- Hợp đồng sao in đề thi: Là hình thức văn bản được xây dựng nhằm
3.2.3. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là yếu tố có khả năng chuẩn hóa một cách triệt để bởi đã được qui định tại Thơng tư. Theo đó thì, các yếu tố thể thức văn bản gồm: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung văn bản; Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Các thành phần khác như dấu chỉ mức độ khẩn, mật, địa chỉ cơ quan, e- mail, fax…
Kết quả khảo sát cho thấy, một số yếu tố thể thức được thực hiện tương đối tốt như Quốc hiệu, tác giả ban hành, địa danh và ngày tháng văn bản… Bên cạnh đó, một số yếu tố được thể hiện chưa thống nhất như Nơi nhận, Số và ký hiệu văn bản, Trích yếu nội dung, Họ tên và chức danh người ký văn bản, Dấu của văn bản.
Việc không tuân thủ triệt để và thiếu thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ảnh hưởng lớn đến tính thẩm mỹ và lịch sự của văn bản trong hệ thống. Nhằm khắc phục tình trạng này, theo chúng tơi, cần chuẩn hóa triệt để một số yếu tố sau:
- Số và ký hiệu của văn bản: Văn bản đào tạo được đăng ký vào sổ và cấp số ở văn thư Trường. Nên chấm dứt tình trạng lấy số tại hai phòng chức năng là phòng Đào tạo và phòng Đào tạo Sau đại học.
Ký hiệu của văn bản cần được ghi cụ thể gồm tên loại văn bản và đơn vị soạn thảo (QĐ-XHNV-ĐT, QĐ-XHNV-SĐH, TB-XHNV-ĐH, BC-
XHNV-SĐH…), tránh tình trạng ghi chung chung (QĐ-XHNV, TB- XHNV…).
- Nơi nhận văn bản: Cần ghi đầy đủ cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản với nhiệm vụ cụ thể như nhận để biết, để báo cáo, để thực hiện, để lưu…
- Họ tên và chức danh của người ký văn bản: Cần thực hiện đúng qui định tại Thông tư 01 là không ghi học hàm, học vị của người ký
- Dấu của văn bản: Việc đóng dấu cần đảm bảo rõ ràng, sắc nét, khơng bị nhịe, mờ. Dấu giáp lai được đóng theo đúng qui định về số tờ, số trang.
- Về kỹ thuật trình bày văn bản: Cần thực hiện nghiêm túc qui định của nhà nước về cỡ chữ, kiểu chữ, giãn dòng, giãn đoạn, khoảng cách các lề…