3.2.1.1.Hoàn thiện công tác kế hoạch hóa nhân lực
Kế hoạch hóa nhân lực thƣờng phải đƣợc công ty cụ thể hóa bằng các kế
hoạch ngắn hạn về nhân lực thƣờng là kế hoạch từng năm. Vì các kế hoạch ngắn hạn này có thể điều chỉnh linh hoạt, phù hợp với sự thay đổi khách quan của công ty. Thế nên phòng tổ chức hành chính của công ty cũng cần phải chú trọng xác định kế hoạch nguồn nhân lực trung và dài hạn theo từng giai đoạn nhất định căn cứ vào chiến lƣợc phát triển SXKD, đặc điểm sản phẩm và thị trƣờng của công ty, môi trƣờng kinh tế - pháp luật - chính trị - xã hội bên ngoài công ty và các thông tin thiết yếu về công ty nhƣ đối thủ cạnh tranh,
điều kiện kinh tế, quy mô tổ chức, kinh nghiệm quản lý… Yêu cầu một bản kế hoạch thực hiện là rõ ràng, phù hợp với trụ sở công ty và phải xác định
đƣợc các vấn đề: tuyển dụng nhân viên, sắp xếp lại nhân sự các phòng ban
nhƣ thế nào hay đào tạo nhân viên ra sao…Công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực cần tuân thủ thực hiện các bƣớc sau trong quy trình mà không nên bỏ qua bất kỳbƣớc thực hiện nào:
- Xây dựng kế hoạch, chiến lƣợc kinh doanh của từng phòng ban: Nhu cầu nguồn nhân lực trong Công ty đƣợc xác định dựa trên kế hoạch kinh doanh của từng phòng ban và căn cứ vào chiến lƣợc phát triển SXKD, đặc
điểm sản phẩm và thị trƣờng của công ty, môi trƣờng kinh tế - pháp luật - chính trị - xã hội bên ngoài công ty và các thông tin thiết yếu về công ty nhƣ đối thủ cạnh tranh, điều kiện kinh tế, quy mô tổ chức, kinh nghiệm quản lý….
- Các phòng lập kế hoạch nhân lực: Từ kế hoạch kinh doanh của mình, các phòng ban sẽ lập kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực của phòng, sau đó gửi
lên phòng tổ chức-hành chính. Phòng tổ chức-hành chính có trách nhiệm tập hợp nhu cầu nguồn nhân lực và xem xét đối chiếu
- Xem xét, cân đối, đối chiếu lại: Để xác định số lƣợng bị loại và số lƣợng đƣợc duyệt trong từng phòng thì phòng tổ chức-hành chính tiến hành kiểm tra, đối chiếu với số lƣợng nhân lực yêu cầu với nhu cầu kế hoạch của từng phòng. Nếu có sự chênh lệch giữa yêu cầu và kế hoạch mà không có nguyên nhân cụ thể thì sốlƣợng vƣợt kế hoạch sẽ bị loại. Còn nếu có lí do rõ ràng, cụ thể và là nhu cầu thiết yếu thì sẽ đƣợc phê duyệt theo số lƣợng các
phòng đã yêu cầu
Sau khi đã xác định chính xác số lƣợng nguồn nhân lực của từng
phòng, trƣởng phòng TC - HC sẽ lập báo cáo trình giám đốc phê duyệt.
Vì công ty TNHH sản xuất VLXD Phƣơng Nam là công ty sản xuất gạch tynel phục vụ xây dựng nên thƣờng xuyên phát sinh nhu cầu nhân lực theo mùa vụ. Nhu cầu này xuất hiện khi có những nhân viên nghỉ việc đột xuất hoặc cho nhu cầu cấp thiết của các đơn hàng sản xuất. Công ty cần có nhiều hơn lao động mùa vụđể khi cần họ có thể gọi đi làm luôn.
- Mỗi phòng ban, bộ phận khi có nhu cầu về lao động cần hoạch định kế hoạch nhân lực kèm theo tiêu chuẩn cụ thể về trình độ, kinh nghiệm, ngoại ngữ, sức khỏe, tuổi tác, hình thức…trƣớc khi gửi lên phòng tổ chức hành
chính. Căn cứ vào đó, phòng tổ chức hành chính sẽ tuyển dụng và bố trí lao
động hợp lý.
- Phòng tổ chức hành chính cần khai thác triệt để hơn nữa nguồn tuyển mộ nhân lực từ bên trong cũng nhƣ bên ngoài và các phƣơng pháp tuyển mộ
có hiệu quả cao hơn. Tiếp cận nguồn tuyển mộ bên ngoài mới nhƣ lao động
cũ của công ty, lao động tự do… Tiếp tục sử dụng các phƣơng pháp tuyển dụng rộng rãi trên báo giấy, đài, truyền hình, phát tờ rơi miễn phí, khuyến
khích ứng cử viên đến nộp đơn, sinh viên thực tập… để thu hút nhân tài thực sự cho công ty.
- Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng phù hợp với điều kiện thực tế công ty, cần có cán bộ chuyên môn giám sát chặt chẽ quy trình tuyển dụng đối với bất kỳ kế hoạch tuyển dụng nào, tuy nhiên cũng cần linh hoạt trong những
trƣờng hợp cụ thể để đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân lực tại công ty đảm bảo sản xuất lien tục, kịp tiến độ, hoàn thành kế hoạch.
- Đối với công nhân sản xuất cần phỏng vấn trực tiếp các ứng viên, không nên phỏng vấn theo nhóm, từ đó mới có thể chọn lụa đƣợc các ứng viên phù nhất.
3.2.1.2.Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Do bản mô tả công việc của công ty hiện nay vẫn còn rất sơ sài chƣa
mô tả rõ đƣợc nội dụng công việc cần làm nên việc tuyển dụng nhân sự còn nhiều bất cập, dẫn đến tình trạng ngƣời lao động vào làm việc trong công ty
không đúng chuyên môn.
“Phòng tổ chức hành chính cần phối hợp với Giám đốc và các phòng
ban để xây dựng nên danh mục công việc cụ thể cho công ty. Danh mục này
là cơ sở để công ty mô tả các công việc cần tuyển ngƣời và quảng cáo về các vị trí làm việc mới hay đểxác định các tiêu thức để tuyển chọn.
Sau khi xây dựng xong danh mục công việc, nhân viên phòng Tổ chức hành chính thu thập thông tin thực tế về công việc để ghi lại những hành vi thực hiện công việc của ngƣời lao động có hiệu quả và ngƣời lao động không có hiệu quả. Qua việc này, ta có thể khái quát và phân loại các đặc trƣng của công việc và đòi hỏi của công việc. Hoặc công ty tổ chức cho ngƣời lao
động ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc, có thể sử
dụng phƣơng pháp phỏng vấn hoặc phiếu điều tra để tìm hiểu về công việc. Do thông tin thu thập đƣợc từ phƣơng pháp này đƣợc lƣợng hóa, dễ cập nhật
và có thể xử lý trên máy tính nên hiện nay, phƣơng pháp sử dụng phiếu điều
tra đang đƣợc áp dụng rộng rãi tại nhiều công ty.
Bản mô tả công việc bao gồm các nội dụng: Tên công việc, chức năng
và quyền hạn khi thực hiện công việc, những chế độ chính sách. Còn bản tiêu chuẩn công việc bao gồm các nội dung: Phẩm chất trình độcá nhân, trình độ
chuyên môn, tay nghề, năng lực, tuổi tác, giới tính, tình trạng sức khỏe, kinh nghiệm. Tùy từng công v iệc cụ thể mà có những yêu cầu riêng. Với cách này sẽ giúp cho việc tuyển dụng tại công ty đƣợc chính xác và phù hợp với công việc hơn.
- Thứ nhất, phân tích công việc phải đảm bảo các mục tiêu:
+ Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, luân chuyển và thẳng tiến cho nhân viên. Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lƣơng qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.
+ Định hƣớng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các
chƣơng trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và luân chuyển công tác cho nhân viên.
+ Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra nhân lực cần thiết để thực hiện công việc – xác định điều kiện để tiến hành công việc tiết kiệm thời gian và sức lực cho ngƣời thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả
làm việc.
+ Xây dựng mối tƣơng quan của công việc đó với công việc khác. Tạo
cơ sởđể cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn
+ Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.
+ Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở
Thứ hai, trong quá trình phân tích công việc phải đảm bảo đẩy đủ các thông tin cần thiết: thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc nhƣ điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lƣơng thƣởng, khen thƣởng, kỷ luật, các yếu tố của điều kiện làm việc,…
Thứ ba, đảm bảo các nội dung, trình tự trong thực hiện phân tích công việc. Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc thƣờng không giống nhau trong các doanh nghiệp, nhƣng quá trình thực hiện phân tích công việc phải bao gồm các bƣớc:
+ Xác định chính sách của công ty, mục đích của phân tích công việc từ đốxác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.
+ Thông qua bảng câu hỏi thu thập các thông tin cơ bản
+ Áp dụng các phƣơng pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc.
+ Viếp bản nháp bản mô tả công việc, kiểm trả lại về độ chính xác và
đẩy đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh
đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
+ Hoàn thiện cuối cùng”