CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KSNB NHẰM HẠN CHẾ
3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty TNHH
3.2.7 Giải pháp về thông tin và truyền thông
(7) Xây dựng kênh thông tin và truyền thông tin hữu hiệu
Thông tin được thu thập phải được cập nhập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác và đúng đối tượng. Thơng tin từ cấp trên xuống cấp dưới,từ cấp dưới lên cấp trên và thông tin qua lại giữa các bộ phận, thông tin bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị, phải lựa chọn cách thức thu thập và truyền thông tin phù hợp đảm bảo thơng tin chính xác, trung thực và đáng tin cậy.
(8) Phổ biến cho tất cả các công nhân viên nắm rỏ mục tiêu, kế hoạch, chính sách chất lượng của Cơng ty
Với việc thấu hiểu mục tiêu, kế hoạch, chính sách chất lượng mọi người sẽ đồn kết có mục đích phấn đấu, có trách nhiệm cố gắng hồn thành mục tiêu chung của đơn vị hơn
(9) Thỉnh thoảng tổ chức cuộc họp nhanh tồn cơng ty
Thơng qua cuộc họp mọi người sẽ nắm được tình hình hoạt động của cơng ty, những thuận lợi, khó khăn qua đó kêu gọi, nhắc nhở mọi người duy trì tốt các hoạt động, và khắc phục những cái chưa được.
(10) Xây dựng hịm thư góp ý giữ bí mật thơng tin người góp ý
Việc xây dựng họp thư góp ý có thể ghi nhận ý kiến đóng góp tích cực, tố giác những sai phạm từ tồn thể người lao động qua đó nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình và có biện pháp xử lý .
(11) Xây dựng hướng dẫn cơng việc cho các quy trình trong hệ thống
Thơng qua hướng dẫn này các cá nhân, phịng ban có thể nắm rõ quy trình hoạt động, cách thức luân chuyển chứng từ tăng hiệu quả cho công việc
(12) Thu thập và truyền thông tin từ bên ngồi cho các cấp quản lý kịp thời
Thơng tin từ các đối thủ cạnh tranh, những khách hàng tiềm năng, hay xu hướng, thị hiếu của người tiêu dùng được cập nhật đúng lúc và kịp thời để các nhà quản lý có cơ sở ra các quyết định.