- Lỗi dùng từ không nhất quán: Lỗi này cũng được phát hiện nhiều,
d. Việc tuân thủ các quy tắc chính tả, viết hoa
LT VLVH BÁO CHÍ TẠI HÀ NAM”
Ví dụ 2: Quyết định số 2197/QĐ-XHNV-SĐH, ngày 27/9/2013 về việc
thành lập Hội đồng đánh giá nghiệm thu đề cương học phần viết “Thành lập
Hội đồng đánh giá nghiệm thu đề cương học phần Thạc sĩ Du lịch, gồm các Ơng/Bà có tên sau đây”.
Rõ ràng, cách viết hoa tùy tiện như trên chứng tỏ cán bộ soạn thảo văn bản chưa nắm vững các quy tắc viết hoa. Điều này ảnh hưởng đến tính thống nhất và thẩm mỹ của văn bản được ban hành.
Trên đây chỉ là những lỗi viết hoa cơ bản mà chúng tôi thường gặp khi khảo sát hệ thống văn bản đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV. Những lỗi này cần được khắc phục trong thời gian tới nhằm nâng cao chất lượng văn bản đào tạo của Trường.
2.3.2.2. Cách diễn đạt trong văn bản đào tạo
Văn bản hành chính thuộc loại văn bản viết nên câu văn của loại văn bản này phải là văn bản viết. Tùy theo các ý cần diễn đạt của nội dung văn bản để dùng câu ngắn, câu dài, câu đơn, câu ghép, câu phức, câu thường thuật, câu khẳng định, câu phủ định… Thực chất, xem xét cách diễn đạt trong
văn bản chính là xem xét cách sử dụng kết hợp giữa từ ngữ, câu văn có lơ gic, thống nhất và khoa học hay khơng. Nói cách khác, đó chính là cách mà người soạn thảo thể hiện một phần trình độ, tư duy và khả năng sử dụng các cấu trúc ngữ pháp, đặt câu của mình.
Thực tế quá trình khảo sát cho thấy, hệ thống các văn bản đào tạo của Trường sử dụng lối diễn đạt khá mạch lạc và đảm bảo các yêu cầu đề ra. Hầu hết các văn bản đều sử dụng những dạng thức câu cơ bản của văn phong hành chính như câu chủ động, câu bị động, câu khẳng định, câu trần thuật với bố cục rõ ràng, cách trình bày mạch lạc và khoa học. Tuy nhiên, bên cạnh đó, vẫn còn những văn bản mắc lỗi về diễn đạt như sử dụng văn nói, sử dụng nhiều mệnh đề trong một câu khiến câu văn trở nên rối rắm, không mạch lạc, thậm chí gây khó hiểu…
Những lỗi về cách sử dụng từ ngữ, sử dụng câu văn đã được trình bày ở trên cũng đã phản ánh phần nào cách diễn đạt trong văn bản. Do đó, cách diễn đạt ở đây được xem xét dưới góc độ bố cục, hành văn của tổng thể văn bản.
Lỗi lớn nhất trong cách diễn đạt của văn bản đào tạo là đơi khi cịn lủng củng, cách sắp xếp các ý lộn xộn, thiếu khoa học, thiếu sự thống nhất về cách diễn đạt trong cùng một thể loại văn bản có nội dung tương tự nhau.
Ví dụ 1: Cùng là công văn liên hệ, giới thiệu sinh viên của Trường đến
liên hệ thực tập tại các cơ quan, tổ chức nhưng lại có sự không thống nhất trong cách diễn đạt. Nhiều công văn mắc lỗi về cách diễn đạt, làm giảm chất lượng văn bản và uy tín của Trường. Chẳng hạn như Công văn số 1860/XHNV-ĐT, ngày 19/8/2013 về việc thực tập tốt nghiệp của sinh viên khóa 2010, ngành Thơng tin – Thư viện sử dụng lối diễn đạt còn hạn chế. Ngay sau lời chào ở phần mở đầu, phần nội dung Công văn đã yêu cầu trực tiếp Trung tâm Học liệu, Đại học Thái Nguyên tiếp nhận sinh viên đến thực tập “Triển khai chương trình thực tập của sinh viên khóa 2010, ngành Thơng
tin – Thư viện, Trường ĐHKHXH&NV trân trọng đề nghị quý cơ quan tiếp nhận sinh viên của Nhà trường đến kiến tập như sau:” Để rồi ở phần kết thúc,
được sự giúp đỡ của Quý cơ quan bằng việc đồng ý tiếp nhận số lượng sinh viên nói trên đến thực tập theo thời gian nêu trên.”. Với cách sử dụng từ ngữ
không thống nhất (trên là kiến tập, dưới là thực tập; lặp lại nhiều từ “trên”), cách sử dụng câu chưa hoàn chỉnh (“…đến kiến tập như sau:”, “…bằng việc
tiếp nhận…”) và cách diễn đạt thiếu tính mạch lạc, khoa học, vơ hình chung
đã làm Công văn trên thiếu đi tính trang trọng, lịch sự cần phải có của một cơng văn mang tính chất đề nghị, yêu cầu.
Ví dụ 2: Công văn số 2029/XHNV-ĐT, ngày 10/9/2013 về việc thực tập chuyên ngành của sinh viên ngành Tâm lý học lại có cách diễn đạt khá lủng củng và lặp lại thông tin. Cụ thể, sau lời chào là phần giới thiệu lý do và đề nghị tiếp nhận sinh viên “Thực hiện chương trình thực tập chun ngành của sinh viên khóa 2010, ngành Tâm lý học, Trường ĐHKHXH&NV kính đề nghị Quý cơ quan tiếp nhận sinh viên chuyên ngành Tâm lý học Tham vấn
đến thực tập.”. Đến phần cuối Công văn lại viết “Thực tập chuyên ngành là
nội dung quan trọng trong chương trình đào tạo góp phần trực tiếp nâng cao
năng lực chuyên mơn, kỹ năng nghiệp vụ và nhận thức chính trị - xã hội cho
sinh viên. Vì vậy, Trường ĐHKHXH&NV rất mong nhận được sự giúp đỡ của Quí cơ quan.”. Ngồi việc sử dụng quy tắc chính tả khơng thống nhất (trên là
Quý cơ quan, dưới là Q cơ quan), Cơng văn trên cịn thể hiện cách diễn đạt thiếu tính chuẩn mực, khoa học của văn phong hành chính.
Hoặc cũng là cơng văn liên hệ thực tập cho sinh viên, Công văn số 2074/XHNV-ĐT, ngày 15/9/2013 về việc liên hệ thực tập cho sinh viên khóa QH-X-2010, ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng lại mắc lỗi diễn đạt dài dịng, thiếu cơ đọng, súc tích, nhiều thơng tin tiểu tiết khơng cần thiết. Cụ thể, phần mở đầu Công văn viết “Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phịng thuộc
Trường ĐHKHXH&NV có chức năng đào tạo cán bộ có trình độ đại học và
sau đại học về ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Hàng năm, theo
chương trình đào tạo, Nhà trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập nhằm
nâng cao kiến thức và rèn luyện tay nghề thuộc các lĩnh vực nói trên.”. Tiếp
thực tập. Và phần kết thúc cũng được trình bày khá dài dịng “Để giúp sinh
viên thực tập đạt kết quả tốt, Trường ĐHKHXH&NV rất mong nhận được sự giúp đỡ của Quý cơ quan thông qua việc tiếp nhận, phối hợp giúp đỡ hướng dẫn cho sinh viên. Nếu được Quý cơ quan đồng ý, chúng tôi xin được gửi tới Quý cơ quan từ 5 đến 10 sinh viên.”. Theo chúng tơi, hồn tồn có thể sử
dụng một cách diễn đạt ngắn gọn, súc tích mà vẫn đảm bảo truyền tải được đầy đủ nội dung thông tin của Công văn trên.
Tương tự với dạng công văn xin liên hệ thực tập, một loại công văn khác được sử dụng thường xuyên trong quá trình đào tạo nhưng có lối diễn đạt không thống nhất và rất khó hiểu đó là các cơng văn đề nghị cấp phôi bằng cử nhân. Nếu các công văn xin cấp phôi bằng của hệ vừa làm vừa học có bố cục hợp lý, nội dung rõ ràng và cách diễn đạt khoa học (Ví dụ: Cơng văn số 2192/XHNV-DDT, ngày 27/9/2013; Công văn số 1988/XHNV-ĐT, ngày 05/9/2013…), thì các cơng văn đề nghị cấp phôi bằng ở bậc đại học chính quy lại được diễn đạt thiếu khoa học và rất khó hiểu. Các cơng văn này đều sử dụng chung một mơ típ như sau: “Thực hiện Quy định về văn bằng, chứng chỉ
của ĐHQGHN, Trường ĐHKHXH&NV kính đề nghị ĐHQGHN cấp …phôi bằng cử nhân để làm bằng tốt nghiệp cho sinh viên. Trường ĐHKHXH&NV xin gửi kèm công văn này các văn bản dưới đây: …. Kính đề nghị ĐHQGHN xem xét.”.
Theo chúng tôi, bên cạnh việc gửi kèm theo Công văn này hàng loạt các quyết định về việc công nhận tốt nghiệp và cấp bằng cử nhân, quyết định đính chính thơng tin của sinh viên trong quyết định công nhận tốt nghiệp, cơng văn giải trình về những sai sót…, người soạn thảo văn bản có thể trình bày vắn tắt những nội dung thông tin. Bởi, nếu sử dụng cách diễn đạt như vậy, khi đọc nội dung công văn, cán bộ tiếp nhận văn bản chưa thể nắm được nội dung chính của thơng tin mà văn bản muốn trình bày. Người nhận văn bản phải mất nhiều thời gian xem xét lần lượt các văn bản gửi kèm.
Với văn bản của bậc đào tạo sau đại học, chúng tôi cũng phát hiện ra một số văn bản còn hạn chế trong cách hành văn như sử dụng những câu văn chưa hoàn chỉnh về mặt cấu trúc ngữ pháp, diễn đạt thiếu mạch lạc, khoa học.
Ví dụ: Cơng văn số 1987/XHNV-SĐH, ngày 04/9/2013 về việc xin thêm chỉ tiêu đào tạo tiến sĩ có đoạn viết “Trong kỳ thi tuyển sinh sau đại học
đợt 2, Nhà trường có nhận được 91 hồ sơ xin dự thi nghiên cứu sinh của 24 chuyên ngành (chưa tính hồ sơ của Lưu học sinh nước ngoài). Căn cứ nhu cầu đào tạo cán bộ có trình độ cao về khoa học xã hội nhân văn; căn cứ năng lực đào tạo cũng như nguyện vọng của thí sinh, Trường ĐHKHXH&NV kính đề nghị ĐHQGHN xét bổ sung thêm 60 chỉ tiêu đào tạo tiến sĩ năm 2013 cho Trường”. Ở đoạn văn này, chưa tính đến lỗi chưa chuẩn xác trong cách dùng
từ “của” thì câu “Căn cứ nhu cầu…thí sinh” diễn đạt chưa thật cơ đọng. Ở
đây có thể bỏ đi mệnh đề “căn cứ nhu cầu đào tạo cán bộ có trình độ cao về khoa học xã hội và nhân văn”. Bởi xét về bản chất của vấn đề thì chỉ cần căn
cứ vào năng lực đào tạo của Trường và nguyện vọng của thí sinh là đủ. Và thay vì sử dụng từ “cũng như”, có thể sử dụng liên từ “và” để nâng cao tính
khoa học của văn phong hành chính.
Ngồi những lỗi kể trên, trong cách diễn đạt văn bản đào tạo, chúng tơi cịn nhận thấy một số chi tiết nhỏ như việc sử dụng các loại câu chủ động và bị động đôi khi còn chưa phù hợp, một số văn bản diễn đạt khá dài dịng nhưng cũng có những văn bản lại được trình bày quá ngắn gọn. Những điểm này tuy không ảnh hưởng nhiều đến giá trị pháp lý, giá trị thông tin văn bản song đã làm giảm đi tính chuẩn mực, trang trọng, lịch sự của văn phong hành chính trong văn bản. Tất cả những hạn chế trên cần được xem xét, khắc phục nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường.
Tiểu kết Chương 2
Như vậy, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV cịn có một số tồn tại, hạn chế nhất định. Điều này do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nhau. Song, nguyên nhân chính là lãnh đạo và cán bộ, viên chức, nhất là những người trực tiếp soạn thảo, ban hành văn bản đào tạo chưa ý thức đầy đủ về tầm quan trọng và ý nghĩa của việc soạn thảo, ban hành văn bản trong việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên mơn. Thêm vào đó, qui trình, thủ tục thực hiện các nhiệm vụ của cơng tác đào tạo chưa thật sự thống nhất dẫn đến qui trình, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản chưa nhất quán. Những hạn chế này cần sớm được khắc phục để hoàn thiện hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo – một công cụ phục vụ đắc lực hoạt động đào tạo nói riêng và hoạt động quản lý, điều hành nói chung.
Tóm lại, về cơ bản, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường đã đảm bảo được các yêu cầu về thể thức, nội dung, thẩm quyền ban hành văn bản đã được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn bản phục vụ đào tạo được ban hành đảm bảo giá trị pháp lý, tính khoa học và thẩm mỹ của văn bản hành chính. Văn bản đào tạo có chất lượng tốt, phát huy được vai trị trong hoạt động quản lý, điều hành, góp phần nâng cao hiệu suất và năng suất lao động của cán bộ. Những ưu điểm này cần tiếp tục được phát huy để nâng cao hơn nữa chất lượng văn bản. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay khi Trường đang tiếp tục đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, hồn thiện giai đoạn 1 và tiếp tục thực hiện giai đoạn 2 của Đề án Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, thì u cầu chuẩn hóa văn bản càng trở nên cấp thiết.
Chương 3: Những yêu cầu và giải pháp để đẩy mạnh việc thực hiện cơng
tác chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường
ĐHKHXH&NV