tuyển sinh, có rất nhiều qui trình, thủ tục giải quyết các bước công việc cụ thể. Cho nên, khối lượng văn bản hình thành từ hoạt động này là tương đối lớn. Về mặt ý nghĩa, văn bản hình thành và phản ánh các hoạt động của cơng tác tuyển sinh có vị trị đặc biệt quan trọng trong hệ thống văn bản về đào tạo. Vị trí này có được từ chính vai trị của cơng tác tuyển sinh đối với hoạt động đào tạo nói riêng và hoạt động của các trường đại học nói chung bởi tuyển sinh là đầu vào của công tác đào tạo. Những văn bản hình thành trong quá trình tổ chức tuyển sinh là cơ sở, căn cứ cho việc tiến hành các hoạt động tổ chức đào tạo tiếp theo. Những văn bản cơ bản của công tác tuyển sinh bao gồm:
+) Kế hoạch công tác tuyển sinh: Căn cứ vào khả năng đào tạo, Trường xây dựng kế hoạch tuyển sinh (đại học, sau đại học) gửi ĐHQGHN và Bộ Giáo dục và Đào tạo
+) Thông báo tuyển sinh: Trường soạn thảo thông báo tuyển sinh và thơng báo đó được cơng bố trong cuốn “Những điều cần biết về tuyển sinh đại
học” của Bộ Giáo dục và Đào tạo (với đào tạo đại học). Thông báo tuyển sinh (cả đại học và sau đại học) đều được công bố trên website của Trường
+) Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh Trường, Ban Thư ký, Ban Đề thi, Ban coi thi, Ban Thanh tra thi do Ban giám hiệu ký. Căn cứ vào các qui định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và tình hình thực tế, các Quyết định trên sẽ được soạn thảo, ban hành.
+) Hợp đồng các loại (thuê địa điểm thi, sao in đề thi….)
+) Danh sách thí sinh đủ điều kiện dự thi, danh sách phòng thi, địa điểm thi, các loại giấy tờ tài liệu phòng thi (giấy cam đoan, Đơn đề nghị sửa chữa thông tin trên thẻ dự thi, Biên bản xử lý cán bộ và thí sinh vi phạm quy chế tuyển sinh, Biên bản bàn giao đề thi, Biên bản bàn giao bài thi và tình hình phịng thi…): Những văn bản này được lập theo hệ thống biểu mẫu do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định.
+) Báo cáo số lượng thí sinh đăng ký dự thi theo cụm thi và theo đơn vị và ngành đăng ký dự thi (theo mẫu của ĐHQGHN)
+) Báo cáo nhanh tình hình thí sinh dự thi (trong ngày tập trung làm thủ tục thi) và Báo cáo nhanh tình hình thí sinh dự thi (trong các buổi thi) (theo mẫu ĐHQGHN).
+) Quyết định cử cán bộ chấm thi tuyển sinh đại học
+) Quyết định thành lập Ban chấm thi, Ban chấm kiểm tra tuyển sinh đại học
+) Biên bản chấm thi, văn bản niêm yết kết quả thi
+) Quyết định kết quả thi, phương án xét tuyển trình Hội đồng tuyển sinh quyết định
+) Thông báo, Quyết định về việc phúc khảo tuyển sinh đại học +) Giấy báo điểm
+) Quyết định cơng nhận thí sinh trúng tuyển
+) Báo cáo kết quả tuyển sinh: Kết thúc kì thi tuyển sinh của năm, Trường xây dựng báo cáo về công tác tuyển sinh để gửi ĐHQGHN và Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Trên đây là những văn bản về công tác tuyển sinh. Dễ nhận thấy, những văn bản này được hình thành từ chính việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của hoạt động tuyển sinh. Thực tế, công tác tuyển sinh đại học và sau đại học được thực hiện theo một quy trình thống nhất và theo qui định của ĐHQGHN nên về cơ bản, qui trình thực hiện các công việc là tương đối giống nhau và thể loại văn bản được hình thành cũng khá đồng nhất. Tuy vậy, với tính chất và qui mơ tuyển sinh của hai hệ là khác nhau, cho nên văn bản hình thành từ cơng tác tuyển sinh sau đại học có khối lượng văn bản ít hơn và cũng có những văn bản khác biệt nhất định so với văn bản về công tác tuyển sinh đại học. Những khác biệt này sẽ được chúng tôi làm rõ ở các phần tiếp theo của luận văn.