3.3. Hiệu quả đạt được từ việc ứng dụng CNTT
3.3.1. Lợi ích cho ngành BHXH Kiên Giang
- Quản lý dữ liệu tập trung: từng phòng nghiệp vụ và từng BHXH huyện đều phải thao tác trên cơ sở dữ liệu đã được quản lý từ trước. Khi một nghiệp vụ giải quyết hồ sơ hưởng chính sách BHXH địi hỏi phải đối chiếu sao lục lại tất cả các quá trình tham gia lao động của một người lao động, nếu dữ liệu không được đưa vào quản lý phần mềm cơng nghệ thì một hồ sơ giải quyết xong cũng có thể từ 5 đến 7 ngày làm việc. Hơn nữa, khâu đối chiếu, rà sốt và kiểm tra tính thống nhất hợp lệ về quá trình, để thực hiện đúng quy định, chính sách pháp luật của nhà nước đối với một người lao động cũng rất khó khăn khi phải thực hiện bằng tay.
Khi công nghệ thông tin được đưa vào để quản lý thì một hồ sơ để giải quyết chính sách thực hiện rất nhanh khoảng 15 phút, cơng việc tính tốn cũng được đơn giản hóa, phần nào cũng giảm bớt số công lao động trong thực hiện qua các
khâu giải quyết. Khi dữ liệu được quản lý tập trung tạo được thuận lợi: nắm bắt thông tin kịp thời, kiểm soát an toàn dữ liệu, giảm bớt nhân lực cho khâu xử lý nghiệp vụ, rút ngắn thời gian.
- Có kế hoạch cân đối nguồn: Khi dữ liệu được tập trung thì tạo cho người quản lý đưa ra kế hoạch quản lý giám sát thực hiện trong cân đối nguồn để thực hiện chi trả các chế độ cho người tham gia được kịp thời.
- Chủ động trong các hoạt động nghiệp vụ của ngành: giám sát việc luân chuyển hồ sơ giữa những cán bộ nghiệp vụ, giữa các đơn vị trực thuộc; đồng thời kiểm sốt ngay tính xác thực của thông tin dữ liệu thông qua những phần mềm nghiệp vụ khi cán bộ chuyên môn trong thực hiện nhiệm vụ có tính gian lận hoặc sai xót trong nghiệp vụ quản lý.
- Kiểm tra, đối chiếu, giám sát hoạt động nghiệp vụ giữa các bộ phận: tính thống nhất về quá trình tham gia của người lao động hoặc người lao động thực hiện nghĩa vụ đóng nộp cho BHXH; việc ràng buộc đối chiếu chéo lẫn nhau giữa các khâu nghiệp vụ cũng phải được thực hiện, cụ thể khi bộ phận thu xác nhận quá trình của người tham gia lao động để hưởng chế độ BHXH khi họ nghỉ hưu hoặc nghỉ việc một lần cũng cần phải được đối chiếu dữ liệu với phòng kế tốn về tình hình nộp BHXH của người lao động đó, khi đến phịng giải quyết chế độ BHXH thì cũng lại được kiểm tra lại một lần nữa về q trình cũng như số tiền đã đóng nộp, khi ở bộ phận chế độ cũng kiểm tra tính hợp lệ về thời gian đóng nộp, mức lương đóng nộp của người lao động theo hệ thống thang bảng lương của nhà nước đảm bảo lơgic thì mới ra quyết định hưởng. Khi quyết định được lập xong thì lại phải quay ngược về phịng kế tốn để đối chiếu lại lần nữa rồi mới thực hiện chi trả cho người lao động. Như vậy, việc kiểm soát đã phần nào đưa vào trong nghiệp vụ chuyên môn của từng bộ phận. Cũng tương tự như việc ghi thu giữ lại tại đơn vị 2% để giải quyết các chế độ ngắn hạn cho người lao động, địi hỏi phải có sự đối chiếu giữa phịng thu và phịng kế tốn, nếu ở lĩnh này người làm bằng tay thì rất khó khăn và mất rất nhiều thời gian cho công việc này.
- Giám sát được quy trình thực hiện nghiệp vụ: khi giải quyết hồ sơ hưởng chế độ BHXH không chỉ qua một cán bộ chuyên môn là xong, mà đòi hỏi phải được đưa đến nhiều khâu nghiệp vụ mới chi trả cho người tham gia BHXH được hưởng. Nên giúp cho người quản lý có thể nắm được q trình giải quyết nghiệp vụ đang cịn bị ách tắc ở khâu nào. Từ đó, chủ động đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
- Nâng cao chất lượng hoạt động: thực hiện quản lý dữ liệu an toàn, bảo mật, thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động đảm bảo đúng chế độ quy định về chính sách pháp luật của nhà nước.
- Hạn chế sai xót, gian lận trong quản lý nghiệp vụ của nhân viên: quản lý được nhân viên cấp dưới của mình khi có các hành vi cố ý hoặc sai xót trong thực hiện. Mỗi phần mềm quản lý khi đưa vào ứng dụng đều phải có chức năng kiểm soát việc thao tác dữ liệu đối với nhân viên sử dụng. Vì vậy, vấn đề an ninh dữ liệu cũng có thể nói là rất hữu hiệu trong xử lý chun mơn.
- Góp phần bảo tồn, cân đối và tăng trưởng quỹ BHXH: thông tin cập nhật về quá trình thu nộp đúng, đầy đủ, quản lý chặt chẽ thì khi giải quyết chế độ cũng như chi trả an tồn, khơng để thất thốt, sai phạm xảy ra sẽ giúp cho việc cân đối trong thực hiện chính sách chung của Nhà nước sẽ đảm bảo cân đối quỹ trong chi trả các chế độ về sau. Đồng thời, khi kết vốn có số dư sẽ là nguồn bảo tồn và tăng trưởng vốn bằng việc cho Chính phủ vay để thực hiện hoạt động đầu tư, xây dựng phúc lợi xã hội cho đất nước.
- Định hướng những phát triển yêu cầu nhiệm vụ: tồn bộ thơng tin, dữ liệu về người tham gia BHXH của tỉnh được quản lý thống nhất của một con người từ khi sinh ra đến khi họ được hưởng chế độ BHXH mà họ đã tham gia qua từng thời điểm khác nhau hay ở các thời điểm điều chỉnh tăng lương theo quy định. Khi thực nhiệm vụ người quản lý sẽ đưa ra kế hoạch thực hiện trong từng quý, năm nhằm thực kế hoạch chung của tỉnh nếu chưa đảm bảo tiến độ. Khi đó cán bộ quản lý chủ động đề ra phương hướng hoạt động phù hợp cho từng nhóm loại hình hoạt động.
- Cung cấp những yếu tố, thông tin cho những cơ quan hành chính trong tỉnh hoạch định chiến lược phát triển kinh tế và hội. Với mỗi loại hình, nhóm hoạt
động để thực thi theo chế độ chính sách pháp luật của Nhà nước, đối với tỉnh thì thực hiện theo yêu cầu phát triển kinh tế của tỉnh. Từ đó, có những biện pháp tham mưu cho các cơ quan lý Nhà nước trong tỉnh để đưa ra phương hướng phát triển kinh tế xã hội của tỉnh.
3.3.2. Lợi ích cho tỉnh Kiên Giang
- Đảm bảo một phần thu nhập nhằm góp phần ổn định mặt kinh tế đối người tham gia: quỹ BHXH là một quỹ thống nhất được quản lý tập trung, nguyên tắc là lấy số đơng bù số ít. Đối với người lao động trên địa bàn tỉnh khi họ mất khả năng lao động hoặc đã hết tuổi lao động thì quỹ BHXH phải gánh vác cho họ một phần. Từ đó phần nào đã giảm đi phần ngân sách của tỉnh phải hỗ trợ để ổn định mặt xã hội. Cụ thể, như hiện nay khi người lao động tham gia đóng BHXH được một khoảng thời gian, nhưng vì lý do bất khả kháng nào, họ không được làm việc ở đơn vị đó nữa thì ngồi phần họ được hưởng tiền những năm cơng tác cịn được hưởng những tháng thất nghiệp trong khi chờ tìm việc làm mới hoặc được hỗ trợ học nghề. Hay khi họ hết tuổi lao động thì hàng tháng BHXH phải trả lương trên cơ sở số năm công tác và mức lương đã tham gia đóng BHXH trước. Vì vậy, khi quỹ BHXH được ổn định thì những khoản trả này BHXH phải trả lại cho người lao động. Nếu khơng có quỹ BHXH thì khi người lao động nếu khơng có việc làm, khơng có thu nhập thì ngân sách tỉnh phải trợ cấp để góp phần định phát triển kinh tế của tỉnh.
- Đưa ra những chiến lược, phát triển kinh tế xã hội của tỉnh: việc kiểm soát, quản lý chặt nguồn quỹ BHXH đã tạo điều kiện cho các nhà lãnh đạo cấp cao trong tỉnh đưa ra biện pháp, kế hoạch phát triển lâu dài về mặt xã hội, kinh tế. Từ đó, đẩy mạnh phát triển kinh tế ngành nghề, nâng cao thu nhập và mức sống cho người lao động trên địa bàn tỉnh. Đồng thời giảm bớt khoảng cách phân hóa giàu nghèo của người dân.
- Giảm bớt gánh nặng cho Ngân sách địa phương phải chi hỗ trợ trong quản lý Nhà nước của tỉnh: thực hiện quản lý quỹ BHXH an toàn và hiệu quả thì ngân sách Nhà nước chỉ tập trung ở một số nhóm đối tượng mà được tham gia BHXH. Ngân sách đầu tư vào những cơng trình cơng cộng, tạo điều kiện thuận lợi cho các
tổ chức, cá nhân phát triển kinh tế, mở rộng sản xuất kinh doanh thì ngân sách của tỉnh sẽ giảm được khoản chi tiêu này rất lớn.
3.3.3. Lợi ích cho tồn ngành BHXH trên phạm vi cả nước
- Dữ liệu quản lý thống nhất: cơng việc đối chiếu kiểm sốt khi thực hiện chính sách BHXH cho người lao động đảm bảo nhanh chóng, chính xác. Kiểm sốt được hành vi gian lận, sai xót trong xử lý nghiệp vụ. Xử lý cơng việc nhanh chóng ngay trên cơ sở dữ liệu chung mà không nhất thiết phải gửi các xác nhận tay đến nhiều tỉnh. Chẳng hạn, khi một người lao động họ thông báo bị mất sổ BHXH đề nghị được cấp lại sổ BHXH, thì yêu cầu đầu tiên để giám sát, kiểm tra xem họ đã dùng cuốn sổ đó hưởng các chế độ BHXH ở những tỉnh khác chưa, hay đã thất lạc thật sự. Nếu tại đây nguồn dữ liệu chưa được quản lý tập trung do chưa đầu tư hệ thống thiết bị cơng nghệ thơng tin thì phải gửi xác nhận về cuốn sổ BHXH này trên BHXH toàn quốc và khi người lao động được giải quyết cấp lại thì địi hỏi ít nhất gần hai tháng. Vậy vấn đề đặt ra ở đây là nhanh chóng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý được dữ liệu thống nhất thì mới đảm bảo quyền lợi cho người, giải quyết các chế độ BHXH mới kịp thời.
- Ngăn chặn hành vi gian lận, giả mạo chứng từ trong hưởng chế độ, chính sách BHXH của Nhà nước: một người chỉ một số sổ BHXH, mọi số sổ BHXH, quá trình lao động của người lao động được lưu trữ thống nhất, khi người lao động yêu cầu được hưởng chế độ thì các khâu nghiệp vụ giữa các phòng của tỉnh và những tỉnh khác hỗ trợ thông tin lẫn nhau thông qua hệ thống phần mềm. Vì thế, từng tỉnh đã ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý chặt chẽ thì việc chỉnh sửa dữ liệu riêng lẽ ở tỉnh này đề nghị hưởng chế độ ở tỉnh là được quản lý khá chặt chẽ, nên phần nào đã hạn chế được một số hành vi tiêu cực trong thực hiện chế độ.
- Nâng cao chất lượng giám sát hoạt động và quản lý thống nhất: quá trình giám sát, kiểm soát quỹ BHXH đảm bảo ổn định và phát triển bền vững trên cơ sở nguồn dữ liệu được tập trung về tại một đầu mối.
- Đưa ra kế hoạch phát triển nguồn nhân lực phù hợp cho ngành: dữ liệu được quản lý tập nên chủ động định hình đưa ra phương hướng hoạt động cho
ngành, nắm được khâu nào còn ách tắt, cần thúc đẩy khâu nào hoạt động mạnh hơn. Từ đó, đẩy mạnh đào tạo nhân lực, chuyên môn nghiệp vụ để phát triển phù hợp với việc phát triển công nghệ thông tin vào trong quản lý chuyên môn.
- Cân đối nguồn, tăng trưởng quỹ BHXH: chủ động nắm bắt thông tin, nguồn dữ liệu quản lý; hàng tháng, quý, năm đưa ra kế hoạch chi trả, chủ động đầu tư quỹ vào những lĩnh vực trọng điểm để bảo tồn và tăng trưởng quỹ BHXH nhằm đảm bảo thực hiện chính sách cho người lao động trong thời gian về sau.
- Giảm gánh nặng cho Ngân sách của Nhà nước: quản lý tồn bộ q trình tham gia của người lao động tốt, cân đối được quỹ BHXH, các tổ chức cá nhân, phối hợp hỗ trợ để thực hiện tốt các quy định, chính sách pháp luật của nhà nước thì Ngân sách Nhà nước không nhất thiết phải tập trung ở những chương trình giải quyết đói nghèo mà Nhà nước sẽ tập trung vào phát triển mặt kinh tế xã hội để góp phần nâng cao thu nhập bình quân cho người dân.
3.3.4. Lợi ích cho xã hội.
- Thực thi chính sách, pháp luật của Nhà nước: Luật BHXH, BHYT và các văn bản hướng dẫn thực hiện các chế độ trợ cấp BHXH cho người lao động tham gia qua từng thời điểm có rất nhiều chế độ. Cụ thể, khi giải quyết chế độ cho người tham gia BHXH được hưởng quyền lợi thì việc tìm kiếm lại từng văn bản quy định và điều kiện hưởng từng loại chế độ ở từng thời điểm là hết sức khó khăn và cập nhật chế độ đầy đủ, liên tục và đảm bảo được tính chính xác. Chính vì vậy, đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong lĩnh vực này sẽ góp phần thực hiện chính sách pháp luật của Nhà nước một cách hiệu quả; vấn đề kiểm tra, giám sát các hoạt động nghiệp vụ ngăn chặn được các hành vi sai xót cũng như gian lận theo ý chủ quan hoặc khách quan của người thực hiện.
- Nâng cao đời sống thu nhập của người tham gia BHXH khi có yêu cầu hưởng chế độ BHXH: như việc tính tốn khớp đúng từng thời điểm của chế độ BHXH được hưởng, cũng sẽ góp phần đảm bảo thu nhập khi họ khơng cịn hoặc hết khả năng lao động. Vì vậy, cơ quan BHXH sẽ là người đại diện, thay mặt Nhà nước đứng ra chi trả các chế độ và quyền lợi mà người lao động đã tham gia qua quá trình
hoạt động của họ bằng việc cập nhật và lưu trữ bởi hệ thống thiết bị công nghệ thông tin trong thời gian nhiều năm. Từ đó đưa ra những tính tốn nhanh chóng, kịp thời và chính xác cho quyền lợi của họ.
- Đẩy mạnh hệ thống cải cách hành chính quản lý Nhà nước: việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin tốt vào trong nghiệp vụ quản lý của BHXH thì khi người tham gia BHXH có yêu cầu hưởng quyền lợi, chính sách về BHXH thì sẽ đưa ra thơng tin và những bằng chứng xác nhận q trình kịp thời. Từ đó, giảm bớt thủ tục hành chính hóa trong hệ cơ quan quản lý Nhà nước như hiện nay. Tránh phiền hà cho người tham gia khi có yêu cầu hưởng chế độ phải tới lui nhiều lần trong việc cất giữ, bảo quản những giấy tờ sổ sách về quá trình tham gia BHXH của mình.
- Đưa ra chiến lược phát triển kinh tế xã hội cho Đất nước: mọi thông tin về người tham gia BHXH được quản lý, cập nhật theo từng nhóm, loại hình quản lý về chế độ BHXH. BHXH sẽ đảm bảo phần chi trả trong thực hiện quyền lợi của người tham gia BHXH, Ngân sách nhà nước sẽ không phải gánh vác một phần khi phải thực hiện vấn đề an sinh xã hội cho quốc gia. Đồng thời giúp cho nhà nước hoạch định, định hình phát triển các nhóm đối tượng và đưa ra các quyền lợi và chế độ trợ cấp BHXH cho người tham gia BHXH được tốt hơn, cụ thể:
. Đẩy mạnh đầu tư và phát triển các loại hình ngành nghề tạo thế mạnh và ưu thế của quốc gia. Tập trung ngân sách quốc gia phát triển những kinh tế ở những khu vực còn chậm phát triển. Nâng cao hệ thống giáo dục, đào tạo ngành phù hợp yêu cầu của người lao động.
. Đưa ra những chính sách pháp luật ngày càng nâng cao quyền lợi, cũng như việc đảm bảo thu nhập cho người tham gia BHXH khi được hưởng.
. Nghiên cứu, phát triển đẩy mạnh ứng dụng hệ thống thiết bị, công nghệ thông tin đồng loạt trên tất cả những lĩnh vực kinh tế xã hội của đất nước.
. Giảm được thủ tục hành chính, thời gian, nhân lực trong quản lý thực hiện chính sách pháp luật của Nhà nước, tạo lịng tin cho người tham gia BHXH; từ đó