1.1. Kiểm sốt nội bộ trong khu vực cơng và vai trò của hệ thống thông
1.1.4.4 Vai trò của hệ thống thông tin trong hoạt động KSNB
Thơng tin có vai trị rất quan trọng đối với người lãnh đạo, quản lý trong mọi tổ chức hoạt động để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Nhà lãnh đạo và quản lý địi hỏi thơng tin phải chính xác và kịp thời để đề ra các quyết định đúng đắn, đem lại hiệu quả trong các hoạt động. Nếu khơng có thơng tin chính xác, đầy đủ, kịp thời để phục vụ việc, quản lý, điều hành thì tình huống mất khả năng kiểm sốt, mất khả năng điều khiển có thể xảy ra và sẽ đem lại tổn thất.
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin cho công tác quản lý, bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thơng tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Thơng tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngồi tổ chức. Thơng tin quản lý gồm: hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu thơng tin, hệ thống hỗ trợ quyết định. Thông tin nội bộ tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thơng tin bên ngồi có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, Chính phủ.
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thơng tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất. Hệ thống thơng tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin. Công nghệ thơng tin góp phần tạo ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một cao, nên tích cực sử dụng công nghệ thông tin.
Hệ thống kiểm sốt nội bộ ở góc độ của một người làm thiết kế hệ thống thì có thể vi tính hố được nhưng vấn đề ở đây lại chủ yếu liên quan đến nhân tố con người trong quá trình thiết lập HTKSNB. Hệ thống kế toán là một bộ phận cấu thành của HTKSNB nên việc thực hiện các công việc kế tốn bằng máy chính là một phần nào đó vận dụng CNTT vào hệ thống KSNB.
Ở các tổ chức có quy mơ lớn, phạm vi hoạt động rộng ngoài hệ thống kế tốn ra, họ vận dụng rất nhiều CNTT làm cơng cụ thực hiện chức năng của hệ thống kiểm soát, hệ thống quản lý và phân tích hiệu quả lao động của nhân viên. Đây là bộ phận của hệ thống KSNB, thực hiện các chức năng kiểm soát khác nhau. Mục tiêu chính là thiết kế HTKSNB trong mơi trường xử lý bằng máy vi tính. Việc vận dụng nguyên tắc máy móc trong thiết kế thủ tục kiểm sốt khi quyết định làm hệ thống KSNB trong môi trường tin học là rất có lợi, hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý quy trình cơng việc và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ được xây dựng mặc định trong hệ thống gồm quy trình cơng việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho từng công đoạn; biểu mẫu được kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa khơng phụ thuộc vào ý chủ quan của những người tham gia trong quy trình; Tiến trình cơng việc sẽ tự động được ghi nhận và tự động kết xuất ra các kết quả dưới hình thức biểu mẫu hoặc các bảng tổng hợp. Ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ vị trí nào khi có quyền truy cập là có thể tra cứu được thông tin chi tiết hoặc tổng hợp với nhiều chiều, nhiều dữ kiện khác nhau, giúp chuyên viên nắm được khối lượng và thời gian thực hiện cơng việc mình đang
đảm trách, giúp lãnh đạo các cấp nắm được kết quả thực hiện công việc chi tiết đến từng chuyên viên, từng phòng ban, bộ phận và cả bộ máy quản lý.
Hệ thống kiểm sốt nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của đơn vị, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc khơng chính thức, nhằm đưa ra quy định, kiểm soát nội bộ để hỗ trợ cho giám đốc, giám sát mọi hoạt động, đảm bảo nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế.