CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KSNB NHẰM HẠN CHẾ
2.3 Đánh giá hệ thống KSNB tại Công ty TNHH HappyCook
Nhìn chung hệ thống kiểm sốt nội bộ hiện tại vẫn cịn hạn chế chưa tạo điều kiện cho các bộ phận có liên quan kiểm sốt lẫn nhau. Dẫn đến nhà quản lý bị hạn chế về thơng tin và chức năng kiểm sốt cũng bị hạn chế, cho thấy Công ty chưa quan tâm đúng mức đến việc đánh giá giám sát hệ thống.
2.3.1 Mơi trường kiểm sốt:
* Ưu điểm:
Đánh giá về thực trạng mơi trường kiểm sốt tại Happy Cook, công ty đã đạt được những ưu điểm như sau:
Nhà quản lý tại đơn vị có tinh thần mạo hiểm, đầu tư vào những dự án có độ rủi ro cao, điều này giúp đơn vị có những bước đột phá trong kinh doanh cũng như mang lại lợi nhuận lớn.
Công tác theo dõi, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh được thực hiện thường xuyên giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt được những biến động bất thường, thực trạng hoạt động từ đó có những chỉ đạo phù hợp.
Công ty luôn đề cao các giá trị đạo đức trong kinh doanh, xem trọng quyền lợi của người tiêu dùng, ln có tinh thần gắn kết với cộng đồng xã hội từ đó giúp phát huy những hình ảnh tốt đẹp về cơng ty trong mắt cộng đồng và xã hội.
Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm quy mô của doanh nghiệp. * Nhược điểm:
Việc thay đổi quá thường xuyên các vị trí lãnh đạo dẫn đến thay đổi phong cách quản lý khiến cho hoạt động tại doanh nghiệp bị gián đoạn do q trình chuyển giao cơng việc.
Việc đổi mới bao bì, tem nhãn nhằm làm mới hình ảnh sản phẩm cũng tốt. Tuy nhiên không nên thay đổi một cách đột ngột, bãi bỏ cái cũ để thay thế cái mới, gây lãng phí.
Một số các quy trình thủ tục trong hệ thống quản lý chưa được xây dựng kết hợp quản lý sản xuất theo tiêu chuẩn Iso và mục đích quản lý sản xuất hàng ngày. Và Cơng ty khơng có bộ phận chun thực hiện Iso, các thành viên trong Ban Iso phải kiêm nhiệm công việc quản lý sản xuất và công việc Iso.
Công ty chưa ban hành những văn bản chính thức về việc tuân thủ tính chính trực và giá trị đạo đức, khi có những sai phạm xảy ra dẫn đến việc lúng túng trong việc xử phạt.
Công tác đào tạo chưa được chú trọng dẫn đến những hạn chế trong việc nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động.
Chưa xây dựng chính sách thi đua khen thưởng để kích thích nhân viên trong đơn vị nâng cao năng suất lao động, từ đó khơng ghi nhận được thành quả sản xuất kinh doanh của người lao động.
* Nguyên nhân:
Ban lãnh đạo chưa thực sự hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách thức xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ một cách khoa học.
Công ty trong giai đoạn thay đổi cơ cấu, Nhà quản lý mới chưa kịp nắm bắt tình hình hoạt động của đơn vị.
Cách thức quản lý điều hành doanh nghiệp cịn mang tính gia đình. Chính sách nhân sư chưa tốt, chưa xây dựng chính sách lương bổng, khen thưởng và kỹ luật hợp lý, và thực thi một cách nghiêm túc.
2.3.2 Thiết lập mục tiêu
* Ưu điểm:
Việc thiết lập mục tiêu được dựa trên tổng hợp phân tích tỷ số lợi nhuận trên doanh thu sẽ giúp đơn vị đẩy mạnh được hiệu quả hoạt động, bám sát với năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
* Nhược điểm:
Công ty chưa xây dựng được các mục tiêu cụ thể để cải thiện hiệu quả kinh doanh, do vậy sẽ khơng huy động được nguồn lực của tồn đơn vị hướng về mục tiêu của doanh nghiệp.
Chưa xây dựng được các mục tiêu dài hạn, chiến lược phát triển lâu dài. Các mục tiêu kinh doanh chưa được xây dựng trên cơ sở phân tích về yếu tố thị trường, thị hiếu khách hàng, xu hướng tiêu dùng, ... dẫn đến các mục tiêu thiếu tính khả thi và khơng sát thực.
* Nguyên nhân:
Việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm sốt tồn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phịng ngừa là chính.
Cơng tác điều tra nghiên cứu thị trường, thị hiếu người tiêu dùng, khách hàng muc tiêu chưa tốt dẫn đến không xây dựng được kế hoach, chiến lược kinh doanh lâu dài.
2.3.3 Nhận dạng các sự kiện
* Ưu điểm:
Ban lãnh đạo có sự xem xét, đánh giá những yếu tố thuận lợi cũng như khó khăn ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị .
* Nhược điểm:
Công tác nhận dạng sự kiện chưa được tổ chức thường xuyên dẫn đến bỏ sót những yếu tố quan trọng.
Trong q trình nhận dạng sự kiện, đơn vị chưa chú trọng đến những yếu tố bên ngồi, yếu tố khách quan có thể ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị.
Quy trình xem xét đánh giá chưa được thực hiện thấu đáo, hay đánh giá chi tiết từng yếu tố cụ thể.
* Nguyên nhân:
Khơng xây dựng chính sách quản lý rủi ro, khơng có người phụ trách quản trị rủi ro trong doanh nghiệp.
2.3.4 Đánh giá rủi ro
* Nhược điểm:
Công tác đánh giá, phân tích rủi ro chưa được chú trọng, do đó đơn vị sẽ bị động, lúng túng khi gặp những yếu tố bất lợi ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty chưa xây dựng, tổ chức quy trình trong đánh giá rủi ro, việc thiếu chuyên nghiệp trong công tác đánh giá là không tránh khỏi.
* Nguyên nhân:
Ban lãnh đạo chưa chú trọng đến việc xác định, đánh giá , phân tích rủi ro, chưa gắn kết quy trình quản lý rủi ro như một phần chính thức trong hệ thống kiểm soát nội bộ . Đây cũng là nguyên nhân làm công ty không đạt được mục tiêu tăng năng suất , và giảm chi phí sản xuất.
2.3.5 Phản ứng với rủi ro
* Nhược điểm:
Do công tác đánh giá rủi ro chưa được chú trọng vì vậy việc phản ứng với rủi ro tại đơn vị thiếu tính linh động, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Nguyên nhân:
Ban lãnh đạo Doanh nghiệp chưa chú trọng thực hiện việc thông tin, tuyên truyền, đào tạo để xây dựng văn hóa quản trị rủi ro đến tất cả các thành viên trong đơn vị.
2.3.6 Hoạt động kiểm soát
2.3.6.1 Kiểm sốt quy trình mua hàng , thanh tốn và xuất nhập kho NVL
* Ưu điểm:
- Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng và thanh toán, nhập – xuất nguyên vật liệu kho đơn giản, linh hoạt có đáp ứng nhanh cho nhu cầu sản xuất. Quy trình đánh giá nhà cung cấp được thực hiện tốt.
- Bộ phận mua hàng thực hiện tốt công tác đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp.
* Nhược điểm:
- Về mua hàng trong nước, mẫu đơn đặt hàng công ty đang sử dụng chưa đáp ứng đầy đủ thông tin giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn tài chính và kiểm tra về giá cả. Cụ thể như mẫu đơn đặt hàng thép mua hàng ở công ty Samsun . Thông tin như đơn đặt hàng chỉ thể hiện quy cách và số lượng tấm, nhưng khi xuất hóa đơn, số liệu căn cứ đế tính tiền là kg, khơng ghi rõ chủng loại thép và mục đích mua thép dùng vào việc gì cũng khơng được ghi rõ làm hạn chế về chức năng kiểm soát.
- Phụ thuộc vào nguyên vật liệu nhập khẩu , thời gian giao hàng lâu ( khoảng một tháng) , nếu hàng sai quy cách, kém chất lượng sẽ gây rủi ro thiếu nguyên liệu sản xuất.
- Phiếu giao hàng có xác nhận thủ kho đã nhận hàng khơng được photo và gửi cho bộ phận mua hàng và kế toán. Kế toán làm phiếu nhập kho chỉ căn cứ vào hóa đơn mua hàng và đơn đặt hàng là khơng chính xác vì rủi ro thủ kho thơng đồng với người bán có thể xảy ra, hoặc có thể nhà cung cấp giao không đúng, không đủ chủng loại, số lượng , nhầm đơn giá.
- Việc nhận hàng không tham chiếu với liên đơn đặt hàng từ bộ phận mua hàng chuyển xuống, và khơng có nhân viên Q.A phối hợp kiểm tra hàng nhập vào,
khơng có hàng mẫu, hay thiết bị kiểm tra hỗ trợ gây rủi ro mua không đúng, không đủ hàng và nhà cung cấp giao hàng kém chất lượng.
Vd : Như trường hợp nhận thùng màu, thùng carton chỉ đếm số lượng mà không dùng thước dây đo quy cách, thường xảy ra tình trạng nhà cung cấp làm sai quy cách, đóng hàng khơng được do phát hiện trễ nhà cung cấp không kịp sửa chữa, khắc phục đền bù, dẫn đến tình trạng khơng có bao bi đóng hàng, giao hàng chậm trễ.
- Chưa có báo cáo về tình trạng nhà cung cấp giao hàng hư, kém phẩm chất, cũng như giao hàng bị thiếu hụt.
- Ngun liệu chính của Cơng ty là inox mà khi kiểm tra nhận hàng lại khơng có cân đủ lớn để kiểm tra, cũng khơng u cầu nhà cung cấp kèm theo phiếu cân điện tử , cùng với việc xuất kho cũng không quản lý chặt chẽ gây ra rủi ro thiếu hụt, lãng phí và mất mát không đảm bảo nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời cho sản xuất.
- Kế toán thanh tốn theo khơng theo dõi thời hạn thanh toán, kế hoạch thanh toán chịu áp lực từ cấp trên gây ra thanh tốn chậm trễ, cơng nợ kéo dài gây ra rủi ro nhà cung cấp không giao hàng, giao hàng không đúng thời hạn hợp đồng, giao hàng kém chất lượng có thể xảy ra.
- Chứng từ thanh tốn khơng đầy đủ, khơng tham chiếu với chứng từ giao hàng nhập kho gây rủi ro thanh tốn hóa đơn khống nếu có sự thơng đồng của nhân viên kho và nhân viên mua hàng. Chứng từ thanh tốn khơng được đánh số liên tục, đánh dấu đã thanh toán để nhận biết chứng từ đã được thanh toán gây rủi ro thanh toán hai lần.
- Những nguyên vật liệu xuất sử dụng khơng có chứng từ phê duyệt sẽ gây rủi ro lãng phí ngun vật liệu, thất thốt làm tăng chi phí sản xuất, khơng đạt được mục tiêu giảm chi phí sản xuất.
- Thông tin thể hiện trên giấy đề nghị xuất hàng khá đầy đủ, tuy nhiên người sử dụng thường bỏ qua mục đánh số phiếu xuất (No) và lý do đề xuất nguyên phụ liệu dùng vào mục đích gì. Hoặc nếu có ghi chú lý do chỉ ghi chung chung tên bộ phận sử dụng. Điều này có thể gây ra thất lạc chứng từ, ngụy tạo chứng từ xuất kho, cấp quản lý không kiểm sốt được ngun phụ liệu xuất kho có được sử dụng hợp lý, đúng mục đích hay khơng?
- Do hạn chế về mặt bằng nên chế độ bảo quản kiểm soát kho nguyên phụ liệu cũng bị hạn chế. Những nguyên liệu để ngoài trời bị ảnh hưởng trực tiếp bởi thời tiết mưa nắng có thể ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu, khí đốt dưới tác động của nhiệt độ cao, hoặc tàn thuốc vô ý quăng bừa bãi sẽ dễ dàng gây ra cháy, nổ.
- Việc công nhân tùy ý lấy sự dụng sẽ khơng kiểm sốt được những loại nếu thủ kho có quy định nhập trước - xuất trước, hay nhập sau – xuất trước, và do không biết rõ loại nào sắp xếp ở đâu nên lục loại tìm kiếm, gây xáo trộn, ảnh hưởng đến chất lượng nguyện phụ liệu. Và trường hợp lãng phí nguyên phụ liệu cũng sẽ xảy ra do lấy bao bì sản phẩm phục chụ cho lợi ích cá nhân.
* Nguyên nhân:
Do cơ chế kiểm soát và các thủ tục kiểm soát doanh nghiệp chưa đầy đủ , chặt chẽ và hiệu quả, cộng với việc Ban lãnh đạo chưa chú trọng đến công tác đánh giá rủi ro, nhận diện rủi ro dẫn đến việc không xác định được các hành động phải thực hiện để đối phó với những rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị . Trong khi các hành động này rất quan trọng, đóng vài trị định hướng cho việc xây dựng các thủ tục kiểm soát.
Ngoài ra, cơ sở hạ tầng , hệ thống kho bãi của doanh không đáp ứng đủ để bảo quản tốt nguyên vật liệu. Đây cũng là nguyên nhân ảnh hướng đến chất lượng nguyên vật liệu, và ảnh hướng đến chức năng kiểm soát của việc xuất kho sử dụng.
2.3.6.2 Kiểm sốt quy trình sản xuất
* Ưu điểm:
- Quy trình sản xuất được xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Iso 9001 : 2008. Định kỳ hàng năm Công ty mời các chuyên gia bên ngoài đến đánh giá hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo tăng tính hiệu quả của hệ thống.
- Có QC theo dõi kiểm tra chất lượng sản phẩm tại mỗi công đoạn sản xuất nhằm hạn chế tối đa sản phẩm không đạt yêu cầu.
- Có báo cáo theo dõi tình trạng khn mẫu và đề xuất phương án khắc phục để đảm bảo khn mẫu chính xác cho ra những sản phẩm đạt chất lượng.( xem
phụ lục 16 )
* Nhược điểm:
- Tuy nhiên, quy trình trình đánh giá chỉ đánh giá toàn bộ quy trình hệ thống quản lý năm đầu tiên, hai năm kế tiếp chỉ tiến hành đánh giá chọn một số quy trình sẽ làm rủi ro một số thủ tục kiểm soát sẽ bị bỏ qua.
- Thông tin đặt hàng từ phòng kinh doanh hay thay đổi làm thay đổi trật tự sản xuất, thời gian giao hàng không cụ thể làm cho bộ phận sản xuất ra kế hoạch sản xuất lúc nào cũng được miễn nằm trong khoảng thời gian ấn định là được.
- Tuy nhiên, trong thực tế lại hay xảy ra tình trạng hối thúc hàng đối với những loại khơng có thời gian giao hàng cụ thể gây ảnh hưởng đến việc thực hiện và theo dõi kế hoạch sản xuất gặp khó khăn gây rủi ro sản xuất khơng kịp tiến độ giao hàng vì mất thời gian thay đổi khn mẫu, khơng có sẳn ngun vật liệu để sử dụng.
- Việc thay đổi kế hoạch sản xuất làm cho các bộ phận sản xuất diễn ra không đồng bộ, mất thời gian thay khuôn để sản xuất sản phẩm khác, khơng có sẳn ngun liệu để sử dụng gây rủi ro sản không không đủ số lượng theo yêu cầu hoặc sản xuất quá nhiều.
Vd : Khi bắt đấu ra kế hoạch sản xuất loại NSF2O thì sẽ kèm theo ra kế hoạch cho bộ phận cán nhơm, cán ra loại phơi nhơm có đường kính 260mm tương ứng để sản xuất NSF20. Đang tiến hành sản xuất thì Phòng kinh doanh yêu cầu ngừng lại để sản xuất NSF24CR. Điều này gây ra mất thời gian phải thay khuôn mới, và trong khi xướng cán nhôm lại đang cán loại nhơm cho NSF20, nên khơng có ngun liệu nhơm có đường kính 305mm để sản xuất loại NSF24CR do xưởng nấu nhôm, cán nhôm sản xuất theo kế hoạch sản xuất.
- Nguyên vât liệu, bán thành phẩm phải vận chuyển sản phẩm từ bộ phận này qua bộ phận khác, chồng chất cao, có thể gây rơi rớt, trầy xước, móp méo làm sản phẩm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm và tốn thời gian và phí vận chuyển, giảm năng suất lao động.
- Công ty chưa xây dựng được kế hoạch sản xuất, chiến lược kinh doanh dài hạn chỉ ra kế hoạch hàng tháng dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng
- Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm chỉ có chức năng báo cáo, chứ chưa phân tích nguyên nhân vì sao hư hỏng và đưa ra biện pháp khắc phục và phòng ngừa.
- Máy móc trang thiết bị, khuôn mẫu cũ , lạc hậu cho năng suất thấp và khơng chính xác hay bị hỏng hóc làm gián đoạn sản xuất.
- Việc bảo quản khuôn mẫu chưa tốt, khuôn mẫu sử dụng xong không sắp xếp lên kệ mà để lung tung dưới nền xưởng, nguyên liệu tại chổ sản xuất cũng không sắp xếp gọn gàng mà để chắn lối đi.
- Năng suất lao động thấp nếu khơng tính đến yếu tố cơng nghệ lạc hậu,