CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KSNB NHẰM HẠN CHẾ
2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH HappyCook
2.2.5 Phản ứng với rủi ro tại Công ty TNHH HappyCook
Việc nhận dạng các sự kiện và đánh giá các rủi ro tại Công ty Happy Cook chưa được chú trọng thực hiện nên kéo theo việc đối phó với rủi ro cũng chưa được thực hiện tốt. Tuy Ban lãnh đạo cũng nhận thức được tầm quan trọng của việc này nhưng việc cân nhắc giữa lợi ích và chi phí hay thay đổi chiến lược kinh doanh cũng là một trong những nguyên nhân gây ra hạn chế này.
2.2.6 Hoạt động kiểm sốt tại Cơng ty TNHH Happy Cook
Để tìm hiểu hoạt động kiểm soát tại Công ty TNHH Happy Cook, do bộ phận kinh doanh được đặt tại văn phịng sài gịn Và Quy trình nhập khẩu ngun vật liệu, nhận đặt hàng xuất khẩu do người Hàn quốc trực tiếp phụ trách do hạn chế về khả năng tiếp cận thu thập chứng từ nên tác giả chỉ đề cập các vấn đề liên quan liên đến các công việc chuẩn bị cho sản xuất hàng trong nước và tiến hành sản xuất từ việc nhận đơn hàng sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, mua hàng và thanh toán, kiểm tra sản phẩm, nhập – xuất kho nguyên vật liệu và thành phẩm.
Mục tiêu kiểm soát
- Mục tiêu hoạt động mua hàng và thanh toán : Mua đúng, mua đủ, và mua kịp thời số lượng theo yêu cầu mua hàng được phê duyệt. Thanh toán đúng, thanh toán đủ và thanh toán kịp thời số tiền thực sự phải trả cho nhà cung cấp. Ghi nhận báo cáo nhập – xuất – tồn và ghi nhận cơng nợ đầy đủ, chính xác và kịp thời cho từng đối tượng.
- Mục tiêu hoạt động sản xuất : Thơng tin ra kế hoạch phải rỏ ràng, chính xác và đầy đủ. Sản xuất đúng, sản xuất đủ và sản xuất kịp thời đáp ứng kế hoạch giao hàng. Giảm chi phí sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, hạn chế tối đa sản phẩm hỏng không đạt yêu cầu.
- Mục tiêu hoạt động xuất, nhập kho : Xuất đúng, xuất đủ và xuất kịp thời theo số lượng yêu cầu được duyệt. Nhập đúng , nhập đủ số lượng, đúng quy cách, phẩm chất. Ghi nhận báo cào xuất – nhập – tồn kịp thời và đầy đủ. Sắp xếp, bảo quản nguyên vật liệu, thành phẩm để đảm bảo chất lượng .
2.2.6.1. Kiểm soát hoạt động mua hàng và thanh toán, nhập và xuất kho nguyên vật liệu nguyên vật liệu
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy trình tự luân chuyển chứng từ quy trình mua hàng và thanh tốn, nhập và xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty được thể hiện qua
Lưu đồ 2.1 : Quy trình mua hàng nhập kho và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Happy Cook ( xem phụ lục 1 )
Hoạt động mua hàng
Đối với nguyên vật liệu mua trong nước, Thủ kho căn cứ vào báo cáo nhập – xuất – kho nguyên vật liệu, căn cứ vào giấy đề nghị xuất hàng ( xem phụ lục 6) ,
Thủ kho lập phiếu đề nghị mua hàng ( 2 liên ) trình Giám đốc sản xuất xét duyệt và chuyển cho bộ phận mua hàng 1 liên.
Đối với vật tư sữa chữa do khơng có kế hoạch sữa chữa và số lượng dự trữ phụ tùng thay thế không nhiều nên khi có phát sinh nhu cầu thay thế sửa chữa thì bộ phận mua hàng căn cứ vào phiếu đề nghị của bộ phận Kỹ thuật để mua hàng.
Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, cũng tương tự như trên nhưng phiếu đề nghị mua hàng sau khi Giám đốc sản xuất xét duyệt không chuyển cho bộ phận mua hàng mà chuyển lên cho Phó tổng giám đốc ( người hàn quốc ) làm đơn đặt hàng chuyển qua hàn quốc, phòng xuất nhập khẩu chuẩn bi hồ sơ khai cho việc nhập khẩu nguyên vật liệu.
Bộ phận mua hàng căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư, liên hệ nhà cung cấp yêu cầu báo giá và tiến hành lập đơn đặt hàng (2 liên) trình Giám đốc sản xuất xét duyệt. Sau đó gọi điện thoại hoặc fax đơn đặt hàng (xem phụ lục 7) cho nhà cung
cấp yêu cầu giao hàng.
Bộ phận mua hàng đánh giá chọn nhà cung cấp qua các tiêu chí giá cả, chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, khả năng cung cấp hàng ổn định, uy tín của nhà cung cấp, có áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Iso hay không. ( xem phụ lục 13)
Khi nhà cung cấp giao hàng, chứng từ kèm theo bao gồm phiếu xuất kho (2 liên) và hóa đơn mua hàng (2 liên) nếu có (Trường hợp nhà cung cấp giao hàng và xuất ln hóa đơn. Thủ kho có trách nhiệm nhiệm kiểm tra nhận hàng và ký xác nhận vào bộ chứng từ và trả lại cho nhà cung cấp 1 liên, thủ kho lưu 1 liên. Sau khi
tiến hành nhập kho hàng mua, thủ kho cập nhật dữ liệu, lập báo cáo nhập kho ( Input form).
Trường hợp xuất hóa đơn sau, bộ phận mua hàng sẽ nhận hóa đơn và chuyển cho thủ kho tham chiếu với các phiếu giao hàng và ký xác nhận đã nhận đủ hàng. Sau đó chuyển hóa đơn và báo cáo nhập kho (input form) cho bộ phận mua hàng.
Hàng tuần và hàng tháng gởi báo cáo nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu cho bộ phận nhận hàng. (xem phụ lục 22)
Bộ phận mua hàng nhận báo cáo nhập kho và hóa đơn mua hàng tiến hành kiểm tra đối chiếu với đơn đặt hàng. Trình hóa đơn mua hàng cho Giám đốc sản xuất xét duyệt và chuyển cho bộ phận kế toán bộ chứng từ bao gồm đơn đặt hàng đã được ký duyệt, hóa đơn mua hàng và báo cáo nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu.
Hoạt động nhận hàng và nhập kho
Qua khảo sát thực tế cho thấy, Cơng ty có bộ phận KCS kiểm tra chất lượng , tuy nhiên các nhân viên kiểm tra chất lượng ( được gọi tắt là Q.C) chỉ kiểm tra chất lượng sản phẩm ở mỗi Công đoạn sản xuất, chứ chưa có Q.C kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào.
Đối với trường hợp nhận hàng mua trong nước, khi nhà cung cấp giao hàng, Thủ kho căn cứ vào phiếu giao hàng và hóa đơn mua hàng kiểm tra và nhận hàng chỉ căn cứ vào tên hàng, quy cách và số lượng trên chứng từ và thực tế có khớp nhau hay khơng mà khơng có phương tiện hỗ trợ cho việc kiểm tra, cũng như mẫu kiểm tra hay thông số kỹ thuật của sản phẩm.
Phương tiện kiểm tra hàng hóa chủ yếu sự dụng cân ( cân đồng hồ 100kg), đo ( thước dây 3m) và đếm. Đối với inox cuộn thường có khối lượng rất lớn không thể kiểm tra bằng cách cân được nên chỉ kiểm tra quy cách, độ dày và khối lượng được in trên tem dán trên cuộn inox. Đối với gas bồn thì kiểm tra chỉ số bơm ban đầu ( chỉ số ban đầu là O) và chỉ số cuối cùng sau khi bơm gas vào bồn xong, cách tính số gas nhập vào bằng cách lấy chỉ số cuối trừ chỉ số đầu.
Trường hợp kiểm tra hàng nhập khẩu, thủ kho căn cứ vào bộ chứng từ của bộ phận xuất nhập khẩu gửi xuống bao gồm Parking list và hóa đơn nhập khẩu. Quy trình kiểm tra và nhập kho tương tự như hàng mua trong nước
Trường hợp một số vật tư , phụ tùng sửa chữa, xăng công nghiệp, dầu DO, dầu thủy lực... mua về xuất thẳng sử dụng không qua nhập kho.
Hoạt động ghi nhận công nợ và thanh toán
Bộ phận kế toán nhận chứng từ kiểm tra đối chiếu đơn đặt hàng và hóa đơn mua hàng đã được duyệt và cập nhật dữ liệu vào phần mềm, ghi nhận công nợ và lập kế hoạch thanh tốn. Kế tốn căn cứ vào hóa đơn mua hàng để lập phiếu nhập kho.(xem phụ lục 8,9)
Do tình hình tài chính của Cơng ty khó khăn, ngồi các khoản phải trả cho người lao động. Bộ phận kế toán lập kế hoạch thanh toán ưu tiên cho những khoản thanh tốn gấp như thanh tốn chi phí điện, nước, điện thoại, internet hoặc cần gấp nguyên vật liệu để sản xuất, hoặc áp lực yêu cầu thanh toán cho những nhà cung cấp do cấp trên chỉ định. Mẫu Báo cáo theo dõi công nợ của Công ty thông tin về thời hạn thanh toán chưa được cập nhật.
Phương thức thanh toán được chia làm hai loại : thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán chuyển khoản
Thanh toán bằng tiền mặt : bộ chứng từ thanh toán bao gồm bảng kê thanh tốn, hóa đơn tài chính đã được ký duyệt và phiếu chi. Bộ chứng từ thanh toán được kế toán thanh toán lập và chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và ký xác nhận, cuối cùng chuyển cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Khi thanh tốn u cầu người nhận tiền phải xuất trình giấy giới thiệu của cơ quan mình.
Thanh tốn bằng chuyển khoản : bộ chứng từ thanh toán bao gồm bảng kê thanh tốn, hóa đơn tài chính đã được ký duyệt, hợp đồng mua bán (nếu có) và ủy nhiệm chi. Cách luân chuyển chứng từ cũng tương tự như trên, kế toán thanh toán tiền gửi mang ủy nhiệm chi ra ngân hàng của mình nhờ thanh tốn. Nếu ngân hàng
của cơng ty cùng với ngân hàng của nhà cung cấp thì lập ba liên ủy nhiệm chi. Khi ngân hàng thanh toán xong kế toán ra ngân hàng nhận lại ủy nhiệm chi và giấy báo nợ xác nhận cho việc thanh toán hộ về ghi nhận và lưu chứng từ. Nếu ngân hàng của Công ty khác với ngân hàng nhà cung cấp thì chỉ cần lập hai liên ủy nhiệm chi.
Hoạt động xuất kho nguyên vật liệu
Trường hợp xuất kho có giấy đề nghị xuất kho
Quy trình xuất kho nguyên vật liệu được thực hiện qua Lưu đồ 2.2 : Lưu đồ quy trình xuất kho nguyên vật liệu ( xem phụ lục 2)
Hàng ngày tổ trưởng các bộ phận có trách nhiệm lãnh nguyên vật liệu, vật tư cho bộ phận của mình. Sử dụng mẫu giấy đề nghị xuất hàng (1 liên) trình cho Quản đốc hoặc Giám đốc sản xuất phê duyệt. Thủ kho căn cứ giấy đề nghị xuất kho đã được duyệt tiến hành xuất kho.
Trường hợp các cấp quản lý vắng mặt do hội họp không phê duyệt chứng từ xuất kho được, thủ kho vẫn tiến hành cho xuất kho và ghi vào sổ nợ để đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất được liên tục. Tổ trưởng có nhiệm vụ cung cấp chứng từ xuất kho đã được duyệt bổ sung cho việc xuất kho nợ chứng từ cho thủ kho trong ngày.
Thủ kho cập nhật dữ liệu xuất kho vào lập báo cáo Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu và gửi cho bộ phận Kế toán hàng tháng
Bộ phận kế Kế toán căn cứ vào báo cáo Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu này cập nhật dữ liệu vào phần mềm và lập phiếu xuất kho một lần vào cuối tháng.
Trường hợp xuất kho khơng có giấy đề nghị xuất kho
Đối với inox cuộn cách xuất kho như sau, bộ phận cắt và dập phôi inox khi có nhu cầu sự dụng loại nào thì lấy xe nâng lấy một cuộn inox vào và tháo gỡ tem ghi quy cách và trọng lượng dán trên cuộn inox đó đưa cho thủ kho. Thủ kho căn cứ quy cách, chủng loại và trọng lượng được ghi trên tem để làm căn cứ xuất kho.
Đối với thùng màu, thùng carton, nắp kiếng các loại thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm của bộ phận Đóng gói để tính ra số lượng xuất kho. Đối với các loại dầu nhớt, khí đốt gas, oxy, acetylene, mút xốp mua về để công nhân tự ý lấy sử dụng, Thủ kho thỉnh thoảng kiểm tra thấy gần hết thì báo mua.
Ví dụ : Cách tính nguyên vật liệu xuất kho đối với thùng màu, thùng carton, nắp kiếng như Hình : Mẫu phiếu nhập kho thành phẩm
Cuối ngày bộ phận đóng gói tổng kết số lượng hàng hóa đóng gói trong ngày và lập phiếu nhập kho thành phẩm. Thủ kho căn cứ phiếu nhập kho như trên và tự tính số lượng xuất kho thùng carton, thùng màu, và số lượng nắp kiếng sử dụng tương ứng với phiếu nhập kho ngày 03/10/2010 và tự cập nhật dữ liệu xuất kho vào báo nhập – xuất – tồn mà khơng có giấy đề nghị xuất hàng được duyệt. Không tiến hành kiểm tra, xuất kho như thông thường
Kho bãi, vận chuyển và bảo quản
Qua khảo sát thực trạng tại Công ty cho thấy, nhà kho có diện tích tương đối nhỏ khơng chứa hết tất cả nguyên vật liệu, phần lớn được để bên ngồi kho vật tư như hóa chất, acid stearic, thùng màu, carton, tem, nhãn các loại, mút xốp, nắp kiếng, quai núm... sắp xếp tạm vào những chỗ trống trong xưởng sản xuất. Các chất khí đốt như gas, khí oxy, khí acetylen, dầu nhớt, inox cuộn đậy bạt để ngoài trời sắp xếp dọc theo nhà xưởng.
Xưởng sản xuất chính sản xuất sản phẩm inox và sản phẩm nhơm của Công ty nằm ở Số 10, Đường A, Khu Cơng nghiệp Biên Hịa II, Xưởng nấu nhôm của Công ty lại bên Khu Cơng Nghiệp Long Bình. Nấu và cán nhôm theo quy cách Xưởng sản xuất yêu cầu. Xe tải của Công ty chuyên chở nhôm phế liệu sang xưởng nhôm tận dụng nấu lại và chở phôi nhôm về cho xưởng sản xuất.
2.2.6.2. Kiểm sốt hoạt động sản xuất tại Cơng ty TNHH Happy Cook
Khảo sát quy trình hoạt động sản xuất tại nhà máy, tác giả trình bày các vấn đề sau: Việc lập và theo dõi kế hoạch sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm, cơ sở vật chất và máy móc, trang thiết bị phục vụ cho sản xuất và quản lý, nguồn nhân lực, môi trường sản xuất và an toan lao động.
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ quy trình hoạt động sản xuất tại nhà máy
Hoạt động việc lập và theo dõi kế hoạch sản xuất
Cơng ty khơng có kế hoạch kinh doanh dài hạn, Phòng kinh doanh tại văn phòng sài gòn, nhận đơn đặt hàng của khách hàng để làm căn cứ lập kế hoạch bán hàng hàng tháng ( xem phụ lục 17, 18) trình Giám đốc kinh doanh xét duyệt và gửi xuống nhà máy cho các đối tượng có liên quan để thực hiện sản xuất.
Phòng quản lý sản xuất dựa vào kế hoạch bán hàng từ phòng kinh doanh để ra kế hoạch sản xuất đến từng bộ phận, theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch ( xem phụ lục 20), kiểm tra nguyên phụ liệu xem có đáp ứng cho kế hoạch sản xuất hay
không ( xem phụ lục 19), và kiểm tra nguồn nhân lực trước khi tiến hành sản xuất.
Hoạt động sản xuất tại Công ty TNHH Happy Cook
Qua khảo sát cho thấy công ty thiết lập các thông số kỹ thuật đối với từng sản phẩm, từng máy kiểm tra trong suốt quá trình sản xuất để đảm bảo sản phẩm sản xuất ra đạt chất lượng.(xem phụ lục 16) Công ty xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Iso 9001:2008.
Quy trình sản xuất nồi inox (xem phụ lục3) Các bước công việc:
Nguyên liệu inox cuộn ban đầu sẽ được chuyển qua BP. Ép thủy lực để cắt thành inox tấm sau đó dập thành phơi trịn, dập định hình, cắt viền mép và dâp phình thân. Sau đó sẽ được chuyển qua BP. Hàn cao tần để hàn đáy nồi và chuyển qua BP. Đánh bóng để đánh bóng nồi. Sau q trình đánh bóng sẽ chuyển sang hàn quai. Sản phẩm sau khi hàn quai sẽ chuyển qua vệ sinh sản phẩm và khâu cuối cùng là đóng gói.
Trong suốt q trình sản xuất, các trưởng bộ phận báo cáo sản lượng sản xuất hàng ngày cho bộ phận quản lý sản xuất. Bộ phận quản lý sản xuất có trách nhiệm tổng hợp là lập báo cáo năng suất sản xuất hàng ngày cho Giám đốc để báo cáo tình hình hoạt động sản xuất.
Quy trình sản xuất sản phẩm inox khá phức tạp bao gồm nhiều chi tiết hợp thành, kế hoạch giao hàng thường xuyên thay đổi, phải ngừng để sản xuất loại khác ưu tiên giao hàng trước nên quy trình sản xuất khơng thực hiện trên dây chuyền khép kín, sản xuất theo lơ được. Thể hiện qua báo cáo năng suất hàng ngày ( xem phụ lục 21)
Quy trình sản xuất chảo (xem phụ lục 3) Các bước công việc:
Bắt đầu từ phơi nhơm trịn định sẳn được cán nhớt chuyển qua dập định hình, sau đó làm sạch bề mặt tẩy rửa và sấy nhớt, chuyển qua cơng đoạn thổi cát , sơn lót lớp đầu tiên và sấy khơ. Sau đó sơn thêm lớp chống dính và chuyển qua cơng đoạn
chà nhám ngồi, sơn ngồi. Sau đó chuyển qua gọt đáy, cắt mép, đục lỗ, đóng quai, vệ sinh và đóng gói.