Phỏng vấn sâu là phương pháp thông dụng nhất để chọn lựa từng ứng cử viên thích hợp và có thể áp dụng rộng rãi các phương pháp hữu hiệu để phỏng vấn. Mục đích của phỏng vấn sâu là đánh giá khả năng chuyên môn của ứng viên. Tuỳ thuộc vào cơng việc, chức vụ vị trí tuyển dụng, người thực hiện phỏng vấn là khác nhau.
Tổng giám đốc: Phỏng vấn các ứng viên cho vị trí chức vụ cao, quan trọng,
vì những người này sau này trực tiếp làm việc với Tổng giám đốc, các chức vụ khác ông ta chỉ tham gia và quyết định.
Giám đốc/Trưởng phòng nhân sự: Phỏng vấn các ứng viên cho vị trí chức
vụ tương đối cao, vì họ là người biết nhiều về công ty, vững nghiệp vụ chuyên môn, các nhân viên điều hành của các bộ phận khác cung cấp thông tin để họ phỏng vấn tốt hơn.
Lãnh đạo trực tiếp bộ phận: Vì họ hiểu rõ cần tuyển loại ứng viên nào, biết
rõ ứng viên nào thích hợp, nhận xét về kỹ năng chun mơn chính xác hơn
Chuyên viên phỏng vấn: Các công ty thường đào tạo, huấn luyện chuyên
viên phỏng vấn chuyên nghiệp, nắm bắt những điểm chính yếu cần phải biết, diễn dịch phối hợp chứng minh tránh nhầm lẫn để đi đến nhận xét ứng viên khách quan hơn.
Có nhiều hình thức phỏng vấn khác nhau có thể áp dụng.
+ Phỏng vấn khơng chỉ dẫn: Là hình thức phỏng vấn khơng có bản câu hỏi
có sẵn, nó diễn ra một cách tự nhiên theo kiểu nói chuyện. Thơng qua nghiên cứu hồ sơ người phỏng vấn ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu, những điều chưa rõ cần tìm hiểu về ứng viên. Thông thường các cuộc phỏng vấn có khởi đầu giống nhau nhưng do tính chất khơng chỉ dẫn nên cuộc phỏng vấn có thể đi vào nhiều lĩnh vực khác nhau. Khi hỏi, người phỏng vấn thường dựa vào câu hỏi hoặc câu trả lời
các câu hỏi theo mẫu sẵn.
+ Phỏng vấn theo mẫu: Phỏng vấn dựa vào những câu hỏi được chuẩn bị
sẵn đối với mọi ứng viên. Trong mẫu phỏng vấn, các câu hỏi và các câu trả lời được in sẵn, người phỏng vấn chỉ việc hỏi và đánh dấu vào các câu trả lời của ứng viên. Để thực hiện được hình thức này người phỏng vấn phải được huấn luyện kỹ càng.
● Ưu điểm:
Áp dụng khi tuyển nhiều ứng viên cho một vị trí cơng việc, dễ tiên đốn khả năng của ứng viên.
Người phỏng vấn chỉ cần dựa vào bảng câu hỏi để khám phá những tin tức có giá trị. Giảm thiểu được sai lầm trong đánh giá
● Nhược điểm:
Người phỏng vấn có thể bị nhàm chán thiếu hứng thú.
Có thể ứng viên biết trước những câu hỏi và chuẩn bị sẵn câu trả lời nên kết quả không thật khách quan.
+ Phỏng vấn tình huống: là hình thức người phỏng vấn đưa ra các tình
huống giống như trong thực tế liên quan đến công việc cần tuyển dụng để ứng viên đưa ra các phương án giải quyết. Các câu hỏi phỏng vấn được thiết kế dựa trên cơ sở của bản liệt kê trách nhiệm và quyền hạn trong công việc. Các quyền hạn, trách nhiệm càng nhiều thì số câu hỏi càng nhiều. Phỏng vấn tình huống thường được áp dụng trong tuyển dụng các nhà quản trị, những người đảm đương các công việc liên quan nhiều đến khách hàng.
+ Phỏng vấn liên tục: là hình thức phỏng vấn do nhiều người phỏng vấn hỏi
liên tục, riêng biệt trước khi đi đến kết luận cuối cùng. Các cuộc phỏng vấn diễn ra riêng biệt, khơng có chỉ dẫn và khơng có chính thức. Mỗi một phỏng vấn viên nhìn nhận, đánh giá ứng viên theo quan điểm riêng của mình, thơng thường họ chú trọng đến những kỹ năng thực hiện và đặc điểm cá nhân cần thiết theo yêu cầu của công việc.
● Ưu điểm: Ứng viên thường không biết mình đang bị phỏng vấn nên hành vi, cách nói năng, tính cách bộc lộ một cách chân thực, dễ tạo được khơng khí cởi mở.
● Nhược điểm: mất nhiều nhân lực, mất nhiều thời gian nên chỉ thường áp
dụng trong tuyển chọn những chức danh có yêu cầu đặc biệt.
+ Phỏng vấn hội đồng: Là hình thức phỏng vấn do một hội đồng hoặc một
quan trọng mà cần phải có sự tán đồng của nhiều người. Nó tránh được tính chủ quan khi chỉ có một người phỏng vấn và nó tạo ra tính linh hoạt và khả năng phản ứng đồng thời của các ứng viên. Phương pháp này khách quan, có thể đánh giá ứng viên toàn diện nhưng thường gây áp lực tâm lý.
+ Phỏng vấn theo nhóm: là hình thức một người cùng lúc hỏi nhiều người.
Cách này giúp tránh được những thông tin trùng lặp các ứng viên đều có mà khơng cần hỏi từng người.
+ Phỏng vấn căng thẳng: là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên cảm thấy
không thoải mái, bị căng thẳng về tâm lý vì những câu hỏi có tính chất nặng nề, mang nhiều nét của sự chất vấn hoặc cường độ hỏi dồn dập. Loại phỏng vấn này thực hiện nhằm mục đích đánh giá mức độ nhạy cảm tâm lý, lòng độ lượng khoan dung, cách thức phản ứng của ứng viên đối với sự căng thẳng trong cơng việc..
● Ưu điểm: có thể đánh giá chính xác về tâm lý, tính cách, khả năng chịu áp lực tâm lý của ứng viên.
● Nhược điểm: có nguy cơ dẫn đến xung đột khơng kiểm soát được. Do vậy, chỉ nên áp dụng trong những trường hợp thật cần thiết và những người có kinh nghiệm thực hiện.
+ Phỏng vấn mục tiêu: Dựa vào công việc cụ thể mà yêu cầu ứng viên trả lời
theo mục tiêu đã xác định. Các câu hỏi thường dựa vào phân tích cơng việc. Phương pháp này có độ chính xác cao về thơng tin nhưng có nhiều cơng việc khó xác định được chính xác mục tiêu.
- Đánh giá vội vã:
Người phỏng vấn thường có quyết định sơ bộ về ứng viên trong mấy phút đầu tiên của phỏng vấn. Thời gian sau đó thường chỉ làm thay đổi đôi chút để người phỏng vấn đi đến kết luận cuối cùng. Quyết định của người phỏng vấn sau đó thường chỉ dựa trên cơ sở cách xuất hiện, diện mạo, hình thức cá nhân của ứng viên.
- Chú trọng khía cạnh khơng tốt của ứng viên:
Người phỏng vấn thường chịu tác động của các thông tin không tốt về ứng viên nhiều hơn các thông tin tốt về họ. Bản thân người phỏng vấn cũng có xu hướng muốn tìm kiếm những thơng tin xấu về ứng viên.
Kết hợp lỗi chú trọng khía cạnh khơng tốt của ứng viên, với cách đánh giá vội vã lúc đầu phỏng vấn, ta sẽ thấy phần lớn các cuộc phỏng vấn có xu hướng chống lại các ứng viên. Những ứng viên bị ấn tượng xấu ban đầu sẽ rất khó trong việc cố gắng làm mất đi ấn tượng xấu đó trong phỏng vấn.
- Khơng hiểu về công việc:
Người phỏng vấn không biết rõ về công việc và không biết loại ứng viên nào cần thiết cho công việc sẽ không đưa ra quyết định chính xác và khó có thể tuyển được đúng người đúng việc. Quyết định của người phỏng vấn khi đó thường chỉ dựa trên cảm tính và kinh nghiệm cá nhân.
- Do trình độ phỏng vấn:
Thứ tự tiếp nhận phỏng vấn cũng ảnh hưởng đến nhận xét của phỏng vấn viên. Các nghiên cứu cho thấy sau một loạt ứng cử viên yếu kém, một số ứng cử viên loại trung bình sẽ được đánh giá là khá, và sau một loạt ứng cử viên khá, đến ứng cử viên trung bình sẽ được đánh giá là yếu. Khi đó cách đánh giá về ứng viên không dựa vào khả năng thực tế của ứng viên mà lại dựa vào tác động cảm xúc của ứng viên trước đó gây ra.
- Đánh giá theo động thái:
Lỗi của người phỏng vấn là họ thường chú trọng vào cách nhìn, diện mạo, ngữ điệu của ứng viên hơn là nghe xem thực tế ứng viên đã trả lời gì.
Ngồi ra, người phỏng vấn cũng chịu tác động của các xúc cảm về ảnh hưởng giới tính của ứng viên đối với yêu cầu tuyển dụng nhân viên nam hay nữ sẽ phù hợp hơn.