- Các bước tiến hành hòa giả
b. Các bước tiến hành hòa giải Bước 1: Chuẩn bị hòa giải:
3.2.5. Kỹ năng ghi chép của hòa giải viên
Hòa giải viên cần phải ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan đến vụ việc để lưu trữ các thông tin cần thiết làm cơ sở, nền tảng để tiến hành hòa giải vụ, việc tranh chấp quyền sử dụng đất. Nội dung ghi chép gồm có:
- Ghi đầy đủ thành phần người tham dự, lý do vắng mặt nếu có.
- Ghi chép lại toàn bộ nội dung cuộc trao đổi, hòa giải, những nội dung đã được hòa giải thành, và những nội dung không hòa giải được. Ý kiến của các bên tham gia hòa giải. Ý kiến tư vấn của các dại diện cơ quan tổ chức được mời tham dự (những người có uy tín trong dòng họ ở nơi sinh sống; người có trình ộ pháp lý; có kiến thức pháp luật, kiến thức xã hội; trưởng thôn, người có chức sắc tôn giáo, người biết rõ vụ việc; đại diện của cơ quan, tổ chức liên quan hoặc người có uy tín khác,...).
êu cầu ghi chép:
- Ghi chép cần trung thực, đầy đủ, chính xác và có chi tiết các nội dung, tình tiết sự việc, ý kiến và số liệu.
- Chú ý vào các vấn đề trọng tâm của nội dung vụ việc cần hòa giải. Trong quá trình ghi chép, hòa giải viên cần lưu ý một số kỹ năng cụ thể như sau:
- Ghi chép những giá trị: Chỉ nên ghi lại những thông tin có giá trị, đây chính là cách ghi chép chủ động; cần quyết định điều gì có giá trị ghi lại,
đừng cố ghi lại nguyên văn cuộc đối thoại, không cần ghi lại những thứ không cần thiết, chỉ ghi lại những ý kiến và sự kiện quan trọng, không phải mọi thứ đều có giá trị.
- Hình thức ghi chép cần rõ ràng, dễ hiểu, dễ đọc, cần sắp xếp thông tin một cách có tổ chức để bảo đảm khi người xem có thể hiểu ngay về nội dung cung như sự việc đang cần giải quyết.
- Không nên quá chú ý đến lỗi chính tả;
- Tác phong ghi chép cần rèn luyện vừa có thể ghi chép nhanh và cũng cần tập trung lắng nghe ý kiến của các bên đang thảo luận.
- Có thể chừa lại các khoảng trống trong sổ ghi chép để có thể điền thêm những gì còn thiếu cần bổ sung thêm trong quá trình trao đổi.
- Có thể sử dụng hệ thống viết tắt, các biểu tượng, bảng biểu, sơ đồ, hình ảnh, đánh số:
Để ghi chép nhanh, hòa giải viên có thể sử dụng các hệ thống viết tắt, các biểu tượng.
Để kích thích khả năng ghi nhớ của mình, hòa giải viên nên thể hiện thông tin ghi chép được dưới dạng bảng số, sơ đồ, hình ảnh minh họa, đánh số, gạch ý, viết ý trọng tâm cho dễ hiểu, dễ nhớ.
- Đừng ngần ngại khi đặt câu hỏi cho người trình bày: Khi chưa hiểu rõ ý của một người nào đó, hòa giải viên không cần ngần ngại, hãy đặt câu hỏi để làm sáng tỏ những thông tin, bảo đảm nội dung ghi chép được chính xác và đầy đủ.
- Nếu được mọi người tham gia hòa giải nhất là được sự cho phép của các đương sự, thì hòa giải viên có thể sử dụng ghi âm lại cuộc đối thoại, trao đổi.