- Văn bản về công tác tổ chức đào tạo: Được tính từ khâu xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo đến việc tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi cử, bảo
j. Các thành phần khác
Các thành phần khác bao gồm dấu chỉ mức độ mật, khẩn, lưu hành nội bộ, xem xong trả lại,.. Do chủ yếu là cơng văn, quyết định hành chính thơng thường và được sử dụng tương đối công khai, rộng rãi để giải quyết các vấn đề hàng ngày trong công tác đào tạo nên các thành phần thể thức này ít được sử dụng. Trong số đó, tần suất sử dụng của các dấu “MẬT”, “KHẨN” là thi thoảng, còn các yếu tố khác là rất hiếm khi.
Về cơ bản, việc sử dụng các dấu chỉ mức độ “MẬT”, “KHẨN” đều được tuân theo quy định của nhà nước. Tuy nhiên, trong từng trường hợp cụ thể mà có những khác nhau về vị trí đóng dấu và có thể khơng tn thủ chặt chẽ các quy định đã đề ra.
Với những yếu tố như địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số fax, văn bản đào tạo của Trường thường được thể hiện theo thói quen của người soạn thảo nhằm đảm bảo yếu tố thẩm mỹ chung của văn bản.
Những yếu tố này cũng cần được thực hiện nghiêm túc để đảm bảo tính hồn chính về hình thức của văn bản. Song do ít được sử dụng nên ở đây chúng tơi khơng trình bày chi tiết.
Như vậy, thực tế khảo sát hệ thống văn bản đào tạo cho thấy, việc thể hiện các thành phần của thể thức văn bản về cơ bản đã đảm bảo được các yêu cầu đề ra song vẫn còn nhiều yếu tố chưa tuân thủ chặt chẽ quy định của các
cơ quan nhà nước có thẩm quyền, việc thể hiện các yếu tố còn chưa thống nhất. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng văn bản được ban hành nói riêng và hiệu suất cơng việc nói chung. Do đó, việc chuẩn hóa các yếu tố thể thức của hệ thống văn bản đào tạo là thực sự cần thiết.
2.3.2. Văn phong văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV ĐHKHXH&NV
Khi xem xét các yếu tố thể thức văn bản, ở thành phần nội dung văn bản đã đề cập đến cách sử dụng từ ngữ tức là văn phong của văn bản. Tuy nhiên, ở đó, văn phong chỉ được xem xét một cách khái quát chung. Nhận thấy đây là một yếu tố quan trọng và cơ bản, có ảnh hưởng lớn và mang tính quyết định đối với chất lượng văn bản. Cho nên, khi nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo, chúng tôi sẽ xem xét văn phong như một yếu tố độc lập so với thể thức văn bản.
Trước hết, cần khẳng định lại rằng hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV thuộc thể loại văn bản hành chính. Điều này có nghĩa là văn phong được sử dụng trong văn bản là văn phong hành chính.
Tiếp đến, văn bản hành chính gồm nhiều loại với tính chất và công dụng khác nhau. Do vậy, cùng với việc phải tuân thủ những yêu cầu chung của văn phong hành chính, thì ở mỗi loại văn bản lại có những địi hỏi riêng về cách sử dụng từ ngữ, hành văn. Chẳng hạn, sử dụng từ ngữ khi soạn thảo quyết định khác với từ ngữ được sử dụng trong công văn trao đổi công việc…
Văn phong trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV được nghiên cứu trên cơ sở phân tích các đặc điểm và yêu cầu của văn phong hành chính trong việc sử dụng từ, sử dụng câu, cách viết hoa và chính tả, cách hành văn.
Dưới đây, là kết quả khảo sát của chúng tôi về việc sử dụng văn phong hành chính trong thành phần văn bản thuộc hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV.
Ngữ pháp trong văn bản đào tạo được chúng tôi xét theo 04 vấn đề cơ bản là cách dùng từ, dùng câu, việc sử dụng dấu câu và việc tuân thủ các quy tắc về chính tả, viết hoa.