ đó, tạo cho cơng tác đối chiếu kiểm soát dữ để chuyển cho bộ phận chính sách giải quyết chế độ. Khi thực hiện chế độ chính sách thì việc rà sốt dữ liệu tay khơng nhất thiết làm, giảm được thời gian sai xót cập nhật khi phải nhập dữ liệu lại.
- Nghiệp vụ giải quyết chế độ BHXH: hiện nay việc đối chiếu kiểm tra song hành vừa bằng tay vừa bằng máy; phần mềm ứng dụng cịn máy móc, chưa thực sự đưa công nghệ thông tin vào quản lý. Vấn đề đưa ra là ứng dụng từ việc lấy dữ liệu từ bộ phận thu đã đối chiếu, xác nhận để giải quyết chính sách ngay, khơng cần phải kiểm tra, đối chiếu lại từng mốc thời gian, quá trình biến động của người tham gia
BHXH. Khi thực hiện được các yêu cầu nghiệp vụ trên thì nghiệp vụ chi trả các chế độ BHXH cũng đảm bảo an toàn dữ liệu hơn.
- Nghiệp vụ chi trả: thông tin chi trả cũng sẽ được lấy ra chi trả, mọi động tác nhập lại dữ liệu của người được hưởng không cần phải được nhập lại. Như vậy, trong khâu quản lý cuối cùng đảm bảo được sai xót, gian lận để tránh thất thốt quỹ BHXH trong thực hiện quy trình khép kín này.
3.2.2.3. Tăng cường mơi trường kiểm sốt
- Xây dựng các nguyên tắc hoạt động dựa trên chính sách pháp luật của Nhà nước. Đồng thời xây dựng mơ hình giám sát phù hợp với đặc điểm hoạt động của BHXH và quản lý những rủi ro.
- Phân công công việc cho nhân viên thực hiện giữa các bộ phận phải có sự tách bạch rõ, tách riêng rẽ giữa các nghiệp vụ để tránh việc vừa đá bóng vừa thổi cịi, cụ thể như: nhân viên kế tốn khơng được kiêm nhiệm thêm lĩnh vực giải quyết chế độ chính sách cho người hưởng chế độ BHXH; hay là cán bộ thu BHXH không được vừa làm thu vừa cấp sổ thẻ cho người tham gia. Tình trạng này hiện cịn đang được sử dụng ở cấp huyện vì thiếu nhân lực cho công tác nghiệp vụ ở địa phương.
- Đưa ra những quy tắc về đạo đức nghề nghiệp cũng như những xử lý về mâu thuẫn quyền lợi cá nhân trong thực hiện các chính sách theo luật định để người lãnh đạo, cán bộ chuyên môn tuân thủ quản lý điều hành hoạt động.
- Xây dựng, hoạch định rõ từng chức năng, quyền hạn của từng bộ phận chuyên môn và vị trí của các cá nhân thực hiện nghiệp vụ để đảm bảo tính khoa học tránh chồng chéo trong cơng việc.
3.2.2.4. Nâng cao đội ngũ cán bộ chuyên môn, quản lý
Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn, hội thảo ngắn hạn, dài hạn để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ chuyên môn cũng như cán bộ quản lý điều hành. Đi sâu từng hoạt động nghiệp vụ cho từng lĩnh vực chun mơn qua một số hình thức: th giảng viên, chuyên gia đào tạo; đưa một số cán bộ quản lý tham gia học tập kinh nghiệm quản lý của các nước phát triển để học tập về
mơ hình an sinh xã hội; đẩy mạnh trình độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chuyên môn bằng cách khuyến khích cá nhân tự học tập trang bị thêm kiến thức.
Trong khâu tuyển dụng nhân viên mới cho từng chức danh đưa ra các tiêu chuẩn rõ ràng để đảm bảo năng lực ở từng loại hình cơng việc. Tránh tình trạng tuyển dụng tạm thời; bố trí cán bộ có trình độ chun mơn phù hợp ở từng lĩnh vực; sau đó đưa đi đào tạo lại rất mất thời gian và kinh phí quản lý. Chỉ đưa đào tạo chuyên sâu theo nghiệp vụ quản lý của ngành.
Đẩy mạnh nghiên cứu những văn bản pháp quy, văn bản hướng dẫn thực hiện quản lý nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý cũng như cán bộ thực hiện nghiệp vụ chuyên môn nắm vững thực hiện và có cơ chế giám sát từ các hoạt động ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
3.2.3. Chu trình và giải pháp đẩy mạnh ứng dụng CNTT 3.2.3.1. Chu trình đẩy mạnh ứng dụng CNTT:
Từ thực trạng của những phần mềm đang được ứng dụng tại cơ quan Bảo hiểm xã hội Kiên Giang, nhưng chưa mang lại hiệu quả cao cho công tác quản lý của ngành, luận văn đưa ra các bước thực hiện chu trình để đẩy mạnh ứng dụng CNTT, có thể chia ra các giai đoạn thực hiện:
- Giai đoạn ngắn hạn (năm 2010-2011): hiện các phần mềm đưa vào sử dụng quá nhiều, nhưng không mang lại hiệu quả, vì vậy cần phải rà sốt lại những phần mềm ứng dụng hiệu quả thì tiếp tục nâng cấp để đảm bảo tính hiệu quả quản lý; phần mềm nào không đạt hiệu quả loại bỏ về mặt kỹ thuật trong quản lý an ninh dữ liệu cũng như hiệu quả trong sử dụng, bằng việc viết lại một phần mềm trung gian khác để khai thác thông tin dữ liệu phục vụ cho nghiệp vụ; cụ thể:
+ Phần mềm quản lý cán bộ sử dụng từ năm 2005, phần mềm quản lý tài sản sử dụng từ năm 1998, hai phần mềm này đến nay chưa được nâng cấp theo các chính sách thay đổi của Nhà nước; vả lại ngôn ngữ viết phần mềm lại khơng phù hợp cho việc tích hợp đồng bộ dữ liệu. Nên cần được thay thế bằng một phần mềm mới cho phù hợp điều kiện quản lý.
+ Phần mềm quản lý thẻ BHYT lại được sử dụng 3 phần mềm riêng biệt, gây khó khăn cho cơng tác thống kê, tổng hợp. Vì vậy, cần đưa ra một phần mềm thống kê ngắn hạn đơn giản phục vụ cho việc lấy dữ liệu từ 3 cơ sở dữ liệu riêng lẻ này về để phục vụ cho phần mềm giám định BHYT.
+ Tiếp tục nâng cấp theo yêu cầu quản lý đối với các phần mềm còn lại để đáp ứng cho yêu cầu quản lý.
- Giai đoạn trung hạn (năm 2012-2015): đưa ra một phần mềm thống kê chung để lấy dữ liệu của các phần mềm riêng lẻ ở giai đoạn ngắn hạn nhằm đáp ứng cho yêu cầu thực hiện nghiệp vụ. Dữ liệu quản lý vẫn ở các phần mềm riêng lẻ, nhưng phải lấy được các thông tin cần thiết để phục vụ cho công tác thống kê, tổng hợp phân bổ quản lý chuyên môn.
Dữ liệu quản lý giữa các phòng ban cũng như giữa các huyện về tỉnh phải kiểm soát cũng như trong khâu truyền nhận dữ liệu đảm bảo tính thống nhất.
- Giai đoạn dài hạn (năm 2015-2015): đưa ra một phần mềm chung thống nhất thay thế cho tất cả các phần mềm quản lý ở các giai đoạn trên. Mỗi một nghiệp vụ quản lý chỉ là một phân hệ riêng được quản lý chung trong một phần mềm, mọi thao tác nghiệp vụ xử lý đều đưa vào một cơ sở dữ liệu chung. Ngôn ngữ dữ liệu được sử dụng phải có tính khả thi, lâu dài, phù hợp với điều kiện phát triển công nghệ thông tin như vũ bảo hiện nay. Quản lý bằng mạng, có thể truy cập vận hành thao tác từ xa, khơng nhất thiết phải có mặt tại văn phòng để làm việc.
Dữ liệu của các tỉnh và Trung ương phải được hợp nhất, an ninh trong đường truyền, hoặc cơ sở để truy cập làm việc không nhất thiết ngồi tại văn phịng để quản lý, mà có thể truy cập quản lý từ xa.
3.2.3.2. Biện pháp để đẩy mạnh thực hiện chu trình CNTT:
Để triển khai thực hiện được các giai đoạn trên thì cần phải thực hiện: - Đầu tư hệ thống trang thiết bị về máy móc, mạng, đường truyền để đảm bảo quản lý lâu dài cũng như an ninh tuyệt đối trên hệ thống mạng.
- Đào tạo nguồn nhân lực: bao gồm người lập trình ứng dụng cũng như người sử dụng. Phối kết hợp giữa các lĩnh vực nghiệp vụ để phân tích hệ thống một
cách hồn thiện, tránh lỗi thời đưa phần mềm vào sử dụng; đồng thời khi chọn ngơn ngữ lập trình phải hướng đến phát triển CNTT cho thời gian sau này.
- Nhân viên ứng dụng triệt để các phần mềm nghiệp vụ hiện có để quản lý nghiệp vụ. Góp phần hồn chỉnh cơ sở dữ liệu gốc, đảm bảo chính xác.
- Việc trước mắt là phải hoàn chỉnh việc nhập và quản lý dữ liệu quá khứ của người lao động, để khi có được phần mềm thống nhất thì mọi thơng tin, cũng đối chiếu dữ liệu hoặc tính ràng buộc trong thực hiện nghiệp vụ đảm bảo chính xác.
- Thiết lập ngay các bộ phận giám sát, kiểm soát chéo giữa các khâu nghiệp vụ, đưa ra xử lý mang tính ràng buộc. Khơng cho phép nhân viên, cán bộ quản lý được nhập liệu hoặc chỉnh sửa trực tiếp ở các khâu nghiệp vụ trung gian.
3.3. Hiệu quả đạt được từ việc ứng dụng CNTT
Hệ thống công nghệ thông tin hiện nay rất phát triển, thiết bị công nghệ phần cứng cũng như phần mềm cũng tương đối rẻ, cán bộ có kiến thức về trình độ ứng dụng cơng nghệ ngày cũng một nâng lên rõ rệt, chi phí đào tạo thấp. Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống BHXH sẽ góp phần ngăn chặn sai xót, gian lận trong quản lý và cũng góp phần quản lý cân đối nguồn quỹ BHXH. Từ đó cũng sẽ đạt được rất nhiều lợi ích và hiệu quả cho ngành, cho xã hội.
3.3.1. Lợi ích cho ngành BHXH Kiên Giang
- Quản lý dữ liệu tập trung: từng phòng nghiệp vụ và từng BHXH huyện đều phải thao tác trên cơ sở dữ liệu đã được quản lý từ trước. Khi một nghiệp vụ giải quyết hồ sơ hưởng chính sách BHXH địi hỏi phải đối chiếu sao lục lại tất cả các quá trình tham gia lao động của một người lao động, nếu dữ liệu không được đưa vào quản lý phần mềm cơng nghệ thì một hồ sơ giải quyết xong cũng có thể từ 5 đến 7 ngày làm việc. Hơn nữa, khâu đối chiếu, rà sốt và kiểm tra tính thống nhất hợp lệ về quá trình, để thực hiện đúng quy định, chính sách pháp luật của nhà nước đối với một người lao động cũng rất khó khăn khi phải thực hiện bằng tay.
Khi công nghệ thông tin được đưa vào để quản lý thì một hồ sơ để giải quyết chính sách thực hiện rất nhanh khoảng 15 phút, cơng việc tính tốn cũng được đơn giản hóa, phần nào cũng giảm bớt số công lao động trong thực hiện qua các
khâu giải quyết. Khi dữ liệu được quản lý tập trung tạo được thuận lợi: nắm bắt thông tin kịp thời, kiểm sốt an tồn dữ liệu, giảm bớt nhân lực cho khâu xử lý nghiệp vụ, rút ngắn thời gian.
- Có kế hoạch cân đối nguồn: Khi dữ liệu được tập trung thì tạo cho người quản lý đưa ra kế hoạch quản lý giám sát thực hiện trong cân đối nguồn để thực hiện chi trả các chế độ cho người tham gia được kịp thời.
- Chủ động trong các hoạt động nghiệp vụ của ngành: giám sát việc luân chuyển hồ sơ giữa những cán bộ nghiệp vụ, giữa các đơn vị trực thuộc; đồng thời kiểm sốt ngay tính xác thực của thông tin dữ liệu thông qua những phần mềm nghiệp vụ khi cán bộ chuyên môn trong thực hiện nhiệm vụ có tính gian lận hoặc sai xót trong nghiệp vụ quản lý.
- Kiểm tra, đối chiếu, giám sát hoạt động nghiệp vụ giữa các bộ phận: tính thống nhất về q trình tham gia của người lao động hoặc người lao động thực hiện nghĩa vụ đóng nộp cho BHXH; việc ràng buộc đối chiếu chéo lẫn nhau giữa các khâu nghiệp vụ cũng phải được thực hiện, cụ thể khi bộ phận thu xác nhận quá trình của người tham gia lao động để hưởng chế độ BHXH khi họ nghỉ hưu hoặc nghỉ việc một lần cũng cần phải được đối chiếu dữ liệu với phịng kế tốn về tình hình nộp BHXH của người lao động đó, khi đến phịng giải quyết chế độ BHXH thì cũng lại được kiểm tra lại một lần nữa về quá trình cũng như số tiền đã đóng nộp, khi ở bộ phận chế độ cũng kiểm tra tính hợp lệ về thời gian đóng nộp, mức lương đóng nộp của người lao động theo hệ thống thang bảng lương của nhà nước đảm bảo lơgic thì mới ra quyết định hưởng. Khi quyết định được lập xong thì lại phải quay ngược về phịng kế tốn để đối chiếu lại lần nữa rồi mới thực hiện chi trả cho người lao động. Như vậy, việc kiểm soát đã phần nào đưa vào trong nghiệp vụ chuyên môn của từng bộ phận. Cũng tương tự như việc ghi thu giữ lại tại đơn vị 2% để giải quyết các chế độ ngắn hạn cho người lao động, địi hỏi phải có sự đối chiếu giữa phòng thu và phòng kế toán, nếu ở lĩnh này người làm bằng tay thì rất khó khăn và mất rất nhiều thời gian cho cơng việc này.
- Giám sát được quy trình thực hiện nghiệp vụ: khi giải quyết hồ sơ hưởng chế độ BHXH không chỉ qua một cán bộ chuyên mơn là xong, mà địi hỏi phải được đưa đến nhiều khâu nghiệp vụ mới chi trả cho người tham gia BHXH được hưởng. Nên giúp cho người quản lý có thể nắm được q trình giải quyết nghiệp vụ đang cịn bị ách tắc ở khâu nào. Từ đó, chủ động đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
- Nâng cao chất lượng hoạt động: thực hiện quản lý dữ liệu an toàn, bảo mật, thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động đảm bảo đúng chế độ quy định về chính sách pháp luật của nhà nước.
- Hạn chế sai xót, gian lận trong quản lý nghiệp vụ của nhân viên: quản lý được nhân viên cấp dưới của mình khi có các hành vi cố ý hoặc sai xót trong thực hiện. Mỗi phần mềm quản lý khi đưa vào ứng dụng đều phải có chức năng kiểm soát việc thao tác dữ liệu đối với nhân viên sử dụng. Vì vậy, vấn đề an ninh dữ liệu cũng có thể nói là rất hữu hiệu trong xử lý chun mơn.
- Góp phần bảo tồn, cân đối và tăng trưởng quỹ BHXH: thơng tin cập nhật về quá trình thu nộp đúng, đầy đủ, quản lý chặt chẽ thì khi giải quyết chế độ cũng như chi trả an tồn, khơng để thất thốt, sai phạm xảy ra sẽ giúp cho việc cân đối trong thực hiện chính sách chung của Nhà nước sẽ đảm bảo cân đối quỹ trong chi trả các chế độ về sau. Đồng thời, khi kết vốn có số dư sẽ là nguồn bảo tồn và tăng trưởng vốn bằng việc cho Chính phủ vay để thực hiện hoạt động đầu tư, xây dựng phúc lợi xã hội cho đất nước.
- Định hướng những phát triển yêu cầu nhiệm vụ: tồn bộ thơng tin, dữ liệu về người tham gia BHXH của tỉnh được quản lý thống nhất của một con người từ