Descriptive Statistics
Đánh giá rủi ro N Minimum Maximum Mean Std. Deviation
ĐGRR_B_9_1 25 1.00 2.00 1.7200 0.45826
ĐGRR_B_9_2 25 1.00 2.00 1.3200 0.47610
Valid N (listwise) 25
(9.1) Theo như kết quả khảo sát có đến 72% người tham gia khảo sát cho rằng Tập đoàn khơng có phân cơng cho cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm dự
báo hoặc xác định trước những thay đổi bên ngồi ảnh hưởng đến cơng ty. Qua
quan sát và tìm hiểu, tác giả nhận thấy thực tế như sau: Tập đồn chưa hề có triển khai việc phân cơng cho cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm dự báo hoặc xác định trước những thay đổi bên ngồi ảnh hưởng đến cơng ty và cũng khơng mấy quan tâm về vấn đề này. Theo như tác giả đã phân tích ở trên, thì tập đồn chưa chú trọng đến các vấn đề kiểm soát và quản trị rủi ro doanh nghiệp nên dĩ nhiên, cũng chưa phân cơng người hay nhóm người chịu trách nhiệm về việc dự báo hoặc xác định trước những thay đổi bên ngồi ảnh hưởng đến cơng ty. Đối với vấn đề này, cụ thể phải đề cập đến như (1) hoạt động đầu tư chứng khốn: các nhân viên tài chính đầu tư chứng khoán đều dựa vào kinh nghiệm của mình để dự đốn, dự báo trước thay đổi bên ngồi có thể xảy ra khi tham mưu cho Ban giám đốc việc đầu tư chứng khoán. Tuy nhiên trách nhiệm dự báo hoặc xác định trước những thay đổi bên ngoài ảnh hưởng đến cơng ty khơng thuộc về nhân viên đó. Họ chỉ đệ trình các báo cáo một cách chung chung chứ chưa được công ty phân công hay giao trách nhiệm một cách rõ ràng. (2) hoạt động tìm kiếm nguồn khách hàng để mua các căn hộ do tập đoàn xây dựng: Tập đoàn chưa hề triển khai nghiên cứu thị trường tiêu thụ, đối
tương lai, chưa dự báo được các chính sách nhà nước có thể thay đổi …mà đã cho xây dựng nhiều căn hộ chung cư, dẫn đến tập đồn bán khơng được. Điều này làm cho Tập đồn rơi vào tình trạng kẹt nguồn vốn kinh doanh, dòng vốn thu hồi về không kịp để tái đầu tư.
(9.2) Theo kết quả khảo sát có 68% người tham gia khảo sát cho rằng cơng ty có xem xét những thay đổi trong quản lý, thái độ của quản lý cấp cao về hệ thống kiểm soát. Qua phỏng vấn các trưởng bộ phận quản lý, các anh chị đều cho rằng đối với hệ thống kiểm soát ở mỗi thời điểm, họ có cách quản lý và thái độ làm việc khác nhau. Cụ thể khi hệ thống kiểm sốt có sự thay đổi về quy trình, về con người nhân sự hay về sự phân cơng ủy quyền kiểm sốt, … thì các trưởng bộ phận thuộc mỗi phịng ban chun mơn sẽ có thái độ quản lý khác nhau. Chẳng hạn, như Phòng Dự án, Giám đốc Dự án sẽ phải thay đổi cách báo cáo, cách trình duyệt hồ sơ, cách giải trình số liệu, … theo u cầu của Phịng Kiểm sốt nội bộ trước khi đệ trình Ban giám đốc.
3.1.3. Thực trạng hoạt động kiểm sốt tại Tập đồn Rồng Thái Bình Dương Nguyên tắc 10: Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm sốt
STT C. HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT
Kết quả khảo sát Có Khơng
Ngun tắc 10:Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm
soát
44 10.1. Công ty có các hoạt động kiểm sốt nhằm phản ứng kịp thời
với các nguy cơ và giảm thiểu rủi ro hay không? 72% 28% 45
10.2. Cơng ty có sử dụng các biện pháp kiểm sốt đa dạng bao gồm kiểm sốt thủ cơng - tự động, kiểm sốt phịng ngừa - phát hiện hay khơng?
52% 48% 46 10.3. Các kiểm sốt có tồn tại ở nhiều cấp độ khác nhau trong
công ty hay không? 32% 68%
Bảng số 2.10: Nguyên tắc 10 – Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát
Descriptive Statistics
HĐKS_C_10_1 25 1.00 2.00 1.2800 0.45826
HĐKS_C_10_2 25 1.00 2.00 1.4800 0.50990
HĐKS_C_10_3 25 1.00 2.00 1.6800 0.47610
Valid N (listwise) 25
(10.1) Theo kết quả khảo sát có đến 72% người tham gia khảo sát cho rằng tập đồn có các hoạt động kiểm sốt nhằm phản ứng kịp thời với các nguy cơ và giảm thiểu rủi ro. Thực tế theo như tác giả quan sát, tác giả nhận thấy Phòng KSNB đã thực hiện việc rà soát sổ sách kế tốn một số cơng ty thành viên trước khi quyết toán thuế với cơ quan thuế. Tác giả nhận thấy, khi phát hiện một số sai sót trong vấn đề hạch tốn như: khơng phù hợp chuẩn mực kế toán hiện hành, hay quy định – thông tư hiện hành nhà nước, ... Phòng KSNB sẽ đưa ra ngay biện pháp xử lý như: thực hiện bút toán kế tốn điều chỉnh, xóa bỏ bút tốn khơng hợp lý và thay thế một bút toán mới, và thực hiện nộp lại báo cáo tài chính trước khi cơ quan thuế ra quyết định thanh tra công ty. Hay khi kiểm tra phát hiện chứng từ kế toán gốc bị mất mát, phòng KSNB sẽ đưa ra biện pháp xử lý: là trình báo mất chứng từ kịp thời và kèm theo thực hiện nộp tiền vi phạm tài chính cho cơ quan nhà nước.
(10.2) 52% cho rằng Cơng ty có sử dụng các biện pháp kiểm soát đa dạng bao gồm kiểm sốt thủ cơng - tự động, kiểm sốt phòng ngừa - phát hiện. Qua khảo sát, tác giả nhận thấy tùy từng hoạt động mà áp dụng biện pháp kiểm soát phù hợp. Chẳng hạn như đối với hoạt động thi cơng xây dựng, thì tập đồn thường áp dụng biện pháp kiểm sốt phịng ngừa: Kiểm tra khối lượng bê tơng, kiểm ra chất lượng bê tông, kết cấu sắt thép, ... đã đạt đúng chất lượng theo quy định hay chưa trước khi cho phép đổ bê tông. Đối với hoạt động lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ quyết toán khối lượng, lập dự tốn khối lượng thi cơng cơng trình, ... thì áp dụng biện pháp kiểm soát tự động: Khi nhập số liệu về số tiền, khối lượng, đơn giá, … lên phần mềm excel, các công thức trên phần mềm đã được thiết kế và định dạng trước. Nếu nhập sai thì phần mềm sẽ báo động. Tương tự đối với hoạt động tính lương CBNV hàng tháng, thì tập đồn áp dụng biện pháp kiểm sốt thủ cơng – tự động: Tập đồn hiện có máy chấm cơng tự động. Hàng cuối tháng, nhân viên Phòng nhân sự sẽ kết
Bảng lương thô cũng được thiết kế sẵn trên phần mềm excel. Sau đó kết nối bảng chấm cơng vào bảng lương thơ thì tự động bảng lương đầy đủ sẽ thể hiện toàn bộ số liệu lương phải trả cho CBNV. Tuy nhiên, việc nhập các thông tin cơ bản ban đầu của từng người lao động, số tiền lương, thâm niên cơng tác, mức đóng bảo hiểm, … là do nhân viên phịng nhân sự nhập liệu vào. Cơng ty thực hiện kiểm tra thủ công: đối chiếu các thông tin của người lao động trên Hợp đồng lao động đã ký với phần mềm excel đã nhập liệu đã khớp hay chưa. Tương tự đối với hoạt động thanh toán, kế toán thực hiện cơng tác rà sốt hồ sơ thanh tốn của nhà cung cấp/nhà thầu bằng biện pháp kiểm sốt thủ cơng: kiểm sốt tính đầy đủ của hồ sơ, tài liệu, chứng từ nói chung các loại, … căn cứ trên hợp đồng kinh tế hai bên đã ký kết; kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán như: kiểm tra chữ ký, con dấu, người ký (có đủ thẩm quyền để ký khơng?), …; kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ: hóa đơn, (đã thơng báo phát hành hóa đơn hay chưa), giấy bảo hành sản phẩm, chứng từ chứng nhận xuất xứ nguồn gốc, chất lượng sản phẩm, …
Đối với hoạt động hạch tốn kế tốn: cơng ty áp dụng biện pháp kiểm soát tự động – thủ cơng. Khi kế tốn viên nhập số liệu vào hệ thống kế tốn Misa thì hệ thống này sẽ báo lỗi ngay nếu nhập sai định dạng khác với mặc định của hệ thống. Ngoài ra, nhân viên tự kiểm tra thủ cơng lại số liệu nhập vào đã chính xác hay chưa.
(10.3) 32% cho rằng các kiểm sốt có tồn tại ở nhiều cấp độ khác nhau trong công ty. Qua khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy là ở tập đồn có tồn tại các kiểm soát ở nhiều cấp độ khác nhau trong cơng ty. Từ kiểm sốt những hoạt động lớn (hoạt động có doanh thu lớn và chi phí lớn, có khả năng thất thốt doanh thu) đến hoạt động kinh doanh nhỏ hơn. Tuy nhiên công ty vẫn chú trọng vào kiểm soát các hoạt động kinh doanh tạo ra doanh thu và chi phí lớn với rủi ro thất thốt cao. Cịn cơng ty ít chú trọng, ít quan tâm đến kiểm sốt các hoạt động nhỏ lẻ. Kiểm soát từ cấp độ nhân viên đến cấp độ quản lý.
Nguyên tắc 11: Lựa chọn và phát triển các kiểm sốt chung đối với cơng nghệ
Có Khơng
Ngun tắc 11: Lựa chọn và phát triển các kiểm soát chung
đối với công nghệ
47 11.1. Cơng ty có sự tách biệt rõ ràng về quyền truy cập thông tin
ứng với từng tên truy cập không? 84% 16%
48 11.2. Hệ thống có u cầu đăng nhập thơng tin, mật khẩu của
người truy cập sử dụng không? 92% 8%
49
11.3. Việc truy cập vào hệ thống, sửa đổi hay truy xuất dữ liệu có được hệ thống ghi lại trên nhật ký để xác minh khi có sự cố khơng?
84% 16% 50 11.4. Hệ thống có báo lỗi khi nhập dữ liệu bị trùng lắp hay kiểu
dữ liệu không theo quy định của phần mềm không? 84% 16% 51 11.5. Hệ thống có tổng kết danh sách các nghiệp vụ sai sót
khơng? 52% 48%
52 11.6. Cơng ty có sử dụng phần mềm duyệt virus không? 96% 4% 53 11.7. Cơng ty có kiểm sốt tốt các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự
phịng dữ liệu khơng? 92% 8%
Bảng số 2.11: Nguyên tắc 11 – Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ thông tin
Descriptive Statistics
Hoạt động kiểm soát N Minimum Maximum Mean Std. Deviation
HĐKS_C_11_1 25 1.00 2.00 1.1600 0.37417 HĐKS_C_11_2 25 1.00 2.00 1.0800 0.27689 HĐKS_C_11_3 25 1.00 2.00 1.1600 0.37417 HĐKS_C_11_4 25 1.00 2.00 1.1600 0.37417 HĐKS_C_11_5 25 1.00 2.00 1.4800 0.50990 HĐKS_C_11_6 25 1.00 2.00 1.0400 0.20000 HĐKS_C_11_7 25 1.00 2.00 1.0800 0.27689 Valid N (listwise) 25
(11.1) Có 84% đồng ý cho rằng Cơng ty có sự tách biệt rõ ràng về quyền truy cập thông tin ứng với từng tên truy cập. Qua khảo sát và phỏng vấn thực tế, tác giả nhận thấy cơng ty có sự tách biệt rõ ràng về quyền truy cập thông tin ứng với từng tên truy cập. Hiện tại chủ yếu quyền truy cập chủ yếu áp dụng cho hệ thống phần
mềm kế toán mà người truy cập là các nhân sự thuộc phịng kế tốn và hệ thống công nghệ thông tin quản lý serve máy tính cho tồn bộ cơng ty mà người sử dụng là nhân viên thuộc phịng cơng nghệ thơng tin. Và phần mềm về đầu tư tài chính chứng khốn do nhân viên phịng tài chính truy cập. Hầu hết cơng ty tách biệt rõ ràng người được quyền truy cập với mỗi tên truy cập riêng.
(11.2) 92% đồng ý cho rằng Hệ thống có u cầu đăng nhập thơng tin, mật khẩu của người truy cập sử dụng. Tác giả đã khảo sát thực tế nhận thấy các bộ phận như kế tốn, cơng nghệ thơng tin; có sử dụng phần chun dụng như Misa, trang web theo dõi giá cổ phiếu, máy tính cá nhân đều được đăng nhập bởi tên đăng nhập mặc định được đặt cho mỗi cá nhân và mật khẩu được người dùng tự đặt.
(11.3) 84% đồng ý cho rằng Việc truy cập vào hệ thống, sửa đổi hay truy xuất dữ liệu được hệ thống ghi lại trên nhật ký để xác minh khi có sự cố xảy ra.
(11.4) 84% đồng ý cho rằng Hệ thống báo lỗi khi nhập dữ liệu bị trùng lắp hay kiểu dữ liệu không theo quy định của phần mềm. Hầu hết các phần mềm công ty sử dụng đều đáp ứng yêu cầu báo lỗi khi nhập dữ liệu bị trùng lắp.
(11.5) 52% đồng ý cho rằng Hệ thống có tổng kết danh sách các nghiệp vụ sai sót. Qua khảo sát phần mềm kế tốn Misa hiện tại mà công ty đang sử dụng, tác giả nhận thấy phần mềm có tổng kết danh sách các nghiệp vụ sai sót, tuy nhiên vẫn chưa đầy đủ. Đặc biệt tác giả nhận thấy phần mềm chưa hỗ trợ cách thực hiện một số bút toán kế toán trên phân hệ
(11.6) 96% đồng ý cho rằng cơng ty có sử dụng phần mềm duyệt virus. Qua khảo sát, tác giả đánh giá cơng ty duy trì các gói phần mềm diệt virus và triển khai diệt virus cho mỗi máy tính của nhân viên, hướng dẫn người sử dụng quét virus, bật chương trình quét virus khi truy cập các trang web phục vụ công việc.
(11.7) 92% đồng ý cho rằng Cơng ty kiểm sốt tốt các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phịng dữ liệu. Nhìn chung cơng ty có biện pháp kiểm sốt tốt các thiết bị lưu trữ sao lưu dự phòng dữ liệu, tuy nhiên theo đánh giá của tác giả, cơng tác cơng tác kiểm sốt thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phòng dữ liệu là chưa tốt. Cụ thể là đối
với phần mềm kế toán, người dùng đã sao lưu dữu liệu rất cẩn thận, tuy nhiên vẫn bị mất dữ liệu do serve máy chủ không đảm bảo về dung lượng sao lưu.
Nguyên tắc 12: Ứng dụng chính sách và thủ tục
STT C. HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT
Kết quả khảo sát Có Không
Nguyên tắc 12: Ứng dụng chính sách và thủ tục 54 12.1. Cơng ty có xác định trách nhiệm và nhiệm vụ cho các hoạt
động kiểm soát của cấp quản lý các bộ phận hay không? 80% 20% 55
12.2. Các cá nhân chịu trách nhiệm có đảm bảo thực hiện các hoạt động kiểm soát một cách kịp thời theo quy định của các chính sách và thủ tục hay khơng?
64% 36%
56
12.3. Cơng ty có phân cơng nhân viên chịu trách nhiệm điều tra và giải quyết nếu phát hiện ra các vấn đề trong quá trình thực hiện
các hoạt động kiểm sốt hay khơng? 64% 36%
57
12.4. Cơng ty có rà sốt lại các chính sách và quy trình của nó theo định kỳ để xác định sự phù hợp với các hoạt động của tổ chức hay không?
68% 32%