- Lỗi dùng từ không nhất quán: Lỗi này cũng được phát hiện nhiều,
d. Việc tuân thủ các quy tắc chính tả, viết hoa
3.1.1. Đảm bảo nguyên tắc pháp chế
Đây là nguyên tắc cơ bản đầu tiên cần phải được đảm bảo đối với các hệ thống văn bản của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung và hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV nói riêng. Bởi bất kỳ một văn bản nào, muốn có hiệu lực trong thực tế thì phải đảm bảo được giá trị pháp lý. Giá trị pháp lý của văn bản được thể hiện ở một số khía cạnh cụ thể sau:
- Về mặt thể thức văn bản: Các văn bản trong hệ thống cần phải thể hiện đầy đủ và theo đúng quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về thể thức văn bản. Thơng tư 01 chính là cơ sở pháp lý cho việc tuân thủ quy định về thể thức văn bản (trừ một số loại văn bản đặc thù như Giấy chứng nhận, Phiếu báo điểm, Giấy triệu tập, Bảng điểm, Bằng…). Như trên đã trình bày, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV còn rất nhiều hạn chế về thể thức văn bản. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý không đảm bảo được xem là một trong các nguyên nhân chủ yếu làm giảm giá trị chung của hệ thống văn bản. Thậm chí, các đối tác, các cán bộ và sinh viên – những đối tượng trực tiếp phải thực hiện nội dung trong các văn bản đào tạo được ban hành hồn tồn có thể phản bác lại hoặc khơng thực hiện, tuân thủ những yêu cầu của văn bản. Hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành cũng vì thế mà không đạt hiệu quả cao. Xa hơn nữa là ảnh hưởng đến giá trị của tài liệu lưu trữ của Nhà trường.
- Về thẩm quyền ban hành văn bản: Đảm bảo nguyên tắc pháp chế về thẩm quyền ban hành văn bản tức là các văn bản đào tạo được ban hành phải đúng với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường. Điều này có nghĩa là, người soạn thảo văn bản phải xác định được vị trí của đơn vị mình trong tồn hệ thống. Trường ĐHKHXH&NV là một đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc ĐHQGHN, cho nên sẽ là vượt thẩm quyền nếu Trường ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Trong thực tế thì u cầu này ít bị vi phạm. Tuy nhiên, việc vẫn tồn tại những văn bản có tên gọi Nghị quyết của Hội đồng bảo vệ luận văn Thạc sĩ và luận án tiến sĩ là một sự vi phạm nghiêm
trọng về thẩm quyền ban hành văn bản cần phải được khắc phục trong thời gian tới.
Thẩm quyền ban hành văn bản còn được thể hiện ở nội dung của văn bản được ban hành. Tức là, Trường chỉ được ban hành những văn bản áp dụng quy phạm pháp luật trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ đã được quy định. Trong hệ thống văn bản đào tạo còn nhiều những công văn, quyết định liên quan đến vấn đề tài chính (quy định mức thu học phí, quyết định phân bổ kinh phí…). Theo chúng tôi, nên xem xét lại trên phương diện thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký đối với những văn bản này.
-Về thẩm quyền ký văn bản: Thực chất, thẩm quyền ký văn bản có
liên quan mật thiết với thẩm quyền ban hành văn bản. Qua khảo sát, chúng tơi thấy, có rất nhiều văn bản trong hệ thống được Trưởng phịng và Phó Trưởng phịng các phòng chức năng ký thừa lệnh Hiệu trưởng được gửi ra các cơ quan đối tác ngoài Trường. Thiết nghĩ, cần phải xem xét lại về mặt thẩm quyền ký văn bản đối với những trường hợp này nhằm đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về mặt pháp lý của văn bản.
Đây là những yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Vì vậy, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường phải đảm bảo nguyên tắc pháp chế là một yêu cầu tất yếu khách quan.