TT Trình độ lý luận chính trị 2012 2013 2014 2015 2016 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % 1 Lý luận chính trị cao cấp 5 5,1 6 5,4 5 4,6 5 4,7 5 4,6 2 Lý luận chính trị trung cấp 72 75,7 78 70,2 84 77,1 83 78,3 83 77,6 3 Chưa có 22 19,2 26 23,4 20 18,3 18 17 19 17,8 Tổng cộng 99 100,0 111 100,0 109 100,0 106 100,0 107 100,0
(Nguồn: Chi cục QLTT tỉnh Lạng Sơn) 2.2.2.3 Trình độ tin học
Bảng 2.8: Cơ cấu công chức phân theo trình độ tin học văn phòng
TT Trình độ tin học văn phòng 2012 2013 2014 2015 2016 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % 1 Trình độ B trở lên 31 31,3 39 35,2 39 35,8 37 34,9 40 37,4 2 Trình độ A 25 25,3 27 24,3 25 22,9 24 22,6 35 32,7 3 Chưa có 43 43,4 45 40,5 45 41,3 45 42,5 32 29,9 Tổng cộng 99 100,0 111 100,0 109 100,0 106 100,0 107 100,0
(Nguồn: Chi cục QLTT tỉnh Lạng Sơn)
Theo số thống kê tại Bảng 2.8, trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển mạnh, việc công chức phải trang bị kỹnăng sử dụng thành thạo tin học văn phòng là
một điều kiện bắt buộc khi tuyển dụng vào cơ quan. Trong các năm qua, tỷ lệ công chức được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tin học văn phòng đã tăng lên đáng kể. Song
với tỷ lệ chưa đến 50% công chức có trình độ tin học từ A vẫn là một bất cập trong hoạt động hàng ngày của Chi cục QLTT tỉnh Lạng Sơn. Việc cập nhật thông tin, xử lý
thông tin, văn bản nhiều khi còn chậm, việc trang bị các thiết bị tin học còn chưa kịp thời, hoặc đã lạc hậu nên việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Chi cục QLTT tỉnh Lạng Sơn còn yếu và thiếu đồng bộ.
2.2.2.4 Trình độ ngoại ngữ
Theo số liệu thống kê tại Bảng 2.9, số công chức của Chi cục QLTT tỉnh Lạng Sơn có trình độ ngoại ngữ bằng hoặc dưới trình độ A chiếm từ 38,6% đến 68,7%. Về chất
lượng nghe, nói tiếng Anh còn nhiều hạn chế và chỉ chiếm một con số nhỏ do thực tế
trong công việc không có điều kiện tiếp xúc và sử dụng nhiều đến ngoại ngữ. Các văn
bằng chứng chỉ về ngoại ngữ mới chỉ có giá trị về mặt lượng chứ chưa có giá trị về
mặt chất.
Bảng 2.9: Cơ cấu công chức phân theo trình độ ngoại ngữ tiếng Anh
TT Trình độ ngoại ngữ tiếng Anh 2012 2013 2014 2015 2016 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % 1 Trình độ C trở lên 10 10,1 10 9,0 3 2,8 16 15,1 10 9,3 2 Trình độ B 21 21,2 47 42,3 48 44,0 48 45,3 51 47,7 3 Bằng hoặc dưới trình độ A 68 68,7 54 48,7 58 53,2 42 39,6 46 43 Tổng cộng 99 100,0 111 100,0 109 100,0 106 100,0 107 100,0
(Nguồn: Chi cục QLTT tỉnh Lạng Sơn)
2.3 Phân tích thực trạng quản lý công chức tại Chi cục Quản lý thị trường tỉnh Lạng Sơn Lạng Sơn
2.3.1Công tác hoạch định công chức ở Chi cục Quản lý thị trường tỉnh Lạng Sơn
Đối với Chi cục QLTT tỉnh Lạng Sơn, công tác hoạch định nguồn nhân lực là việc xây dựng Kế hoạch biên chế công chức hàng năm theo quy định tại Nghị định số 21/2010/NĐ-CP ngày 08/3/2010 của Chính phủ về quản lý biên chế công chức.Hàng
năm, căn cứ vào thực tế nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực các Phòng, Đội QLTT đề
theo caìc býớc:
- Ðaình giaì lại nguồn nhân lực hiện có: Rà soaìt tại từng bộ phận về số lýợng và cõ cấu công chức (ðộ tuổi, giới tính, trình độ đào tạo, tiền lương, hiệu quả công tác, quan hệ công việc, ý thức tổ chức kỷ luật, v.v.), tính toán sốlượng người nghỉhưu, thôi việc hoặc có nguyện vọng chuyển công tác;
- Dự báo nguồn nhân lực cần có cho tương lai (làm chonăm liền kề): Căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụđược giao và nguồn nhân lực hiện có để dự báo.
Chi cục trưởng ký kế hoạch biên chế công chức của Chi cục trình Sở Công thương, UBND, HĐND, Sở Nội vụ xem xét quyết định giao chỉ tiêu biên chế công chức hàng
năm. Hồ sơ trình biên chế bao gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt (sự cần thiết, căn cứ
lập kế hoạch; nội dung đề xuất; kiến nghị với cấp trên); Kế hoạch biên chế công chức
năm sau liền kề; các tài liệu liên quan đến việc lập kế hoạch.
Bảng 2.10: Tổng hợp biênchế công chức đề nghị và được giao tại Chi cục quản lý thị trường tỉnh Lạng Sơn TT Chỉ tiêu 2012 2013 2014 2015 2016 BC đề nghị BC được giao BC đề nghị BC được giao BC đề nghị BC được giao BC đề nghị BC được giao BC đề nghị BC được giao 1 Tổng số BC được giao bổ sung 12 08 08 0 04 0 02 0 02 0
(Nguồn: Chi cục Quản lý thị trường tỉnh Lạng Sơn)
Số liệu tại Bảng 2.10 cho thấy: Trong các việc đề xuất tăng biên chế công chức rất hạn chế gây khó khăn trong việc bố trí, sử dụng biên chế để hoàn thành nhiệm vụ tại Chi cục. Điều này sẽ càng khó xảy ra trong xu hướng cắt giảm biên chế hiện nay của Nhà
nước.
chi tiết từng vị trí cần sốlượng biên chế là bao nhiêu.
- Vị trí lãnh đạo quản lý: Cần 31 biên chế, chiếm 20,6% tổng số biên chế toàn Chi cục,
cơ cấu cụ thể như sau: Lãnh đạo Chi cục: Chi cục trưởng 01; Phó Chi cục trưởng 03
(theo quy định của Nhà nước); Trưởng phòng, Đội trưởng trực thuộc Chi cục: Mỗi
phòng, đội 01 (hợp lý và đúng quy định); Phó phòng, Phó Đội trưởng: Mỗi phòng 02 cấp phó, Đội hơn 01 cấp phó (việc xây dựng còn mang tính bình quân, chưa tính toán
hợp lý cho từng đơn vị vì giữa các phòng, Đội chức năng nhiệm vụ và số lượng nhân
viên dưới quyền khác nhau, vì vậy nên tính toán lại cho phù hợp); Đối với Trưởng,
Phó các phòng, đội thuộc đơn vị trực thuộc: Mỗi đơn vị bốtrí đều nhau cho tất cả các
phòng đều có 01 Trưởng, 01 Phó (tuy nhiên đối với các phòng thuộc Chi cục trực thuộc việc bố trí này mang tính bình quân chưa khoa học, vì với số lượng biên chế
nhân viên rất ít, nhiều nhất 03 nhân viên, trung bình là 02 nhân viên, nên bố trí 01 lãnh
đạo trưởng hoặc phó là phù hợp, trừ bộ phận nào nhiều nhân viên, nhiệm vụ nhiều, phức tạp mới bốtrí 02 lãnh đạo).
Bảng 2.11: Biên chế theo yêu cầu vị trí việc làm
TT Vị trí việc làm Biên chế
I Tên vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý điều hành 31
1 Tên vị trí cấp trưởng Chi cục trưởng 01 2 Tên vị trí cấp phó Phó chi cục trưởng 03 3
Tên vị trí cấp trưởng phòng và Đội trưởng trực thuộc 6
Trưởng phòng TCHC 01 Phó trưởng phòng TCHC 02 Trưởng phòng Nghiệp vụ tổng hợp 01 Phó trưởng phòng Nghiệp vụ tổng hợp 02 4 Tên vị trí cấp phó phòng và phó Đội trực thuộc 21
Đội trưởng trực thuộc Chi cục 03
Phó đội trưởng trực thuộc Chi cục 18
TT Vị trí việc làm Biên chế
1 Công tác chuyên môn nghiệp vụ tổng hợp 12
2 Công tác chuyên môn pháp chế, kiểm tra 12
3 Công tác chuyên môn Thanh tra chuyên ngành 12
4 Công tác quản lý địa bàn 15
5 Công tác kiểm tra, kiểm soát thịtrường 12
6 Công tác chống buôn lậu 18
III Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ 17
1 Công tác quản lý công chức 6
2 Công tác hành chính quản trị 5
3 Công tác kế toán 1
4 Công tác quản trịứng dụng công nghệ thông tin 1
5 Kếtoán tài chính Đội Quản lý thịtrường 1
6 Kế toán ấn chỉĐội Quản lý thịtrường 1
7 Thủkho Đội Quản lý thịtrường 1
8 Công tác văn thư, lưu trữ, đánh máy 1
9 Công tác thủ quỹ
IV Vị trí việc làm để thực hiện Hợp đồng theo Nghịđịnh số68/2000/NĐ-CP 21
1 Lái xe 19
2 Nhân viên phục vụ 2
Tổng số biên chế cần thiết theo vị trí việc làm 150
(Nguồn: Chi cục Quản lý thị trường tỉnh Lạng Sơn)
Như vậy đối với 08 vị trí lãnh đạo quản lý mà dự kiến đến 31 biên chế là không hợp lý
(như phân tích từng vị trí như trên). Khi sắp xếp công chức theo VTVL Chi cục nên tính toán lại cho khoa học, nhất là đối với vị trí cấp Phó (12 Đội QLTT và phó các phòng thuộc 02 phòng trực thuộc Chi cục).
15 vị trí với 89 biên chế là tương đối phù hợp. Tuy nhiên, theo tác giả, Chi cục nên
tính toán, ưu tiên cho nhóm này vì đây là bộ phận tham mưu trực tiếp giải quyết các công việc chuyên môn, những nội dung cần ưu tiên bổ sung thêm biên chế công chức là các VTVL số 1, 4, 5, 6 mục vị trí việc làm gắn với công việc chuyên môn, nghiệp vụ vì đây là những vị trí quan trọng của Chi cục nhưng hiện nay bố trí ít công chức
tham mưu so với các vị trí khác.
- Đối với vị trí việc làm nhân viên hợp đồng phục vụ hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP: 2 vị trí với 21 nhân viên, việc bốtrí như trên là hợp lý.
Tóm lại, biên chế cần thiết cho 25 vị trí việc làm của Chi cục là 150 biên chế, so với số biên chế của Chi cục được giao năm 2014 là 109 biên chế, còn thiếu 41 biên chế. Tuy nhiên việc bố trí biên chế giữa các bộ phận còn chưa hợp lý, khoa học, cần giảm biên chế cho một số vị trí lãnh đạo quản lý đểtăng biên chế chuyên môn nghiệp vụ.
2.3.2 Công tác phân tích công việc tại Chi cục Quản lý thị trường Lạng Sơn
Phân tích công việc là một công cụ thiết yếu để quản lý công chức tại Chi cục QLTT tỉnh Lạng Sõn. Qua phân tích công việc trả lời các câu hỏi liên quan đến mỗi công chức công việc cụ thể trong Chi cục như: Công chức đó cần làm gì? khi nào? ở đâu? bằng phương pháp gì? Những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm cần có để hoàn thành những tiêu chuẩn gì của chức danh công việc.
Lãnh đạo Chi cục QLTT tỉnh Lạng Sơn tiến hành phân tích công việc thực hiện của công chức theo trình tự, gồm 7 bước sau: Liệt kê các chức danh công việc; Dựa vào mục tiêu phân tích để lựa chọn các chức danh cần phân tích; Thiết kế mẫu các văn bản phân tích công việc và lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phântích; Tiến hành thu thập thông tin; Xử lý thông tin và viết các bản phân tích; Chuẩn hóa các văn bản phân tích và đưa vào sử dụng tại Chi cục; Cập nhật và xem xét định kỳ các văn bản phân tích công việc.
Sản phẩm của phân tích công việc công chức là ba văn bản chủ yếu sau: Bản mô tả công việc: Giải thích về những chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Khung năng lực (xác định về năng lực chuyên môn đối với người thực hiện công việc): Liệt kê các yêu cầu tối thiểu
của công việc đối với người thực hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và các yêu cầu khác. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là hệ thống các tiêu chí phản ánh yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc (các tiêu chuẩn/ tiêu chí càng cụ thể càng tốt).
2.3.3 Công tác tuyển dụng và sử dụng công chức tại Chi cục Quản lý thị trường tỉnh Lạng Sơn Lạng Sơn
- Công tác tuyển dụng: Việc tuyển công chức thực hiện theo quy định của Luật Cán bộ, công chức, tuyển dụng phải căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ, vị trí việc làm và chỉ
tiêu biên chế được giao. Phương thức tuyển dụng công chức của tỉnh là thực hiện qua kỳ thi tuyển tập trung, tuyển công chức cho toàn tỉnh do Hội đồng tuyển dụng công chức thực hiện hàng năm.
Theo quy định, hàng năm Chi cục tính toán, đăng ký chỉ tiêu tuyển dụng công chức gửi Hội đồng tuyển dụng thực hiện tuyển dụng và thông báo kết quả trúng tuyển. Chi cục trưởng ra quyết định phân công công chức trúng tuyển đến làm việc tại các Phòng,
Đội QLTT trực thuộc theo vị trí việc làm.
Từ năm 2012 đến nay, số công chức được tuyển dụng mới là 08, trong đó: Tuyển qua Hội đồng tuyển dụng của tỉnh là 07. Tuyển dụng không qua thi theo chính sách thu hút nguồn nhân lực của tỉnh là 01 (sinh viên tốt nghiệp đại học chính quy loại giỏi, cho vị
trí Tổ chức cán bộ tại Phòng Nghiệp vụ - Tổng hợp).
- Sử dụng nhân lực tuyển dụng: Công chức mới tuyển dụng phải trải qua thời gian tập sự theo quy định ứng với trình độ đào tạo, được bổ nhiệm chính thức vào các ngạch công chức nếu đạt yêu cầu.
Căn cứ tình hình thực tế và năng lực cụ thể của từng công chức, Chi cục QLTT đã bố trí, phân công công chức theo thực trạng về đội ngũ công chức hiện có để bố trí các công việc theo chức trách, nhiệm vụ và năng lực, sở trường đối với từng công chức; bố trí, phân công công tác trên nguyên tắc lồng ghép, đan xen giữa các cá nhân và hỗ trợ
lẫn nhau để kịp tiến độ hoàn thành nhiệm vụ được giao, cũng như để làm quen với công việc khác ngoài công việc của mình để có thểcũng thực hiện tốt khi có yêu cầu.
với việc phân công, bố trí công tác của các Đội, bộ phận QLTT. Tại các Đội QLTT
ngoài thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao theo vị trí việc làm, mỗi công chức đều phải thực hiện một số công việc kiêm nhiệm khác do biên chế công chức không đủ để bố trí công tác chuyên trách cũng như khối lượng công việc của các vị trí việc làm kiêm nhiệm chưa cần thiết để bố trí công chức chuyên trách tại các Đội QLTT như: kế
toán tài chính, ấn chỉ, kho, quỹ, văn thư…
2.3.4 Công tác đào tạo và bồi dưỡng công chức tại Chi cục Quản lý thị trường tỉnh Lạng Sơn Lạng Sơn
Đào tạo và bồi dưỡng là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức và điều kiện quyết định để các tổ chức có thể phát triển đáp ứng yêu cầu quản lý điều hành trong môi trường hội nhập kinh tế thế giới. Bên cạnh đó, việc cử
cán bộ, công chức đi đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính.
Văn phòng đã tăng cường chỉ đạo công chức tranh thủ thời gian tự cập nhật, bồi dưỡng kiến thức cho mình, nhất là tổng hợp phân tích tình hình thực tiễn, kinh nghiệm xử lý của các tỉnh bạn, để không ngừng nâng cao trình độ về mọi mặt, đáp ứng yêu cầu hoạt
động tham mưu, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh trong từng năm,
từng thời kỳ.
- Đa dạng hoá loại hình đào tạo và phương thức đáp ứng nhu cầu đào tạo cấp bách và
thường xuyên:
+ Đào tạo tập trung nhằm giải quyết dứt điểm số đối tượng theo những mục tiêu nhất
định như: trả nợ trình độ cho cán bộ nghiệp vụ, nhưng chưa có bằng cấp tương xứng với công việc, đào tạo công nghệ mới do yêu cầu phát triển; đào tạo ngoại ngữ cho cán bộlãnh đạo; đào tạo trên đại học cho cán bộ trẻcó năng lực tạo nguồn phát triển.
+ Đào tạo bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước nâng cao năng lực quản lý điều hành