CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KSNB NHẰM HẠN CHẾ
2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH HappyCook
2.2.6.3. Kiểm soát hoạt động nhập kho và xuất kho thành phẩm
Thực trạng hoạt động nhập - xuất kho thành phẩm được chia thành các bước như sau : Sản xuất xong nhập tạm kho xưởng 1, sau đó xuất qua kho xưởng 2, kho xưởng 2 nhập vào và xuất kho giao hàng cho khách hàng. Thể hiện qua Lưu đồ 2.2 Quy trình nhập – xuất kho thành phẩm (xem phụ lục 4)
Hoạt động nhập kho thành phẩm
Trưởng bộ phận đóng gói cuối ngày tổng hợp số lượng sản phẩm sản xuất hàng ngày ghi vào phiếu nhập kho thành phẩm ký xác nhận và chuyển cho thủ kho thành phẩm kiểm tra ký xác nhận nhận hàng nhập kho.
Thủ kho xưởng 1 có trách nhiệm kiểm tra số lượng thực nhận và nhập vào kho tạm. Sang ngày hơm sau thì làm phiếu xuất kho (3 liên), phối hợp với nhân bảo vệ bảo vệ kiểm tra chất hàng lên xe tải để chuyển qua kho xưởng 2. Sau khi kiểm tra xong thì thủ kho xưởng 1 ký xác nhận giao hàng, tài xế xe tải ký xác nhận nhận hàng, bảo vệ ký xác nhận phối hợp kiểm tra, thủ kho xưởng 1 trình giám đốc ký duyệt xong thì giao liên 2 cho bảo vệ lưu giữ và cho xe cho xe chở hàng ra cổng, giao liên 3 cho tài xế chuyển hàng qua kho 2.
Xuất hàng xong, thủ kho xưởng 1 nhập dữ liệu và lập báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho thành phẩm và báo cáo cho Giám đốc.
Qua khảo sát thực tế cho thấy, mặc dù có nhiều nhân viên phối hợp kiểm tra, nhưng tình trạng thiếu hụt hàng hóa vẫn xảy ra, các nhân viên đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, Công ty không xác định được nguyên nhân nên phải lấy hàng đang sản xuất bù vào để nhập kho cho khớp với số lượng trên phiếu nhập kho.
Hoạt động xuất kho thành phẩm
Thủ kho xưởng 2 nhận phiếu xuất hàng liên 3 từ tài xế kiểm tra số lượng thực tế và chứng từ có khớp nhau hay khơng và nhập kho, lưu chứng từ.
Khi nhận đơn đặt hàng của phòng kinh doanh đã được duyệt , tiến hành kiểm tra tồn kho thành phẩm, làm Đơn xuất hàng cho từng xe (2 bản) trình giám đốc ký duyệt, 1 bản gửi lên bộ phận kế toán.
Sau khi giao hàng xong, thủ kho xưởng 2 nhập dữ liệu và lập báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho thành phẩm và gửi về cho thủ kho xưởng 1 kiểm tra đối chiếu số lượng xuất từ xưởng 1 qua và số lượng nhập qua có trùng khớp với nhau khơng. Sau đó thủ kho xưởng 1 chuyển báo cáo này lên Giám đốc.
Bộ phận kế tốn căn cứ vào Đơn xuất hàng để xuất hóa đơn và làm biên bản giao nhận hàng giao chứng từ cho tài xế.
Tài xế xe tải nhận chứng từ từ phịng kế tốn đi giao hàng gồm : Đơn xuất hàng, hóa đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng hóa đi giao hàng.
2.2.6.4. Kiểm sốt cơng tác kế tốn
Công ty sử dụng phần mềm kế toán hổ trợ Infobus - Ktsys nên các báo cáo đảm bảo yêu cầu về độ chính xác, kịp thời. Phần mềm có những đặc điểm sau:
- Phần mềm được thiết kế trên mơ hình máy chủ – máy con. Phần mềm có thể quản lý được nhiều người dùng với sự phân quyền khác nhau tuỳ theo chức năng do kế toán trưởng quy định.
- Tự động kiểm tra các lỗi trong quá trình nhập liệu. Cung cấp các tiện ích giúp lưu giữ dữ liệu thường xuyên, cho phép phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố. Bảo trì số liệu. Ghi lại nhật ký các bút tốn tự động (trích khấu hao, kết chuyển chi phí tự động…) Có khả năng kết xuất dữ liệu ra Excel, Word.
- Hệ thống báo cáo tự động, cho phép người dùng thay đổi hình thức, nội dung báo cáo hoặc tự thiết kế báo cáo mới. Hệ thống mở giúp người dùng có thể tuỳ chọn thay đổi, thêm bớt tài khoản. Phần mềm tự động cập nhật số liệu vào các sổ chi tiết, cũng như báo cáo tài chính.
Chứng từ ban khi được chuyển đến phịng kế tốn, kế tốn sẽ thực hiện bút toán định khoản trên máy dựa trên chứng từ gốc, máy tính sẽ tự động vào sổ nhật
ký, sổ tổng hợp, sổ chi tiết và bảng cân đối tài khoản. Sau đó kế tốn sẽ kiểm tra tính chính xác của tài liệu do máy cung cấp với chứng từ, như vậy việc lưu trữ đảm bảo an toàn và dễ tìm khi cần thiết.
Ban giám đốc có được sự hỗ trợ một cách hiệu quả từ các phòng ban, do tất cả đều được tập trung làm việc trong một văn phịng chính. Nhưng mọi nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều phải thơng qua phịng kinh doanh được đặt tại Văn phòng đại diện ở TP.Hồ Chí Minh, cách xa trụ sở chính của Công ty gây nên việc luân chuyển chứng từ, hàng hố khó khăn, chậm trễ cũng như phát sinh thêm nhiều khoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng.
Mỗi kế toán viên được phân chia phụ trách và chịu trách nhiệm về một phần hành cụ thể, và dưới sự chỉ đạo, kiểm tra và giám sát của kế tốn trưởng. Nên cơng tác kế tốn trong cơng ty sẽ hạn chế được những sai sót nhầm lẫn hoặc gian lận, tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận khi xảy ra sai phạm.
Tuy nhiên, Qua khảo sát cho thấy, Kế tốn tổng hợp có chức năng kiểm tra và tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh của từng phần hành. Nhưng do Cơng ty khơng có kế tốn vật tư nên các nghiệp vụ liện quan đến nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ... kế toán tổng hợp phải kiêm nhiệm phụ trách. Điều này sẽ dẫn đến công việc của kế toán tổng hợp rất nhiều, sẽ dễ gây sai sót, nhầm lẫn.
Kỳ tính giá thành của Cơng ty là cuối mối qúy, cho nên khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế tốn chỉ ghi nhận doanh thu. Sau khi tính được giá thành thực tế vào cuối qúy kế toán mới tiến hành ghi nhận giá vốn hàng bán cho các thành phẩm đã xuất bán trong kỳ.
2.2.7 Thông tin và Truyền thông tại Công ty TNHH Happy Cook
Hệ thống thơng tin kế tốn đảm bảo cung cấp số liệu đáng tin cậy trong việc lập báo cáo tài chính.
Công ty sử dụng cách thức truyền thông tin hiện đại, với hệ thống thư điện tử và cách thức tổ chức thông tin dưới mạng nội bộ tạo điều kiện tốt để làm việc, gởi báo cáo được tiện lợi và nhanh chóng.
Tuy nhiên vẫn cịn những hạn chế thơng tin giữa các cá nhân, các phịng ban vẫn còn rời rạc chưa liên kết được với nhau. Điều này dẫn đến việc kiểm soát bị hạn chế.
Ban giám đốc tại công ty thường khơng u cầu về việc lập các dự tốn phục vụ cho công tác quản trị.
Thông tin từ cấp trên xuống, và từ cấp dưới lên, tùy vào tính chất từng loại thơng tin để truyền thơng tin đến có đúng đối lượng hay không , và cách thức truyền thơng tin có phù hợp khơng cũng là điều hết sức quan trong ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty.
Chẳng hạn như thơng tin về thực hiện mục tiêu chính sách chất lượng chưa được truyền đạt rộng rãi đến toàn thể nhân viên trong Công ty, những thông tin này thường chỉ cung cấp cho bộ phận quản lý, làm cho những người trực tiếp sản xuất không ý thức, trách nhiệm hoàn thành mục tiêu chung của đơn vị.
Việc truyền những thông tin , sự kiện quan trong bằng miệng mà khơng có chứng từ lưu giữ kèm theo cũng gây ra rủi ro nhầm lẫn, thất lạc, sai sót, hoặc bỏ quên như việc đặt hàng qua điện thoại, thông báo cúp điện, bổ sung thông tin để lập kế hoạch sản xuất , thay đổi kế hoạch…
2.2.8 Hoạt động giám sát tại Công ty TNHH Happy Cook
Việc giám sát trong công ty chủ yếu dựa vào các thông tin từ các nhân viên tham gia trong hệ thống. Hoạt động giám sát tại Công ty được thể hiện qua việc quy định các báo cáo từ các bộ phận như sau :
Bộ phận kế toán định kỳ hàng tháng, hàng quý ngoài việc lập báo cáo thuế, các báo cáo tài chính. Hàng ngày lập các báo cáo kế hoạch thanh tốn, báo cáo chi phí, báo cáo nguồn thu. Hàng tuần, hàng tháng lập các báo cáo kế hoạch thu, chi.
Đối với bộ phận quản lý sản xuất, hàng ngày lập báo cáo tình hình xuất nhập tồn kho thành phẩm, báo cáo năng suất, báo cáo theo dõi việc thực hiện kế hoạch sản xuất và tổng hợp vào cuối mỗi tháng. Hàng tuần, hàng tháng lập các báo cáo mua hàng, báo cáo tình hình xuất, nhập, tồn kho nguyên vật liệu.
Công ty áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn Iso 9001 : 2008. Định kỳ hàng năm Công ty mời các chuyên gia của BVQI đến tiến hành đánh giá việc thực hiện các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty. Kế hoạch đánh giá tồn bộ quy trình cho năm đầu tiên, hai năm sau là tái đánh giá kế hoạch đánh giá chỉ chọn một số quy trình tiêu biểu, lựa chọn ngẫu nhiên. Công ty quy định thời gian lưu chứng từ thực hiện cho cuộc đánh giá trong vòng sáu tháng.
Thơng thường thì Cơng ty sẽ tổ chức tiến hành đánh giá nội bộ nhằm rà soát lại các hồ sơ thủ tục quy trình để có biện pháp khắc phục kịp thời trước khi các đánh giá viên của BVQI đến kiểm tra việc áp dụng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng.. Tuy nhiên buổi đánh giá nội bộ này có thể bỏ bị bỏ qua khơng thực hiện.
Chứng từ nhập xuất kho khơng được chuyển cho bộ phận kế tốn và Cơng ty không thường xuyên kiểm tra đối chiếu chưng từ thu- chi, nhập xuất. và các chứng từ không được đánh số thứ tự để thuận tiện cho việc giám sát.
2.3 Đánh giá hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Happy Cook
Nhìn chung hệ thống kiểm sốt nội bộ hiện tại vẫn cịn hạn chế chưa tạo điều kiện cho các bộ phận có liên quan kiểm sốt lẫn nhau. Dẫn đến nhà quản lý bị hạn chế về thơng tin và chức năng kiểm sốt cũng bị hạn chế, cho thấy Công ty chưa quan tâm đúng mức đến việc đánh giá giám sát hệ thống.
2.3.1 Mơi trường kiểm sốt:
* Ưu điểm:
Đánh giá về thực trạng mơi trường kiểm sốt tại Happy Cook, công ty đã đạt được những ưu điểm như sau:
Nhà quản lý tại đơn vị có tinh thần mạo hiểm, đầu tư vào những dự án có độ rủi ro cao, điều này giúp đơn vị có những bước đột phá trong kinh doanh cũng như mang lại lợi nhuận lớn.
Công tác theo dõi, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh được thực hiện thường xuyên giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt được những biến động bất thường, thực trạng hoạt động từ đó có những chỉ đạo phù hợp.
Công ty luôn đề cao các giá trị đạo đức trong kinh doanh, xem trọng quyền lợi của người tiêu dùng, ln có tinh thần gắn kết với cộng đồng xã hội từ đó giúp phát huy những hình ảnh tốt đẹp về cơng ty trong mắt cộng đồng và xã hội.
Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm quy mô của doanh nghiệp. * Nhược điểm:
Việc thay đổi quá thường xuyên các vị trí lãnh đạo dẫn đến thay đổi phong cách quản lý khiến cho hoạt động tại doanh nghiệp bị gián đoạn do q trình chuyển giao cơng việc.
Việc đổi mới bao bì, tem nhãn nhằm làm mới hình ảnh sản phẩm cũng tốt. Tuy nhiên không nên thay đổi một cách đột ngột, bãi bỏ cái cũ để thay thế cái mới, gây lãng phí.
Một số các quy trình thủ tục trong hệ thống quản lý chưa được xây dựng kết hợp quản lý sản xuất theo tiêu chuẩn Iso và mục đích quản lý sản xuất hàng ngày. Và Cơng ty khơng có bộ phận chun thực hiện Iso, các thành viên trong Ban Iso phải kiêm nhiệm công việc quản lý sản xuất và công việc Iso.
Công ty chưa ban hành những văn bản chính thức về việc tuân thủ tính chính trực và giá trị đạo đức, khi có những sai phạm xảy ra dẫn đến việc lúng túng trong việc xử phạt.
Công tác đào tạo chưa được chú trọng dẫn đến những hạn chế trong việc nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động.
Chưa xây dựng chính sách thi đua khen thưởng để kích thích nhân viên trong đơn vị nâng cao năng suất lao động, từ đó khơng ghi nhận được thành quả sản xuất kinh doanh của người lao động.
* Nguyên nhân:
Ban lãnh đạo chưa thực sự hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách thức xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ một cách khoa học.
Công ty trong giai đoạn thay đổi cơ cấu, Nhà quản lý mới chưa kịp nắm bắt tình hình hoạt động của đơn vị.
Cách thức quản lý điều hành doanh nghiệp cịn mang tính gia đình. Chính sách nhân sư chưa tốt, chưa xây dựng chính sách lương bổng, khen thưởng và kỹ luật hợp lý, và thực thi một cách nghiêm túc.
2.3.2 Thiết lập mục tiêu
* Ưu điểm:
Việc thiết lập mục tiêu được dựa trên tổng hợp phân tích tỷ số lợi nhuận trên doanh thu sẽ giúp đơn vị đẩy mạnh được hiệu quả hoạt động, bám sát với năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
* Nhược điểm:
Công ty chưa xây dựng được các mục tiêu cụ thể để cải thiện hiệu quả kinh doanh, do vậy sẽ khơng huy động được nguồn lực của tồn đơn vị hướng về mục tiêu của doanh nghiệp.
Chưa xây dựng được các mục tiêu dài hạn, chiến lược phát triển lâu dài. Các mục tiêu kinh doanh chưa được xây dựng trên cơ sở phân tích về yếu tố thị trường, thị hiếu khách hàng, xu hướng tiêu dùng, ... dẫn đến các mục tiêu thiếu tính khả thi và khơng sát thực.
* Nguyên nhân:
Việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm sốt tồn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phịng ngừa là chính.
Cơng tác điều tra nghiên cứu thị trường, thị hiếu người tiêu dùng, khách hàng muc tiêu chưa tốt dẫn đến không xây dựng được kế hoach, chiến lược kinh doanh lâu dài.
2.3.3 Nhận dạng các sự kiện
* Ưu điểm:
Ban lãnh đạo có sự xem xét, đánh giá những yếu tố thuận lợi cũng như khó khăn ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị .
* Nhược điểm:
Công tác nhận dạng sự kiện chưa được tổ chức thường xuyên dẫn đến bỏ sót những yếu tố quan trọng.
Trong q trình nhận dạng sự kiện, đơn vị chưa chú trọng đến những yếu tố bên ngồi, yếu tố khách quan có thể ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị.
Quy trình xem xét đánh giá chưa được thực hiện thấu đáo, hay đánh giá chi tiết từng yếu tố cụ thể.
* Nguyên nhân:
Khơng xây dựng chính sách quản lý rủi ro, khơng có người phụ trách quản trị rủi ro trong doanh nghiệp.
2.3.4 Đánh giá rủi ro
* Nhược điểm:
Công tác đánh giá, phân tích rủi ro chưa được chú trọng, do đó đơn vị sẽ bị động, lúng túng khi gặp những yếu tố bất lợi ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty chưa xây dựng, tổ chức quy trình trong đánh giá rủi ro, việc thiếu chuyên nghiệp trong công tác đánh giá là không tránh khỏi.
* Nguyên nhân:
Ban lãnh đạo chưa chú trọng đến việc xác định, đánh giá , phân tích rủi ro, chưa gắn kết quy trình quản lý rủi ro như một phần chính thức trong hệ thống kiểm soát nội bộ . Đây cũng là nguyên nhân làm công ty không đạt được mục tiêu tăng năng suất , và giảm chi phí sản xuất.
2.3.5 Phản ứng với rủi ro
* Nhược điểm:
Do công tác đánh giá rủi ro chưa được chú trọng vì vậy việc phản ứng với rủi ro tại đơn vị thiếu tính linh động, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.