1.2. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát bộ theo COSO 2004
1.2.7 Thông tin và truyền thông
Thông tin là những thông tin cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm của mình. Hệ thống thơng tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó bao gồm những thơng tin về tình hình tài chính, hoạt động hay tn thủ, nhằm giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp. Một thơng tin có thể được dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau, chẳng hạn như thông tin để lập báo cáo tài chính, thơng tin để điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh hay thông tin để xem xét việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt và sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng thì yêu cầu đặt ra là thông tin phải phù hợp với nhu cầu, và hệ thống thông tin cũng phải thay đổi nhằm đáp ứng với mục tiêu mới của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin của môt đơn vị có thể được xử lý trên máy tính , qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn sao đảm bảo được yều cầu về chất lượng thơng tin là phải thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và dễ dàng truy cập.
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết đến các bên có liên quan cả bên trong lẫn bên ngồi doanh nghiệp. Việc truyền thơng tin đóng vai trị quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho mọi thành viên, bộ phận của đơn vị hiểu rõ vai trị và nhiệm vụ của mình cũng như ảnh hưởng đến nhân viên, bộ phận khác như thế nào để từ đó có những biện pháp khắc phục. Thông tin, truyền thơng chính xác giúp cho nhà quản lý nắm rõ tình hình tài chính, tình hình hoạt động của tồn đơn vị.
Thông tin và truyền thông là hai thành phần liên kết với nhau, đó là hệ thống thu nhận và xử lý thông tin. Thông tin được thu thập từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhằm cung cấp cho nhà quản lý, những người có thẩm quyền một cách thường xuyên, chi tiết, kịp thời và đúng đối tượng để có thể giúp người sử dụng thông tin một cách hữu hiệu.
Đơn vị có quy mơ càng rộng thì quyền hạn và trách nhiệm càng phân chia cho nhiều cấp, nhiều bộ phận, nên mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên sẽ trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thơng tin phản hồi càng trở nên khó khăn, do đó việc trao đổi thơng tin phải được thực hiện đầy đủ, đúng lúc, xuyên suốt trong toàn bộ đơn vị.
Những thơng tin bên ngồi từ các khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, ngân hàng, chính phủ, phải được ghi nhận một cách trung thực, đầy đủ, và cập nhật thường xuyên giúp đơn vị có những phản ứng kịp thời. Những thông tin từ chính phủ cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
Một hệ thống thông tin tốt không chỉ thu thập thông tin cần thiết trong việc ra quyết định cho việc kiểm sốt mà cịn hỗ trợ đưa ra các chiến lược kinh doanh; hội nhập vào hoạt động kinh doanh, giúp kiểm sốt q trình kinh doanh, theo dõi, ghi nhận nghiêp vụ kịp thời; phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ để có quyết định phù hợp.
Thơng tin và truyền thơng chính là những yếu tố quan trọng khơng thể thiếu giúp đơn vị nhận dạng các sự kiện tiềm tàng, đánh giá và phản ứng với rủi ro. Để thơng tin phục vụ cho q trình quản trị các rủi ro thì những u cầu về thơng tin là cần phải gắn với q trình quản trị rủi ro, thơng tin có thể so sánh được với mức rủi ro có thể chấp nhận được và phát triển hệ thống thơng tin thích hợp.