2.3. Đánh giá chung về mô hình kiểm sốt nội bộ ở BHXH Kiên Giang
2.3.2.3. Phân tích các nguyên nhân
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thông qua các phần mềm nghiệp vụ: ở hầu hết các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ đều có phần mềm quản lý riêng. Tuy nhiên cơng tác quản lý chung vẫn chủ yếu thực hiện bằng phương pháp bán thủ cơng. Cán bộ chun mơn đa số khơng thích sử dụng phần mềm tập trung, chủ yếu dùng phần mềm Excel thực hiện, dùng máy tính cá nhân để nhập liệu, thay công cụ ghi chép tay trên sổ sách hằng ngày, các thông tin nghiệp vụ chưa có sự liên kết, các chứng từ chỉ dùng để ghi chép nghiệp vụ phát sinh, định kỳ vẫn phải in ra, đóng gói lưu giữ; mặt khác, các bộ phận nghiệp vụ liên quan muốn đối chiếu, so sánh, kiểm tra thì phải thực hiện theo phương pháp thủ cơng. Vì thế, khi cán bộ chun mơn cập nhật có thơng tin bị sai xót thì vẫn phải sửa lại in ra, từ đó làm cho các thơng tin trên các báo cáo có sai xót, gian lận khơng chính xác dẫn đến cơng tác quản lý của nhà lãnh đạo trong việc hoạch chiến lược hoạt động không kịp thời.
Công tác chi trả các chế độ BHXH tiếp tục tổ chức thực hiện trong điều kiện: một số chế độ BHXH quy định trong Luật BHXH đã được triển khai (BHXH tự nguyện từ 01/01/2008, BH thất nghiệp từ 01/01/2009); đối tượng và quyền lợi của người tham gia và thụ hưởng chính sách BHXH được mở rộng; một số vướng mắc trong tổ chức thực hiện tiếp tục được hướng dẫn, bổ sung để hồn thiện. Bên cạnh đó, các nhiệm vụ về cải cách hành chính, ứng dụng cơng nghệ thông tin, chuyển đổi tác phong phục vụ trong tồn ngành khơng ngừng được đẩy mạnh. Những nội dung trên có tác động chi phối quan trọng đến thực hiện công tác chi trả các chế độ BHXH từ đó đặt ra phương hướng và nhiệm vụ cho việc tổ chức triển khai công tác chi trả các chế độ BHXH trong cả nước của những năm tiếp theo. Đẩy mạnh ứng dụng tin học trong công tác chi trả; công tác chi trả BHXH cần thực hiện: + Tiếp tục hoàn thiện các văn bản quy định quản lý chi trả các chế độ BHXH trên cơ sở thực hiện cải cách hành chính, ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác chi trả và đáp ứng được yêu cầu thực tiễn;
+ Rà soát các phương thức chi trả đang thực hiện, quy định các điều kiện để áp dụng các phương thức phù hợp với từng địa bàn theo phương châm thuận tiện cho đối tượng hưởng, quản lý chặt chẽ việc chi trả và đối tượng, tiết kiệm thời gian, chi phí, an toàn trong chi trả và phân bổ, sử dụng hợp lý lệ phí chi. Có kế hoạch triển khai việc chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH qua tài khoản thẻ ATM theo lộ trình thực hiện đề án chi trả không dùng tiền mặt của Chính phủ; Tăng cường việc kiểm tra tổ chức thực hiện chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động, đại diện chi trả xã;
+ Bồi dưỡng nghiệp vụ, cung cấp kiến thức về chi BHXH cho cán bộ BHXH các cấp, đại diện chi trả xã, người sử dụng lao động thơng qua các chương trình tập huấn; tạo sự gắn kết giữa các đại diện chi trả xã với cơ quan BHXH đảm bảo hài hòa giữa nghĩa vụ và quyền lợi; lựa chọn những người có đủ tiêu chuẩn, nhiệt tình làm; Tiếp tục mở rộng việc ứng dụng tin học trong quản lý người hưởng và chi trả các chế độ BHXH ở BHXH các tỉnh, thành phố và BHXH các huyện.
Người tham gia BHXH ngày càng đông, BHXH bắt buộc gần 60.000 người, BHYT gần 800 nghìn; theo lộ trình tiến tới BHYT tồn dân thì năm 2014 sẽ có 100% dân số của tỉnh Kiên Giang phải được tham gia BHYT, như vậy số liệu mà BHXH Kiên Giang phải quản lý cả quá trình từ lúc vừa sinh ra và đến lúc mất đi gần 1,7 triệu người. Như vậy, với cách quản lý thủ công, không kịp thời đẩy mạnh ứng dụng các phần mềm quản lý, khơng có cơ chế kiểm sốt thơng tin trên phần mềm, có chức năng cảnh báo kịp thời thì nhất định trong thời gian tới với đội ngũ nhân viên 190 người quản lý 1,7 triệu người thì khơng thể nào kiểm sốt được quản lý, từ đó sẽ dễ làm quỹ BHXH bị thất thoát và thiệt hại.
Điều kiện tham gia BHYT khơng chặt chẽ, khó kiểm sốt dẫn đến tình trạng chỉ có những người có nguy cơ bị ốm đau mới tham gia BHYT, thậm chí khơng có điều kiện nào ràng buộc những người đang bị ốm, đang mắc các bệnh mãn tính, dị tật bẩm sinh. Cơ chế kiểm soát thiếu chặt chẽ: khâu kiểm sốt sử dụng dịch vụ và giá thuốc cịn kém hiệu quả.
- Sự hoàn thiện của các phần mềm nghiệp vụ: Luật BHXH, BHYT ra đời, một số cơ chế chính sách và loại hình quản lý có thay đổi. Vì vậy, phần mềm cũng phải nhanh chóng được thay đổi để đáp ứng yêu cầu quản lý.
- Sự tích hợp đồng bộ dữ liệu trong các phần mềm nghiệp vụ: với chức năng và nhiệm vụ của ngành BHXH Kiên Giang được cơ cấu 9 phòng nghiệp vụ, trong đó 05 phịng quản lý giải quyết nghiệp vụ cho cả hệ thống, còn 04 phòng chủ yếu quản lý kiểm tra, giám sát. Chức năng giải quyết nghiệp vụ BHXH chủ yếu ở các phòng Thu, Cấp sổ thẻ, chế độ BHXH, Giám định BHYT, Kế hoạch tài chính; mỗi phịng ứng dụng một phần mềm riêng, dữ liệu được quản lý riêng lẻ từng phần mềm, có phịng lại quản lý riêng cả 04 phần riêng trong thao tác nghiệp vụ. Khâu kiểm tra, đối chiếu dữ liệu giữa các phòng nghiệp vụ này vẫn cịn mang tính thủ cơng, quy trình thực hiện ở một số khâu nghiệp vụ vẫn phải thực hiện bằng tay.
Hơn nữa, BHXH quản lý quá trình của người tham gia có thời gian rất dài, dữ liệu được quản lý lại tách theo từng năm tài chính riêng; chẳng hạn như việc theo dõi ghi nhận việc cấp thẻ BHYT cho người tham gia BHYT tự nguyện vẫn được quản lý theo hình thức cuốn chiếu, hết năm là dữ liệu được đóng gói và chuyển sang năm mới thì lại nhập liệu lại mới. Chính vì thế, đối chiếu thơng tin rất chậm, cán bộ quản lý phải nhập liệu lại dữ liệu cho năm mới, nên rất mất thời gian và không đảm bảo tính chính xác cho việc nhập liệu lại, thể hiện hàng năm việc cấp đổi thẻ trên 500 nghìn lượt người, cơng việc quản lý như thế thiếu hẳn tính khoa học.
Hoặc quản lý q trình của người lao động kéo dài trên 30 năm, trong khi đó dữ liệu quản lý thực tế chỉ có phát sinh từ năm 2008 đến nay. Nên khi giải quyết chế độ BHXH cho họ thì phải dùng đến rất nhiều loại giấy tờ để chứng minh cho quá trình người tham gia; một số trường hợp người lao động họ không lưu giữ đầy đủ các giấy tờ liên quan để chứng minh quá trình tham gia của mình nên khi thực hiện chế độ rất nhiều vướng mắc về cách quản lý và giải quyết xảy ra, quá trình xác minh, kiểm tra lại dữ liệu để đảm bảo tính hợp lý cũng mất rất nhiều thời gian.
Ngồi ra, một số nhân viên ở mỗi phòng chưa ứng dụng triệt để phần mềm, vẫn còn theo dõi quản lý nghiệp vụ bằng excel, mở sổ theo dõi nghiệp vụ bằng tay.
- Trình độ chun mơn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên và có trình độ về công nghệ thông tin: phần mềm quản lý dần dần cũng thế cho việc quản lý bằng tay. Tuy nhiên khi có phần mềm mà người sử dụng phần mềm để đưa vào hoạt động quản lý là yếu tố cũng rất quan trọng, đòi hỏi;
Người sử dụng phải biết sử dụng máy vi tính, có trình độ về tin học, biết thao tác, vận hành một số nghiệp vụ tin học liên quan; khả năng am hiểu kỹ thuật của phần mềm, yếu kém về năng lực quản lý, thiếu sự phán đoán tốt; nên các rủi ro trong xét duyệt là bất cẩn, ảnh hưởng của hành vi tư lợi cá nhân; Đòi hỏi nhân viên của từng bộ phận chuyên môn không chỉ am hiểu nghiệp vụ quản lý phần mềm mình phụ trách mà còn phải am hiểu cả phần mềm nghiệp vụ liên quan trong hệ thống để có cơ sở chuyển dữ liệu, kiểm tra đối chiếu chéo nghiệp vụ khi thực hiện nghiệp vụ thu chi BHXH. Từ đó có khả năng khai thác hết chức năng nghiệp vụ của phần mềm mà người viết mong muốn người sử dụng phải tổ chức thực hiện tốt.
- Hệ thống thiết bị công nghệ thông tin cho các hoạt động ứng dụng: thiết bị công nghệ thông tin ngày nay đã dần đi vào cuộc sống của từng người dân; cũng như các đơn vị tổ chức giảm dần quản lý công việc bằng tay, theo dõi giám sát, quản lý bằng hệ thống thiết bị cơng nghệ. Có thể nói nghiệp vụ bảo hiểm xã hội là hoạt động quản lý hành chính, quản lý tồn bộ q trình tham gia của một con người từ lúc sinh ra cho đến lúc mất. Hoạt động nhằm mục tiêu an sinh xã hội là chính, từ đó cũng giúp cho một số Sở, Ban ngành liên quan có phương hướng, kế hoạch ổn định kinh tế xã hội địa phương.
- Quản lý còn nhiều sơ hở trong nghiệp vụ thu, chi nên việc giám sát rủi ro xảy ra khơng kịp thời, vì thế đã tạo điều kiện cho sai xót và gian lận dễ xảy ra trong thực hiện chi trả các chế độ BHXH. Địi hỏi nghiệp vụ thực hiện chế độ chính sách BHXH của người quản lý là cả một quá trình kinh nghiệm do nước ta có nhiều chế độ đãi ngộ ở từng thời kỳ khác nhau như chế độ cấp, trợ giá ở từng loại, lĩnh vực, đối tượng khác nhau. Nên khi giải quyết một trường hợp cụ thể thì địi hỏi phải sàn lọc lại cả một loạt quy định liên quan của Chính phủ về mức hưởng, điều kiện, tỷ lệ.
Hơn nữa, ngay tại BHXH Kiên Giang cũng chưa có bảng mơ tả cơng việc cụ thể và từng lĩnh vực khác nhau, nhân viên lại luôn được thay đổi, tuyển dụng mới thường xuyên nên rất khó trong khâu quản lý nghiệp vụ chuyên môn. Kinh nghiệm quản lý được chỉ dẫn truyền miệng từ người này sang người kia, mỗi người lại có cách hiểu và quan niệm khác nhau ở từng lĩnh vực. Vì thế các bước thực hiện khó mang tính thống nhất, cơng việc giải quyết khơng đảm bảo tính chính xác và nhất quán qua từng thời kỳ, có thể gây xáo trộn, chồng chéo và rất mất thời gian.
Những ràng buộc trong thực hiện quản lý thiếu các thủ tục kiểm soát, kiểm tra lỏng lẻo, không phân định trách nhiệm, ràng buộc nhân viên. Vì thế, sai xót khơng được phát hiện, thu chậm trễ, giả mạo hồ sơ để hưởng chế độ BHXH, nên khi xét duyệt sai đối tượng, chi trả không đúng, giấy tờ thủ tục không hợp lệ.
Vậy, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý nghiệp vụ BHXH là hết sức cần thiết và cấp bách; nhằm đảm bảo việc tăng trưởng và bảo tồn quỹ BHXH. Cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo của tỉnh có những chiến lược, sách lược đưa mục tiêu phát triển kinh tế của tỉnh, góp phần đảm bảo ổn định kinh tế xã hội địa phương.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên cơ sở lý thuyết của chương 1, trong chương 2 đã nêu lên thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin trong hoạt động kiểm sốt nội bộ tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Kiên Giang.
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại BHXH Kiên Giang chưa được thiết kế mang tính tồn diện và đầy đủ dựa trên các phần mềm ứng dụng nghiệp vụ. Chính vì thế, tạo rất nhiều khe hở cho nhân viên quản lý thực hiện nghiệp vụ với nhiều sai xót và gian lận có thể xãy ra trong q trình thao tác. Xuất phát từ nhận thức này, thực tế trong những năm qua BHXH Kiên Giang cũng nỗ lực đẩy mạnh hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động BHXH. Tuy nhiên, vẫn còn hạn chế trong việc quản lý nghiệp vụ như:
- Các phần mềm quản lý nghiệp vụ còn riêng lẻ, chưa thể hiện sự kiểm sốt chéo lẫn nhau, cơng việc đối chiếu, kiểm sốt cịn thực hiện bằng tay, nhân viên sử dụng chưa thực sự quan tâm ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ chun mơn.
- Việc tích hợp chưa đồng bộ dữ liệu giữa các phòng nghiệp vụ cũng như BHXH các huyện về tỉnh chưa được quan tâm.
- Dữ liệu ngày một lớn dần, nhưng hệ thống thiết bị để quản lý chưa đảm bảo; hệ thống mạng trong việc truyền nhận dữ liệu chưa được an ninh.
- Quản lý nghiệp vụ thu – chi BHXH với nhau cịn thiếu hệ thống kiểm sốt dữ liệu giữa đầu vào và đầu ra, thiếu tính ràng buộc.
Từ thực trạng đã trình bày trong chương 2. Nên cơ sở để luận văn đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nghiệp vụ BHXH và là nền tảng tạo nên một số lợi ích có thể mang lại hiệu quả cho ngành, được trình bày ở chương 3.
CHƯƠNG 3
ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH KIÊN GIANG