CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2.3. Các giải pháp nâng cao tính kịp thời
4.2.3.1. Giải pháp tại nhà phân phối
Để đảm bảo tính kịp thời trong quy trình giao hàng của nhà phân phối đến đại lý, tác giả đề xuất nhà phân phối cần thực hiện các giải pháp như sau:
Đảm bảo hàng trong kho
- Diện tích kho bãi ít nhất 500m2;
- Hàng hóa phải được sắp xếp trên những pallet bia. Mỗi trụ bia chỉ bao gồm 3 pallet bia xếp lên nhau;
- Định kỳ hàng tuần nhân viên kho đối chiếu và kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa trong kho so với dữ liệu nhập xuất đang lưu trữ;
- Dựa trên đơn hàng cần xuất, nhân viên kho chuẩn bị hàng cho đơn hàng trước một ngày.
Thiết kế mạng lưới giao hàng theo tuyến đường vận chuyển - Thực hiện định kỳ 6 tháng 1 lần;
- Nhà phân phối rà sốt lại thơng tin các đại lý theo quy mơ, doanh số, vị trí, song song với rà soát lại tất cả các vệ tinh;
- Từ kết quả đó, sắp xếp lại vệ tinh theo vị trí của đại lý, 1 vệ tinh phục vụ các đại lý trong vịng bán kính 10km. Bố trí các vệ tinh dự phịng khi vào mùa cao điểm tiêu thụ để hỗ trợ các vệ tinh chính thức hoặc có thể sử dụng phương án điều vệ tinh đang chưa có đơn hàng sang hỗ trợ tạm thời các vệ tinh có nhiều đơn hàng gấp, nhưng đảm bảo bán kính khơng q 25km và ưu tiên khu vực mình đang phụ trách. Như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí giao hàng, đảm bảo hàng hóa được giao đến đại lý đúng hẹn. Cần tối ưu hóa trong các đợt giao hàng theo tuyến đường, kết hợp giao cho nhiều đại lý trên tuyến đường, tránh việc đi về lấy hàng và đi giao nhiều lần.
Đảm bảo thông tin đơn đặt hàng chính xác, thông tin sai lệch là nguyên nhân gây ra việc giao hàng không đúng hạn. Trong khâu giao hàng, thông tin đơn đặt hàng quyết định đến việc thực hiện đơn hàng chính xác, đúng thời gian và thời điểm như yêu cầu của các đại lý (giải pháp xem mục 4.2.2.1. Nâng cao chất lượng thơng tin đơn đặt hàng).
Có quy định thời gian bổ sung/thay thế đơn hàng chưa hoàn thành (xem mục 4.2.2.3. Thực hiện đúng quy trình xử lý sai lệch đơn hàng).
4.2.3.2. Giải pháp tại SABECO
Dựa vào kẽ hở SABECO chưa hoàn thiện việc kiểm soát bán hàng giữa nhà phân phối và các đại lý, một số nhà phân phối và đại lý thực hiện việc đầu cơ sản phẩm vào các dịp hút hàng như mùa nóng, mùa lễ hội, dịp tết. Những lúc này khan hiếm sản phẩm, đa số nhà phân phối và đại lý không đáp ứng được yêu cầu đặt hàng
của khách hàng, một số nhà phân phối và đại lý sẽ đội giá bán lên cao gây nên sự cạnh tranh không lành mạnh và phàn nàn từ khách hàng, làm ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty.
Để giải quyết tình trạng này, tạo nên sự cạnh tranh hiện đại ở các nhà phân phối, đại lý, nâng cao doanh số bán hàng và tạo được uy tín cho thương hiệu, tác giả đề xuất SABECO cần thực hiện các giải pháp sau:
Điều chỉnh chính sách bán hàng với nhà phân phối:
- Hợp đồng với nhà phân phối theo hình thức “Partnership - Quan hệ đối tác” dài hạn với những điều khoản rõ ràng và được thống nhất để đơi bên cùng có lợi;
- Phối hợp cùng nhà phân phối xây dựng hệ thống bán hàng, hỗ trợ đầu tư phương tiện vận tải, nhà kho, hệ thống khách hàng cho nhà phân phối;
Đầu tư hệ thống CNTT vào quản lý, đảm bảo liên thông số liệu bán hàng từ các đại lý về nhà phân phối và đến công ty:
- Công ty và tất cả nhà phân phối sử dụng phần mềm quản lý như triển khai ở mục 4.2.2.1 gồm các chức năng quản lý nhà kho, quản lý bán hàng, quản lý công nợ; Cơ sở dữ liệu kết nối giữa nhà phân phối và công ty;
- Các đại lý nhập dữ liệu đặt hàng vào phần mềm, thời gian chốt đơn đặt hàng lúc 16g30 thứ bảy mỗi tuần; Nhà phân phối sẽ thấy được dữ liệu của các đại lý trực thuộc và công ty sẽ thấy được dữ liệu của các nhà phân phối, các đại lý;
- Đầu mỗi tuần, công ty sẽ xuất hàng từ nhà máy và vận chuyển đến kho của nhà phân phối theo dữ liệu đơn đặt hàng trên hệ thống tại nhà phân phối;
- Việc kiểm soát việc đặt hàng được thực hiện chặt chẽ từ đại lý cấp 2, cấp 3 lên nhà phân phối, từ nhà phân phối lên cơng ty, từ đó cơng ty nắm được số lượng đơn đặt hàng và chủ động phân bổ hàng hóa về nhà phân phối và đại lý theo số lượng hợp lý, tình trạng đầu cơ sản phẩm sẽ không thể diễn ra.
- SABECO có quy định về mức giá mua vào, bán ra tối thiểu và tối đa đối với các nhà phân phối, đại lý để khơng xảy ra tình trạng nhà phân phối và đại lý nhân những dịp hút hàng mà đội giá bán lên cao. Từ đó tạo nên sự bình ổn giá cho
sản phẩm, cạnh tranh lành mạnh, công bằng giữa các đại lý, nhà phân phối, tạo nên sự hài lịng của khách hàng, nâng cao uy tín cho cơng ty.
- Công ty cử nhân viên dịch vụ khách hàng theo khu vực theo dõi việc kinh doanh của các nhà phân phối và đại lý. Trong trường hợp các nhà phân phối hay đại lý vi phạm quy định về việc bán hàng dưới giá hóa đơn và giao nhận hàng sai khu vực, sai số lượng so với đơn đặt hàng tương ứng với mức xử phạt tại Bảng 4.4. Các nhà phân phối và đại lý có quyền khiếu kiện nếu đưa ra các bằng chứng chứng minh mình khơng vi phạm.
Bảng 4.4. Hình thức xử phạt đối với nhà phân phối và đại lý vi phạm
STT Số lần
vi phạm Hình thức xử phạt
1 1 Nhắc nhở, cảnh cáo
2 2 Hủy chương trình khuyến khích thành viên của cơng ty trong q 3 3 Ngừng cung cấp sản phẩm của tổng cơng ty trong vịng 1 tháng 4 4 Ngừng cung cấp sản phẩm của công ty
Nguồn: Tác giả đề xuất