CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng về chất lượng dịch vụlogistics trong quy trình phân phối sản
3.2.6. Thực trạng về chất lượng thông tin đơn đặt hàng
Bảng 3.8.Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Chất lượng thơng tin đơn đặt hàng”
Tiêu chí Giá trị
trung bình
Độ lệch chuẩn
Nhà phân phối sẵn sàng cung cấp thông tin đơn đặt
hàng cho Anh/Chị khi cần 4,03 0,769
Nhà phân phối cung cấp thông tin liên quan đơn đặt
hàng cho Anh/Chị 4,01 0,656
Nhà phân phối cung cấp đầy đủ thông tin đơn đặt
hàng như Anh/Chị yêu cầu 3,51 0,868
Nhà phân phối ghi nhận chính xác thơng tin đơn đặt
hàng của Anh/Chị 3,52 0,835
Nguồn: Tác giả tự tính tốn
Thơng tin là một yếu tố rất quan trọng giúp khách hàng đưa ra quyết định sử dụng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp. Yếu tố này đánh giá khả năng sẵn sàng cung cấp thông tin, cung cấp đầy đủ, chính xác thơng tin về đơn đặt hàng và các yêu cầu khác liên quan đến sản phẩm, dịch vụ.
Tại khu vực TP.HCM, các đại lý cấp 2 và cấp 3 đánh giá cao khả năng sẵn sàng cung cấp thông tin đơn đặt hàng và thông tin liên quan đơn đặt hàng (đạt giá trị trung bình từ 4,01 đến 4,03), cịn u cầu cung cấp đầy đủ và chính xác thơng tin đặt hàng nhà phân phối thực hiện ổn (giá trị trung bình đạt 3,51 và 3,52).
Khi nhà phân phối giao hàng, sẽ kèm theo hóa đơn bán hàng (có thể xem như đơn hàng), hóa đơn này khớp với thực tế giao hàng giữa nhà cung cấp và đại lý. Nhưng khi đại lý phản hồi sản lượng, chủng loại sản phẩm được giao khác với lúc đại lý đặt hàng thì nhà phân phối cần kiểm tra lại đơn đặt hàng của đại lý này.
Nếu nhà phân phối ghi nhận chính xác đơn đặt hàng từ đại lý thì việc sai sót trong giao và đặt hàng ít khi xảy ra, nhà phân phối khơng phải mất thời gian rà sốt
và cung cấp lại đầy đủ thông tin đơn đặt hàng cho đại lý. Thường nhà phân phối rất ngại làm việc rà sốt này nên đơi khi nhận phàn nàn từ đại lý.
Tiêu chí “Nhà phân phối cung cấp đầy đủ thông tin đơn đặt hàng như đại lý yêu cầu” và “Nhà phân phối ghi nhận chính xác đơn đặt hàng của đại lý” có tỷ lệ thuận với nhau. Nếu nhà phân phối ghi nhận chính xác đơn đặt hàng của đại lý thì khi có u cầu đại lý sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin đơn đặt hàng. Những trường hợp nhà phân phối có cách lưu trữ chứng từ đầy đủ, rõ ràng thì việc sai sót trong đơn hàng khó có thể xảy ra được, việc sai sót thường xuất hiện ở các nhà phân phối có chứng từ về đơn hàng được ghi nhận khơng chính xác và lưu trữ khơng có hệ thống.
Có thể thấy được tâm lý chung của nhà phân phối, muốn bán nhanh và bán được nhiều hàng thì sẽ thực hiện theo các yêu cầu của đại lý: sẵn sàng cung cấp thông tin đơn đặt hàng, cung cấp thơng tin liên quan đơn đặt hàng. Nhưng khi có phát sinh trục trặc thực tế giao hàng không khớp với đơn đặt hàng, do đơn đặt hàng được ghi khơng chính xác do lỗi của nhà phân phối nên không thể cung cấp đầy đủ cho đại lý được. Lúc này nhà phân phối phải lập lại đơn đặt hàng, làm lại các bước tại kho trước khi thu hồi hàng về và giao hàng bổ sung theo đơn đặt hàng mới cập nhật của đại lý. Việc này làm mất nhiều thời gian, tổn thất kinh phí thu hồi hàng dư về, bổ sung hàng mới cho khớp với đơn đặt hàng, bên cạnh đó lập chứng từ thu hồi bia về kho, cập nhật lại chứng từ lưu trữ bia trong kho.
Kết quả khảo sát cho thấy các đại lý đã hài lòng về việc nhà phân phối cung cấp thông tin đơn đặt hàng, nhưng việc cung cấp đầy đủ và chính xác các thơng tin đó chưa được đánh giá cao lắm.