Sau khi quyết định nguồn tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, doanh nghiệp cần lập một hệ thống xử lý kịp thời, hiệu quả những hồ sơ dự tuyển của ứng viên. Hồ sơ dự tuyển có thể do ứng viên tự thiết kế hoặc theo mẫu chung do doanh nghiệp soạn thảo. Nhìn chung, doanh nghiệp nên soạn thảo mẫu hồ sơ riêng, có bố cục khoa học, dễ dàng so sánh đối chiếu với yêu cầu của các chức năng tuyển dụng.
Mọi hồ sơ xin việc của các ứng viên phải được ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho việc sử dụng sau này. Do đó, người thu nhận và sàng lọc hồ sơ cần phải có năng lực tổ chức và kỹ năng xử lý một lượng lớn hồ sơ dự tuyển. Đồng thời, người này cũng cần có đầy đủ thời gian và tính kiên nhẫn để hồn tất khối lượng hồ sơ và có khả năng cung cấp cho ứng viên về bối cảnh của doanh nghiệp.
Căn cứ vào những tiêu chuẩn tuyển dụng đã xây dựng để thu nhận và sàng lọc hồ sơ của các ứng viên, từ đó ra quyết định hồ sơ đó đạt hay khơng đạt. Sau đó, người làm cơng tác thu nhận và sàng lọc hồ sơ cần phải đánh giá các hồ sơ đã được
lại cố tình dấu đi những khuyết điểm và khuyếch trương các thành tích của mình. Vì vậy, khi nghiên cứu hồ sơ cần đánh dấu những nội dung cảm thấy “thích” và những phần cịn nghi ngờ để hỏi lại khi phỏng vấn. Đồng thời, dựa vào những dấu hiệu trong hồ sơ để đánh giá sơ bộ về ứng viên như: q trình cơng tác, chữ viết, cách trình bày …
Sau khi sàng lọc và đánh giá hồ sơ, người làm công tác thu nhận và sàng lọc hồ sơ cần phải phân loại hồ sơ:
+ Hồ sơ phỏng vấn thường: đối với những hồ sơ bình thường
+ Hồ sơ chú trọng phỏng vấn: đối với những hồ sơ có sự quan tâm đặc biệt + Hồ sơ lưu: đối với những hồ sơ khơng tốt lắm nhưng có dự phịng và sử dụng khi cần thiết.
Cuối cùng, là công tác lập danh sách, kế hoạch phỏng vấn đối với những ứng viên đạt yêu cầu và liên hệ mời ứng viên tham gia phỏng vấn.