4.2.1. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm sốt 4.2.1.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức 4.2.1.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức
Công ty nên ban hành một văn bản riêng quy định về tính trung thực, ứng xử có đạo đức cho nhân viên kèm theo các biện pháp chế tài rõ ràng. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá sự thực hiện của nhân viên tuân thủ tính trung thực, ứng xử có đạo đức thơng qua lối ứng xử với đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới trong công ty và các đối tác bên ngoài tập đoàn. Đây là tiền đề bước đầu để giảm thiểu hay tránh tình trạng gian lận, biển thủ tài sản.
Cơng ty nên phổ biến rộng rãi văn bản tính trung thực, ứng xử có đạo đức cho nhân viên. Đồng thời kèm theo các hình thức khen thưởng, kỷ luật hoặc xử phạt
nghiêm túc các trường hợp người lao động vi phạm về tính trung thực, ứng xử có đạo đức. Thiết kế một bảng nội quy chứa nội dung tóm tắt về tính trung thực, ứng xử có đạo đức và treo nó ở một vị trí hợp lý ở sảnh lễ tân và ở từng phòng ban nhằm nhắc nhở mọi nhân viên trong công ty về lối ứng xử có đạo đức, là một nét đẹp trong tính cách mỗi con người. Điều này đồng thời tạo ra nét văn hóa ấn tượng riêng của một doanh nghiệp.
Các cấp lãnh đạo cần họp lại và quán triệt tư tưởng của các cấp từ lãnh đạo cấp cao đến cấp trung, và rồi đến các cấp chuyên viên, nhân viên là ln đặt quyền lợi thực thi tính chính trực, đạo đức trong lời nói và hành động lên hàng đầu.
Bố trí nhân viên kiểm sốt nội bộ có chun mơn về xây dựng làm việc tại cơng trình kiểm tra giám sát hoạt động thi cơng và có báo cáo thường xun cho nhà lãnh đạo.
Điều động cho nhân viên kế toán tham gia làm việc tại địa điểm mà các chương trình tổ chức sự kiện xảy ra nhằm để nắm tình hình chi phí phát sinh. Và báo cáo ngay lập tức về cấp lãnh đạo đối với các khoản chi phí quá lớn. Để tránh trường hợp giám đốc hay trưởng bộ phận event thực hiện chi tiêu vơ tội vạ, và sau đó, về u cầu cơng ty thanh tốn lại.
Tập đoàn nên quan tâm chú trọng xây dựng các quy định đạo đức nghề nghiệp đặc trưng riêng cho mỗi vị trí cơng việc mà người lao động đảm nhận. Tập đồn có thể u cầu trưởng bộ phận mỗi phịng ban trong công ty cụ thể xây dựng quy định đạo đức nghề nghiệp cho cơng tác mình. Chẳng hạn, phịng kiểm sốt nội bộ ban hành quy định về đạo đức nghề nghiệp trong cơng tác kiểm sốt; phịng kinh tế xây dựng với chức năng lập dự toán xây dựng, kiểm tra dự toán báo giá của nhà cung cấp, kiểm tra khối lượng thi cơng quyết tốn của nhà thầu con thi cơng, tổ chức đấu thầu, … thì ban hành một văn bản riêng quy định về đạo đức nghề nghiệp trong cơng tác đấu thầu, quyết tốn, dự tốn, …; Phòng pháp lý – pháp chế cũng ban hành một văn bản riêng quy định về đạo đức nghề nghiệp trong cơng tác rà sốt các hợp đồng kinh tế chặt chẽ, đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng, tuân thủ hay
không làm trái quy định của pháp luật, ... khi tư vấn cho Ban giám đốc các hình thức hợp đồng để ký kết với đối tác, ... Sau đó, Ban giám đốc sẽ tổng hợp lại các văn bản này, và cho ban hành chính thức văn bản quy định về đạo đức nghề nghiệp chung cho tồn cơng ty. Riêng văn bản quy định về đạo đức nghề nghiệp riêng cho mỗi vị trí cơng việc thì được áp dụng riêng cho phịng ban đó. Và tức nhiên, tập đồn cần phải quy định kèm theo các hình thức chế tài, xử phạt khi vi phạm đạo đức nghề nghiệp riêng của mỗi phịng ban nói riêng và quy định về đạo đức nghề nghiệp chung của tập đồn nói chung.
Tập đồn sau khi ban hành rộng rãi văn bản về quy tắc ứng xử, chính sách đạo đức đến từng nhân viên thì nên lập ra quy trình cụ thể đánh giá hiệu quả thực hiện các quy tắc ứng xử, chính sách đạo đức của các cá nhân nhằm ngăn ngừa, triệt tiêu các hành vi, các động cơ gian lận có thể xảy ra trong tương lai chứ không hẳn chỉ đánh giá lồng với hiệu quả công việc để xét thưởng hay hạ bậc lương. Cụ thể công ty tập hợp các phản hồi về khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu, các đối tác, ... để biết thái độ làm việc với các nhân viên của công ty.
Để rút gọn thời gian đánh giá nhân viên, tập đoàn thiết kế biểu mẫu đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, bên cạnh thiết kế các tiêu chí tiến độ và chất lượng cơng việc hồn thành thì nên thiết kế thêm các quy định về việc tuân thủ các quy tắc về ứng xử và chính sách đạo đức. Làm sao cho nội dung các quy tắc về ứng xử và chính sách đạo đức phải được nổi bật sâu sắc.
4.2.1.2. Hội đồng quản trị và cơ cấu tổ chức
Tuyển dụng các nhân viên có chuyên ngành kỹ thuật xây dựng làm việc độc lập trong phịng kiểm sốt nội bộ. Chẳng hạn như chun viên KSNB chuyên kiểm tra dự toán khối lượng xây dựng, kiểm tra khối lượng quyết toán, kiểm tra giá cả vật tư xây dựng, ... để kiểm tra độc lập song song với phòng kinh tế xây dựng – phòng chịu trách nhiệm về số liệu dự toán hay quyết toán khối lượng xây dựng.
Thuê kiểm toán viên độc lập để rà soát sổ sách định kỳ, độc lập với phịng kiểm sốt nội bộ.
Tuyển thêm nhân viên phịng kiểm sốt nội bộ có chun mơn tương ứng với hoạt động cần kiểm soát chặt chẽ như hoạt động xây dựng, ...
Định kỳ nên đánh giá năng lực của các thành viên trong Ban kiểm soát, sẵn sàng sàng lọc các thành viên KSNB không đáp ứng công việc, giữ lại các thành viên kiểm soát giỏi.
Tuân thủ chặt chẽ quy trình tuyển dụng nhân sự. Phịng Nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện đúng quy trình tuyển dụng. Phịng Kiểm sốt nội bộ chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện đúng quy trình tuyển dụng, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình tuyển dụng của Phịng nhân sự. Lập biên bản xử phạt vi phạm nếu thực hiện sai quy trình tuyển dụng
Tuân thủ quy trình chấm dứt nghỉ việc của người lao động, đặc biệt chú trọng công tác bàn giao công việc, hồ sơ từ người cũ sang người mới, bàn giao cụ thể công việc bao gồm: các cơng việc đã hồn thành, công việc đang triển khai, công việc đang theo dõi, các hồ sơ lưu trữ (cả file cứng và file mềm), ... Công tác bàn giao công việc từ người cũ sang người mới phải rõ ràng, cụ thể. Phải có sự đồng ý của người mới chấp nhận tồn bộ cơng việc bàn giao gồm cả các file hồ sơ (bản cứng, bản mềm) của người cũ. Trách trường hợp người cũ nghỉ việc nhưng không bàn giao hồ sơ đầy đủ, trọn vẹn khiến cho người mới tiếp nhận cơng việc rất khó khăn và dẫn đến bỏ việc.
Tạo điều kiện cho các thành viên ban kiểm soát tham gia các buổi tập huấn, các khóa đào tạo để duy trì và nâng cao chun mơn kiểm sốt. Cập nhật các phương pháp kiểm soát hiện đại để áp dụng cho hoạt động kiểm soát của tập đoàn.
Tuyển thêm nhân sự cho phịng kiểm sốt nội bộ để kiểm sốt tồn diện mọi hoạt động.
Yêu cầu các nhân viên cấp dưới báo cáo tình hình cơng việc hàng ngày, hàng tuần, hàng quý, … tùy tính chất mỗi cơng việc cho cấp trên để cấp trên có biện pháp
xử lý kịp thời. Cơng việc gấp thì báo trực tiếp qua điện thoại để cấp trên nắm bắt kịp thời tình hình tiến độ.
Công ty thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của các công ty định kỳ để có hoạch định mục tiêu chiến lược kinh doanh rõ ràng, trách trường hợp ảnh hưởng đến các công ty thành viên. Bản thân mỗi công ty thành viên phải lập chiến lược kinh doanh ngành nghề riêng của mình.
Tạo lập một ổ đĩa riêng trên máy tính để lưu lại các văn bản phân công quyền hạn và trách nhiệm của phịng ban, bộ phận nói riêng và các văn bản nói chung của cơng ty ban hành và cho mọi người truy cập vào ổ đĩa chung để nắm bắt các văn bản quy định của cơng ty.
Cơng bố các chính sách và quy trình ủy quyền phê duyệt ở các cấp một cách rộng rãi và cơng khai. Khi có thay đổi trong chính sách và quy trình thì phải thơng báo rộng rãi cho cả tập đoàn để nhân sự nắm và thực hiện.
4.2.1.3. Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Công khai và phổ biến các tiêu chuẩn về quy trình tuyển dụng, đánh giá, thăng chức, xét thưởng, luân chuyển và chấm dứt hợp đồng nhân sự một cách rộng rãi trong tập đồn.
Phịng kiểm soát nội bộ thực hiện kiểm soát bộ phận nhân sự thực hiện đúng quy trình tuyển dụng, đánh giá, thăng chức, xét thưởng, luân chuyển và chấm dứt hợp đồng nhân sự và các văn bản khác mà cơng ty ban hành.
Rà sốt lại mức lương của từng vị trí cơng việc, điều chỉnh lại mức lương cho nhân sự căn cứ theo Bảng lương đã đăng ký với Phòng Thương Binh Lao Động Xã Hội, hoặc linh động điều chuyển sang vị trí cơng việc phù hợp với mức lương.
Dù được tín nhiệm hay thuận theo nguyện vọng của người lao động thì trước khi giao phó cơng việc cho nhân sự, hãy u cầu nhân sự hồn thành các khóa học nghiệp vụ đúng quy định ngành nghề để nhân sự nắm bắt đúng quy trình, đạo đức của ngành nghề, có kiến thức chun mơn để tránh sai sót trong nghiệp vụ.
Khuyến khích nhân sự tự rèn luyện, học hỏi, nâng cao kiến thức. Khích lệ người lao động tự đầu tư các khóa học bổ sung nâng cao kiến thức.
Tập đồn nên xây dựng các chính sách hỗ trợ chi phí đầu tư về các khóa học nâng cao kiến thức cho cả vị trí cấp nhân viên trong điều kiện cho phép.
Tập đồn nên có chính sách đào tạo nhân viên và bắt đầu giao cho họ các công việc, trọng trách lớn hơn để họ nhận thức được trách nhiệm và vai trị của họ đóng góp cho tập đồn như thế nào. Do đó, họ ngày càng cố gắng làm việc tốt hơn và hướng đến lợi ích chung của tập đồn, nâng cao giá trị cho tập đồn.
Cơng ty cần xây dựng bảng mô tả công việc – mô tả cụ thể công việc của từng vị trí, yêu cầu tính cách, phẩm chất trong công việc. Dù là vị trí cơng việc khơng địi hỏi chun mơn, nhưng lại địi hỏi khắc khe một số các yếu tố như: tính trung thực, tỉnh kỷ luật, tính chuyên nghiệp, ... Đây như là một bước để sàng lọc những nhân sự ưu tú, phục vụ tập đoàn.
4.2.1.4. Đảm bảo về năng lực nhân sự và chính sách nhân sự
Ban hành và phổ biến chính sách nhân sự rộng rãi đến từng nhân viên trong công ty. Khi áp dụng các biện pháp khen thưởng hay hình phạt kỷ luật nhân viên thì phải áp dụng một cách rõ ràng nghiêm minh, cơng khai và khơng giấu diếm.
Tập đồn cần xây dựng giải pháp cho vấn đề này một cách cụ thể, rõ ràng nhằm làm giảm động cơ hoặc nhằm giảm sự cám dỗ có thể làm cho nhân viên thực hiện các hành vi không trung thực. Quy định cụ thể rõ rang về mức khen thưởng – hình phạt. Xây dựng mơ hình kiểm sốt chéo. Thay đổi luân phiên một nhân sự khi đảm nhiệm ở một vị trí cơng việc q lâu vì dễ gây ra gian lận. Phân cơng cơng việc không được kiêm nhiệm như vừa là kế tốn cơng nợ phải thu, vừa thu tiền, ...
Chủ động tìm kiếm các dự án xây dựng mới, các chương trình sự kiện văn hóa – xã hội, ... liên tục để quá trình hoạt động kinh doanh liên tục, không gián đoạn. Nhằm khơng bị biến động nhân sự trong tập đồn.
Chủ động thông báo cho người lao động nghỉ việc trước tối thiểu 2 tháng để họ chủ động tìm kiếm cơng việc mới.
Tập đồn phải giải thích cho người lao động hiểu rõ tính chất của việc kiêm nhiệm nhiều chức danh nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng đăng ký kinh doanh về mặt pháp lý. Còn về mặt hoạt động kinh doanh đều tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.
Tập đoàn nên chi trả một khoản thù lao hợp lý cho người lao động kiêm nhiều chức danh nhằm khích lệ họ trong cơng tác hồn thiện hồ sơ cho cơng ty.
Riêng về mặt kiểm sốt hoạt động: Kiểm soát nội bộ tăng cường kiểm soát chặt chẽ chi phí.
4.2.2. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của việc đánh giá rủi ro
Tập đoàn phải dự đốn, đánh giá tình hình diễn biến trong tương lai để đưa ra biện pháp phòng ngừa như sử dụng nguồn vốn đầu tư hợp lý cho các lĩnh vực có khả năng gặp rủi ro cao, khơng nên đầu tư vốn quá nhiều vào lĩnh vực kinh doanh phụ thuộc nhiều vào chính sách của Nhà nước như các dự án xây dựng, sân golf, nhà máy điện, … vì chủ trương của Nhà nước thay đổi thường xuyên
Kiến nghị với Nhà nước: gửi công văn đến các cơ quan chức năng Nhà nước,... để xin chủ trương thực hiện dự án và tạo điều kiện thuận lợi để Tập đoàn thực hiện đầu tư vào Dự án.
Tập đoàn phải cân nhắc thận trọng, đánh giá toàn diện các rủi ro khi đầu tư vào các ngành mà dòng vốn lưu chuyển chậm trong dài hạn, lợi nhuận bất ổn. Tập đoàn nên chú trọng chiến lược đầu tư: Thúc đẩy đầu tư phát triển các ngành tạo ra lợi nhuận nhanh, thời gian thu hồi vốn đầu tư ngắn và hạn chế đầu tư quá nhiều vào các ngành gặp rủi ro cao.
Phịng kiểm sốt nội bộ có trách nhiệm rà soát chặt chẽ các chi phí, doanh thu. Kiểm tra chặt chẽ số tiền thuế định kỳ phải đóng một cách hợp lý; có quyền yêu
Phịng KSNB có trách nhiệm khơng nhượng bộ hay khơng thỏa hiệp với Ban giám đốc về việc hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế cho Nhà nước căn cứ trên văn bản quy định đạo đức nghề nghiệp của phịng Kiểm sốt nội bộ - đã được Tập đồn thơng qua – ban hành.
Phịng kiểm sốt nội bộ phải kiểm tra chặt chẽ các báo cáo tài chính, xem xét liệu có bỏ qua các yếu tố trọng yếu trong báo cáo tài chính hay khơng. Khi có bất cứ thông tin nào không thỏa đáng trên BCTC, Phòng KSNB phải yêu cầu Ban giám đốc cùng kế tốn trưởng có trách nhiệm giải trình cụ thể.
Tập đồn phải có chính sách cập nhật kiến thức cho người lao động, đặc biệt là nhân viên phịng kế tốn, kiểm tốn. Họ là người tiếp xúc với cơng việc kế tốn thường xuyên; đồng thời, kiến thức, các quy định của Nhà nước trong lĩnh vực kế tốn thường xun thay đổi. Do đó, tập đồn nên có chính sách thích hợp tạo điều kiện cho nhân viên bộ phận kế tốn nói chung để phục vụ cơng tác lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của nhà nước.
Tập đồn có chính sách tuyển dụng nhân sự để đảm bảo số lượng nhân sự làm việc trong các bộ phận tương ứng với khối lượng công việc từng thời điểm.
Bộ phận hành chính-nhân sự hồn thiện quy trình bàn giao cơng việc kèm theo các biểu mẫu bàn giao công việc rõ ràng nhằm phục vụ cho công tác bàn giao công việc thực tế khi người lao động nghỉ việc. Đảm bảo cho người nhân sự mới tiếp nhận đầy đủ công việc bàn giao từ người nhân sự cũ.
Tập đoàn phải hoàn thiện và ban hành các biểu mẫu báo cáo chung thống nhất trong tập đoàn. Ghi rõ các hướng dẫn thực hiện mẫu báo cáo để hạn chế chỉnh sửa báo cáo.
Tập đoàn phải chú trọng xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro phát sinh từ các