2.4 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TÍN DỤNG THƯƠNG MẠ
2.4.1.1 Điều kiện bán hàng
Hồn Long có quan hệ mua bán với Viscom từ năm 2003 ngày mới thành lập cơng ty, vì có tiếng trong ngành và là một trong hai nhà bán lẻ thiết bị vi tính lớn nhất ở TP Hồ Chí Minh nên khơng cần áp dụng thanh tốn ngay trong vịng 3 tháng trước khi cấp hạn mực tín dụng thương mại như quy định của công ty.
2.4.1.2 Cơng cụ tín dụng thương mại
Viscom hiện tại khơng áp dụng một cơng cụ tín dụng thương mại để đảm bảo cho việc thanh tốn. Khơng có hợp đồng mua bán vì giao dịch thường xuyên hàng ngày các hồ sơ chứng minh việc giao hàng và ràng buộc trách nhiệm trả nợ của Hoàn Long chỉ bao gồm:
Hợp đồng nguyên tắc ký mỗi năm theo quy định.
Hóa đơn tài chính khi xuất hàng, hóa đơn này khơng có chữ ký của người mua hàng
Biên bản đối chiếu công nợ mỗi 3 tháng. Nhưng từ khi gặp khó khăn về tài chính với nhiều lý do khác nhau Hồn Long đã chậm trễ trong việc ký các biên bản đối chiếu công nợ với Viscom.
Cơ sở pháp lý mạnh nhất để ràng buộc việc trả nợ của khách hàng là biên
bản đối chiếu công nợ nhưng khi xảy ra rủi ro từ phía khách hàng thì việc có được sự xác nhận của khách hàng trên biên bản đối chiếu công nợ là điều khơng thể.
2.4.1.3 Phân tích tín dụng:
Việc phân tích tín dụng chỉ thực hiện lúc cấp hạn mức tín dụng mới, Hồn Long là khách hàng lớn, lâu năm nên việc phân tích tín dụng định kỳ khơng được thực hiện và Viscom cũng khơng có quy định trong việc phân tích tín dụng định kỳ đối với khách hàng.
Hoàn Long kinh doanh ngồi ngành: Viscom đã khơng đánh giá sự gia tăng tỷ lệ nợ của Hoàn Long, những rủi ro khi kinh doanh ngoài ngành trong việc Hoàn Long đem nguồn vốn ngắn hạn để kinh doanh dài hạn những khoản đầu tư bất động sản.
Mở rộng quy mô kinh doanh: với mục tiêu mở rộng chuỗi siêu thị kinh doanh máy tính trên tồn quốc từ năm 2009 đến 2011 Hoàn Long liên tiếp mở thêm 5 chi nhánh, nhưng điều đặc biệt là trong vịng chưa dầy 2km có đến 4 siêu thị đó là 410 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3; 101 Sương Nguyệt Ánh, Quận 1; 244 Cống Quỳnh Quận 1 và 96B Tơn Thất Tùng, Quận 1. Có thể thấy đây là một cách để Hoàn Long tăng việc chiếm dụng vốn của nhà cung cấp từ hoạt động tín dụng thương mại. Với mỗi cửa hàng mới Viscom được Hoàn Long yêu cầu tăng hạn mức tín dụng thêm 100 triệu và không cần xét đến doanh thu hay dựa vào cơng thức quy định, vì để giữ chân khách hàng lớn Ban Giám Đốc luôn đồng ý với điều kiện được đưa ra mà khơng xem xét đến tính khả thi trong việc mở rộng kinh doanh của Hồn Long.
Thơng tin từ khách hàng lẻ: kênh thơng tin này có thể khơng chính xác 100% nhưng có thể dùng tham khảo, trên các diễn đàn IT ln có những phàn nàn của khách hàng về uy tín của Hồn Long, bán hàng kém chất lượng, dịch vụ không
tốt…thực tế những nhà quản trị và nhân viên kinh doanh của Viscom đều biết nhưng vì mục tiêu doanh thu và lợi nhuận họ có thể bỏ qua những thơng tin này.
Thông tin từ đối tác của Hoàn Long: Từ tháng 3 năm 2012 một cơng ty phân phối lớn trong ngành đó là FPT đã ngừng hợp tác với Hoàn Long, đây là một dấu hiệu rất rõ ràng về rủi ro trong giao dịch với Hoàn Long nhưng vẫn không được Viscom chú ý đến.
Thay đổi cơ cấu quản lý: nhân sự của Hoàn Long bắt đầu thay đổi từ cuối năm 2012, những nhân viên kế toán, Marketing… đều được thay mới hoặc luân chuyển bộ phận, giấy tờ, thủ tục thanh toán công nợ trở nên rườm rà và chậm trễ do việc đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
Phân tích tình hình thực hiện cơng nợ: hàng tuần quản lý bán hàng có báo cáo về tình hình dư nợ của khách hàng đến thời điểm cuối tuần, nhưng khơng có so sánh giữa cáo tuần để phân tích tình hình trả nợ của khách hàng cũng như nhận biết những rủi ro qua việc phân tích đó.
Viscom đã khơng có những phân tích tín dụng định kỳ dựa vào những
thông tin từ thị trường, từ nhân viên kinh doanh hay từ những hành động của Hoàn Long để dự đoán được những rủi ro trong hoạt động tín dụng thương mại từ đó có những phản ứng kịp thời nhằm giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất.
2.4.1.4 Quyết định tín dụng
Theo quy định của Viscom, khi khách hàng mua hàng công nợ vượt hạn mức thì phải thanh tốn ngay số tiền vượt so với hạn mức được cấp. Đối với Hoàn Long hay những khách hàng thuộc nhóm thân thiết, vượt hạn mức ở một mức cho phép vẫn có thể xuất hàng mà khơng cần bảo lãnh.
Áp lực doanh số: Viscom bắt đầu phân phối màn hình LCD HP vào tháng 4 năm 2012 thì được giao chỉ tiêu rất cao trong khi kênh phân phối cho sản phẩm này chưa có, ban giám đốc quyết định sẽ tập trung vào nhóm khách hàng lớn vì vậy hạn mức cơng nợ của các khách hàng này được tăng lên dựa vào doanh số họ cam kết với Viscom, Hoàn Long được tăng thêm hạn mức 200 triệu, nâng tổng hạn mức lên
1,1 tỷ. Ngay cả khi đã biết Hoàn Long đang gặp khó khăn, có nguy cơ phá sản, quyết định ngưng bán hàng cho Hoàn Long nhưng khi phân bổ chi tiêu cho từng khách hàng vẫn áp đặt chỉ tiêu cho Hoàn Long, việc này buộc kinh doanh phụ trách và quản lý bán hàng phải tìm cách để bán hàng cho Hoàn Long.
Kiểm tra, giảm hạn mức tín dụng: điều này khơng được thực hiện trước đây, có những khách hàng rất lâu khơng giao dịch với Viscom nhưng vẫn cịn hạn mức tín dụng được lưu trên phần mềm, sau 3 năm không giao dịch, khách mua hàng lại họ yêu cầu được mua hàng trả chậm và vẫn được chấp nhận. Việc Hồn Long đóng cửa các cửa hàng vào năm 2012 chỉ cịn lại 3 cửa hàng nhưng ban giám đốc cũng không xe xét đến việc giảm hạn mức tín dụng của Hồn Long, cho đến khi Hoàn Long mất khả năng thanh tốn thì mới xóa hạn mức tín dụng của Hồn Long.
Việc kiểm tra các hạn mức tín dụng để điều chỉnh không được thực hiện
kịp thời, chỉ tăng theo nhu cầu của khách hàng chứ không cần theo quy định của cơng ty. Khơng có quy định một khách hàng không giao dịch trong bao lâu sẽ bị xóa hạn mức tín dụng vì sau một thời gian dài sẽ có rất nhiều thay đổi, nếu khơng xét cấp tín dụng mới thì rủi ro sẽ rất cao. Phân chia chỉ tiêu doanh số khơng hợp lý cũng dẫn đến tình trạng nhân viên bất chấp rủi ro để có thể đạt được mục tiêu doanh số.
2.4.1.5 Chính sách thu nợ
Đối với những khách hàng lớn như Hồn Long sẽ có lịch chi nợ riêng, chỉ chi vào thứ 3 và thứ 5 hàng tuần và phải nộp phiếu thông báo trước 1 ngày, thời hạn nợ của Hoàn Long là 30 ngày nhưng nếu đến hạn chi công nợ không phải hai ngày này thì Viscom phải chờ đến ngày chi của Hoàn Long và trong thời gian này mặc dù có q hạn nhưng vẫn phải xuất hàng cho Hồn Long.
Ngưng xuất hàng là hành động để khách hàng chi trả cơng nợ, tuy nhiên với Hồn Long hay những khách hàng có doanh thu trên 1 tỷ/ tháng thì việc q hạn 2 vẫn có thể được xuất hàng. Nhìn vảo bảng 2.9 cũng có thể thấy Cơng Ty TNHH Sản Xuất Thiết Bị Viễn Thơng (TELEQ) có nợ trong hạn 88,880,000 VNĐ nhưng có quá hạn 5 là 50,000,000 VNĐ hoặc công ty TNHH Cao Phong (Siêu Thị Điện
Máy Chợ Lớn) có nợ quá hạn 5 hơn 100 triệu vẫn chưa thu được nhưng vẫn cịn ký gửi hàng cho cơng ty này bán vì đây là những cơng ty có doanh thu cao, được đánh giá là đang hoạt động tốt nhưng khơng thích trả nợ đúng hạn hay vì lý do thủ tục thanh toán rườm rà nên chậm trễ, như vậy có thể nói việc thu hồi nợ khơng quan trọng so với đạt được chỉ tiêu doanh số.
Chính sách thu nợ được quy định rõ là có nợ quá hạn không được xuất
hàng nhưng vẫn có sự linh hoạt trong việc thực hiện thu hồi công nợ, tuy nhiên việc linh hoạt này thường xuyên diễn ra nên tạo thói quen cho một số khách hàng, vì vậy đơi khi chỉ là do họ chây lỳ, khơng thích trả nợ đúng hạn hay thực sự họ đang gặp khó khăn về tài chính là rất khó phân biệt, thêm vào đó nếu ngưng bán cho những khách hàng này sẽ rất lâu mới thu được công nợ và không đạt được chỉ tiêu doanh thu nên việc bán hàng vẫn được tiếp tục.
2.4.1.6 Xử lý nợ
Quy trình xử lý nợ của Viscom như gởi thư nhắc nhở, đến cơng ty nhiều lần đều khơng có tác dụng đối với khoản nợ của Hoàn Long và đến nay Viscom vẫn chưa có giải pháp nào để thu hồi về khi mà quyền kiểm soát hoạt động mua bán của Hoàn Long hiện tại đang thuộc về Ngân Hàng ACB, tất cả các tài sản cũng đã thế chấp cho ngân hàng.
Viscom không sử dụng các cơng cụ tín dụng thương mại để bảo đảm cho
các khoản nợ của mình vì vậy khi rủi ro xảy ra chỉ có thể tiếp tục bán hàng cho Hoàn Long hi vọng một ngày Hoàn Long vượt qua khó khăn và thanh tốn hết nợ cho Viscom.
2.4.2 Phân tích từ khoản nợ của Nguyên Khang
2.4.2.1 Điều kiện bán hàng
Viscom bắt đầu giao dịch với Nguyên Khang từ tháng 12 năm 2012. Chỉ thông qua đơn hàng đầu tiên hơn 100 triệu chi tiền mặt, với cam kết doanh số 1 tháng 200 cái màn hình LCD HP, Sau khi tham khảo thông tin từ một số nhân viên quản lý bán hàng và một số đối tác về quy mô và hoạt động của Nguyên Khang khi cịn giao
dịch với Viscom trước đây thì được biết cơng ty này có doanh số màn hình vi tính rất tốt, Viscom đã chấp nhận cấp hạn mức tín dụng cho Ngun Khang thay vì giao dịch thanh toán ngay thường xuyên trong 3 tháng.
Quản lý bán hàng phụ trách khách hàng này trước đây đã nghỉ, những lịch
sử thanh tốn khơng được lưu lại nên những quản lý bán hàng khác khơng có nhiều thơng tin, tuy nhiên LCD HP lúc này đang là sản phẩm mới lại có chỉ tiêu cao nên có thể bỏ qua những rủi ro để cấp hạn mức tín dụng.
2.4.2.2 Cơng cụ tín dụng thương mại
Cũng giống như áp dụng với Hoàn Long
2.4.2.3 Phân tích tín dụng
Thu thập thơng tin từ thị trường và khách hàng
Tất cả các thơng tin về tình hình tài chính của Ngun Khang đều do họ tự điền vào bảng thông tin khách hàng như phụ lục 1.1
Về thông tin của khách hàng từ phòng kinh doanh như thu nhập trung bình, nguồn vốn, tình hình thanh tốn cơng nợ, doanh thu của từng sản phẩm thị trường tiêu thụ, mặt bằng kinh doanh, số nhân viên… nhân viên kinh doanh đều để khách hàng tự viết và không được kiểm tra lại
Thông tin từ dữ liệu lịch sử giao dịch với Viscom
Lý do chấm dứt giao dịch với Viscom trước đây là do mâu thuẫn trong việc bảo hành sản phẩm, không liên quan đến vấn đề thanh tốn cơng nợ.
Các thơng tin như tính đúng hạn trong việc thanh toán, số tiền thanh tốn trung bình một tháng khơng được lưu lại từ nhân viên cũ nên các thông tin này đều được bỏ qua
Các món nợ từ nhà cung ứng khác: chỉ được cung cấp thông tin Nguyên Khang đang cam kết với SamSung doanh số màn hình Samsung 1000 cái/tháng. Việc chi trả công nợ không được thông tin nhưng hiện tại các nhà cung cấp đánh giá việc chi trả của Nguyên Khanh đang rất tốt.
Các chỉ tiêu năng lực kinh doanh của khách hàng do chưa giao dịch được 1 tháng nên không thể đánh giá
Kiểm tra, phân tích thơng tin tín dụng định kỳ: việc này cũng không được thực hiện sau khi cấp tín dụng thương mại cho Nguyên Khang, đến tháng 8 năm 2013 khi sự chậm trễ trong việc thanh tốn trở nên thường xun hơn, cũng khơng có một báo cáo thống kê phân tích nào từ phía kinh doanh hay quản lý bán hàng. Sau đó là thơng tin Nguyên Khang và Hoàn Long là 2 công ty rất thân thiết, 80% doanh số của Nguyên Khang đều bán hàng cho Hồn Long cũng khơng được báo cáo cho ban giám đốc.
Những thông tin từ phía khách hàng đánh giá là chủ quan, sẽ ln thiên về
hướng có lợi cho khách hàng, kênh thơng tin từ dữ liệu lịch sử lại khơng có, những thơng tin về các món nợ và tình hình doanh thu cũng như thanh toán với nhà cung cấp khác được tìm hiểu từ quản lý bán hàng cũng khơng có một sự kiểm chứng độc lập nào bởi vì cả kinh doanh và quản lý bán hàng đều là đối tượng có lợi ích liên quan. Ngay cả khi đã cấp tín dụng thương mại rồi thì việc kiểm tra các phân tích này định kỳ cũng không được thực thiện.
2.4.2.4 Quyết định tín dụng
Khi biết Nguyên Khang là một khách hàng lớn thì hạn mức tín dụng ban đầu là 400 triệu đã được quyết định, việc phân tích chỉ là làm đúng quy định của công ty.
Hạn mức tín dụng cấp cho Nguyên Khang dựa vào cam kết doanh số với giá của sản phẩm, thiếu đi sự so sánh từ những thống kê trong số liệu lịch sử của các khách hàng cùng quy mô về doanh số của các khách hàng loại này.
Sau thời gian đầu khoản 2 tháng giao dịch và thanh toán đúng hạn, Nguyên Khang mở rộng thêm sản phẩm màn hình BenQ mà Viscom đang phân phối cới cam kết 100 cái/tháng, ban giám đốc quyết định tăng hạn mức lên 650 triệu. Đến tháng 7 năm 2013 do ban giám đốc muốn tăng doanh thu màn hình nên có những
chính sahcs giá rất tốt cho Nguyên Khang, từ đó chỉ tiêu tăng lên 350 cái HP/tháng và 100 cái BenQ/tháng, tăng hạn mức lên 950 triệu.
Việc cấp hạn mức tín dụng khơng dựa vào một căn cứ cụ thể, tăng hạn
mức để đạt được mục tiêu về doanh thu có rất nhiều rủi ro có thể xảy từ phía khách hàng như tồn kho lớn khi không bán được hàng, chấp nhận mọi điều kiện để bán hàng và gặp rủi ro từ những khách hàng khác, Nguyên Khang gặp rủi ro tín dụng thương mại sẽ có những khoản nợ khó địi và từ đó ảnh hưởng đến Viscom.
2.4.2.5 Thu hồi công nợ
Cũng giống như khoản nợ của Hồn Long, hiện tại Viscom khơng có một biện pháp nào để thu hồi số nợ hơn 700 triệu từ cơng ty Ngun Khang ngồi việc tiếp tục bán hàng thanh tốn ngay để duy trì giao dịch. Cũng khơng thực hiện bảo lãnh hay tài sản đảm bảo khi cấp tín dụng thương mại vì vậy khi có rủi ro xảy ra Viscom sẽ mất khoản tín dụng thương mại đã cấp.
Từ những thực trạng về tình hình quản trị rủi ro tín dụng thương mại của Viscom thơng qua phân tích những khoản nợ quá hạn có khả năng mất của Hồn Long và Ngun Khang có thể đưa ra những đánh giá ở phần sau.
2.5 ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ RỦI RO TÍN DỤNG THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VISCOM THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VISCOM
Dựa vào bảng câu hỏi khảo sát ý kiến từ các cấp quản lý của cơng ty và phần phân tích tình huống Hoàn Long và Nguyên Khang về thực trạng quản trị rủi ro tín dụng thương mại của Viscom có thể rút ra những nhận xét như sau:
2.5.1 Ưu điểm
Phần lớn các cấp lãnh đạo đều ý thức được tầm quan trọng của tín dụng thương mại và việc quản trị rủi ro tín dụng thương mại
Chính sách về việc cấp tín dụng thương mại được quy định rõ ràng, phân chia từng nhóm khách hàng và có những quy định riêng
Đã xây dựng được quy trình xét cấp tín dụng thương mại cụ thể, quy định