trong quá trình khảo sát văn bản thuộc hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV.
Ví dụ 1: Tại Công văn số 1235/XHNV-ĐT, ngày 03/6/2013 về việc
chấm thi học kỳ II, năm học 2013-2014 có câu “Trường hợp khơng thực hiện
đúng lịch chấm thi vì lý do khách quan đơn vị thống nhất cùng phòng Đào tạo
để điều chỉnh nhưng không vượt quá ngày 15/7/2013”. Thực chất từ “khơng
vượt q ngày 15/7/2013” có nghĩa là muộn nhất đến ngày 15/7/2013 các đơn
vị phải thực hiện xong việc chấm thi. Sử dụng từ “vượt quá” trong trường hợp này là đã phạm vào lỗi dùng văn nói trong văn bản, làm câu văn trở nên cứng nhắc, không phù hợp với cách dùng từ trong văn bản hành chính. Câu văn này, cịn mắc phải lỗi về việc sử dụng dấu câu. Thay vì viết một câu liền mạch, không dấu như “Trường hợp không thực hiện đúng lịch chấm thi vì lý
do khách quan đơn vị thống nhất…” thì nên sử dụng dấu (,) trong câu, viết là “Trường hợp không thực hiện đúng lịch chấm thi vì lý do khách quan, đơn vị thống nhất…”.
Ví dụ 2: Cơng văn số 1907/XHNV-SĐH, ngày 26/8/2013 về việc chuẩn bị cho công tác tuyển sinh SĐH năm 2013 gửi Trường Đại học Tây Ngun có câu “Để cơng tác tổ chức thi được tiến hành nghiêm túc và có kết
quả, Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN kính đề nghị Quí Trường giúp đỡ.”.
Rõ ràng, từ “giúp đỡ” được sử dụng ở đây không phù hợp trong văn cảnh của công văn này. Thay bằng từ “giúp đỡ”, người soạn thảo văn bản có thể sử
dụng từ “phối hợp”. Ngoài ra, câu văn này cũng chưa hoàn chỉnh về mặt ý
nghĩa. Bởi, nội dung cần giúp đỡ chưa được thể hiện trong câu văn trên.
Thực tế cho thấy, lỗi sử dụng văn nói trong hệ thống văn bản đào tạo xảy ra khá nhiều. Điều này không ảnh hưởng đến thông tin trong văn bản song lại làm giảm tính trang trọng, lịch sự của văn bản, đặc biệt là đối với một cơ sở giáo dục đại học hàng đầu về ngôn ngữ ở Việt Nam như Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN. Do đó, lỗi này cần được khắc phục triệt để trong thời gian tới.