2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VISCOM
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Với mục tiêu đem lại cho người tiêu dùng những sản phẩm Công nghệ mới, chất lượng ổn định và giá thành cạnh tranh. Mỗi năm Viscom đang cung cấp (phân phối) cho thị trường Việt Nam hơn 500 nghìn sản phẩm về máy tính và thiết bị viễn thông.
Được thành lập và điều hành bởi những người đam mê và giàu kinh nghiệm về CNTT và Viễn thông nhưng Viscom vẫn liên tục cải tiến, đổi mới để tăng sức cạnh tranh và phục vụ Khách hàng và người tiêu dùng ngày càng tốt hơn. Viscom là Công ty tiên phong trong việc thực hiện chính sách bảo hành đổi ngay cho người tiêu dùng cho rất nhiều dòng sản phẩm. Được Khách hàng và người tiêu dùng đánh giá rất cao.
Đến nay Viscom đã có chặn đường 11 năm kinh nghiệm. Có hơn 1.000 Đại lý bán lẻ, các siêu thị điện máy, máy tính, các Cơng ty máy tính thương hiệu, các Cơng ty dự án, các Công ty Viễn thông. Hệ thống Đại lý có mặt ở 58/63 tỉnh thành tại Việt Nam.
Sản phẩm mà Viscom đang phân phối đều là các hãng nổi tiếng và đã khẳng định được vị thế trên thị trường thế giới - một yêu cầu đầu tiên trong việc chọn sản phẩm phù hợp để cung cấp cho thị trường Việt Nam.
Các sản phẩm nổi bật do Viscom phân phối:
Western Digital: Số 1 thế giới về ổ cứng gắn trong và gắn ngoài. HP: HP là hãng máy tính số 1 thế giới trong nhiều năm.
D-Link: Thiết bị mạng
BenQ: Số 1thế giới về máy chiếu. A4Tech: Thiết bị ngoại vi
LiteOn: Ổ đĩa quang APC: Bộ lưu điện.
2.1.2 Mơ hình tổ chức BGĐ TCKT NHÂN SỰ SẢN PHẨM PM MARKETING XNK KỸ THUẬT KỸ THUẠT BẢO HÀNH CHI NHÁNH SG/HN/ĐN/CT KINH DOANH DVKH HÀNH CHÍNH
Nguồn: phịng kế tốn-tài chính của Viscom
2.1.3 Vai trị của tín dụng thương mại trong hoạt động kinhdoanhcủaViscom
2.1.3.1 Phát triển hệ thống khách hàng
Với chính sách tín dụng thương mại linh hoạt, Viscom đã thu hút được một lượng lớn đại lý đặt quan hệ cộng tác lâu dài và hàng năm số lượng này càng tăng mạnh góp phần duy trì sự phát triển của Viscom.
Bảng 2.1: Số lượng đại lý phân phối trên tồn quốc có quan hệ cộng tác với Viscom
Đơn vị tính: Số Đại Lý
Nguồn: Phịng Kế Tốn-Tài Chính Cơng Ty Cổ Phần Viscom
Năm Tổng đại lý có cơng nợ Tổng đại lý thanh toán ngay Tổng số đại lý
2009 477 685 1162
2010 407 783 1190
2011 678 653 1224
2012 805 745 1371
Biểu đồ 2.1: Số lượng đại lý có cơng nợ và tổng số đại lý của Viscom trên tồn quốc Đơn vị tính: Số Đại Lý 477 407 678 805 934 1162 1190 1224 1371 1581 2009 2010 2011 2012 2013
Biểu đồ số lượng đại lý có cơng nợ và tổng số đại lý của Viscom trên toàn quốc
số đại lý có cơng nợ tổng số đại lý
Nguồn: Phịng Kế Tốn-Tài Chính Cơng Ty Cổ Phần Viscom
Nhìn lại sự phát triển khách hàng của Viscom chúng ta thấy ở năm 2009 Viscom có 477 đại lý đủ điều kiện mua bán nợ và 685 đại lý không đủ điều kiện mua bán nợ phải thanh toán ngay. Đến năm 2013 số đại lý mua bán công nợ đã tăng lên 61%, tổng đại lý thanh toán ngay 18% và tổng đại lý tăng 36% so với năm 2009. Tổng đại lý thanh toán ngay tăng rất ít do nhu cầu vốn của ngành cao vì vậy các công ty thường chiếm dụng vốn của các nhà phân phối nên việc mua bán thanh toán ngay rất khó.
Cùng với việc xây dựng hệ thống đại lý, Viscom đã thực hiện chính sách phân loại đại lý để có sự hỗ trợ tốt hơn đối với những đối tác có đóng góp đặc biệt cho sự tăngtrưởngcủaViscom, đó chính là nhóm đại lý thân thiết. Điều kiện để một đại lý bình thường trở thành đại lý thân thiết phải hội đủ:
Có giao dịch mua hàng thường xuyên ít nhất 3 tháng.
Đại lý đã được cấp tín dụng thương mại
Năm Tiêu chí doanh số
2009 Doanh số trung bình tháng >= 50 triệu 2010 Doanh số trung bình tháng >= 150 triệu 2011 Doanh số trung bình tháng >= 100 triệu 2012 Doanh số trung bình tháng >= 100 triệu 2013 Doanh số trung bình tháng >= 80 triệu
Chúng ta có thể thấy rằng các tiêu chí ràng buộc về mặt doanh thu có ảnh hưởng tới số lượng đại lý được cấp tín dụng thương mại nói chung và đại lý thân thiết nói riêng. Năm 2010 là năm Viscom gặp nhiều khó khăn trong vấn đề nguồn vốn cũng như sự sụp đổ của một số công ty lớn trong ngành kéo theo những món nợ khó địi, vì vậy cơng ty đã thắt chặt tiêu chí cấp tín dụng thương mại, làm giảm số đại lý được cấp hạn mức tín dụng cũng như đại lý thân thiết.
Bảng 2.2: Số Đại Lý thân thiết của Viscom trên toàn quốc
Đơn vị tính: Số Đại Lý Năm Tổng đại lý được cấp tín dụng
thương mại Số đại lý thân thiết
2009 477 82
2010 407 67
2011 678 103
2012 805 137
2013 934 195
Nguồn: Phịng Kế Tốn-Tài Chính Cơng Ty Cổ Phần Viscom
Khách hàng được xét “đại lý thân thiết” có những quyền lợi sau:
Được cấp hạn mức tín dụng thương mại cao hơn những đại lý công nợ khác
Được hỗ trợ và tư vấn các kỹ năng bán hàng cũng như được cung cấp những thông tin thị trường quan trọng nhằm giảm thiệt hại cho đại lý khi thị trường có biến động giá cả.
Từ sự phát triển của mạng lưới phân phối trong thời gian qua, có thể nói cơng cụ tín dụng thương mại đã góp phần hấp dẫn nhiều khách hàng đến với Viscom hơn, từ đó gắn kết họ với Viscom lâu dài hơn qua những chính sách tín dụng linh hoạt, góp phần ổn định thị phần của cơng ty.
2.1.3.2 Hoàn thành kế hoạch doanh thu
Cùng với việc xây dựng và phát triển hệ thống đại lý từ đó xây dựng được thị trường tiêu thụ ổn định đã giúp Công ty Viscom thực hiện thành công các kế hoạch doanh thu. Khi chính sách tín dụng thương mại được mở rộng, có nghĩa là khách hàng được tài trợ nguồn vốn nhiều hơn nên chủ động nhập hàng từ đó thúc đẩy tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu chung của Viscom được hồn thành.
Bảng 2.3: Tình hình doanh thu từ năm 2009 – 2013 của Viscom
Đơn vị tính: Tỷ Đồng Năm Kế hoạch Thực hiện % vượt doanh thu
2009 256 317 24%
2010 295 262 -11%
2011 339 401 18%
2012 375 381 2%
2013 429 413 -4%
Bảng 2.4: Doanh thu theo từng sản phẩm từ năm 2009 – 2013 của Viscom
Đơn vị tính: Tỷ Đồng Năm DLink BenQ WD A4tech HP Liteon APC Ricoh Tổng
DS 2009 83 32 179 23 317 2010 54 29 162 17 262 2011 65 27 289 20 401 2012 72 21 266 22 381 2013 96 48 168 27 57 9 6 2 413
Nguồn: Phịng Kế Tốn-Tài Chính Cơng Ty Cổ Phần Viscom
Mối liên hệ giữa chính sách tín dụng và doanh thu kinh doanh có thể thấy rõ qua các con số doanh thu của năm. Với năm 2009 sự thành công khi phối thiết bị mạng DLink với các ưu điểm giá rẻ hơn các sản phẩm thương hiệu khác cùng loại nhưng chất lượng tương đương, sản phẩm này đã tạo nên cơn sốt trong ngành thiết bị mạng, cộng thêm chính sách tín dụng linh hoạt và mở rộng nên doanh thu thực tế đã vượt doanh thu dự kiến.
Càng thấy rõ hơn sự phụ thuộc của doanh thu vào chính sách tín dụng thương mại ở năm 2010, một năm với những quyết định sai lầm của ban giám đốc khi quyết định đầu tư vào trụ sở mới nhưng lại gặp khó khăn trong vấn đề giấy tờ dẫn đến chi tiêu rất nhiều nhưng không hoạt động được. Thêm vào đó sự sụp đổ của một số công ty lớn trong ngành đã kéo theo những khoản nợ khó địi. Lượng vốn lưu động gặp khó khăn đã dẫn đến quyết định thắt chặt chính sách tín dụng thương mại, thời hạn tín dụng giảm xuống, hạn mức tín dụng cũng giảm nhiều, các đại lý đang được cấp hạn mức tín dụng có doanh số dưới 30 triệu phải được xem xét và ngừng cấp tín dụng thương mại. Chính quyết định này đã làm doanh thu của năm 2010 tụt đáng kể và đã làm mất thị phần sản phẩm thiết bị mạng DLink vào tay đối thủ cạnh tranh. Riêng sản phẩm ổ cứng WD trước giờ có chính sách bán thanh tốn ngay nên khơng bị ảnh hưởng nhiều về doanh số.
Nhìn vào kết quả, 2011 ban giám đốc đã phân tích và khắc phục bằng cách nới lỏng chính sách tín dụng thương mại: thời hạn tín dụng tăng lên, xét lại và cấp hạn mức tín dụng thương mại cho các cơng ty nhỏ. Điều này cũng đã cải thiện đáng kể tình hình doanh thu nhưng không thể lấy lại thị phần của sản phẩm DLink, sản phẩm phân phối chủ đạo của Viscom. WD là thương hiệu nổi tiếng và có doanh số cao nhất trong thị trường ổ cứng hiện nay, nhà máy sản xuất đặt tại Malaysia và Thái Lan, năm 2011 đã xảy ra trận lụt lịch sử ở Thái Lan làm nguồn cung ổ cứng WD giảm đi hơn một nửa, lúc này giá của ổ cứng WD tăng gấp đôi, Viscom là 1 trong 2 nhà phân phối WD tại Việt Nam vì thế đây là nguyên nhân doanh thu năm 2011 tăng đột biến, tuy nhiên sự ảnh hưởng của chính sách tín dụng thương mại cũng góp phần khơng nhỏ trong việc tăng doanh thu của năm 2011.
Đầu năm 2013 Viscom phân phối thêm các dòng sản phẩm LCD của HP, ổ quang Liteon, bộ lưu điện ACP. Vì các sản phẩm mới có giá trị cao ban giám đốc quyết định tăng hạn mức tín dụng cho các đại lý thân thiết và nhận được cam kết doanh số tăng từ các đại lý này.Việc ngưng phân phối sản phẩm WD vào giữa năm 2013, một sản phẩm có tỷ trọng doanh thu cao nhất sẽ gia tăng gánh nặng về nguồn vốn cho. Hơn nữa, khi phát triển thêm sản phẩm mới, đồng nghĩa với sự gia tăng hệ thống khách hàng mua bán nợ. Ban giám đốc phải tính tốn cân nhắc hiệu quả của chính sách tín dụng thương mại sao cho mang lại lợi ích tối ưu nhất.
Bảng 2.5: Đóng góp doanh thu theo phân chia đại lý của Viscom
Đơn vị tính: Tỷ Đồng Năm Đại lý thanh toán
ngay
Đại lý công nợ (không thân thiết)
Đại lý công nợ thân thiết Tổng doanh thu 2009 77 54 186 317 2010 83 35 144 262 2011 127 70 204 401 2012 108 58 215 381 2013 114 65 234 413
Biểu Đồ 2.2: Tỷ trọng doanh thu theo phân loại đại lý Đơn vị tính: Tỷ Đồng Đơn vị tính: Tỷ Đồng 2 0 0 9 2 0 1 0 2 0 1 1 2 0 1 2 2 0 1 3 59% 55% 51% 56% 57% 17% 13% 17% 15% 16% 24% 32% 32% 28% 28%
BIỂU ĐỒ TỶ TRỌNG DOANH THU THEO PHÂN LOẠI ĐẠI LÝ
đại lý thân thiết đại lý không thân thiết đại lý thanh tốn ngay
Nguồn: Phịng Kế Tốn-Tài Chính Cơng Ty Cổ Phần Viscom
Nhóm khách hàng đại lý thân thiết chiếm tỉ trọng doanh thu rất lớn trong tổng doanh thu của cơng ty Viscom, vì vậy các chính sách tín dụng thương mại đối với các khách hàng này cần được xem xét cẩn thận để doanh thu ở mức cao nhất với rủi ro thấp nhất. Hơn nữa cần có chính sách hợp lý cho các đại lý đã được cấp tín dụng thương mại nhưng chưa phải khách hàng thân thiết để tăng doanh số và trở thành khách hàng thân thiết.
Để hiểu rõ hơn quy trình quản trị tín dụng thương mại của Viscom trong thời gian qua đã làm được và chưa làm được những gì chúng ta sẽ nghiên cứu ở phần tiếp theo.
2.1.4 Quy trình quản trị tín dụng thương mại tại công ty cổ phần Viscom
Các khách hàng là đại lý của Viscom nếu thời gian quan hệ mua bán dưới 3 tháng hoặc phát sinh giao dịch không thường xuyên sẽ thực hiện thanh toán ngay trước khi giao hàng. Trường hợp đại lý được xét mua nợ trong một thời hạn nhất định thì ngày thanh tốn là ngày giao hàng và hóa đơn tài chính cộng với thời hạn tín dụng được cấp và khơng có chính sách hỗ trợ nếu khách hàng thanh tốn trước thời hạn tín dụng được cấp.
Nhằm khuyến khích với khách hàng thanh toán ngay sẽ được chiết khấu 1% trên giá trị đơn hàng và được giảm trực tiếp ngay trên hóa đơn.
2.1.4.2 Các cơng cụ tín dụng thương mại
Tình hình vận dụng các cơng cụ tín dụng thương mại như Lệnh phiếu, Hối phiếu nhằm bảo vệ quyền lợi của người bán chưa được triển khai và áp dụng tại Viscom. Khi Viscom muốn triển khai các công cụ tín dụng thương mại này vào thực tế sẽ gặp nhiều khó khăn, đó có thể xem là nguyên nhân khách quan nhưng một phần cũng đánh giá mức độ vận dụng các cơng cụ tín dụng thương mại nhằm bảo vệ quyền lợi cho người bán chưa được Viscom quan tâm đúng mức. Các hồ sơ chứng minh việc giao hàng và ràng buộc trách nhiệm trả nợ của khách hàng hiện đang áp dụng tại Công ty Viscom thường bao gồm:
Hợp đồng nguyên tắc bán hàng hay hợp đồng đại lý: quy định các điều khoản khung mang tính chất định hướng cho bên bán và bên mua cùng thực hiện.
Hóa đơn bán hàng: hóa đơn tài chính khi giao cho khách hàng sẽ copy một bản để bên mua ký nhận và được bên bán giữ, nhưng chữ ký là của bất kỳ nhân viên nào nhận hàng của bên mua.
Biên bản bàn giao thiết bị: có chức năng bàn giao hàng hóa giữa người bán và người mua, nhưng chỉ thực hiện khi nào khách hàng yêu cầu.
Các hồ sơ giao hàng này được lưu trữ thận trọng theo số thứ tự để phục phụ cho công tác thu tiền sau này hoặc xa hơn nữa là làm bằng chứng khởi kiện người mua nếu khơng thanh tốn tiền mua hàng. Trên thực tế, các phiếu nhận hàng được ký giữa người giao hàng của bên bán và người nhận hàng của bên mua. Vấn đề đặt
ra, khi có tranh chấp xảy ra, chữ ký của người nhận hàng bên người mua có đủ cơ sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm trả tiền hiệu quả và mạnh bằng các cơng cụ tín dụng thương mại hay khơng?
2.1.4.3 Phân tích tín dụng
Q trình phân tích tín dụng tại Viscom là việc thu thập và đánh giá uy tín thanh tốn, năng lực kinh doanh và tình hình tài chính của khách hàng trên cơ sở lịch sử mua bán với Viscom ít nhất 3 tháng nhằm đưa ra những quyết định tín dụng thương mại hợp lý và hiệu quả nhất. Phịng Tài chính kế tốn thường sử dụng hai kênh thông tin sau để phân tích tín dụng của khách hàng mới hoặc để cấp tín dụng bổ sung cho khách hàng cũ:
Kênh thơng tin từ Phịng kinh doanh thu thập từ thị trường, thường phải phản ánh các nội dung sau:
Tình hình tài chính của khách hàng: - Nguồn vốn kinh doanh
- Thu nhập trung bình trong một kỳ kinh doanh của đại lý - Giá trị tài sản thuộc sở hữu của đại lý
- Tình hình thanh tốn cơng nợ cho những nhà cung ứng khác mà đại lý đang giao dịch
Năng lực kinh doanh:
- Doanh thu mua vào hàng tháng mà đại lý đã thực hiện với nhà cung ứng khác
- Doanh thu hàng tháng đại lý đang bán ra thị trường - Cam kết doanh thu hàng tháng với Viscom
- Thị trường tiêu thụ của đại lý
- Đại lý chuyên về bán buôn, bán lẻ hay cả hai
- Các yếu tố khác: mặt bằng kinh doanh, số lượng nhân viên, quy trình quản lý của đại lý…
Tất cả các báo cáo sẽ được điền đầy đủ vào biểu mẫu thông tin khách hàng.
Năng lực tài chính của khách hàng thường phải thể hiện các thơng tin: - Tính đúng hạn trong các món nợ đến hạn của khách hàng có thường xuyên hay không?