- Văn bản về công tác tổ chức đào tạo: Được tính từ khâu xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo đến việc tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi cử, bảo
e. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Với các loại văn bản có tên gọi như Quyết định, Thơng báo… thì tên loại và trích yếu nội dung văn bản của các văn bản đào tạo của Trường được thực hiện khá thống nhất và đúng quy định. Ví dụ như Quyết định số 752/QĐ- XHNV-SĐH ngày 28/3/2013 về việc thành lập Hội đồng tuyển sinh Sau đại học:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Hội đồng tuyển sinh sau đại học năm 2013
hay Thông báo số 2169/XHNV-ĐT ngày 26/9/2013:
THÔNG BÁO
Kết quả tuyển sinh và gia hạn thời gian tuyển sinh, nhập học đào tạo đại học bằng kép khóa QH-2013-X
Tuy nhiên, trong trường hợp này, vẫn còn một số lỗi nhỏ về cách ghi tên loại và trích yếu nội dung. Theo quy định thì dưới dịng trích yếu nội dung sẽ có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Song, nhiều văn bản chưa tuân thủ chặt chẽ quy định này. Các đường kẻ ngang thường dài hơn hoặc ngắn hơn quy định, vị trí kẻ chưa cân đối với dịng chữ. Ví dụ như: Quyết định số 1682/QĐ- XHNV-ĐT ngày 29/7/2013 về việc công nhận tốt nghiệp đại học hệ Vừa làm vừa học ngành Khoa học quản lý. Hay như Thông báo số 1314/XHNV-SĐH ngày 10/6/2013 về việc tuyển sinh sau đại học được trình bày chưa đúng đó là viết liền là:
THÔNG BÁO TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC
và bên dưới khơng có đường kẻ ngang. Mặc dù vấn đề này không ảnh hưởng đến giá trị nội dung thông tin trong văn bản song lại ảnh hưởng trực tiếp đến tính thẩm mỹ của văn bản.
Đối với trích yếu nội dung của công văn (loại văn bản không ghi tên loại), về cơ bản các văn bản đã thể hiện đúng quy định. Nhưng vẫn còn một số lỗi thường gặp như theo quy định thì sau chữ V/v sẽ khơng có dấu (:), song hầu hết các văn bản vẫn sử dụng dấu này. Cá biệt có một số văn bản khơng ghi trích yếu nội dung như Cơng văn số 2430/XHNV-SĐH ngày 23/10/13 (đề nghị ra quyết định thành lập hội đồng chấm luận văn thạc sĩ); hay một số văn bản không viết hoa chữ V đầu (V/v). Chẳng hạn như Công văn số 1265/XHNV-SĐH ngày 5/6/2013 có trích yếu nội dung là: v/v làm đề thi TS SĐH mơn ngoại ngữ.
Ngồi ra, có một lỗi thường gặp ở cả 2 loại ghi trích yếu nội dung như trên đó là trích yếu nội dung nhiều khi cịn dài dịng hay đơi khi lại q ngắn gọn mà chưa phản ánh hết được thông tin nội dung văn bản. Ví dụ như Thơng báo số 1314/XHNV-SĐH ngày 10/6/2013 về việc tuyển sinh sau đại học không ghi rõ là tuyển sinh sau đại học đợt 2.
Mặc dù là những lỗi nhỏ, song vẫn cần phải được quan tâm để thực hiện đúng và thống nhất trong toàn hệ thống văn bản đào tạo.