3.1. Thực trạng hệ thống kiểm sốt tại Tập đồn Rồng Thái Bình Dương
3.1.5. Thực trạng hệ thống giám sát tại Tập đồn Rồng Thái Bình Dương
Nguyên tắc 16: Thực hiện đánh giá liên tục và định kỳ
STT E. GIÁM SÁT
Kết quả khảo sát Có Khơng
67 16.1. Chương trình giám sát của cơng ty có bao gồm giám sát
liên tục và giám sát định kỳ? 40% 60%
68 16.2. Ban lãnh đạo có thường xuyên tổ chức họp giao ban
không? 96% 4%
69 16.3. Cơng ty có điều chỉnh thay đổi phạm vi và tần số của các
giám sát định kỳ tùy thuộc vào mức độ rủi ro? 52% 48% 70
16.4. Sau khi giám sát, cơng ty có lập báo cáo và đưa ra những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với giải pháp
khắc phục không? 48% 52%
Bảng số 2.16: Nguyên tắc 16 – Thực hiện đánh giá liên tục và định kỳ
Descriptive Statistics
Giám sát N Minimum Maximum Mean Std. Deviation
HĐGS_E_16_1 25 1.00 2.00 1.6000 0.50000
HĐGS_E_16_2 25 1.00 2.00 1.0400 0.20000
HĐGS_E_16_3 25 1.00 2.00 1.4800 0.50990
HĐGS_E_16_4 25 1.00 2.00 1.5200 0.50990
Valid N (listwise) 25
(16.1) 40% cho rằng Chương trình giám sát của cơng ty bao gồm cả giám sát liên tục và giám sát định kỳ. Qua khảo sát, tác giả nhận thấy, cơng ty có thực hiện chương trình giám sát liên tục như q trình thu – chi tiền mặt, thanh tốn cho nhà thầu xây dựng qua ngân hàng, ... đều được kiểm soát chặt chẽ, từ nhân viên bộ phận trực tiếp làm việc trình đề nghị thanh tốn đến cấp trưởng phịng bộ phận đó, đến bộ phận kế toán, đến bộ phận kiểm soát nội bộ soát xét hồ sơ và cuối cùng là Tổng giám đốc (hoặc người được ủy quyền) là người phê duyệt cuối cùng của một chu trình thanh tốn. Trong cơng ty tùy từng hoạt động, cơng ty sẽ áp dụng giám sát liên tục hoặc giám sát định kỳ hoặc cả hai vừa giám sát liên tục vừa giám sát định kỳ (chủ yếu để tổng kết quá trình giám sát liên tục). Ở một số hoạt động hành chính đơn thuần, cơng ty cũng chưa thực sự chú ý quan tâm đến hoạt động giám sát liên tục hay định kỳ. Tuy nhiên, có đến 60% người tham gia khảo sát cho rằng giám sát liên tục và giám sát định kỳ vẫn chưa thực hiện đầy đủ. Cụ thể, trong hoạt động xây dựng thi cơng, chưa bố trí nhân sự kiểm sốt có chun mơn về kỹ thuật xây dựng thi công đến các dự án cơng trình để giám sát. Dẫn đến tập đoàn chưa đáp ứng
chương trình giám sát liên tục ở các cơng trình thi cơng. Hay trong hoạt động tổ chức chương trình thi hoa hậu, chưa bố trí nhân sự kiểm sốt về chi phí phát sinh.
(16.2) 96 % cho rằng Ban lãnh đạo thường xuyên tổ chức họp giao ban. Qua khảo sát, tác giả nhận thấy cơng ty có set-up lịch họp giao ban đầu tuần, ngày trong tuần dành cho các bộ phận họp với nhau triển khai kế hoạch kinh doanh, triển khai công việc theo mục tiêu tiến độ dự án phải hoàn thành đã đặt ra; ngày cuối tuần dành cho họp báo cáo các cơng việc: trình bày kết quả công việc, đã làm được những gì và cịn những vướng mắc, khó khăn gì để cấp quản lý cấp cao cùng đưa ra hướng xử lý, giải quyết.
(16.3) Theo kết quả khảo sát có 52% người tham gia khảo sát cho rằng: cơng ty có điều chỉnh thay đổi phạm vi và tần số của các giám sát định kỳ tùy thuộc vào mức độ rủi ro. Qua khảo sát, tác giả nhận thấy công ty thay đổi phạm vi và tần số của các giám sát định kỳ. Đối với các hoạt động đã vào khn khổ, đã có quy trình giám sát, mức độ rủi ro thấp thì cơng ty sẽ hạn chế tần số giám sát định kỳ và hạn chế phạm vi giám sát. Đối với các hoạt động kinh doanh lớn, mức độ rủi ro cao, chưa có quy trình kiểm sốt đúng tiêu chuẩn thì cơng ty tập trung giám sát liên tục, giám sát định kỳ và tập trung giám sát trên quy mô, phạm vi rộng lớn hơn.
(16.4) Theo khảo sát có 52% người tham gia cho rằng: Sau khi giám sát, công ty không lập báo cáo, không đưa ra những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với giải pháp khắc phục. Qua khảo sát, tác giả nhận thấy, cơng ty có lập báo cáo nhưng khơng có nêu ra cụ thể những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với giải pháp khắc phục. Báo cáo cịn mang tính chất chung chung, chưa cụ thể và giải pháp khắc phục mà cơng ty đưa ra mang tính qua loa, chưa thực sự giải quyết được vấn đề một cách triệt để và có hiệu quả.
Nguyên tắc 17: Tổ chức đánh giá và truyền đạt sự khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ một cách kịp thời tới các bên chịu trách nhiệm đưa ra biện pháp khắc phục cần thiết, trong đó có ban giám đốc và quản lý cấp cao.
Có Khơng
Ngun tắc 17: Tổ chức đánh giá và truyền đạt sự khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ một cách kịp thời tới các bên chịu trách nhiệm đưa ra biện pháp khắc phục cần thiết, trong đó có ban giám đốc và quản lý cấp cao.
71
17.1. Cơng ty có thường xun kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và kết quả cơng việc của các cá nhân có trách nhiệm khơng?
76% 24%
72
17.2. Khi tự nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong kiểm sốt nội bộ, ban lãnh đạo có những hành động kịp thời khơng?
72% 28% 73 17.3. Các khiếm khuyết có được truyền đạt đến các bên chịu
trách nhiệm để đưa ra giải pháp khắc phục? 80% 20%
Bảng số 2.17: Nguyên tắc 17 – Đánh giá và thông báo những khuyết điểm
Descriptive Statistics
Giám sát N Minimum Maximum Mean Std. Deviation
HĐGS_E_17_1 25 1.00 2.00 1.2400 0.43589
HĐGS_E_17_2 25 1.00 2.00 1.2800 0.45826
HĐGS_E_17_3 25 1.00 2.00 1.2000 0.40825
Valid N (listwise) 25
(17.1) 76% cho rằng Công ty thường xuyên kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và kết quả công việc của các cá nhân chịu trách nhiệm. Qua phỏng vấn, tác giả nhận thấy công ty thường xuyên tổ chức họp đánh giá kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và kết quả công việc của các cá nhân. Cụ thể đối với phòng kinh doanh vé máy bay, tổ chức tour du lịch, phịng kinh doanh tìm kiếm các hợp đồng quảng cáo cho Hoa hậu, ... công ty sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động dựa trên doanh số mang về. Đối với phịng tài chính: cơng ty sẽ đánh giá dựa trên hiệu quả sử dụng nguồn vốn, hiệu quả của các phương án sử dụng nguồn vốn của phịng đã đệ trình BGĐ và đã thực hiện triển khai phương án mà chịu trách nhiệm chính là giám đốc tài chính. Đối với phịng đầu tư chứng khốn: cơng ty sẽ đánh giá dựa trên mức độ hiệu quả của việc đầu tư chứng khoán, khả năng sinh lợi của các chứng khoán đang nắm giữ, ... Đối với phịng kế tốn: cơng ty sẽ đánh giá hiệu quả cơng việc thơng qua hồn thiện chỉnh chu báo cáo tài chính, giải trình được số liệu kế tốn đã báo cáo và kết
quả công việc khi làm việc với cơ quan thuế, các cơ quan chức năng, ... mà người chịu trách nhiệm chính là kế tốn trưởng. Đối với phịng Dự án – xây dựng: cơng ty đánh giá hiệu quả hoạt động dự án dựa trên chất lượng cơng trình thi cơng, an tồn lao động tại cơng trường, tình trạng bảo quản tài sản tại cơng trường, tính nghiêm chỉnh chấp hành nội quy cơng trường. Đối với phịng kinh tế xây dựng (QS): công ty đánh giá hiệu quả cơng việc qua việc kiểm sốt chặt chẽ các hồ sơ thanh tốn của cơng trường gửi về, kiểm tra các số liệu quyết toán nhà thầu cung cấp ... để khơng gây thất thốt tiền cho doanh nghiệp.
(17.2) Theo kết quả khảo sát có 72% người tham gia khảo sát cho rằng: Khi tự nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong kiểm sốt nội bộ, ban lãnh đạo có những hành động kịp thời. Qua khảo sát, tác giả nhận thấy ban lãnh đạo cơng ty ln có những hành động kịp thời trong việc xử lý các yếu kém trong kiểm sốt nội bộ. Cụ thể, cơng ty sẽ xác định sự yếu kém trong kiểm soát nội bộ là do đâu, nếu là do nhân sự không đủ năng lực kiểm sốt, cơng ty sẽ thun chuyển họ sang vị trí khác hoặc cho thơi việc, cơng ty sẽ tuyển nhân sự mới có đủ năng lực, trình độ nghiệp vụ giỏi để thực hiện cơng tác kiểm sốt tồn bộ hoạt động tập đoàn. Nếu sự yếu kém trong kiểm sốt nội bộ là do quy trình kiểm sốt chưa chặt chẽ, cơng ty sẽ tổ chức họp lại kiểm tra quy trình, xác định lỗ hổng và đưa ra biện pháp xử lý, khắc phục.
(17.3) 80% người tham gia khảo sát cho rằng các khiếm khuyết được truyền đạt đến các bên chịu trách nhiệm để đưa ra giải pháp khắc phục. Qua khảo sát, tác giả nhận thấy sau khi công ty đánh giá kết quả hoạt động và truyền đạt kết quả ấy đến các bên chịu trách nhiệm. Ngay lập tức các bên có động thái và hành động kịp thời như là: thay đổi chiến lược hoặc điều chỉnh hoặc thúc đẩy tiến độ dự án, hoặc kiểm sốt chặt chẽ chi phí xây dựng, hoặc làm cho minh bạch - dễ hiểu các báo cáo nội bộ đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp.