CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng về chất lượng dịch vụlogistics trong quy trình phân phối sản
3.2.4. Thực trạng về cách thức đặt hàng
Bảng 3.5. Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Cách thức đặt hàng” Tiêu chí Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn Anh/Chị có thể đặt hàng bằng nhiều cách khác nhau 4,56 0,541 Thủ tục đặt hàng rất đơn giản 4,61 0,533 Thủ tục đặt hàng rất nhanh chóng 4,59 0,546 Nguồn: Tác giả tự tính tốn
Hoạt động đầu tiên trong quy trình xử lý đơn hàng tập trung vào việc tiếp nhận đơn đặt hàng và chuyển giao cho bộ phận kế tiếp. Xét ở khía cạnh khách hàng, chất lượng liên quan đến thủ tục đặt hàng với nhà cung cấp, thủ tục đặt hàng đơn giản và nhanh chóng là yếu tố tạo ra giá trị cho khách hàng.
Tại SABECO, cách thức các đại lý đặt hàng cho nhà phân phối rất đơn giản, nhanh chóng, hầu hết đặt hàng trực tiếp qua điện thoại. Mỗi tuần đại lý sẽ căn cứ vào tình hình tiêu thụ bia tại đại lý mình, kết hợp dự báo nhu cầu của thị trường (dịp cao điểm: cuối năm, lễ, tết, mùa nóng…), từ đó có kế hoạch đặt hàng cho tuần kế tiếp. Đại lý sẽ gọi điện cho nhà phân phối thỏa thuận về đơn hàng, trong lúc thỏa thuận đặt hàng, nhà phân phối sẽ kiểm tra lại tình hình tiêu thụ bia ở khu vực đại lý trực thuộc, kế hoạch đặt hàng của nhà phân phối đến SABECO và thống nhất với đại lý đơn đặt hàng: số lượng mặt hàng, giá, thời gian giao hàng…
Về phương thức thanh toán, nhà phân phối và các đại lý dựa trên sự thương lượng về thời gian thanh toán, cách thức thanh toán giữa các bên với nhau. Các đại lý có thể thương lượng để có cơng nợ với nhà phân phối nhằm giảm bớt gánh nặng về tài chính lên các đại lý. Đại lý có thể thanh tốn bằng tiền mặt trực tiếp hoặc chuyển khoản qua ngân hàng, theo cách thanh toán nhiều giai đoạn (đặt cọc trước 30% khi đặt hàng, thanh toán 50% khi nhận hàng và thanh tốn 20% cịn lại khi bán hết hàng, tỷ lệ này có thể linh động tùy doanh thu và thâm niên hợp tác của đại lý và
nhà phân phối) hoặc thanh tốn tồn bộ khi đặt hàng. Một số nhà phân phối đưa ra chính sách cơng nợ để đảm bảo rằng đại lý chỉ lấy sản phẩm của duy nhất nhà phân phối. Chính sự thương lượng qua lại giữa các đại lý và nhà phân phối sẽ giúp cho các đại lý có thể thoải mái kinh doanh.
Sau khi nhận đơn hàng, nhà phân phối sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa theo các thông tin trên đơn đặt hàng, đồng thời thực hiện việc xuất kho, vận chuyển bia đến đại lý.
Song song với việc xuất kho và vận chuyển bia đến đại lý đã đặt hàng, nhà phân phối lập hóa đơn bán hàng, ghi sổ nghiệp vụ: Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thơng tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng...) và giá cả thanh tốn. Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán; vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp.
Tương tự tại đại lý, mỗi tuần nhà phân phối cũng phải tổng kết tình hình tiêu thụ bia tại đơn vị từ các đơn hàng của đại lý, dự báo tình hình tiêu thụ bia của tuần, tháng kế tiếp. Từ đó, các nhà phân phối thống kê số lượng từng loại mặt hàng cần mua và chuyển khoản cho công ty trước trước 12 giờ trưa ngày thứ bảy, SABECO sẽ xuất hóa đơn và nhà phân phối cử người đến nhận hóa đơn để lấy sản phẩm.
Qua kết quả khảo sát các đại lý cấp 2 và cấp 3 về “Cách thức đặt hàng” cho thấy các đại lý đánh giá rất cao chất lượng về cách thức đặt hàng, giá trị trung bình các biến quan sát đạt giá trị từ trung bình từ 4,56 đến 4,61 trên thang đo 5. Điều này chứng tỏ các nhà phân phối đã thực hiện tốt cách thức đặt hàng tại đơn vị.