2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VISCOM
2.1.4.3 Phân tích tín dụng
Q trình phân tích tín dụng tại Viscom là việc thu thập và đánh giá uy tín thanh tốn, năng lực kinh doanh và tình hình tài chính của khách hàng trên cơ sở lịch sử mua bán với Viscom ít nhất 3 tháng nhằm đưa ra những quyết định tín dụng thương mại hợp lý và hiệu quả nhất. Phịng Tài chính kế tốn thường sử dụng hai kênh thông tin sau để phân tích tín dụng của khách hàng mới hoặc để cấp tín dụng bổ sung cho khách hàng cũ:
Kênh thơng tin từ Phịng kinh doanh thu thập từ thị trường, thường phải phản ánh các nội dung sau:
Tình hình tài chính của khách hàng: - Nguồn vốn kinh doanh
- Thu nhập trung bình trong một kỳ kinh doanh của đại lý - Giá trị tài sản thuộc sở hữu của đại lý
- Tình hình thanh tốn cơng nợ cho những nhà cung ứng khác mà đại lý đang giao dịch
Năng lực kinh doanh:
- Doanh thu mua vào hàng tháng mà đại lý đã thực hiện với nhà cung ứng khác
- Doanh thu hàng tháng đại lý đang bán ra thị trường - Cam kết doanh thu hàng tháng với Viscom
- Thị trường tiêu thụ của đại lý
- Đại lý chuyên về bán buôn, bán lẻ hay cả hai
- Các yếu tố khác: mặt bằng kinh doanh, số lượng nhân viên, quy trình quản lý của đại lý…
Tất cả các báo cáo sẽ được điền đầy đủ vào biểu mẫu thông tin khách hàng.
Năng lực tài chính của khách hàng thường phải thể hiện các thơng tin: - Tính đúng hạn trong các món nợ đến hạn của khách hàng có thường xuyên hay không?
- Số tiền thanh tốn trung bình một tuần hoặc tháng của khách hàng. - Nguồn vốn kinh doanh thể hiện trên Giấy đăng ký kinh doanh của đại lý so với hạn mức tín dụng thương mại đại lý đề nghị xem xét.
- Các món nợ với nhà cung ứng khác mà nhân viên kế tốn cơng nợ thu thập được.
Năng lực kinh doanh, đó là đánh giá lại các cam kết doanh thu hàng tháng của đại lý:
- Tình hình thực hiện các cam kết doanh thu hàng tháng, mức độ hoàn thành như thế nào
- Đánh giá quy mô doanh thu của đại lý đang xem xét so với các đại lý cũ cùng loại hình kinh doanh đã được cấp tín dụng thương mại. Các đại lý được so sánh phải cùng địa bàn kinh doanh với đại lý đại lý đang xem xét. Ví dụ: khi so sánh doanh thu của một đại lý đang hoạt động tại thị trường Thành phố Hồ Chí Minh chúng ta khơng thể so sánh với một đại lý đang kinh doanh ở Khánh Hòa hay Bình Dương mà phải tìm một đại lý tương đương đang kinh doanh tại TP Hồ Chí Minh để đồng nhất tương đối điều kiện và môi trường kinh doanh giữa các đại lý với nhau.
Trên cơ sở thông tin thu thập được của Phịng kinh doanh và Phịng tài chính kế tốn, kinh doanh sẽ đánh giá và đề xuất hạn mức tín dụng cho đại lý. Ban giám đốc sẽ đưa ra quyết định cấp hay khơng cấp tín dụng thương mại cho đại lý.
2.1.4.4 Quyết định tín dụng
Quyết định tín dụng bao gồm hạn mức tín dụng và thời hạn tín dụng:
- Hạn mức tín dụng: Là số dư nợ cao nhất mà công ty cho một đại lý được phép nợ, nếu vượt quá hạn mức này đại lý phải thanh toán ngay.
- Thời hạn tín dụng: Là thời gian cho nợ đối với mỗi phiếu xuất hàng
Hạn mức tín dụng:
- Cấp mới
Nhân viên kinh doanh tự đánh giá khả năng của khách hàng và đề xuất hạn mức tín dụng.
Đề nghị của kinh doanh phải được sự đồng ý của bộ phận quản lý bán hàng trước khi trình lên giám đốc chi nhánh
Giám đốc chi nhánh được duyệt hạn mức đến 200 triệu đồng cho mỗi khách hàng mới. Từ 200 triệu trở lên sẽ do Tổng giám đốc duyệt.
Sau 3 tháng thì hạn mức tín dụng của khách hàng mới sẽ được áp dụng theo cách tính của khách hàng hiện tại.
- Điều chỉnh hạn mức tín dụng cho những khách hàng hiện tại
Trong quá trình giao dịch với khách hàng, nếu xét thấy cần thay đổi hạn mức, nhân viên kinh doanh hoặc giám đốc chi nhánh có thể đề xuất hạn mức cao hơn hạn mức hiện tại của khách hàng:
Nhân viên kinh doanh được quyền thay đổi hạn mức tín dụng cho từng khách hàng và được trưởng phòng dịch vụ khách hàng ký duyệt theo công thức sau:
Hạn mức mới = (Doanh số 3 tháng liền kề /3)*(20/30) * % tăng trưởng doanh số
Giám đốc chi nhánh được duyệt tăng hạn mức 70 triệu hoặc 30% so với hạn mức theo công thức trên.
Trưởng phòng dịch vụ khách hàng được duyệt tăng hạn mức 50 triệu hoặc 25% so với hạn mức theo công thức trên.
Hạn mức mới được thay đổi tối đa mỗi tháng 1 lần.
Thời hạn tín dụng
Nhóm 1: là các khách hàng kinh doanh loại hình siêu thị bán lẻ, được hưởng thời hạn tín dụng 30 ngày.
Nhóm 2: là các Đại lý được hưởng thời hạn tín dụng từ 14 - 21 ngày, những đại lý này chuyên phân phối sỉ lại cho các đại lý nhỏ lẻ khác và doanh số cam kết hơn 500 triệu/tháng.
Nhóm 3: là các đại lý được đánh giá là tiềm năng và thông tin tham khảo về khách hàng được bộ phận quản lý bán hàng đánh giá là tốt thì khách hàng được hưởng thời hạn tín dụng khơng q 07 ngày.
Phân loại nợ theo thời gian
Công ty phân loại nợ thành các cấp bậc như sau:
- Nợ trong hạn: là tổng cơng nợ của đại lý cịn trong thời hạn tín dụng
được cấp.
- Nợ quá hạn 1: nợ quá hạn dưới 7 ngày - Nợ quá hạn 2: nợ quá hạn từ 8 đến 14 ngày - Nợ quá hạn 3: nợ quá hạn từ 15 đến 21 ngày - Nợ quá hạn 4: nợ quá hạn từ 22 đến 28 ngày - Nợ quá hạn 5: nợ quá hạn từ 29 ngày trở lên
2.1.4.5 Chính sách thu nợ
Chính sách thu nợ củaViscom gắn trách nhiệm bộ phận Quản lý bán hàng và Kinh doanh của công ty trong việc bán hàng và thu hồi công nợ. Bộ phận quản lý bán hàng sẽ phụ trách xuất đơn hàng do bộ phận Kinh doanh yêu cầu và theo dõi tình hình cơng nợ của đơn hàng đó, nhắc nhở khách hàng chi nợ đúng hạn. Với những món nợ khó địi thì bộ phận Kinh doanh mới hỗ trợ thu hồi cơng nợ.
Với những đại lý đang có q hạn nợ 1,2 nhưng yêu cầu xuất hàng vẫn có thể xuất nếu đại lý có lịch thanh tốn hết các khoản q hạn trong 24h và được duyệt bởi Giám đốc chi nhánh. Công nợ quá hạn 3 trở lên thì tuyệt đối khơng được xuất hàng.
Nhân viên bộ phận quản lý bán hàng có trách nhiệm gởi báo cáo công nợ khách hàng vào cuối tuần cho bộ phận Kinh doanh và Ban Giám Ðốc. Báo cáo công nợ phải thể hiện được các nội dung:
- Tổng công nợ hiện tại của khách hàng - Công nợ quá hạn
Quản lý bán hàng lập kế hoạch thanh toán trong ngày và phân bổ người đi thu tiền nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc kiểm tra tài khoản ngân hàng
nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản. Đối với những khách hàng cố tình chây lì, trì hỗn thanh tốn hoặc mất khả năng thanh toán sẽ chuyển sang bước xử lý nợ tiếp theo.
2.1.4.6 Xử lý nợ
Trong trường hợp bộ phận quản lý bán hàng và kinh doanh đã nỗ lực đốc thúc, nhắc nhở khách hàng nhưng vẫn chưa thu hồi được công nợ của khách hàng thì quản lý bán hàng có trách nhiệm hỗ trợ và chuyển món cơng nợ đó sang q trình xử lý nợ.
Để quá trình xử lý nợ được hiệu quả đúng bản chất của sự việc thường thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tìm hiểu nguyên nhân vì sao khách hàng trì hỗn thanh tốn hoặc mất khả năng thanh tốn, thơng thường kế tốn cố gắng tập trung vào các thơng tin sau:
- Hàng hóa khách hàng mua vào có thực sự khó bán trên thị trường,
tình hình tồn kho những hàng hóa đã nhập từ Viscom.
- Khách hàng có thanh tốn cho nhà cung ứng nào ngồi Viscom
khơng?
- Đại lý có mất khả năng thanh tốn khơng?
Bước 2: Đánh giá tình trạng cơng nợ có khả năng thu hồi hay không?
Bước 3: Xử lý nợ theo quy trình hướng dẫn cơng việc quản lý cơng nợ phải thu, được thực hiện qua các trình tự sau:
- Gửi thư nhắc nhở hoặc điện thoại thông báo
o Lần thứ1 : Nhắc nhở đại lý đang có khoản cơng nợ q hạn.
o Lần thứ2 : Đề nghị khách hàng xác nhận kế hoạch thanh tốn trong vịng 7 ngày kể từ ngày gửi thư.
- Sử dụng các biện pháp tâm lý: đến cơng ty ngồi địi nợ hàng ngày cho
- Tiến hành nhập lại hàng hóa đã bán cho đại lý hoặc bất kỳ hàng hóa
có giá trị nào khác trong trường hợp xác minh được tình hình tồn kho của đại lý.
2.2 TÌNH HÌNH THỰC HIỆN TÍN DỤNG THƯƠNG MẠI TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VISCOM 2009-2013