2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VISCOM
2.1.4 Quy trình quản trị tín dụng thương mại tại công ty cổ phần
Các khách hàng là đại lý của Viscom nếu thời gian quan hệ mua bán dưới 3 tháng hoặc phát sinh giao dịch không thường xuyên sẽ thực hiện thanh toán ngay trước khi giao hàng. Trường hợp đại lý được xét mua nợ trong một thời hạn nhất định thì ngày thanh tốn là ngày giao hàng và hóa đơn tài chính cộng với thời hạn tín dụng được cấp và khơng có chính sách hỗ trợ nếu khách hàng thanh toán trước thời hạn tín dụng được cấp.
Nhằm khuyến khích với khách hàng thanh toán ngay sẽ được chiết khấu 1% trên giá trị đơn hàng và được giảm trực tiếp ngay trên hóa đơn.
2.1.4.2 Các cơng cụ tín dụng thương mại
Tình hình vận dụng các cơng cụ tín dụng thương mại như Lệnh phiếu, Hối phiếu nhằm bảo vệ quyền lợi của người bán chưa được triển khai và áp dụng tại Viscom. Khi Viscom muốn triển khai các cơng cụ tín dụng thương mại này vào thực tế sẽ gặp nhiều khó khăn, đó có thể xem là nguyên nhân khách quan nhưng một phần cũng đánh giá mức độ vận dụng các cơng cụ tín dụng thương mại nhằm bảo vệ quyền lợi cho người bán chưa được Viscom quan tâm đúng mức. Các hồ sơ chứng minh việc giao hàng và ràng buộc trách nhiệm trả nợ của khách hàng hiện đang áp dụng tại Công ty Viscom thường bao gồm:
Hợp đồng nguyên tắc bán hàng hay hợp đồng đại lý: quy định các điều khoản khung mang tính chất định hướng cho bên bán và bên mua cùng thực hiện.
Hóa đơn bán hàng: hóa đơn tài chính khi giao cho khách hàng sẽ copy một bản để bên mua ký nhận và được bên bán giữ, nhưng chữ ký là của bất kỳ nhân viên nào nhận hàng của bên mua.
Biên bản bàn giao thiết bị: có chức năng bàn giao hàng hóa giữa người bán và người mua, nhưng chỉ thực hiện khi nào khách hàng yêu cầu.
Các hồ sơ giao hàng này được lưu trữ thận trọng theo số thứ tự để phục phụ cho công tác thu tiền sau này hoặc xa hơn nữa là làm bằng chứng khởi kiện người mua nếu khơng thanh tốn tiền mua hàng. Trên thực tế, các phiếu nhận hàng được ký giữa người giao hàng của bên bán và người nhận hàng của bên mua. Vấn đề đặt
ra, khi có tranh chấp xảy ra, chữ ký của người nhận hàng bên người mua có đủ cơ sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm trả tiền hiệu quả và mạnh bằng các cơng cụ tín dụng thương mại hay khơng?
2.1.4.3 Phân tích tín dụng
Q trình phân tích tín dụng tại Viscom là việc thu thập và đánh giá uy tín thanh tốn, năng lực kinh doanh và tình hình tài chính của khách hàng trên cơ sở lịch sử mua bán với Viscom ít nhất 3 tháng nhằm đưa ra những quyết định tín dụng thương mại hợp lý và hiệu quả nhất. Phịng Tài chính kế tốn thường sử dụng hai kênh thơng tin sau để phân tích tín dụng của khách hàng mới hoặc để cấp tín dụng bổ sung cho khách hàng cũ:
Kênh thơng tin từ Phịng kinh doanh thu thập từ thị trường, thường phải phản ánh các nội dung sau:
Tình hình tài chính của khách hàng: - Nguồn vốn kinh doanh
- Thu nhập trung bình trong một kỳ kinh doanh của đại lý - Giá trị tài sản thuộc sở hữu của đại lý
- Tình hình thanh tốn cơng nợ cho những nhà cung ứng khác mà đại lý đang giao dịch
Năng lực kinh doanh:
- Doanh thu mua vào hàng tháng mà đại lý đã thực hiện với nhà cung ứng khác
- Doanh thu hàng tháng đại lý đang bán ra thị trường - Cam kết doanh thu hàng tháng với Viscom
- Thị trường tiêu thụ của đại lý
- Đại lý chuyên về bán buôn, bán lẻ hay cả hai
- Các yếu tố khác: mặt bằng kinh doanh, số lượng nhân viên, quy trình quản lý của đại lý…
Tất cả các báo cáo sẽ được điền đầy đủ vào biểu mẫu thông tin khách hàng.
Năng lực tài chính của khách hàng thường phải thể hiện các thơng tin: - Tính đúng hạn trong các món nợ đến hạn của khách hàng có thường xun hay khơng?
- Số tiền thanh tốn trung bình một tuần hoặc tháng của khách hàng. - Nguồn vốn kinh doanh thể hiện trên Giấy đăng ký kinh doanh của đại lý so với hạn mức tín dụng thương mại đại lý đề nghị xem xét.
- Các món nợ với nhà cung ứng khác mà nhân viên kế tốn cơng nợ thu thập được.
Năng lực kinh doanh, đó là đánh giá lại các cam kết doanh thu hàng tháng của đại lý:
- Tình hình thực hiện các cam kết doanh thu hàng tháng, mức độ hoàn thành như thế nào
- Đánh giá quy mô doanh thu của đại lý đang xem xét so với các đại lý cũ cùng loại hình kinh doanh đã được cấp tín dụng thương mại. Các đại lý được so sánh phải cùng địa bàn kinh doanh với đại lý đại lý đang xem xét. Ví dụ: khi so sánh doanh thu của một đại lý đang hoạt động tại thị trường Thành phố Hồ Chí Minh chúng ta khơng thể so sánh với một đại lý đang kinh doanh ở Khánh Hịa hay Bình Dương mà phải tìm một đại lý tương đương đang kinh doanh tại TP Hồ Chí Minh để đồng nhất tương đối điều kiện và môi trường kinh doanh giữa các đại lý với nhau.
Trên cơ sở thông tin thu thập được của Phịng kinh doanh và Phịng tài chính kế tốn, kinh doanh sẽ đánh giá và đề xuất hạn mức tín dụng cho đại lý. Ban giám đốc sẽ đưa ra quyết định cấp hay khơng cấp tín dụng thương mại cho đại lý.
2.1.4.4 Quyết định tín dụng
Quyết định tín dụng bao gồm hạn mức tín dụng và thời hạn tín dụng:
- Hạn mức tín dụng: Là số dư nợ cao nhất mà công ty cho một đại lý được phép nợ, nếu vượt quá hạn mức này đại lý phải thanh tốn ngay.
- Thời hạn tín dụng: Là thời gian cho nợ đối với mỗi phiếu xuất hàng
Hạn mức tín dụng:
- Cấp mới
Nhân viên kinh doanh tự đánh giá khả năng của khách hàng và đề xuất hạn mức tín dụng.
Đề nghị của kinh doanh phải được sự đồng ý của bộ phận quản lý bán hàng trước khi trình lên giám đốc chi nhánh
Giám đốc chi nhánh được duyệt hạn mức đến 200 triệu đồng cho mỗi khách hàng mới. Từ 200 triệu trở lên sẽ do Tổng giám đốc duyệt.
Sau 3 tháng thì hạn mức tín dụng của khách hàng mới sẽ được áp dụng theo cách tính của khách hàng hiện tại.
- Điều chỉnh hạn mức tín dụng cho những khách hàng hiện tại
Trong quá trình giao dịch với khách hàng, nếu xét thấy cần thay đổi hạn mức, nhân viên kinh doanh hoặc giám đốc chi nhánh có thể đề xuất hạn mức cao hơn hạn mức hiện tại của khách hàng:
Nhân viên kinh doanh được quyền thay đổi hạn mức tín dụng cho từng khách hàng và được trưởng phòng dịch vụ khách hàng ký duyệt theo công thức sau:
Hạn mức mới = (Doanh số 3 tháng liền kề /3)*(20/30) * % tăng trưởng doanh số
Giám đốc chi nhánh được duyệt tăng hạn mức 70 triệu hoặc 30% so với hạn mức theo cơng thức trên.
Trưởng phịng dịch vụ khách hàng được duyệt tăng hạn mức 50 triệu hoặc 25% so với hạn mức theo công thức trên.
Hạn mức mới được thay đổi tối đa mỗi tháng 1 lần.
Thời hạn tín dụng
Nhóm 1: là các khách hàng kinh doanh loại hình siêu thị bán lẻ, được hưởng thời hạn tín dụng 30 ngày.
Nhóm 2: là các Đại lý được hưởng thời hạn tín dụng từ 14 - 21 ngày, những đại lý này chuyên phân phối sỉ lại cho các đại lý nhỏ lẻ khác và doanh số cam kết hơn 500 triệu/tháng.
Nhóm 3: là các đại lý được đánh giá là tiềm năng và thông tin tham khảo về khách hàng được bộ phận quản lý bán hàng đánh giá là tốt thì khách hàng được hưởng thời hạn tín dụng khơng quá 07 ngày.
Phân loại nợ theo thời gian
Công ty phân loại nợ thành các cấp bậc như sau:
- Nợ trong hạn: là tổng cơng nợ của đại lý cịn trong thời hạn tín dụng
được cấp.
- Nợ quá hạn 1: nợ quá hạn dưới 7 ngày - Nợ quá hạn 2: nợ quá hạn từ 8 đến 14 ngày - Nợ quá hạn 3: nợ quá hạn từ 15 đến 21 ngày - Nợ quá hạn 4: nợ quá hạn từ 22 đến 28 ngày - Nợ quá hạn 5: nợ quá hạn từ 29 ngày trở lên
2.1.4.5 Chính sách thu nợ
Chính sách thu nợ củaViscom gắn trách nhiệm bộ phận Quản lý bán hàng và Kinh doanh của công ty trong việc bán hàng và thu hồi công nợ. Bộ phận quản lý bán hàng sẽ phụ trách xuất đơn hàng do bộ phận Kinh doanh yêu cầu và theo dõi tình hình cơng nợ của đơn hàng đó, nhắc nhở khách hàng chi nợ đúng hạn. Với những món nợ khó địi thì bộ phận Kinh doanh mới hỗ trợ thu hồi công nợ.
Với những đại lý đang có quá hạn nợ 1,2 nhưng yêu cầu xuất hàng vẫn có thể xuất nếu đại lý có lịch thanh tốn hết các khoản q hạn trong 24h và được duyệt bởi Giám đốc chi nhánh. Công nợ quá hạn 3 trở lên thì tuyệt đối khơng được xuất hàng.
Nhân viên bộ phận quản lý bán hàng có trách nhiệm gởi báo cáo công nợ khách hàng vào cuối tuần cho bộ phận Kinh doanh và Ban Giám Ðốc. Báo cáo công nợ phải thể hiện được các nội dung:
- Tổng công nợ hiện tại của khách hàng - Công nợ quá hạn
Quản lý bán hàng lập kế hoạch thanh toán trong ngày và phân bổ người đi thu tiền nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc kiểm tra tài khoản ngân hàng
nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản. Đối với những khách hàng cố tình chây lì, trì hỗn thanh tốn hoặc mất khả năng thanh toán sẽ chuyển sang bước xử lý nợ tiếp theo.
2.1.4.6 Xử lý nợ
Trong trường hợp bộ phận quản lý bán hàng và kinh doanh đã nỗ lực đốc thúc, nhắc nhở khách hàng nhưng vẫn chưa thu hồi được công nợ của khách hàng thì quản lý bán hàng có trách nhiệm hỗ trợ và chuyển món cơng nợ đó sang q trình xử lý nợ.
Để quá trình xử lý nợ được hiệu quả đúng bản chất của sự việc thường thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tìm hiểu nguyên nhân vì sao khách hàng trì hỗn thanh tốn hoặc mất khả năng thanh tốn, thơng thường kế toán cố gắng tập trung vào các thơng tin sau:
- Hàng hóa khách hàng mua vào có thực sự khó bán trên thị trường,
tình hình tồn kho những hàng hóa đã nhập từ Viscom.
- Khách hàng có thanh tốn cho nhà cung ứng nào ngồi Viscom
khơng?
- Đại lý có mất khả năng thanh tốn khơng?
Bước 2: Đánh giá tình trạng cơng nợ có khả năng thu hồi hay không?
Bước 3: Xử lý nợ theo quy trình hướng dẫn cơng việc quản lý cơng nợ phải thu, được thực hiện qua các trình tự sau:
- Gửi thư nhắc nhở hoặc điện thoại thông báo
o Lần thứ1 : Nhắc nhở đại lý đang có khoản cơng nợ q hạn.
o Lần thứ2 : Đề nghị khách hàng xác nhận kế hoạch thanh tốn trong vịng 7 ngày kể từ ngày gửi thư.
- Sử dụng các biện pháp tâm lý: đến cơng ty ngồi địi nợ hàng ngày cho
- Tiến hành nhập lại hàng hóa đã bán cho đại lý hoặc bất kỳ hàng hóa
có giá trị nào khác trong trường hợp xác minh được tình hình tồn kho của đại lý.
2.2 TÌNH HÌNH THỰC HIỆN TÍN DỤNG THƯƠNG MẠI TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VISCOM 2009-2013
2.2.1 Tình hình thực hiện ngày cơng nợ
Để hồn thành kế hoạch doanh thu Viscom đã đề ra các mục tiêu về mở rộng hệ thống đại lý và thực hiện bằng các chính sách tín dụng thương mại. Quá trình thực hiện chính sách tín dụng thương mại đã mang mại cho công ty những đại lý mới, tăng số tượng đại lý thân thiết lên 138% từ năm 2009 đến năm 2013. Tuy nhiên chính sách này cũng làm giảm vòng quay khoản phải thu tức là tăng số ngày thu nợ:
Bảng 2.6: Chỉ số tài chính liên quan đến khoản phải thu
Năm Khoản phải thu trung bình ( tỷ đồng) Doanh số ( tỷ đồng) Vòng quay khoản phải thu ( lần ) Số ngày thu nợ ( ngày ) Số ngày thu nợ quy định ( ngày ) 2009 11 317 29 13 13 2010 7 262 37 10 13 2011 14 401 29 13 13 2012 17 381 22 16 15 2013 22 413 19 19 15
Nguồn: Phịng Kế Tốn-Tài Chính Cơng Ty Cổ Phần Viscom
Năm 2010 do chính sách tín dụng thương mại thắt chặt nên việc thực hiện tín dụng thương mại được kiểm sốt chặt chẽ vì vậy số ngày thu nợ chỉ có 10 ngày thấp hơn quy định là 13 ngày.
Năm 2011 do ảnh hưởng của việc tăng doanh thu đột biến từ sản phẩm ổ cứng nên doanh thu cao nhưng khoản phải thu lại thấp, vì vậy số ngày thu nợ cũng trong
Sự phát triển đại lý vào 2 năm 2012 và 2013 nhất là các đại lý được xét cấp hạn mức tín dụng nhưng lại khơng có nhiều biện pháp xúc tiến thu hồi công nợ đã làm ảnh hưởng đến số ngày thu nợ, tăng vượt mức cho phép là 15 ngày như quy định.
Biểu đồ 2.3: Tình hình ngày thu nợ bình quân từ 2009 – 2013 của Viscom
Đơn vị tính: Ngày 0 5 10 15 20 2009 2010 2011 2012 2013
Tình hình ngày thu nợ bình quân
ngày thu nợ quy định ngày thu nợ thực tế
Nguồn: Phịng Kế Tốn-Tài Chính Cơng Ty Cổ Phần Viscom
2.2.2 Tình hình thực hiện cấp hạn mức tín dụng thương mại
Bảng 2.7: Tình hình tăng giảm của các đại lý được cấp hạn mức tín dụng từ 2009 – 2013 của Viscom
Đơn vị tính: Số Đại Lý Năm Số đại lý thân thiết
tăng
Số đại lý công nợ tăng Tổng số đại lý được cấp công nợ tăng 2009 2010 -15 -55 -70 2011 36 235 271 2012 34 93 127 2013 58 71 129
Nguồn: Phịng Kế Tốn-Tài Chính Cơng Ty Cổ Phần Viscom
Việc thực hiện cấp tín dụng thương mại trong năm 2010 bị ảnh hưởng bởi chính sách tín dụng thương mại thắt chặt đã làm giảm mạnh số đại lý thân thiết và
các đại lý nhỏ. Các nhân viên kinh doanh đã linh hoạt rất nhiều trong việc thực hiện cấp tín dụng thương mại trong giai đoạn này như tăng chiết khấu khi thanh toán trước hạn, bảo lãnh.cho các khách hàng lớn khi công nợ vượt hạn mức… để giữ những đại lý có doanh số lớn và có mối quan hệ lâu năm với cơng ty.
Các mối quan hệ được lập lại vào các năm sau đó, chính sách mở rộng tín dụng thương mại đã lấy lại lượng đại lý đã mất và tăng đều qua các năm. Việc thực hiện tăng hạn mức tín dụng hay cấp tín dụng thương mại được thực hiện linh hoạt hơn, được thể hiện qua việc tăng tổng hạn mức tín dụng thương mại đã cấp:
Bảng 2.8: Tình hình thay đổi tổng hạn mức tín dụng của Viscom cấp cho đại lý từ năm 2009 – 2013
Đơn vị tính: Tỷ Đồng Năm Hạn mức của đại lý
thân thiết Hạn mức của đại lý có cơng nợ Tổng hạn mức 2009 16.4 4.1 20.5 2010 12.5 2.9 15.4 2011 17.2 4.3 21.5 2012 18.7 4.6 23.3 2013 20.8 5.3 26.1
Biểu đồ 2.4: Tỷ lệ số đại lý thân thiết và đại lý có cơng nợ so với tổng số đại lý được cấp công nợ của Viscom từ 2009 - 2013
0.0% 10.0% 20.0% 30.0% 40.0% 50.0% 60.0% 70.0% 80.0% 90.0% 100.0% 2009 2010 2011 2012 2013 80.0% 81.2% 80.0% 80.3% 79.7% 20.0% 18.8% 20.0% 19.7% 20.3%
Tỷ lệ số đại lý thân thiết và đại lý có cơng nợ so với tổng số đại lý được cấp công nợ
đại lý thân thiết đại lý công nợ