- Hợp đồng sao in đề thi: Là hình thức văn bản được xây dựng nhằm
3.3.1. Xây dựng và ban hành qui định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
văn bản
Trên cơ sở các văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về thể thức và văn phong văn bản, đồng thời với việc phát huy thế mạnh của Trường là cơ sở đào tạo về ngôn ngữ hàng đầu cả nước, Nhà trường cần xây dựng và ban hành Quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản (kèm theo Quyết định) nhằm hướng dẫn, quy định cách thức, quy trình soạn thảo, kỹ thuật trình bày văn bản của Trường. Nội dung của văn bản này, ngoài việc hướng dẫn chi tiết, cụ thể những quy định của các văn bản pháp quy đối với yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thì cũng quy định thống nhất cách thức sử dụng những quy tắc chính tả, viết hoa và một phần kết cấu, cách diễn đạt thống nhất nhất định trong văn bản của Trường nói chung và văn bản đào tạo nói riêng. Bên cạnh việc quy định về kỹ thuật soạn thảo, trình bày văn bản, văn bản này cũng nên quy định thống nhất về mặt quy trình, thẩm quyền soạn thảo, ban hành và ký văn bản của Trường. Từ đây sẽ nâng cao được ý thức, trách nhiệm của cán bộ, viên chức đặc biệt là những người trực tiếp tham gia vào việc soạn thảo, ban hành văn bản.
Trong thực tế, vừa qua khi tiến hành xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý của Trường, chúng tôi đã tính đến việc xây dựng quy trình soạn thảo văn bản chung trong Trường. Tuy nhiên, việc soạn thảo, ban hành văn bản không phải là nhiệm vụ của riêng cán bộ, đơn vị cụ thể nào mà bất kỳ cán bộ, đơn vị nào cũng có trách nhiệm soạn thảo văn bản liên quan đến lĩnh vực mà cá nhân, đơn vị mình phụ trách. Hơn nữa, việc tuân thủ các quy định của nhà nước về soạn thảo, ban hành văn bản của cán bộ, viên chức Trường còn chưa triệt để và thống nhất. Do đó, rất khó để có thể xây dựng một quy trình soạn thảo văn bản chung, thống nhất trong toàn Trường. Song, nếu muốn công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo nói riêng và hệ thống văn bản của Trường nói chung thì việc xây dựng và ban hành quy định về soạn
thảo, kỹ thuật trình bày văn bản trong Trường ĐHKHXH&NV là hết sức cần thiết.