1.3 Tổng quan về kế hoạch BDSC trong doanh nghiệp vận tải
1.3.2 Vai trò, nguyên tắc và phương pháp xây dựng kế hoạch
a. Vai trò của kế hoạch
Xét trong phạm vi toàn bộ của nền kinh tế quốc dân, kế hoạch là một trong những công cụ để điều tiết của Nhà nước. Còn trong phạm vi một doanh nghiệp hay tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên, là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động SXKD có hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động trong tương lai, làm giảm sự tác động từ những thay đổi từ mơi trường, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực... và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Hiện nay trong cơ chế thị trường có thể thấy lập kế hoạch có vai trị to lớn đối với các doanh nghiệp như:
Kế hoạch là một trong những cơng cụ có vai trị trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp. Lập kế hoạch cho biết mục tiêu, cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Khi tất cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp biết được doanh nghiệp mình sẽ đi đâu và họ cần phải đóng góp để đạt được mục tiêu đó, thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp, hợp tác và làm việc một cách có tổ chức. Nếu thiếu kế hoạch thì quỹ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường rích rắc thiếu hiệu quả. Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp hay tổ chức. Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, với nhà quản lý. Lập kế hoạch buộc những
SVTH: Lê Bá Tồn – KTVT Ơ Tơ 1 K59 24 nhà quản lý phải nhìn về phía trước, dự đốn được những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như mơi trường bên ngồi và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp.
Lập kế hoạch làm giảm được sự ảnh hưởng chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Khi lập kế hoạch thì các mục tiêu đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu đã được chọn lựa chọn nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, cực tiểu hóa chi phí bởi vì nó chủ động vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp.
Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao. Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu khơng có kế hoạch thì giống như một khúc gỗ trơi nổi trên dịng sơng. Một khi doanh nghiệp khơng xác định là mình phải đạt tới cái gì và đạt nó bằng cách nào thì đương nhiên sẽ khơng thể có những biện pháp điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra. Do vậy, có thể nói nếu khơng có kế hoạch thì cũng khơng có cả kiểm tra.
b. Nguyên tắc xây dựng kế hoạch
- Đảm bảo tính khoa học và tính thực tiễn của kế hoạch: theo nguyên tắc này một kế hoạch đề ra cần phải đảm bảo có đầy đủ căn cứ khoa học cũng như thực tiễn và phải phù hợp với quy luật khách quan, mang tính khả thi cao. Tính khả thi được xem xét trên các phương diện chủ yếu như: cơng nghệ và kỹ thuật, nhân lực, tài chính.
- Đảm bảo tính hiệu quả: ngun tắc này địi hỏi khi xây dựng kế hoạch cần phải xem xét đầy đủ các biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và tận dụng tối đa các tiềm năng nhằm đạt được chất lượng và hiệu quả kinh doanh cao nhất.
- Đảm bảo tính tồn diện, cân đối và mang tính hệ thống cao: khi xây dựng kế hoạch của một doanh nghiệp cần phải xem xét nó như là một bộ phận cấu thành của nền kinh tế bởi vậy nó phải phù hợp với chiến lược chung của ngành và định hướng phát triển của toàn nền kinh tế quốc dân. Trong kế hoạch phải đảm bảo mối quan hệ hài hòa giữa các mặt kế hoạch với nhau. Ngoài ra cần phải cân đối giữa nhu cầu thị trường và khả năng các nguồn lực bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.
SVTH: Lê Bá Tồn – KTVT Ơ Tơ 1 K59 25 Trong thực tế doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp để lập kế hoạch, tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu mà doanh nghiệp sử dụng các phương pháp khác nhau.
Phương pháp cân đối.
Thực chất của phương pháp cân đối là so sánh giữa nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp về một hoạt động kinh doanh nào đó cũng như một nguồn lực nào đó.
Về mặt chỉ tiêu trong kế hoạch có thể cân đối theo chỉ tiêu hiện vật hoặc chỉ tiêu giá trị. Thông thường các mối cân đối chủ yếu trong kế hoạch là:
+ Cân đối giữa nhu cầu và khả năng về các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Cân đối giữa năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Đây là mối cân đối quan trọng nhất là cơ sở cho các mối cân đối khác.
+ Cân đối về mặt thời gian, không gian: Thời gian và không gian cũng được coi như một nguồn lực quan trọng để thực hiện các mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp bởi vậy khi xác định cần đặc biệt quan tâm đến mối cân đối này, về mặt thời gian cần cân đối giữa các mục tiêu lâu dài, trung, ngắn hạn cịn về mặt khơng gian cần cân đối giữa năng lực sản xuất và nhu cầu tối đa.
Phương pháp phân tích tính tốn.
Phương pháp này thường được sử dụng trong xây dựng kế hoạch trung và ngắn hạn bởi vì nó đi sâu vào phân tích tính tốn các chỉ tiêu cụ thể của kế hoạch. Thông thường khi sử dụng phương pháp này, người ta dùng các chỉ tiêu như chỉ số tăng bình quân, tốc độ tăng trưởng bình qn để tính tốn các chỉ tiêu. Để tính tốn cần xác định các nhân tố ảnh hưởng trong kỳ kế hoạch và lượng hóa các mức độ ảnh hưởng của nó đến chỉ tiêu tính tốn và bằng các phương pháp tính tốn để xác định mức độ đạt được của từng chỉ tiêu.
Phương pháp toán thống kê.
Thường được dùng để xây dựng kế hoạch trung và dài hạn, thực chất là sử dụng các mơ hình tốn kinh tế được xây dựng trên cơ sở thu thập, xử lý số liệu thống kê qua nhiều năm. Hai dạng mơ hình sử dụng phổ biến là:
- Hàm xu thế: Đây là dạng mơ hình đơn giản với một nhân tố ảnh hưởng là thời gian.
SVTH: Lê Bá Tồn – KTVT Ơ Tô 1 K59 26 - Phân tích tương quan nhiều yếu tố (Mơ hình hồi quy đa nhân tố). Trong mơ hình này người ta thường chọn các nhân tố ảnh hưởng chính đến các chỉ tiêu cần lập kế hoạch để đưa vào mơ hình.
Ngồi hai mơ hình ở trên cịn có mơ hình đàn hồi. Mơ hình đàn hồi đang sử dụng phổ biến hiện nay trên cơ sở sử dụng các phương pháp và công cụ hiện đại.
Ưu điểm: Phương pháp này lượng hóa được các nhân tố ảnh hưởng nên cho kết quả
khá chính xác.
Nhược điểm: Nhược điểm cơ bản nhất của phương pháp toán thống kê là các nhân
tố tiêu cực cũng như xu thế tiêu cực cũng đều được ngoại suy trong tương lai. Phương pháp tương tự.
Bản chất của phương pháp tương tự là phát triển các hiện tượng đã xuất hiện vào các địa điểm và thời gian khác nhưng với điều kiện là bản chất của hai hiện tượng là giống nhau. Phương pháp tương tự có 3 dạng:
+ Tương tự về hình thức biểu hiện của hiện tượng. + Tương tự về bản chất của hiện tượng.
+ Tương tự về quy luật vận động của hiện tượng.
Phương pháp này được sử dụng chủ yếu trong xây dựng kế hoạch trung và dài hạn như là một phương pháp để kiểm tra các phương án khác.
Ưu điểm: Phương pháp này có thể giải quyết vấn đề thiếu kinh nghiệm thực tế cũng
như thiếu thông tin.
Nhược điểm: Trong thực tế khó có thể tìm được các hiện tượng có mức độ tương tự
về bản chất cũng như quy luật vận động giống như hiện tượng ta cần nghiên cứu.