CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KSNB NHẰM HẠN CHẾ
2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH HappyCook
2.2.8 Hoạt động giám sát tại Công ty TNHH HappyCook
Việc giám sát trong công ty chủ yếu dựa vào các thông tin từ các nhân viên tham gia trong hệ thống. Hoạt động giám sát tại Công ty được thể hiện qua việc quy định các báo cáo từ các bộ phận như sau :
Bộ phận kế tốn định kỳ hàng tháng, hàng q ngồi việc lập báo cáo thuế, các báo cáo tài chính. Hàng ngày lập các báo cáo kế hoạch thanh toán, báo cáo chi phí, báo cáo nguồn thu. Hàng tuần, hàng tháng lập các báo cáo kế hoạch thu, chi.
Đối với bộ phận quản lý sản xuất, hàng ngày lập báo cáo tình hình xuất nhập tồn kho thành phẩm, báo cáo năng suất, báo cáo theo dõi việc thực hiện kế hoạch sản xuất và tổng hợp vào cuối mỗi tháng. Hàng tuần, hàng tháng lập các báo cáo mua hàng, báo cáo tình hình xuất, nhập, tồn kho nguyên vật liệu.
Công ty áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn Iso 9001 : 2008. Định kỳ hàng năm Công ty mời các chuyên gia của BVQI đến tiến hành đánh giá việc thực hiện các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng tại Cơng ty. Kế hoạch đánh giá tồn bộ quy trình cho năm đầu tiên, hai năm sau là tái đánh giá kế hoạch đánh giá chỉ chọn một số quy trình tiêu biểu, lựa chọn ngẫu nhiên. Công ty quy định thời gian lưu chứng từ thực hiện cho cuộc đánh giá trong vòng sáu tháng.
Thơng thường thì Cơng ty sẽ tổ chức tiến hành đánh giá nội bộ nhằm rà soát lại các hồ sơ thủ tục quy trình để có biện pháp khắc phục kịp thời trước khi các đánh giá viên của BVQI đến kiểm tra việc áp dụng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng.. Tuy nhiên buổi đánh giá nội bộ này có thể bỏ bị bỏ qua khơng thực hiện.
Chứng từ nhập xuất kho khơng được chuyển cho bộ phận kế tốn và Cơng ty không thường xuyên kiểm tra đối chiếu chưng từ thu- chi, nhập xuất. và các chứng từ không được đánh số thứ tự để thuận tiện cho việc giám sát.