2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại BHXH Kiên Giang
2.2.4.2.Mô tả các hoạt động kiểm soát
Mức độ bao phủ của hệ thống BHXH đến người dân ngày càng cao, từ đó số người dân được thụ hưởng các dịch vụ BHXH ngày càng tăng lên.
Hoạt động kiểm soát được đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực của cơ chế thu, chi BHXH bởi lẽ có giám sát, kiểm tra thì mới phát hiện những mặt được và chưa được của cơ chế hoạt động. Khả năng kiểm soát được hiểu theo hai hướng: một là kiểm soát của xã hội đối với các cơ quan thu BHXH được gọi là kiểm sốt bên ngồi; hai là kiểm soát việc thu nộp và chi trả các chế độ chính sách BHXH của chính cơ quan BHXH gọi là kiểm sốt nội bộ.
2.2.4.2.1. Kiểm sốt bên ngồi:
Được tiến hành tại các cơ sở, đơn vị của người sử dụng lao động mà mục tiêu hàng đầu là xác định trách nhiệm đóng góp của người sử dụng lao động và đảm bảo rằng họ làm tròn trách nhiệm của mình bằng cách nộp tiền đóng góp đầy đủ và đúng hạn. Đối chiếu kiểm tra các khoản tiền lương, tiền công thực lĩnh với các khoản được ghi trong các bản báo cáo nộp cho cơ quan BHXH.
2.2.4.2.2. Kiểm sốt nội bộ:
Tính chính xác của các bản báo cáo chi tiết liên quan đến người lao động, dữ liệu liên quan đến cá nhân người lao động. Các khoản tiền lương, tiền công qua các giai đoạn làm việc, các mối quan hệ và mức độ đáng tin cậy của những thời điểm đó, việc khấu trừ triền lương để đóng nộp BHXH.
Bảo hiểm xã hội Kiên Giang thực hiện giám sát thường xuyên thơng qua các kênh quản lý: các phịng nghiệp vụ, đoàn kiểm tra nội bộ. Hàng tháng, quý năm thực hiện kiểm tra định kỳ các phòng nghiệp vụ và BHXH các huyện thị trên cơ sở chức năng nhiệm vụ chuyên môn được môn được giao để từ đó có cơ sở ngăn chặn, uốn nắn kịp thời những hành vi biểu hiện tiêu cực. Nhưng thực ra cơng tác kiểm tra, giám sát vẫn cịn một số hạn chế nhất định:
- Khối lượng công việc quá lớn, nhân viên phịng lại ít chỉ có 05 người, trong khi đó phải kiểm tra:
+ Bên ngoài: như các doanh nghiệp, số lượng doanh nghiệp, đơn vị tham gia BHXH nhiều, các cơ sở hợp đồng khám chữa bệnh, người tham gia BHXH, tiếp nhận đơn thư giải quyết khiếu nại, tố cáo về chế độ, chính sách.
+ Bên trong: kiểm tra nội bộ chưa được cân đối, quan tâm nhiều so với khối lượng công việc và đội ngũ kiểm tra trên quy mô, hệ thống đơn vị tổ chức của BHXH Kiên Giang. Việc kiểm tra chéo trong thực hiện quy trình của các phòng nghiệp vụ chưa được thực hiện triệt để, trong khi đó quy trình giải quyết nghiệp vụ phần nhiều theo ý muốn chủ quan, gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra về sau.
- Đối với các hoạt động thu - chi BHXH thường xuyên được kiểm tra nội bộ nhưng chỉ ở mức giới hạn nghiệp vụ, kiểm tra xác suất trên một số lĩnh vực, chứng từ hoạt động, hoạt động giám sát chủ yếu bằng tay, nghiệp vụ phát sinh nhiều, văn bản quy định về chế độ của ngành lại liên tục thay đổi cho phù hợp cơ chế hoạt động của Nhà nước. Nên việc giám sát toàn bộ hoạt động ở từng khâu quản lý chưa được thực hiện hết các chức năng.
2.2.5. Hệ thống thơng tin trong hoạt động kiểm sốt
Hoạt động cơ bản của hệ thống BHXH Kiên Giang bao gồm ba hoạt động chủ yếu: quản lý, khai thác nguồn thu BHXH; thực hiện chế độ, chính sách BHXH cho người tham gia lao động; cân đối nguồn chi các chế độ, chính sách BHXH và chi hoạt động quản lý bộ máy.
Lĩnh vực công nghệ thông tin cũng được chú trọng và được đưa vào ứng dụng ngay từ năm đầu năm 1998, chỉ ở mức độ quản lý thủ công, bằng việc cập
nhật tăng giảm danh sách lương hưu của đối tượng được hưởng trợ cấp từ năm 1995 trở về trước (thuộc nguồn chi trả của Ngân sách Nhà nước) kể từ khi BHXH Kiên Giang được thành lập thì tiếp nhận các đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH này; từ sau năm 1995 trở về sau (thuộc nguồn quỹ BHXH đảm bảo chi trả) BHXH giải quyết chế độ.
Đến năm 2004, phần mềm quản lý, cập nhật danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH được phát triển thống nhất thực hiện cho toàn bộ hệ thống ngành BHXH từ BHXH Việt Nam đến BHXH các tỉnh trên ngôn ngữ Foxpro. Tuy nhiên, tại các tỉnh lúc này do thiếu cán bộ có trình độ về cơng nghệ thơng tin để khai thác và ứng dụng vào trong quản lý nghiệp vụ nên mãi cho đến 02 năm sau phần mềm mới được thực hiện rộng rãi trên toàn hệ thống. Đối với BHXH Kiên Giang, đã kịp thời bắt tay vào ứng dụng ngay sau khi phần mềm ban hành năm 2004. Tồn bộ thơng tin dữ liệu được quản lý từ excel được chuyển sang quản lý từ phần mềm foxpro, thể hiện rõ các điểm mạnh trong ứng dụng phần mềm, cụ thể:
- Toàn bộ thông tin đối tượng được quản lý từ các xã, phường, thị trấn, thống nhất trong một cơ sở dữ liệu, tạo điều kiện cho việc tăng giảm kịp thời, khi có đối tượng bị chết, hết hạn hưởng, hết tuổi hưởng, di chuyển nơi cư trú.
- Giúp cho việc điều chỉnh tăng lương hưu của người được hưởng lương hưu và trợ cấp theo quyết định điều chỉnh tăng lương của Nhà nước sau các lần thực hiện chế độ chính sách tiền lương mới được kịp thời và chính xác.
- Công tác thống kê đối tượng theo từng loại chế độ hưởng cũng giúp cho công tác quản lý điều hành, hoạch định, quản lý nguồn chỉ trả thực hiện kịp thời.
- Lưu trữ, sao lục hồ sơ được nhanh chóng hơn, cụ thể có những đối tượng hưởng lương hưu BHXH nhưng quá trình tham gia cách mạng cũng giúp cho ngành lao động về chính sách hỗ trợ quá trình hoạt động kháng chiến.
Như vậy, đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng phần mềm đầu tiên trong nghiệp vụ quản lý BHXH đã giúp cho cơng tác kiểm sốt nội bộ bước đầu được an toàn và hiệu quả hơn qua một số mặt giám sát như: trước đây khi chưa đưa CNTT vào ứng dụng thì từng BHXH huyện tự lập danh sách chi
trả chuyển lên tỉnh, BHXH tỉnh thống kê và cấp kinh phí lại cho huyện thực hiện. Đây là khâu quản lý dữ liệu hết sức lỏng lẻo, đối tượng tăng giảm khơng được nắm kịp thời từ phía BHXH tỉnh, nên cũng tạo gian lận trong quản lý danh sách từ cấp dưới. Chính vì thế, nhận định rõ tình hình này, BHXH Kiên Giang triển khai ứng dụng CNTT ngay trong quản lý từ phần mềm nghiệp vụ. BHXH Việt Nam cũng dần hoàn thiện phần để phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế xã hội, mở rộng điều kiện, chế độ nên sau rất nhiều lần điều chỉnh phần mềm tùy theo từng quá trình, từng loại đối tượng cũng như chế độ đãi ngộ của Nhà nước.
Đứng trước tình hình này, nhận định rõ chức năng, nhiệm vụ của ngành ngày càng được mở rộng, không thể quản lý dữ liệu bằng phương pháp thủ cơng, cũng như tính tốn các chế độ hưởng BHXH của người hưởng chế độ bằng tay, theo dõi sổ hàng ngày, điều chỉnh tính tốn thơ sơ. BHXH Việt Nam tiếp tục nghiên cứu, triển khai đưa vào ứng dụng phần mềm xét duyệt chế độ BHXH.
Bảo hiểm xã hội Kiên Giang hoạt động theo hệ thống dọc, mới được thành lập, trình độ về CNTT của nguồn nhân lực cho việc viết phần mềm ứng dụng CNTT trong quản lý lại thiếu, các chế độ còn mới mẻ so với địa phương, người mới vào ngành chưa am hiểu nhiều. Nên BHXH Kiên Giang tập trung đào tạo, nâng cao năng lực ứng dụng, quản lý phần mềm CNTT của người sử dụng ngay sau khi phần mềm được triển khai trên cả hệ thống. Chính vì vậy, ngay sau khi phần mềm xét duyệt chế độ BHXH triển khai năm 2005, BHXH Kiên Giang cho ứng dụng ngay vào nghiệp vụ quản lý, tuy phần mềm còn ở mức sơ khai. Phần mềm chủ yếu thực hiện nghiệp vụ giải quyết những chế độ, chính sách lương của Nhà nước khi người lao động được hưởng các chế độ BHXH.
2.2.6. Thực trạng và mức độ ứng dụng CNTT:
2.2.6.1. Thực trạng sử dụng các phần mềm nghiệp vụ:
Bảo hiểm xã hội tỉnh Kiên Giang cũng nhận định được tính cấp bách và cần thiết phải đưa ứng dụng CNTT vào trong quản lý sớm, bao gồm các phần mềm nghiệp vụ: quản lý danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH (gọi tắt là BHXHNET); quản lý thẻ BHYT bắt buộc; quản lý thẻ BHYT tự nguyện (gọi tắt là
MISBHYT); xét duyệt chế độ dài hạn; xét duyệt chế độ ngắn hạn; quản lý tổ chức cán bộ; quản lý tài sản; quản lý thu BHXH (gọi tắt là SMS); kế toán (gọi tắt là VSA); tiếp nhận quản lý hồ sơ; thanh tốn viện phí, phần mềm truyền và nhận dữ liệu (gọi tắt là FPT).
2.2.6.2. Mức độ lượng hoá các phần mềm nghiệp vụ:
Hầu hết các phần mềm nghiệp vụ trên đều chưa hoàn thiện, chỉ ở mức quản lý bán thủ cơng, hoặc cũng có những phần mềm quản lý không mang lại hiệu quả và đáp ứng cho nhu cầu quản lý. Vì vậy, nhân viên sử phần mềm chưa thiết tha ứng dụng và nghiệp vụ chuyên môn. Phần nghiệp vụ quá nhiều, mỗi phần mềm chỉ có phục vụ riêng cho một nghiệp vụ, gây khó khăn cho cơng tác thống kê, tích hợp, lấy thơng tin dữ liệu khơng đảm bảo tính chính xác và duy nhất. Tính cho đến nay, một số phần mềm có khả năng đảm bảo tính khá thi ứng dụng là: quản lý danh sách chi trả, xét duyệt chế độ, thu BHXH, kế toán, nhưng chỉ ở mức riêng lẻ, việc liên kết và kết xuất dữ liệu còn thiếu tính ràng buộc. Như vậy, có thể nói tại cơ quan BHXH Kiên Giang chỉ mới đưa ứng dụng công nghệ thông tin ở mức khoảng 40% trên các nghiệp vụ quản lý.
Như vậy, BHXH Kiên Giang hoạch định rõ chiến lược của ngành là thiếu nhân lực, yếu trình độ nghiệp vụ, cơng tác giám sát kiểm tra không đủ để thực hiện trên cả địa bàn. Nên ngay từ Ban giám đốc BHXH tỉnh phải nhất thiết đưa ứng dụng CNTT dần dần trên các mặt quản lý; một mặt trông chờ phần mềm từ phía BHXH Việt Nam; một mặt đào tạo, thu hút cán bộ có trình độ về tin học để triển khai tốt các phần mềm nghiệp vụ vào trong quản lý.
2.3. Đánh giá chung về mơ hình kiểm sốt nội bộ ở BHXH Kiên Giang
2.3.1. Phân tích đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ 2.3.1.1. Mơi trường kiểm sốt:
Bảo hiểm xã hội Kiên Giang ngay từ bước đầu thành lập năm 1995 chỉ có 60 người ở các ngành Lao động, Cơng đồn về làm, nên lĩnh vực hoạt động BHXH còn mới kể cả người làm trong công tác BHXH cũng như người tham gia BHXH. Qua từng năm bộ máy tổ chức dần được phát triển nâng cao năng lực nhiệm vụ
ngày càng tăng thêm, mở đối tượng tham gia để phát triển nguồn thu tiến tới thực mục tiêu an sinh xã hội của Nhà nước.
Các rủi ro hoạt động trong công tác thu - chi BHXH ngày càng được quan tâm. Hoạt động kiểm tra, giám sát được triển khai hết sức quan trọng và cần thiết, đặc biệt là hoạt động kiểm soát nội bộ trong hệ thống ngành BHXH Kiên Giang.
Nguồn nhân lực có trình độ quản lý cịn thiếu, chun mơn nghiệp vụ cịn yếu, trình độ tin học trong quản lý nghiệp vụ còn hạn chế. Nên công tác đào tạo ln được khuyến khích và quan tâm.
2.3.1.2. Hoạt động kiểm sốt
Các nghiệp vụ giữa chức năng thu BHXH, xét duyệt chế độ BHXH và chi trả chế độ BHXH được tách bạch rõ với nhau, mỗi chuyên môn một bộ phận khác nhau. Cụ thể ở ba lĩnh vực đều thực hiện 03 phần mềm quản lý khác nhau.
Trong cơng tác thu chi BHXH chưa dự phịng được đầy đủ những yếu tố rủi ro, nên trong khâu giám sát chưa được đẩy mạnh. Công nghệ thông tin ngày càng được phát triển, nhưng chưa có chế độ đãi ngộ, thu hút nguồn nhân lực nên việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý cũng chưa được đi sâu, chỉ ở mức độ đưa quản lý dữ liệu vào phần mềm, chưa thể hiện tính sáng tạo trong quản lý.
Thông qua một số thực trạng về kiểm sốt nội bộ đã được trình bày, những hoạt động thu chi các chế độ chính sách BHXH ở BHXH Kiên Giang gặp rất nhiều rủi ro trong khâu giám sát. Từ đó, trong phần trình bày dưới đây sẽ đưa ra các rủi ro, tiến đến phân tích những rủi ro làm cơ sở tiền đề đẩy mạnh hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ giám sát quản lý thực hiện nhiệm vụ.
2.3.1.3. Nhận định rủi ro:
Hoạt động thu chi là hai mặt hoạt động chủ yếu của ngành, việc quản lý quá trình của người tham gia BHXH được lưu trữ, cập nhật là rất lâu dài. Cho đến nay có thể nhận định rằng, BHXH phải thực hiện quản lý quá trình của một con người từ lúc sinh ra đến lúc mất đi, không chỉ quản lý riêng một con người này mà phải quản lý cả người thân như cha mẹ, quan hệ vợ chồng và con cái của họ. Chính vì thế, đối với q trình kéo dài hàng trăm năm cần được quản lý chi tiết hàng tháng
với dữ liệu đầy đủ, độ chính xác cao để làm cơ sở cho giải quyết các chế độ BHXH đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời cho người tham gia này. Song bên cạnh đó chủ trương của Nhà nước là đến năm 2014 là sẽ tiến tới thực hiện BHYT toàn dân. Như vậy, số lượng tham gia lớn, lại biến động thường xuyên, chế độ chính sách BHXH-BHYT ngày càng được mở rộng, việc quản lý bằng tay, cơng tác sao lưu, trích lục là hết sức khó khăn trong khâu đối chiếu, kiểm tra.
2.3.2. Phân tích rủi ro hoạt động
Hoạt động bảo hiểm xã hội Kiên Giang là hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước chính vì thế các rủi ro hoạt động còn tiềm ẩn khá nhiều.
Các mặt cơng tác quản lý đều có phần mềm ứng dụng CNTT riêng lẽ. Nên trong thực hiện giải quyết chế độ, chính sách BHXH cũng như đến khâu quản lý chi trả vẫn còn phải thực hiện khâu kiểm tra đối chiếu bằng tay. Mỗi một bộ phận quản lý độc lập, khơng thể hiện tính giám sát lẫn nhau, đối chiếu chéo trong thực hiện dữ liệu. Từ đó cũng sẽ tạo ra rủi ro trong quản lý nghiệp vụ ở từng bộ phận khác nhau, trong khi đó bộ phận kiểm tra khi tiến hành kiểm tra chưa thể hiện tính kiểm tra toàn diện, chỉ thực hiện kiểm tra ở từng khâu, từ lĩnh trên số liệu được in ra giấy, kỹ thuật giám sát phải rà soát lại từng văn bản, thủ tục, giấy tờ hành chính và các chế độ liên quan được. Điều này rất khó cho cơng tác kiểm tra, vì nếu làm như thế thì ở kiểm tra được ở một mức độ nào đó, khơng kiểm tra được rộng rãi đối tượng cũng như thực hiện các chế độ chính sách BHXH của Nhà nước có phù hợp với văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ. Nên việc đi sâu phân tích các rủi ro, để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin trong kiểm sốt nội bộ là rất cấp bách và cần thiết; nhận diện những rủi ro có thể xảy ra:
2.3.2.1. Rủi ro xuất phát từ các nguyên nhân chủ quan
- Rủi ro từ thu BHXH: như thu khơng đủ, bỏ sót đối tượng thu, thu khơng đúng chế độ và thu chậm trễ do sai xót, gian lận được biểu hiện ở một số điểm sau:
+ Các thủ tục, hồ sơ chứng từ liên quan đến công tác thu khơng được kiểm sốt chặt chẽ như: đối với các đơn vị sử dụng lao động có số lao động lớn, hàng
tháng khi nộp danh sách người lao động đóng BHXH cho cơ quan BHXH thì việc