2.2.1 .Th ực trạng xây dựng kế hoạch tuyển dụng
2.2.2. Thực trạng tổ chức thực hiện tuyển dụng nhân lực
2.2.2.1.Thu hút nguồn nhân lực
“Hàng năm sau khi ban giám đốc đƣa ra quyết định về chiến lƣợc kinh doanh của những năm tới, công ty sẽ tiến hành xác định nhu cầu nhân lực.
Căn cứ vào mục tiêu cụ thể và khối lƣợn gcông việc, các đơn vị trong DN có thể bổ sung nhân lực cong thiếu gửi về phòng TC - HC.
Tại phòng TC – HC, nhân viên phụ trách công tác tuyển dụng tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị, trình lên trƣởng phòng TC - HC xem xét và đề xuất lên Tổng giám đốc phê duyệt.”
Thông báo tuyển dụng:
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã đƣợc thông giám đốc công ty duyệt, phòng tổ chức hành chính ra thông báo tuyển dụng. Nội dung chính của thông báo gồm 2 nội dung: Vị trí tuyển dụng và yêu cầu về trình độ đối với vị trí tuyển dụng. Công ty thƣờng sử dụng các loại thông báo trên bảng tin tại công ty và thông báo tới các trƣởng bộ phận các phòng ban để phổ biến cho cán bộ công nhân viên trong phòng mình và thông báo ra bên ngoài, thƣờng là thông báo phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ báo lao động và trang web công ty, trang web của ngành điện. Nội dung một thông báo thƣờng bao gồm các nội dung: Tên công ty, vị trí của công việc cần tuyển
dụng, yêu cầu trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khoẻ, kinh nghiệm, ngoại ngữ, các hồ sơ cần thiết, thời hạn nộp hồsơ, địa chỉ liên hệ.
“Nội dung cụ thể của thông báo tuyển dụng tại công ty: - Tên công ty
- Sốlƣợng lao động cần tuyển - Vị trí công việc cần tuyển dụng
- Yêu cầu trình độchuyên môn, độ tuổi, sức khỏe, kinh nghiệm - Các hồsơ cần thiết, thời hạn nộp hơ sơ, địa chỉ liên hệ
- Mức thù lao ban đầu
- Điều kiện làm việc tại vị trí đó.”
Đối với công nhân sản xuất và lao động mùa vụ:
Thông báo nhu cầu tuyển dụng bằng cách dán biểu thông báo ở trụ sở cơ
quan của công ty và thông báo trong nội bộ công ty.
Đối với người lao động làm công tác quản lý và lao động gián tiếp (làm
thời gian lâu dài):
Công ty thƣờng thông báo nhu cầu tuyển dụng bằng cách dán biểu thông báo ở trụ sở cơ quan của công ty và thông báo trong nội bộ công ty, trên trang website vieclam.com 24h.com.vn và vietnamwork.com.vn.
Theo kết quả khảo sát 62 nhân viên làm việc tại công ty về nguồn thông tin tuyển dụng thì các nhân viên biết đến thông báo tuyển dụng của công ty chủ yếu qua mạng Internet chiếm 68%. Điều này chứng tỏ đây là kênh thu hút ứng viên khá hiệu quả, công ty cần tiếp tục sử dụng kênh này đối với công tác tuyển dụng của các năm tiếp theo. Ngoài ra kênh báo chí chiếm 3%; 8% qua trung tâm việc làm; 6% do ngƣời quen trong công ty giới thiệu; và 15% biết đến qua các hình thức khác.
Biểu đồ 2.6: Tỷ lệđánh giá về nguồn thông tin tuyển dụng
Nguồn: Tổng hợp từ số liệu điều tra –PKS nhân viên
Về mức độ hấp dẫn của thông tin tuyển dụng thì có đến 44% ý kiến
đánh giá là hấp dẫn; 27% đánh giá rất hấp dẫn; 19% bình thƣờng và có 10% ý kiến cho rằng thông tin không hấp dẫn và không có ý kiến nào cho rằng thông tin rất không hấp dẫn.
Biểu đồ 2.7: Tỷ lệđánh giá về mức độ hấp dẫn của thông tin tuyển dụng
Nguồn: Tổng hợp từ số liệu điều tra –PKS nhân viên
“Công ty TNHH Phƣơng Nam thông báo tuyển dụng các đối tƣợng là công dân Việt Nam, có đủ năng lực hành vi dân sự, có đủ sức khỏe, tuổi
phù hợp với ngành nghề công việc cần tuyển dụng. Các vị trí công việc cần tuyển dụng gồm:”
Bảng 2.5: Vị trí tuyển dụng năm 2019 của công ty
ĐVT: người
TT Vị trí tuyển dụng Số lƣợng
1 Kỹ sƣ vật liệu xây dựng 2 2 Kỹ sƣ công nghệ thông tin 2
3 Nhân viên kinh doanh 1
4 Nhân viên kế toán 1
5 Lái xe tải 2
6 Công nhân phổ thông 7
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Hiện tại công ty vẫn kết hợp hài hòa giữa hai nguồn tuyển dụng đó là
nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài.
Vì là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất VLXD và phục vụ sản xuất nên lao động chủ yếu là lao động tay chân và theo hợp đồng ngắn hạn. Chính vì vậy mà công ty sử dụng chủ yếu lao động có sẵn trong địa bàn
tỉnh, số còn lại thì tuyển từ bên ngoài vì thực tế công ty chỉ tuyển thêm lao động trực tiếp là chủ yếu nhƣng trong một số trƣờng hợp công ty vẫn cần phải tuyển thêm lao động gián tiếp để thay thế những ngƣời về hƣu hay đƣợc cử đi học dài hạn.
“Công ty cũng liên kết với các trƣờng CĐ, ĐH, trƣờng đào tạo dạy nghề để thu hút những ứng viên đào tạo đúng chuyên ngành đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của công ty.
Khi sử dụng nguồn nội bộ thì công tác tuyển dụng đƣợc rút ngắn lại. Nếu trong quá trình làm việc phát sinh nhân sự cần phải có thì trƣởng bộ
Việc tuyển mộ từ nguồn nội bộ của công ty đƣợc tiến hành rất chặt chẽ
và nhanh gọn. Các vị trí thuyên chuyển hoặc là thăng chức của cán bộ trong
công ty đƣợc diễn ra đúng quy trình và tiết kiệm chi phí. Việc bổ nhiệm chức vụnhƣ vậy sẽ bỏqua các bƣớc phỏng vấn và tiết kiệm rất nhiều chi phí tuyển dụng.”
Bảng 2.6: Sốlƣợng hồ sơ ứng tuyển vào công ty giai đoạn 2017 – 2019
ĐVT: hồsơ
TT Nội dung Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 TĐPTB
Q (%)
Số
lƣợng TT(%) lƣợngSố TT(%) lƣợngSố TT(%)
1 Hồ sơ từ nguồn nội
bộ 3 6,25 4 6,56 4 5,97 115,47
2 Hồ sơ từ nguồn bên
ngoài 45 93,75 57 93,44 63 94,03 118,32 Mạng xã hội 15 33,33 24 42,11 26 41,27 131,66 Website 23 51,11 22 38,60 20 31,75 93,25 Các trƣờng CĐ, ĐH 7 15,56 11 19,30 17 26,98 155,84 Tổng 48 100 61 100 67 100 118,15 Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Qua kết quả bảng 2.6 có thể thấy nguồn tuyển từ nội bộ chủ yếu là nhân
viên đƣợc thuyển chuyển, đề bạt của công ty, làm công việc có chức danh cao
hơn so với ban đầu. Nguồn tuyển bên ngoài là số lƣợng ứng viên nộp hồ sơ
vào công ty, chủ yếu là các vị trí công việc mới.
Theo kết quả khảo sát 15 cán bộ về khả năng thu hút ứng viên thì có 41% ý kiến đánh giá là bình thƣờng; 29% đánh giá là nhiều; 18% đánh giá rất nhiều và 12% đánh giá ít và không có ý kiến nào đánh giá rất ít.
Biểu đồ 2.8: Tỷ lệđánh giá về khảnăng thu hút nhân lực
Nguồn: Tổng hợp từ số liệu điều tra, 2020 - PKS cán bộ quản lý
2.2.2.2. Xây dựng các tiêu chí TD
Hiện nay, công ty mới chỉ có bản mô tả công việc của lao động gián tiếp, còn đối với lao động trực tiếp thì chƣa có văn bản nào quy định cụ thể
trách nhiệm, nghĩa vụ, yêu cầu khi làm của ngƣời lao động tại công ty. Hàng
năm, quá trình phân tích công việc mới chỉ dừng lại ở liệt kê các công việc phải làm thông qua quá trình trao đổi về một vị trí cụ thể khi tuyển dụng. Căn
cứ vào quy chế công ty, từ đó đề ra những công việc mà một nhân viên ở vị trí nhất định phải làm. Tại các các vị trí làm việc của công ty chƣa có bản miêu tả công việc hay bản tiêu chuẩn công việc cụ thể.
Tại công ty ít có tài liệu để nhân viên nắm bắt đƣợc quy định công việc cần làm, về điều kiện làm việc và môi trƣờng làm việc của công ty. Công ty
hay ngƣời làm công tác quản trị nhân lực chƣa đƣa ra bản mô tả hay bản tiêu chuẩn công việc cụ thể, chính điều này đã gây ra ảnh hƣởng không tốt đến công tác tuyển mộ, tuyển chọn và đánh giá ngƣời lao động, dẫn đến hiệu quả
công việc chƣa cao. Khi hoạt động phân tích công việc thực hiện kém gây sự
chồng chéo trong làm việc, dẫn đến có phần sắp xếp nhân viên không hợp lý. Các tiêu chí tuyển dụng của chuyên viên tuyển dụng:
Hình 2.1: Bảng đánh giá ứng viên
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Bảng 2.7: Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc của vị trí kỹsƣ vật liệu xây dựng
Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc
Làm việc tại Phòng kỹ thuật Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành vật liệu xây dựng Chủ trì kiểm tra chất lƣợng vật
liệu xây dựng Có kiến thức cơ bản về vật liệu xây dựng Thiết kế cấp phối
Cơ bản nắm đƣợc quy trình thí nghiệm, kiểm tra chất lƣợng VLDX, tiêu chuẩn xây dựng hiện hành
Làm và kiểm tra hồ sơ chất lƣợng
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Theo kết quả đánh giá của 62 nhân viên đƣợc tuyển dụng vào công ty
giai đoạn 2015 – 2019 về tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty tỷ lệ cán bộđồng
ý khá cao trong đó đƣợc đánh giá cao nhất là tiêu chí “Tiêu chuẩn công việc tuyển dụng rõ ràng, hợp lý” với tỷ lệ đồng ý và hoàn toàn đồng ý đạt là 51,61% và 12,9%. Tiếp đến là tiêu chí “Công tác tuyển dụng chính xác, công bằng” với tỷ lệ đồng ý đạt 41,69%. Tuy nhiên vẫn còn một sốngƣời lao động
cho rằng công tác này không công bằng do có một số vị trí tuyển dụng ƣu tiên cho ngƣời quen, ngƣời nhà của các cán bộ trong công ty.
Tiêu chí “Luôn có sự phản hổi về kết quả thực hiện công việc” có tỷ lệ hoàn toàn đồng ý đạt 40,32%; tỷ lệđồng ý đạt 37,1%.
Tiêu chí “Người lao động luôn thừa nhận tích cực về tuyển dụng lao
động vào các vị trí” với tỷ lệ hoàn toàn đồng ý đạt 41,49%; đồng ý đạt
33,87%.
Bảng 2.8: Tỷ lệ đánh giá của nhân viên về tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty của công ty
ĐVT: đồng
TT Nội dung không Rất
đồng ý Không đồng ý thƣờngBình Đồng ý Hoàn toàn đồng ý 1
Tiêu chuẩn công việc tuyển
dụng rõ ràng, hợp lý 4,84 9,68 20,97 51,61 12,90 2 Công tác tuyển dụng chính xác, công bằng 8,06 17,74 24,19 41,94 8,06 3 Luôn có sự phản hổi về kết
quả thực hiện công việc 3,23 6,45 12,90 37,10 40,32 4
Ngƣời lao động luôn thừa nhận tích cực về tuyển dụng lao
động vào các vị trí 9,68 11,29 3,23 33,87 41,94
Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra – PKS nhân viên
Theo kết quả đánh giá của 62 nhân viên đƣợc tuyển dụng vào công ty
giai đoạn 2015 – 2019 về phân công công việc trong công ty thì tiêu chí
“Nhiệm vụ, trách nhiệm được phân định rõ ràng, hợp lý” đƣợc đánh giá cao
với tỷ lệ đồng ý đạt 66,13%.
Tiêu chí “Hiểu rõ nhiệm vụ, yêu cầu công việc” và “Phù hợp với khả năng, sởtrường” cũng đƣợc đánh giá cao với tỷ lệđồng ý đạt trên 50%.
còn nhiều nhƣ tiêu chí “Cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc” và tiêu chí “Khối lượng công việc hợp lý”. Có một số lao động nữ làm việc tại phòng kế toán, phòng kế hoạch do có con nhỏ nên khó cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc. Một số ngƣời lao động cũng cho rằng khối lƣợng công việc của họ vẫn còn nhiều còn một sốngƣời thì lại ít hơn họ.
Bảng 2.9: Tỷ lệ đánh giá về phân công công việc trong công ty
ĐVT:% TT Nội dung Rất không đồng ý Không đồng ý thƣờngBình Đồng ý Hoàn toàn đồng ý 1 Nhiệm vụ, trách nhiệm đƣợc phân định rõ ràng, hợp lý 1,61 4,84 20,97 66,13 6,45 2 Công việc thú vị, thử thách 6,45 9,68 29,03 35,48 19,35 3 Hiểu rõ nhiệm vụ, yêu cầu
công việc 4,84 4,84 9,68 53,23 27,42
4 Khối lƣợng công việc hợp lý 11,29 19,35 41,94 17,74 9,68 5
Mức độ căng thẳng trong công
việc là chấp nhận đƣợc 6,45 8,06 30,65 38,71 16,13 6
Cân bằng giữa cuộc sống cá
nhân và công việc 6,45 12,90 22,58 50,00 8,06 7 Phù hợp với khả năng, sở
trƣờng 8,06 4,84 9,68 51,61 25,81
8 Hài lòng với vị trí công việc
hiện tại 0,00 0,00 35,48 45,16 19,35
Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra – PKS nhân viên
Qua những phân tích ở trên ta thấy công ty cần xây dựng đầy đủ hệ
thống tiêu chuẩn tuyển dụng cho các vị trí. Một số vị trí công việc còn chƣa
hợp lý.
2.2.2.3. Đánh giá và lựa chọn ứng viên
*Tiếp nhận và sàng lọc hồsơ
“Sau khi việc thông báo TD đƣợc đăng tải, công ty tiến hành tiếp nhận hồ sơ.
Hồsơ tuyển dụng lao đồng bao gồm:
1. Đơn xin việc
2. Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn
nơi cƣ trú hoặc tổ chức nơi ngƣời đó đang công tác, học tập tính đến lúc nộp hồsơ không quá 3 tháng.
3. Giấy xác nhận nhân thân do công an sở tại nơi ngƣời xin dự tuyển
đang cƣ trú cấp (thời điểm xác nhận không quá 01 tháng đến thời điểm nộp hồ sơ).
4. Giấy khám sức khoẻ do bệnh viện tuyến huyện, thị xã trở lên cấp,
tính đến lúc nộp hồsơ không quá 01 tháng.
5. Bản sao công chứng Bằng tốt nghiệp ngành nghề, các chứng chỉ
khác (nếu có) và bảng kết quả học tập.
6. Bằng tốt nghiệp Trung học phổ thông . (Bản sao có chứng thực)
7. Bản sao giấy khai sinh. 8. Sổlao động (nếu có).
Các giấy tờ quy định ở mục 5 nêu trên không bắt buộc với các đối
tƣợng xin tuyển dụng làm các công việc lao động phổ thông.
Hồsơ dự tuyển gửi về phòng Tổ chức hành chính của Công ty trực tiếp hoặc qua đƣờng Bƣu điện. Các ứng viên trúng tuyển, khi đến làm thủ tục yêu cầu đem theo bản chính các văn bằng, chứng chỉđể đối chiếu. (Công ty không giữ bản chính các văn bằng, chứng chỉ).”
Sau khi hồ sơ ứng tuyển đƣợc gửi về công ty, phòng tổ chức lao động sẽ nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu của ứng viên, bao gồm: Học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác, khả năng tri thức, sức khỏe, mức độ lành nghề, tính tình, đạo đức, nguyện vọng từ đó chọn ra những
ứng viên thích hợp nhất để gửi lên trƣởng phòng tổ chức hành chính xem xét và ký quyết định tiến hành phỏng vấn sơ bộ.
Bảng 2.10: Bảng kết quả tham gia vòng phỏng vấn năm 2019 của công ty ĐVT: người ĐVT: người TT Vị trí tuyển dụng Số hồ sơ ứng tuyển Số hồ sơ đạt yêu cầu Số hồ sơ không đạt yêu cầu 1 Kỹ sƣ vật liệu xây dựng 8 5 3 2 Kỹ sƣ công nghệ thông tin 7 4 3
3 Nhân viên kinh doanh 10 9 1
4 Nhân viên kế toán 13 11 2
5 Lái xe tải 4 4 0
6 Công nhân phổ thông 25 19 6
Tổng 67 52 15
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Nhƣ vậy, công ty làm khá tốt công tác thu hút ứng viên vào công ty với tỷ lệ hồsơ bị loại chiếm khoảng 22,38%.
Sau khi sàng lọc và lựa chọn các hồ sơ đạt yêu cầu, phòng TC – HC sẽ
tiến hàng lập danh sách trích ngang các ứng viên và đề xuất phỏng vấn các
ứng viên. Công tác tiếp nhận và sàng lọc hồsơ tại công ty đƣợc tổ chức khách quan, minh bạch và khoa học.
Theo kết quả khảo sát 62 nhân viên đƣợc tuyển dụng giai đoạn 2015 –
2019 tại công ty về cách nộp hồsơ ứng tuyển thì có 58% ý kiện lựa chọn nộp qua email; 29% nộp trực tiếp và 13% nộp qua đƣờng bƣu điện.
Biểu đồ 2.9: Tỷ lệ đánh giá về cách nộp hồsơ