- Văn bản về công tác tổ chức đào tạo: Được tính từ khâu xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo đến việc tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi cử, bảo
g. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Đây là yếu tố thể hiện giá trị pháp lý của văn bản và là cơ sở để quy định trách nhiệm của người ký văn bản. Theo quy định về phân cấp quản lý và hoạt động quản lý trong Trường ĐHKHXH&NV thì Trường ĐHKHXH&NV làm việc theo chế độ thủ trưởng nên Hiệu trưởng là người có
quyền ký tất cả các loại văn bản do Trường soạn thảo, ban hành. Các Phó Hiệu trưởng được Hiệu trưởng phân quyền ký thay (KT) Hiệu trưởng vào các văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Các Trưởng phòng chức năng được ký thừa lệnh (TL) Hiệu trưởng đối với những văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách. Các Phó Trưởng phịng được ký thay Trưởng phòng những văn bản của phòng soạn thảo.
Nhìn chung, việc ký văn bản của Trường ĐHKHXH&NV được thực hiện rất nghiêm túc và đúng luật định. Tuy nhiên, do việc phân định chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng chức năng chưa thật sự rõ ràng nên vẫn còn hiện tượng ký chưa đúng thẩm quyền lĩnh vực mình phụ trách.
Ví dụ : Quyết định số 2793/QĐ-XHNV-ĐT ngày 28/12/2012 về việc
hỗ trợ chi phí học tập cho sinh viên khóa QH-2012-X các ngành khoa học cơ bản học kỳ I, năm học 2012-2013. Quyết định này do Phó Hiệu trưởng phụ trách lĩnh vực đào tạo ký thay Hiệu trưởng. Thực chất, đây là vấn đề về tài chính nên sẽ là chuẩn xác nhất khi đơn vị soạn thảo là bộ phận tài chính được Phó Hiệu trưởng phụ trách tài chính ký trên cơ sở đề nghị của bộ phận đào tạo. Cũng tương tự như vậy với những quyết định phân bổ quản lý phí theo lớp mơn học của các năm học..
Đối với việc ghi họ tên người ký thì hệ thống văn bản đào tạo nói riêng và hệ thống văn bản của Trường nói chung thực hiện chưa thống nhất với qui định của ĐHQGHN. Mặc dù Thông tư 01 qui định, đối với các cơ quan giáo dục, đào tạo thì trước họ tên của người ký có thể ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Song, hướng dẫn của ĐHQGHNH lại yêu cầu các đơn vị không ghi học hàm, học vị trên văn bản hành chính. Do vậy, cho đến thời điểm hiện tại tất cả các văn bản đào tạo của Trường đều ghi học hàm, học vị của người ký văn bản. Và cá biệt có một số văn bản thay vì ghi tên người ký băng chữ in thường thì lại in hoa. Đây được xem là chi tiết nhỏ, không ảnh hưởng nhiều đến mục đích ban hành, giá trị và thẩm mỹ của văn bản song cũng cần phải được chuẩn hóa để đảm bảo thực hiện đúng quy định của Nhà nước.