CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KSNB NHẰM HẠN CHẾ
3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty TNHH
3.2.6 Giải pháp về hoạt động kiểm soát
3.2.6.1 Giải pháp kiểm sốt quy trình mua hàng và thanh toán, nhập xuất kho nguyên vật liệu
Phải đảm bảo mục tiêu quy trình mua hàng và thanh tốn là mua đúng, mua đủ hàng theo yêu cầu đã phê duyệt, đúng quy cách, đúng phẩm chất, đúng giá cả đã thỏa thuận, đảm bảo thời gian giao hàng và thanh toán đúng, thanh toán đủ cho nhà cung cấp.
(1) Thông tin trên đơn đặt hàng phải rõ ràng và đầy đủ
Thông tin về đơn đặt hàng phải rõ ràng về chủng loại quy cách, số lượng tấm, khối lượng (kg), đơn giá, thành tiền, ghi rõ mua hàng sử dụng cho mục đích gì. Phải đánh số chứng từ đơn hàng để đối chiếu với số chứng từ của phiếu đề nghị
mua hàng để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua đã được đặt hàng và hạn chế được việc nhân viên mua hàng phục vụ cho lợi ích cá nhân. Các liên của đơn đặt hàng này phải được gởi cho bộ phận nhận hàng và bộ phận kế toán để làm căn cứ nhận đúng, nhận đủ hàng và làm căn cứ để thanh tốn. Với thơng tin rõ ràng và đầy đủ như vậy sẽ giúp cho người quản lý có thể kiểm tra, kiểm soát được thuận tiện và dễ dàng hơn khi phê duyệt chứng từ mua hàng. Chi tiết đơn hàng kiến nghị thay thế như sau :
(2) Phải có biện pháp hạn chế nhân viên mua hàng nhận hoa hồng từ nhà cung cấp
Để hạn chế việc nhân viên mua hàng nhận hoa hồng từ nhà cung cấp nên thường xuyên thay đổi, luân chuyển vị trí cơng việc đối với các nhân viên mua hàng, yêu cầu tham khảo hai hoặc ba bảng báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Ngồi ra, Cơng ty cần thực hiện biện pháp kỷ luật nghiêm khắc khi phát hiện nhân viên mua hàng sai phạm nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp.
Thủ kho khi nhận hàng phải căn cứ vào liên đơn đặt hàng hợp lệ từ bộ phận mua hàng gửi xuống và thực hiện các biện pháp kiểm tra, đo lường thích hợp để đảm bảo hàng nhận đúng quy cách, số lượng.
Nên có nhân viên kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (Q.A) phối hợp kiểm tra hỗ trợ đối với những loại phức tạp mà thủ kho khơng thể đánh giá chính xác được để đảm bảo nguồn nguyên liệu mua vào đạt chất lượng. Sự có mặt của nhân viên này có vai trị như bên thứ ba, độc lập giám sát quá trình giao nhận hàng.
(4) Kiểm sốt chứng từ mua hàng, đảm bảo thanh toán đúng, thanh toán đủ
Chứng từ nhập hàng có xác nhận của thủ kho nên được photo gửi một liên cho bộ phận mua hàng kiểm tra để làm bằng chứng cho việc mua hàng đã được hoàn thành, một liên chứng từ nhập hàng gửi cho bộ phận kế toán để làm chứng từ thanh tốn. Kế tốn phải kiểm tra, đóng dấu kiểm sốt trên hóa đơn ghi rõ hóa đơn tương ứng với đơn đặt hàng nào và ứng với chứng từ nhập kho nào. Tất cả chứng từ này sau khi kiểm tra được xem như là bộ chứng từ trình Kế tốn trưởng và Giám độc duyệt thanh toán
Phối hợp với bộ phận mua hàng kiểm tra đối chiếu công nợ của các nhà cung cấp, theo dõi thời hạn thanh tốn để thanh tốn đúng thời hạn, nên đóng dấu lên hóa đơn đã được thanh tốn “đã thanh tốn” nhằm tránh thanh toán hai lần và các phiếu chi tiền mặt hay ủy nhiệm, chi cũng nên đánh số thứ tự và ghi nhận lại để dể dàng kiểm tra, đối chiếu lại khi cần.
(5) Xuất kho đối với tất cả nguyên vật liệu phải có chứng từ, phê duyệt đầy đủ, ghi rõ lý do sử dụng, đánh số chứng từ để theo dõi
Đối với tất cả các nguyên vật liệu yêu cầu khi có nhu cầu sự dụng phải lập phiếu đề nghị xuất hàng có xác nhận của Quản đốc, hoặc Giám đốc sản xuất mới được xuất kho để kiếm sốt được tình hình sử dụng nguyên vật liệu, nhằm hạn chế lãng phí, thất thốt, sử dụng sai mục đích.
Ví dụ : Bộ phận đóng gói phải tính tốn số lượng nguyên phụ liệu cần sử dụng để đóng gói lập phiếu đề nghị xuất hàng, trình cấp trên phê duyệt
Cách đánh số chứng từ No : Tháng (10) – Số thứ tự của phiếu (04).
(6) Giải pháp kiểm tra trọng lượng inox
Để kiểm tra trọng lượng một cuộn inox loại 1.0 x 1.219 #304 ta cần tiến hành thực hiện như sau :
Công đoạn cắt inox cuộn thành Inox tấm, phải kiếm tra một cuộn inox cắt ra được bao nhiêu tấm, thông thường chiều dài tấm inox thường lấy từ 2m đến 2.4m tùy theo đường kính phơi inox cần là bao nhiêu và tấm inox tương ứng khi cắt ra sẽ là 1,219 x 2,000 x 1.0 (mm) hoặc 1,219 x 2,400 x 1.0 (mm)
Cơng thức tính trọng lượng tấm inox sẽ là
Trọng lượng một tấm (kg) = Dày(mm) x Rộng(mm) x Dài(mm)* Tỷ trọng (g/cm3)
Tỷ trọng inox #304 là 7.93g/cm3
(7) Đảm bảo quy trình sản xuất hoạt động liên tục không bị gián đoạn ví thiếu hụt nguyên vật liệu
Xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, từ đây có thể dự trù nguyên vật liệu cho kế hoạch sản xuất để có kế hoạch mua hàng phù hợp và kịp thời.
(8) Xây dựng chính sách quản trị hàng tồn kho xác định mức tồn kho tối ưu vùa đáp ứng nhu cầu sản xuất vừa đảm bảo hiệu quả kinh tế
Cần cân nhắc lợi ích và chi phí hàng tồn kho, nếu mua hàng vói số lượng lớn có thể được khấu trừ theo số lượng mua, giảm chi phí mua hàng, đảm bảo nguyên liệu cho sản xuất. Tuy nhiên, lại phát sinh chi phí tồn trữ, hao hụt, mất mát , chất lượng nguyên liệu giảm sút.
(9) Sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập xuất NVL để kế toán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu
Do thực tế thủ kho (xem trang 84) chỉ theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu hàng ngày trên máy tính và hàng tuần hàng tháng in báo cáo ra để nộp, cộng với việc Kế tốn lại khơng kiểm tra đối chiếu các chứng từ xuất , nhập kho. Do đó số liệu trên báo cáo có thể sẽ khơng chính xác, khơng phản ánh đúng tình hình thực tế.
Qua việc sử dụng thẻ kho có thể kiểm sốt được tình hình sử dụng nguyên vật liệu hàng ngày. Thủ kho và kế tốn có thể tiến hàng kiểm kế kho và ký xác nhận, chốt số tồn kho đầu kỳ và số tồn kho cuối kỳ, số tăng , giảm trong trong kỳ thì kết hợp kiểm tra chứng từ nhập xuất.
(10) Kiểm soát chứng từ xuất kho nguyên vật liệu
Kế toán phải kiểm tra đối chiếu chứng từ xuất kho, thẻ kho và báo cáo Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu để làm phiếu xuất kho. Định kỳ phối hợp với thủ kho kiểm kê đối chiếu số liệu trên sổ sách và trên thực tế.
3.2.6.2 Giải pháp kiểm sốt quy trình sản xuất
(1) Thông tin đơn đặt hàng phải rõ ràng, đầy đủ và hạn chế việc thay đổi một cách đột ngột làm đảo lộn trật tự sản xuất
Để quá trình sản xuất được thuận lợi, hiệu quả, đúng tiến độ sản xuất cần có sự phối hợp rất chặt chẽ giữa các bộ phận . Từ việc nhân đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh để ra kế hoạch và thực hiện sản xuất theo thứ tự ngày giao hàng từ đơn đặt hàng, đến bộ phận kế tốn chuẩn bị tài chính cho nhu cầu ngun vật liệu…
Thơng tin để ra kế hoạch phải chính xác, rõ ràng về chủng loại, số lượng, khách hàng, ngày giao hàng… Tuy nhiên, trên thực tế đơn đặt hàng thường xuyên thay đổi về thứ tự giao hàng dẫn đến tình trạng ngưng sản xuất sản phẩm này chuyển sang sản xuất sản phẩm khác. Việc thay đổi trật tự sản xuất một cách đột ngột như vậy sẽ làm mất thời gian thay khuôn mẫu, thiếu nguyên liệu sản xuất do không chuẩn bị kịp
(2) Kế hoạch sản xuất phải được theo dõi và cung cấp đầy đủ, rõ ràng đến các bộ phận có liên quan
Ra kế hoạch sản xuất phải được cung cấp đầy đủ đến các bộ phận có liên quan, thơng tin thay đổi phải được cập nhật, thông báo kịp thời và phải giám sát việc thực hiện kế hoạch.
Phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ khách hàng phải có tính thiết thực, chắc chắn như ký kết hợp đồng, không để xảy ra tình trạng hủy đơn hàng khi Xưởng sản xuất đã sản xuất làm tồn kho q nhiều, dẫn đến tình trạng hàng có sẳn trong kho thì khơng bán được, hàng khơng có sẳn lại cần bán và lại hối thúc sản xuất
(3) Lập báo cáo số lượng hàng khơng đạt u cầu và phân tích ngun nhân
Trên thực tế theo dõi tiến độ kế hoạch chỉ cập nhật hàng đạt yêu cầu không theo dõi số lượng hàng hư. Cần phải theo dõi số lượng hàng hư để có thể biết tỷ lệ hàng hư hỏng có nằm trong định mức cho phép hay khơng? Và tìm hiểu ngun nhân vì sao hàng hư hỏng nhiều, hàng hư ở cơng đoạn nào và có biện pháp khắc phục
(4) Giải pháp về đảm bảo chất lượng sản phẩm và tăng năng suất lao động
Tại mỗi công đoạn sản xuất, mỗi bộ phận người quản lý phải thường xuyên giám sát và kiểm tra bằng các dụng cụ phù hợp như thước đo, thước cặp, kiểm tra thông số kỹ thuật, sản phẩm mẫu … để đảm bảo rằng sản phẩm đạt yêu cầu trước
khi chuyển sang cho bộ phận khác. Quy trách nhiệm cho cá nhân làm hư hỏng sản phẩm bằng cách trừ tiền trách nhiệm.
Hạn chế các thao tác thừa trên dây chuyền sản xuất, sắp xếp, phân bổ hợp lý dây chuyền sản xuất nhằm hạn chế thời gian vận chuyển ( Bộ phân dập phôi cần hạn chế tối đa lau phơi khơng sạch cịn dính nhiếu ba via là trầy xước bề mặt sản phẩm, và khâu đánh bóng cho sản phẩm này mất nhiều thời gian hơn).
Trang bi xe đẩy và chứa hàng, quy định số lượng hàng trong xe đẩy và chiều cao xếp hàng phải phù hợp vừa đảm bảo được thời gian vận chuyển vừa đảm bảo được chất lượng sản phẩm.
Có kế hoạch nâng cấp, bảo trì, bảo dưỡng máy móc và trang thiết bị hợp lý, chuẩn bị sẵn phụ tùng thay thế sữa chữa kịp thời khi máy hư hỏng để máy nhanh chóng đi vào hoạt động.
Để cải thiện năng suất lao động trong điều kiện máy móc trang thiết bị cịn hạn chế : Xây dựng định mức năng suất cho từng máy, từng vị trí làm việc và từng bộ phận sản xuất. Khi đang làm việc Công nhân không được tự ý rời bỏ vị trí làm việc khi khơng có lý do chính đáng. Và phải làm việc và nghỉ ngơi đúng thời gian quy định của Công ty. Người quản lý tại mỗi bộ phận phải trang bi đầy đủ nguyên vật liệu sản xuất, bảo hộ lao động sẳn có để sử dụng, tránh trường hợp cơng nhân ngồi chờ vì thiếu vật tư…
Tăng năng suất lao động bằng cách sử dụng hết công suất của máy, tăng ca làm thêm giờ trong điện kiện nguyên liệu đầy đủ. Xây dựng chính sách thi đua lao đơng.
(5) Giải pháp giảm chi phí sản xuất
Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bằng cách xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu trên một đơn vị sản phẩm, qua việc đào tạo nâng cao tay nghề, nâng cao ý thức tiết kiệm tránh lãng phí cho anh chị em cơng nhân trong q trình sản xuất, có chính sách khen thưởng đối với những cá nhân có ý thức tiết kiệm hợp
lý. Thay đỗi mẫu mã bao bì tem nhãn cũng là điều tốt, nhưng phải thay đổi từ từ, tận sụng sử dụng hết bao bì, tem nhãn cũ khơng nên thay đổi ngay để tránh lãng phí.
Quản trị hàng tồn kho, xây dựng định mức tồn kho tối thiểu và tối đa để xác định lượng hàng dự trữ tối ưu. Và cần có nhân QA kiểm tra nguyên liệu đầu vào,
Việc tạo sản phẩm đạt chất lượng và tạo ra phế phẩm nhiều hay ít trong quá trình sản xuất phụ thuộc vào các yếu tố như : con người, nguyên liệu sản xuất và máy móc. Nếu con người được đào tạo nâng cao tay nghề , làm việc có ý thức, có trách nhiệm, nguyên liệu đầu vào đạt chất lượng kết hợp với máy móc trang thiết bị hiện đại sẽ cho ra những sản phẩm đạt chất lượng và ít phế phẩm và ngược lại.
Tận dụng tối đa phế liệu, chẳng hạn đối với các sản phẩm bằng inox, nguyên vật liệu chính là inox ở cơng đoạn cắt phơi trịn từ inox tấm địi hỏi cơng nhân phải khéo léo trong việc lựa chọn cắt phôi thẳng hàng hay so le phù hợp (Xem phụ lục
14), cắt chính xác thì sẽ cho ra số lượng phơi trịn nhiều nhất trên cùng 1 tấm inox.
Số phế liệu còn lại tận dụng dập quai, bracket, base, ring , làm núm, bát nồi.v.v. Với tình hình hiện này, chi phí đầu vào tăng cao dẫn đến giá thành sản phẩm sẽ tăng theo, để cạnh tranh cần phải có biện pháp cắt giảm chi phí sản xuất đến mức thấp nhất có thể mà khơng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Chẳng hạn như giảm chi phí điện, nước ( khóa nước khi khơng sử dụng) để không làm tăng giá bán. Xậy dựng kế hoạch sản xuất một cách khoa học, hiệu quả, bố trí, sắp xếp các bộ phận sản xuất làm việc, tăng ca hợp lý.
Ngoài những thiết bị phải duy trì nhiệt năng để hoạt động thường xuyên, thì những thiết bị phụ trợ khác phải tắt cầu dao điện của các máy móc, thiết bị, đèn chiếu sáng, quạt... khi không sử dụng. Sử dụng thiết bị chiếu sáng loại tiết kiệm điện, tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên sẽ làm cho khơng gian thống mát hơn.
Kiểm tra mạng lưới điện, đoạn dây nào quá tải có thể thay thế bằng dây có tiết diện lớn hơn, đoạn dây nào cũ nát gây dị điện thì thay thế bằng dây mới cùng tiết diện. Sửa chữa hoặc thay thế các đoạn dây, sữa chữa các đầu nối, các chỗ tiếp
xúc với cầu dao, cầu chì, phích cắm bị phát nóng q mức, cầu dao xấu phát nóng gây tổn thất điện.
(6) Cải thiện môi trường làm việc và trang bị bảo hộ lao động đầy đủ cho người lao động
Với việc cải thiện môi trường làm việc cho người lao động thơng thống hơn bằng cách thêm quạt thơng gió, máy hút bụi đơn giản sử dụng motor gắn quạt và hút bụi thơng qua ống cái này cơng ty có thể tự chế nên khơng q tốn kém, mở thêm cửa cho thơng thống, trang bị bảo hộ lao động đầy đủ cho người lao động tuy theo tính chất cơng việc như giày bảo hộ, nút tai chống ồn, mặt nạ phòng độc … Với việc quan tâm đến sức khỏe người lao động như vậy sẽ khích lệ tinh thần hăng say lao động góp phần tăng năng suất lao động, tạo ra sản phẩm đạt chất lượng cho Công ty.
Thực hiện tốt công tác PCCC, chập điện bằng cách trang bị đầy đủ các thiết bị PCCC, đóng ngắt cầu dao, tủ điện khi khơng làm việc
3.2.6.3 Giải pháp kiểm soát hoạt động nhập, xuất kho thành phẩm
(1) Nhập xuất kho phải có chứng từ phê duyệt, biên bản giao nhận
Với việc lập biên bản giao nhận hàng hóa, thì người giao và nhận hàng phải chịu trách nhiệm và bảo quản số lượng hàng hóa do mình phụ trách xác nhận.
(2) Sử dụng băng chuyền đề chuyển sản phẩm, hạn chế việc chống chất, nhồi nhét
Hạn chế việc tung ném sản phẩm khi giao nhận, sắp xếp, nhồi nhét sản phẩm có thể làm rơi vãi, trầy xước và móp méo sản phẩm.
(3) Triển khai thực hiện tốt các quy định nhận biết và xác định nguồn gốc sản phẩm
Sản phẩm, hàng hóa phải có tên, mã hàng, sản phẩm đóng gói theo bao bì thích hợp để dễ dàng nhận biết và kiểm soát.
(4) Quy định cách sắp xếp, bảo quản kho thành phẩm
Sản phẩm, hàng hóa phải được sắp xếp trên pallet, theo từng khu vực riêng cho từng chủng loại, quy định chiều cao tối đa có thể chất sản phẩm, hàng hóa dễ vỡ phải có nhãn cảnh báo trên bao bì và được bốc xếp nhẹ nhàng, cẩn thận.