2.1 Giới thiệu chung về Côngty Cổ phần VINAFCO
2.1.2 Sơ đồ bộ máy của côngty
Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty VINAFCO được thể hiện qua sơ đồ sau:
SVTH: Lê Bá Tồn – KTVT Ơ Tơ 1 K59 37
Ban kiểm sốt
Phịng nhân sự - hành chính Phịng kinh doanh Phòng thương vụ Phòng phát triển dự án
Vận tải Vận tải biển Vinafco Kho Trung tâm tiếp vận Vinafco Vận tải chuyên tuyến Vận tải phân phối Phụ trách truyền thông Hội đồng quản trị
Đại hội đồng cổ đơng
Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc
Tài chính, đầu tư, pháp chế Ban tài chính kế tốn Phòng pháp chế đầu tư
SVTH: Lê Bá Toàn – KTVT Ơ Tơ 1 K59 38 VINAFCO là công ty cổ phần, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam Tổ chức điều hành của cơng ty được cơ cấu theo mơ hình cơng ty mẹ - con, với ban Tổng Giám đốc điều hành - Các phòng ban chức năng - Các Chi Nhánh - hệ thống công ty TNHH do VINAFCO sở hữu và các cơng ty cổ phần có vốn góp chi phối của VINAFCO. Cơ cấu tổ chức được sửa đổi đảm bảo cho hoạt động điều hành, quản trị Công ty được triển khai thuận tiện, xuyên suốt, có phân cấp, phân quyền rõ ràng, tạo cơ chế chủ động và giúp tập trung nguồn lực, sức mạnh của cơ sở vật chất, con người, đồng thời kết nối, hỗ trợ giữa các công ty thành viên cùng thực hiện mục tiêu kinh doanh cốt lỗi và chiến lược: Cung cấp dịch vụ logistics và chuỗi cung ứng chất lượng cao.
Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty cổ Phần VINAFCO
Đại hội đồng cổ đông: Gồm các cổ đơng có quyền biểu quyết, là cơ quan quyền lực
cao nhất của công ty, quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ công ty quy định. Đặc biệt các cổ đông sẽ thơng qua các báo cáo tài chính hàng năm của Cơng ty và ngân sách tài chính cho năm kế tiếp.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Cơng ty
để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đơng. HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng Giám Đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do luật pháp và Điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết đại hội đồng cổ đơng quy định.
Ban kiểm sốt: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ
đơng bầu ra. Ban kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Cơng ty. Ban kiểm sốt hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và ban Tổng giám đốc.
Tổng giám đốc: là người điều hành và có quyền quyết định cao nhất về tất cả các
vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Phó Tổng Giám đốc: là người giúp đỡ cho Tổng Giám đốc điều hành công việc theo sự phân công và ủy quyền của Tổng Giám đốc. Trong trường hợp Tổng Giám đốc
SVTH: Lê Bá Tồn – KTVT Ơ Tơ 1 K59 39 đi vắng, thay mặt Tổng Giám đốc điều hành Công ty dưới sự ủy quyền của Tổng Giám đốc.
Các phịng ban trong cơng ty cổ phần VINAFCO
PR - truyền thơng: Đóng góp ý tưởng xây dựng kế hoạch truyền thơng cho Công
ty. Trực tiếp tham gia vào BTC của các event tại Công ty.Viết các bài PR, đưa tin theo sự kiện, phát triển nội dung Website.
Phịng tài chính - kế tốn: Lập và phân tích báo cáo tài chính định kỳ quý và năm
để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty; tổ chức điều hành bộ máy kế toán, xây dựng các thủ tục hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế tốn, quy trình ln chuyển chứng từ phục vụ cho cơng tác kế tốn, thống kê của Cơng ty.
Phịng Nhân sự - Hành chính: Văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, đánh máy; quản
lý mua sắm tài sản trang thiết bị khối văn phịng; cơng tác bảo vệ, an tồn, phịng chống cháy nổ ; vệ sinh, y tế...và các nhiệm vụ khác về các thủ tục hành chính của Cơng ty.
Phòng Pháp chế: Chuẩn bị hồ sơ, thực hiện các thủ tục giải thể, sáp nhập, chia tách,
mở mới chi nhánh, văn phịng đại diện Cơng ty mẹ, các Công ty con theo yêu cầu. Bổ sung, điều chỉnh, sửa đổi các văn bản phù hợp với quyết định của Hội đồng quản trị. Làm việc với cơ quan chức năng/ đơn vị tư vấn luật để hoàn thiện các thủ tục Pháp lý
Phòng kinh doanh: Làm dịch vụ vận tải, dịch vụ kiểm đếm hàng hóa, dịch vụ đại
lý container, dịch vụ môi giới hàng hải.Làm dịch vụ tư vấn cho khách hàng về việc vận chuyển; trực tiếp phụ trách công tác cho thuê phương tiện, thiết bị chuyên dùng để bốc xếp, bảo quản, và vận chuyển hàng hóa.
Phịng thương vụ: Tìm kiếm và đánh giá năng lực nhà thầu.Đàm phán giá với nhà
thầu. Lên kế hoạch và triển khai nâng cao chất lượng dịch vụ nhà thầu. Tính tốn và lên phương án giá cho phòng Kinh doanh.
Bộ phận vận tải: Bộ phận này bao gồm trưởng đội xe, các cán bộ điều hành xe (còn
gọi là đội TOS), và các lái xe. Bộ phận TOS có nhiệm vụ chủ yếu là vận chuyển, điều hành, quản lý, theo dõi tiến độ giao hàng trong tất cả các đơn hàng. Bộ phận điều hành xe và lái xe là một bộ phận hay xảy ra sự cố ngoài mong muốn nhất do xe lưu thông trên
SVTH: Lê Bá Tồn – KTVT Ơ Tô 1 K59 40 đường chịu nhiều tác động ngoại cảnh. Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng đội TOS thường xuyên phải lập báo cáo về tiến độ giao hàng, sự cố, nguyên nhân giao hàng muộn…. Đây có thể nói là bộ phận vất vả nhất, hoạt động tấp nập nhất trong tất cả các bộ phận.
Bộ phận kho: Gom hàng, xắp xếp các lô hàng đủ số lượng để sử dụng các phương
tiện vận chuyển thích hợp. Đảm bảo hàng hóa ngun vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt q trình vận hành, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho.