- Văn bản về công tác tổ chức đào tạo: Được tính từ khâu xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo đến việc tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi cử, bảo
f. Nội dung văn bản
Là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất của văn bản thể hiện mục đích ban hành văn bản. Thông tư 01 đã quy định rõ những yêu cầu cần phải đảm bảo của nội dung văn bản. Trên cơ sở đối chiếu, chúng tôi thấy, nhìn chung các văn bản về đào tạo của Trường cơ bản đã đảm bảo các yêu cầu trên, cụ thể như sau:
*Về kết cấu:
- Đối với các văn bản hành chính thơng thường mang tính chất thơng báo, trao đổi, báo cáo cơng việc …phần nội dung được trình bày theo mơ típ:
+) Phần mở đầu: giới thiệu, chào hỏi, nêu lý do
+) Phần nội dung chính: các vấn đề cần trao đổi, thông báo, báo cáo, các ý kiến cần thảo luận, thống nhất…
+) Phần kết: đề nghị, cảm ơn
Cách thức trình bày các phần này là các câu văn, bảng biểu, số liệu… Giữa các ý thường sử dụng các ký hiệu như (-), (+), hay được đánh số ả rập (1,2,3).
- Đối với các văn bản là hợp đồng, quyết định thì phần nội dung thường được trình bày theo kết cấu:
+) Phần căn cứ: căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn
+) Phần nội dung chính: các điều khoản, các điểm, các phần..
Khác với các cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động đào tạo của Trường là tương đối đặc thù nên các văn bản quyết định, hợp đồng tương đối đơn giản, chủ yếu được trình bày dưới dạng các điều khoản.
Qua khảo sát, chúng tôi thấy, đa số các văn bản đào tạo của Trường đã thể hiện được những thơng tin chính, cơ bản, cần thiết mà văn bản cần truyền tải. Rất nhiều văn bản có nội dung ngắn gọn, súc tích mà vẫn đầy đủ thông tin, kết cấu lô gic và hợp lý.
Ví dụ 1: Công văn số 2404/XHNV-ĐT ngày 22/10/2013 về việc thực
tập của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phịng có nội dung rất ngắn gọn, súc tích với kết cấu chặt chẽ gồm 3 phần: phần 1 là nêu lý do (thực
hiện chương trình đào tạo của ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng…); phần 2 đề cập đến nội dung chính (Trường ĐHKHXH&NV tổ chức cho sinh viên khóa QH-2012-X) đi thực tập tốt nghiệp về công tác văn thư, lưu trữ…thời gian thực tập...Nhà trường giới thiệu sinh viên A đến liên hệ thực tập tại Quý cơ quan); phần 3 là phần đề nghị, cảm ơn (Nhà trường kính mong nhận được sự quan tâm…Xin trân trọng cảm ơn).
Ví dụ 2: Quyết định số 2405/QĐ-XHNV-ĐT ngày 22/10/2013 về việc
thành lập đoàn thực tập tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng được soạn thảo và ban hành đảm bảo được tất cả các yêu cầu về nội dung văn bản. Nội dung chính ngắn gọn, đầy đủ thơng tin như thành lập đoàn thực tập gồm …sinh viên và …cán bộ hướng dẫn, thời gian thực tập, địa điểm thực tập, kinh phí cho thực tập, trách nhiệm thi hành Quyết định. Kết cấu nội dung chặt chẽ với 2 phần rõ ràng:
- Phần căn cứ: gồm căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế:
+) Căn cứ pháp lý: Quy định về Tổ chức và hoạt động của ĐHQGHN, căn cứ vào quy chế đào tạo đại học ở ĐHQGHN
+) Căn cứ thực tế: Kế hoạch đào tạo đại học ngành Lưu trữ học và QTVP, đề nghị của Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ học và QTVP và Trưởng phòng Đào tạo.
- Các điều khoản: gồm 3 điều:
+) Điều 1: thành lập đoàn thực tập khóa…, gồm… sinh viên,…cán bộ hướng dẫn (có danh sách kèm theo); thời gian và địa điểm thực tập.
+) Điều 2: kinh phí cho thực tập +) Điều 3: trách nhiệm thi hành.
Trên đây chỉ là 02 trong rất nhiều ví dụ thể hiện việc thực hiện tốt quy định của nhà nước về yếu tố nội dung văn bản trong việc soạn thảo, ban hành văn bản đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV. Còn rất nhiều các văn bản có nội dung và kết cấu nội dung khá hồn chỉnh như các thơng báo kết luận, các báo cáo hoạt động đào tạo, các quyết định… Điều này đồng nghĩa với việc
văn bản được ban hành có chất lượng tốt, đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành cao.
Bên cạnh đó, q trình khảo sát cũng cho thấy, vẫn còn một số văn bản đào tạo của Trường có nội dung sơ sài, kết cấu chưa hồn chỉnh.
Ví dụ 1: Công văn số 1439/XHNV-SĐH ngày 26/6/2013 về việc xin cấp phơi bằng có nội dung tương đối sơ sài và chưa đảm bảo các yêu cầu của một kết cấu hoàn chỉnh. Cụ thể, sau phần kính gửi là phần nội dung chính của cơng văn là xin cấp phơi bằng mới, thay thế phôi bằng cũ. Lý do xin cấp được trình bày quá ngắn gọn là do in hỏng (Trường ĐHKHXH&NV kính đề nghị Ông Giám đốc, Ông Trưởng Ban Đào tạo ĐHQGHN cấp phôi bằng mới thay thế cho 04 phơi bằng (Số hiệu:…..) vì lý do in hỏng). Xét về mặt nội dung thơng tin thì cơng văn vẫn đảm bảo các nội dung chính. Tuy nhiên, xét về tính trang trọng, lịch sự thì nội dung cơng văn chưa thật sự đảm bảo.
Ví dụ 2: Quyết định số 752/QĐ-XHNV-SĐH ngày 28/3/2013 về việc
thành lập Hội đồng tuyển sinh sau đại học năm 2013 có phần căn cứ pháp lý gồm:
- Căn cứ Qui chế đào tạo sau đại học ở ĐHQGHN ban hành theo Quyết định số 1555/QĐ-ĐHQGHN ngày 25/5/2011 của Giám đốc ĐHQGHN và Quyết định số 3050/QĐ-ĐHQGHN ngày 17/9/2012 về việc sửa đổi một số nội dung của quy chế đào tạo SĐH;
- Căn cứ công văn số 676/HD-ĐT ngày 08/3/2013 của Giám đốc ĐHQGHN về việc hướng dẫn thực hiện công tác tuyển sinh sau đại học năm 2013 của Giám đốc ĐHQGHN;
- Xét đề nghị của Trưởng phòng Đào tạo sau đại học,
Theo chúng tơi, có một vài điểm chưa hồn chỉnh trong Quyết định trên là:
- Phần căn cứ pháp lý còn sơ sài, cần phải thêm căn cứ Quy định về Tổ chức và hoạt động của ĐHQGHN được ban hành kèm theo Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 của Giám đốc ĐHQGHN.
- Ở căn cứ thứ 2 phải viết hoa chữ Công văn bởi chỉ đích danh Cơng văn số 676
- Kết thúc căn cứ cuối cùng phải sử dụng dấu (.) thay vì dấu (,) như ở Quyết định trên
Ví dụ 3: Quyết định số 999/QĐ-XHNV-SĐH ngày 6/5/2013 của Hội
đồng tuyển sinh sau đại học về việc thành lập Tiểu ban đề thi tuyển sinh SĐH. Ở Quyết định này, phần căn cứ được đưa ra đúng như phần căn cứ của Quyết định số 752 về việc thành lập Hội đồng tuyển sinh sau đại học năm 2013 đã nêu ở trên. Như vậy, phần căn cứ pháp lý này chưa hợp lý và thiếu một căn cứ cơ bản là căn cứ Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh để khẳng định thẩm quyền của Hội đồng tuyển sinh cũng như nâng cao giá trị pháp lý cho Quyết định này.
Với các Hợp đồng liên quan đến vấn đề tuyển sinh đại học, chúng tôi nhận thấy về mặt kết cấu thường thiếu hẳn phần căn cứ. Tức là, chỉ có phần nội dung thỏa thuận hợp đồng mà không đề cập đến các căn cứ pháp lý cũng như thực tế. Ví dụ: Hợp đồng thuê địa điểm thi, Hợp đồng chấm thi tuyển sinh, Hợp đồng sao in đề thi…Điều đặc biệt ở đây là các Hợp đồng này được sử dụng lặp lại trong các năm để phục vụ cho các kỳ thi tuyển sinh. Như vậy, nếu Hợp đồng thiếu căn cứ, tức không đảm bảo giá trị về mặt pháp lý lại được sử dụng qua các năm sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng của hệ thống văn bản đào tạo.
Ngoài ra, quá trình khảo sát thực tế cho thấy, nhiều văn bản có nội dung như nhau nhưng lại được thể hiện không thống nhất như Thông báo tuyển sinh hệ Vừa làm vừa học ở các địa điểm khác nhau, Quyết định công nhận và cấp bằng cử nhân các đợt, Công văn về liên hệ thực tập cho sinh viên các ngành, Quyết định thành lập đoàn thực tập của sinh viên các ngành…
Ví dụ 1: Cùng là Cơng văn đề nghị cấp phôi bằng cử nhân nhưng giữa Công văn số 1421/XHNV-ĐT ngày 21/6/2013 và Công văn 2192/XHNV-ĐT ngày 27/9/2013 được thể hiện rất khác nhau, cụ thể là Cơng văn số 1421 có phần mở đầu là: Thực hiện Quy định về văn bằng, chứng chỉ của ĐHQGHN,
Trường ĐHKHXH&NV kính đề nghị ĐHQGHN cấp 869 phôi bằng cử nhân để làm bằng tốt nghiệp cho sinh viên. Trong khi đó, tại Cơng văn số 2192, phần mở đầu được trình bày: Trường ĐHKHXH&NV đã tổ chức thi, xét và công nhận tốt nghiệp đại học cho các lớp sau:………..Nhà trình kính đề nghị, ĐHQGHN xét cấp phôi bằng cử nhân cho số sinh viên nói trên.
Ví dụ 2: Cùng là Cơng văn liên hệ thực tập cho sinh viên ngành Lưu
trữ học và QTVP hệ vừa làm vừa học, trong khi Công văn số 1838/XHNV- ĐT ngày 15/8/2013 trình bày khá dài dịng mục đích, nội dung thực tập: Thực hiện nội dung thực tập tốt nghiệp nằm trong Chương trình đào tạo cử nhân ngành Lưu trữ học và QTVP; nhằm giúp sinh viên có cơ hội tiếp cận thực tế với các hoạt động chuyên môn như: công tác văn thư, công tác lưu trữ của cơ quan, Trường ĐHKHXH&NV kính đề nghị Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I tạo điều kiện cho sinh viên được khảo sát tại Trung tâm. Cụ thể: Đối tượng…; Số lượng…; Thời gian…; Nội dung khảo sát…. Kính đề nghị Trung tâm xem xét và tạo điều kiện để Nhà trường thực hiện nội dung kế hoạch trên.
thì Cơng văn số 2404/XHNV-ĐT ngày 22/10/2013 được trình bày tương đối ngắn gọn, súc tích mà vẫn truyền tải được hết nội dung thông tin cần thiết: Thực hiện chương trình đào tạo của ngành Lưu trữ học và QTVP, Trường ĐHKHXH&NV tổ chức cho sinh viên hệ vừa làm vừa học, khóa QH-2012-X đi thực tập tốt nghiệp về công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng tại các cơ quan. Thời gian thực tập từ….. Nhà trường xin giới thiệu sinh viên…đến thực tập tại Quý cơ quan. Kính mong nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Quý cơ quan để sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập.
Xét về bản chất thì nội dung 2 văn bản trên là giống nhau. Song cách thể hiện không thống nhất vơ hình chung đã ảnh hưởng đến chất lượng văn bản và hiệu suất làm việc của cán bộ. Vì khơng thống nhất nên không kế thừa được văn bản trước, làm mất nhiều thời gian cho việc soạn thảo văn bản. Hơn nữa, những văn bản này được sử dụng rất nhiều trong cơng tác đào tạo vì đây là hoạt động thường xuyên, định kỳ và mang tính đặc thù của giáo dục. Do đó, nếu được chuẩn hóa, thì việc soạn thảo văn bản sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Đồng thời lại đảm bảo tính trang trọng, lịch sự, nhất quán của văn bản, từ đó nâng cao úy tín của cơ quan.
Đây chỉ là 2 trong số rất nhiều ví dụ mà chúng tơi có thể kể ra về tính khơng thống nhất trong cách thể hiện, trình bày nội dung văn bản đào tạo của Trường. Qua đó, có thể thấy được một số tồn tại trong hệ thống văn bản đào tạo. Những hạn chế này sẽ được khắc phục nếu chúng ta thực hiện việc chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo.
* Về kỹ thuật trình bày nội dung văn bản:
Thông tư 01 đã quy định rất cụ thể kỹ thuật trình bày phần nội dung văn bản. Đối chiếu với Thông tư, chúng tôi thấy, về cơ bản, hệ thống văn bản đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV đã được trình bày đúng kỹ thuật, đảm bảo yêu cầu pháp lý và tính thẩm mỹ của văn bản được ban hành. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều chi tiết cụ thể chưa được tuân thủ quy định một cách chặt chẽ như: khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 line). Trong thực tế, hệ thống văn bản đào tạo được xây dựng và ban hành thường xuyên, liên tục với số lượng lớn. Do đó, để tiết kiệm cơ sở vật chất (giấy, mực in…) mà vẫn không làm thay đổi nội dung văn bản, nên kỹ thuật trình bày nội dung văn bản có thể được điều chỉnh theo hướng nhỏ hơn so với quy định, cụ thể như khoảng cách giữa các dịng thường là 1,3 line, và thường khơng đặt khoảng cách tối thiểu giữa các đoạn văn… Thiết nghĩ, đây chỉ là những chi tiết nhỏ, không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng văn bản nên chúng tôi chỉ nêu vấn đề mà không lấy ví dụ cụ thể.