1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động BHXH
1.3.1.3. Các hoạt động kiểm soát
Hoạt động BHXH có sự tham gia của ba bên: đơn vị SDLĐ, người lao động và tổ chức BHXH. Đối với đơn vị SDLĐ thường có xu hướng muốn né tránh hoặc tham gia BHXH với mức thấp để dùng kinh phí cho mục tiêu kinh doanh của đơn vị. Khi đó người lao động khi tham gia BHXH lại muốn được hưởng đầy đủ các chế độ, thậm chí một số cá nhân cố ý tạo giả hồ sơ, cung cấp thông tin sai để hưởng chế độ BHXH. Cho nên trong hoạt động BHXH phải có các cơ chế, chính sách để ngăn chặn, phát hiện những rủi ro từ việc thông đồng của người làm công tác BHXH và người thụ hưởng chính sách BHXH, góp phần quản lý quỹ an toàn và bảo tồn quỹ.
Hoạt động kiểm sốt gồm những chính sách, những thủ tục, kỹ thuật và các cơ chế để đảm bảo kiểm soát được các rủi ro, bao gồm một số quy trình:
- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: không để một cá nhân nắm tất cả các chức năng của một nghiệp vụ: như xét duyệt chế độ, bảo quản tài sản, ghi chép, giữ sổ sách kế tốn. Các bước cơng việc khác nhau liên quan đến thực hiện một nghiệp vụ nên phân chia cho các cá nhân, bộ phận khác nhau.
- Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: nhằm đảm bảo mỗi hoạt động của đơn vị đều được cho phép và được thực hiện đầy đủ, chính xác. Cụ thể kiểm sốt q trình thực hiện nghiệp vụ tạo dữ liệu, ghi chép, xử lý dữ liệu tạo thông tin.
- Bảo vệ tài sản: Hạn chế tiếp cận tài sản, thông tin, kiểm kê tài sản, đối chiếu ghi chép với bằng chứng thực tế, sử dụng các thiết bị hỗ trợ q trình quản lý.
- Phân tích rà soát: Nhằm phát hiện các biến động bất thường, đưa ra các xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời.
Các hoạt động kiểm soát khi được thiết lập hợp lý sẽ hỗ trợ tích cực cho việc giảm và phòng rủi ro. Nên BHXH sẽ có hoạt động kiểm soát đi vào từng nghiệp vụ để được hiệu quả, phù hợp với đặt điểm của hoạt động BHXH.