CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI
2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động phân phối sản phẩm tại Công ty
2.4.2.3 Cơ cấu tổ chức và năng lực quản lý
Cơ cấu tổ chức của AnDong Pharma được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Cơ cấu tổ chức khá gọn nhẹ chỉ có 5 phịng ban và bộ phận đảm nhiệm các chức năng và nhiệm vụ riêng biệt.
Chú thích: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức của AnDong Pharma
(Nguồn: Phịng Hành chính tổng hợp) - Ban giám đốc: Là những người sáng lập ra AnDong Pharma, chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của cơng ty, có chức năng hoạch định chiến lược cho các hoạt động, tổ chức và quản lý toàn bộ các bộ phận trong hệ thống tổ chức… Đối nội, cũng như đối ngoại với tất cả các đối tác có quan hệ đến hoạt động của Công ty.
- Phịng Hành chính – Nhân sự: Quản lý các vấn đề liên quan đến công tác nhân sự, vấn đề chấp hành pháp luật cùng các văn bản của Nhà nước điều chỉnh hoạt động kinh doanh của cơng ty, cơng tác bảo hộ an tồn lao động, công tác lập kế hoạch, quyết định mức tiền lương cho nhân viên…
- Phịng Kế tốn – Tài chính: Tham mưu cho Giám đốc về việc quản lý và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả cao nhất, xây dựng kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính hàng năm. Ngồi ra, Phịng Kế tốn – Tài chính cịn phải thực hiện và giúp
Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phịng Kế tốn – Tài chính Phịng kinh doanh Phịng Hành chính – Nhân sự Bộ phận phân phối Bộ phận Marketing OTC ETC Khu vực TP. HCM Khu vực Miền Đông &
TN
Khu vực Miền Tây
đỡ các bộ phận của công ty thực hiện việc hạch toán kinh doanh và tuân thủ các quy định của Nhà nước và pháp luật.
- Phòng kinh doanh: Được chia thành 2 bộ phận, bộ phận kinh doanh OTC (nhà thuốc) và ETC (bệnh viện). Tuy nhiên hiện tại Công ty chỉ đang tập trung kinh doanh trong khu vực OTC. Bộ phận kinh doanh OTC gồm có 3 giám đôc vùng miền, quản lý khu vực TP. Hồ Chí Minh, khu vực Miền Tây và khu vực Miền Đông và Tây Nguyên. Phịng kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch và mục tiêu kinh doanh, triển khai và thực hiện các kế hoạch kinh doanh, đánh giá việc thực hiện kế hoạch đó với chỉ tiêu đề ra.
- Bộ phận phân phối: Bao gồm bộ phận quản lý kho bãi và bộ phận giao hàng. Tổ chức và thực hiện việc giao hàng cho khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng. Giải đáp những thắc mắc, phản hồi của khách hàng…
- Bộ phận Marketing: Là bộ phận mới được thành lập của Công ty. Trước đây các hoạt động Marketing được phòng kinh doanh đảm nhiệm thực hiện, tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu kinh doanh mới, Công ty đã quyết định thành lập thêm một bộ phận Marketing. Vì mới hình thành nên bộ phận này đang trong quá trình tuyển dụng và chỉ mới có 1 nhân viên phụ trách E-marketing (truyền thông qua mạng Internet).
Với cách tổ chức như vậy. Cơ cấu tổ chức của Cơng ty có những ưu và nhược điểm sau:
- Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí quản lý, các quyết định
được thực hiện rất nhanh chóng.
- Nhược điểm: Cơng ty chưa có bộ phận giám sát các khu vực, đặc biệt là các
khu vực ở xa TP. Hồ Chí Minh, chính vì điều này mà các vấn đề về quản lý nhân viên, kiểm sốt các dịng chảy trong kênh phân phối, đặc biệt là dòng chảy hàng hóa vật chất đơi khi gặp vấn đề khó khăn và xảy ra các mâu thuẫn giữa các thành viên trong kênh. Ngoài ra, Giám đốc các khu vực thực hiện quá nhiều công việc từ việc xác lập mục tiêu, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát, và tổ chức cả các chương trình Marketing do đó cơng việc đơi khi bị quá tải.
Một trong những điểm mạnh của AnDong Pharma chính là đội ngũ quản lý có năng lực, có sức trẻ, đầy nhiệt huyết và năng động. Tổng giám đốc vừa có chun mơn là dược sỹ đại học, vừa có kiến thức và kinh nghiệm quản lý doanh nghiệp. Giám đốc điều hành là Tiến sĩ Kinh tế, có kinh nghiệm làm việc lâu năm cho các công ty như Coca Cola VietNam với vị trí bán hàng khu vực, cơng ty dược phẩm Alcon Việt Nam ở vị trí giám đốc bán hàng vùng, và Tập đoàn dược phẩm Viễn Đơng ở vị trí giám đốc bán hàng toàn quốc. Các giám đốc khu vực của AnDong Pharma đều là những người có kiến thức và kinh nghiệm quản lý. Tuy nhiên, với sự mở rộng về quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty, Ban lãnh đạo Công ty cần phải hoàn thiện hơn về cơ cấu tổ chức để phù hợp với tình hình mới.