nhất khi tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo đó là thống nhất quy trình chuẩn hóa văn bản với các quy trình giải quyết công việc được xây dựng và áp dụng theo hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Đảm bảo tính thống nhất với qui trình ISO, khi tiến hành chuẩn hóa thành phần và mối quan hệ của văn bản trong hệ thống, phải xem xét để thống nhất qui trình, thủ tục thực hiện các bước công việc đã được văn bản hóa. Hiện nay, Trường đã xây dựng thành công và đang tiến hành áp dụng tiêu chuẩn ISO vào hoạt động quản lý hành chính. Ở lĩnh vực đào tạo đại học và sau đại học, đã xây dựng được các quy trình giải quyết cơng việc đối với các nhiệm vụ chủ yếu như quy trình tuyển sinh đại học chính quy, quy trình tuyển sinh thạc sĩ, tiến sĩ, quy trình tổ chức đào tạo đại học…. Mỗi một hoạt động cụ thể trong hoạt động đào tạo nói chung được thực hiện theo quy trình thống nhất và sản sinh ra một khối lượng văn bản nhất định. Chẳng hạn như quy trình tuyển sinh đại học phải thực hiện đầy đủ các bước đã được ĐHQGHN quy định. Những hoạt động, các bước giải quyết cơng việc đó được phản ánh đầy đủ và chi tiết qua một hệ thống văn bản. Do đó, quy trình chuẩn hóa hệ thống văn bản phải đảm bảo thống nhất với các quy trình giải quyết cơng việc nhằm đảm bảo tính thống nhất của hệ thống văn bản.
3.1.3. Đảm bảo tính khoa học
Đây cũng là yêu cầu cơ bản và cần thiết của chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV. Tính khoa học trong văn bản khơng những thể hiện trình độ của người soạn thảo văn bản mà cịn có thể dự báo về hiệu quả của việc thực hiện văn bản trong thực tiễn. Tức là, nếu văn bản được soạn thảo đảm bảo tính khoa học thì hoạt động quản lý, điều hành sẽ đạt hiệu quả cao. Tính khoa học của văn bản thường được xem xét trên hai khía cạnh.
- Về kết cấu: Mỗi thể loại văn bản có một kết cấu đặc trưng nằm trong
kết cấu chung của văn bản hành chính. Vì vậy, chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo trước hết phải đảm bảo cho các văn bản có kết cấu đầy đủ các thành
phần cần thiết đó là phần mở đầu, phần nội dung và phần kết (trừ một số loại văn bản đặc trưng).
- Về nội dung văn bản: Tính khoa học trong nội dung văn bản được
xét ở sự rõ ràng, mạch lạc và đầy đủ nội dung thông tin cần diễn đạt. Điều này có liên quan mật thiết với văn phong của văn bản. Nếu từ ngữ, câu văn được sử dụng đúng ngữ pháp, cách diễn đạt mạch lạc, tuân thủ đầy đủ các qui tắc chính tả, viết hoa thì văn bản được soạn thảo, ban hành sẽ có chất lượng tốt.
Có thể nói, khác với các yêu cầu trên, yêu cầu về tính khoa học trong văn bản là tương đối trừu tượng. Tuy nhiên, chất lượng văn bản phục vụ đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV sẽ ngày càng được nâng cao nếu đảm bảo được yêu cầu này.
3.1.4. Đảm bảo tính kế thừa và tính kinh tế
Mặc dù cịn một số những hạn chế nhất định, song về cơ bản, hệ thống văn bản phục vụ đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV đã đảm bảo các yêu cầu về hình thức và nội dung văn bản, phát huy tốt vai trò là phương tiện, công cụ của hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Nhà trường từ khi thành lập đến nay. Do đó, nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo cần được thực hiện theo hướng phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế của các văn bản hiện hành. Tức là, chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV cần phải đảm bảo và phát huy tính kế thừa một cách tối đa.
Tính kế thừa có liên hệ chặt chẽ với tính kinh tế. Từ việc kế thừa những ưu điểm của quy trình soạn thảo, ban hành văn bản đang áp dụng, việc chuẩn hóa sẽ giúp tiết kiệm được nguồn nhân lực, vật lực và thời gian vào việc soạn thảo, ban hành văn bản.
Yêu cầu về tính kế thừa và tính kinh tế của chuẩn hóa cịn được xem xét ở khía cạnh nếu hoạt động chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ đào tạo được thực hiện có hiệu quả sẽ là cơ sở để tiến hành chuẩn hóa các hệ thống văn bản khác như văn bản về tổ chức cán bộ, nghiên cứu khoa học….
Đây là yêu cầu vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của cơng tác chuẩn hóa hệ thống văn bản. Mặc dù chuẩn hóa văn bản là việc làm cần thiết và có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động của Trường ĐHKHXH&NV song muốn đưa những ưu điểm của chuẩn hóa vào áp dụng trong thực tiễn thì những yêu cầu, những nội dung và kỹ thuật chuẩn hóa phải được xây dựng cụ thể, rõ ràng và dễ thực hiện. Tính khả thi cũng là mục tiêu hướng đến của những người thực hiện đề tài này. Do đó đây được xem là yêu cầu thực tế và tất yếu của cơng tác chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV.
3.2. Một số nội dung cần chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động
đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV
Từ thực trạng về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV cho thấy, hệ thống văn bản này, cơ bản đã đảm bảo được các yêu cầu về thành phần và nội dung văn bản, phục vụ tốt cho hoạt động đào tạo của Trường. Tuy nhiên, vẫn còn một số yếu tố chưa thống nhất và cần phải được chuẩn hóa để hồn thiện hơn nữa hệ thống văn bản này.
3.2.1. Về qui trình soạn thảo và ban hành văn bản đào tạo
Như phần thực trạng đã trình bày, cùng một nội dung như nhau song được thể hiện khác nhau trong các văn bản. Chẳng hạn như các công văn, quyết định về vấn đề thực tập của sinh viên. Sở dĩ như vậy, một phần là do chưa có quy trình thống nhất về soạn thảo văn bản.
Trong thực tế, những văn bản này có thể được soạn thảo bởi phòng chức năng là Phòng Đào tạo, nhưng cũng có thể do các đơn vị đào tạo (các Khoa/Bộ môn trực thuộc) soạn thảo rồi gửi lên Phịng Đào tạo xem xét, trình duyệt và ký văn bản. Do đó, hình thức thể hiện và kết cấu nội dung, văn phong của văn bản chưa thống nhất. Có những văn bản được trình bày ngắn gọn, súc tích, kết cấu chặt chẽ, nội dung chính xác, đúng thể thức, song nhiều văn bản chưa đảm bảo về mặt kết cấu, văn phong. Hạn chế này sẽ được khắc phục nếu có một qui trình thống nhất về soạn thảo, ban hành văn bản. Theo chúng tôi, nên thống nhất đầu mối soạn thảo văn bản đào tạo là phòng Đào
tạo – đơn vị tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện các nhiệm vụ về công tác đào tạo.
Tương tự với trường hợp Giấy chứng nhận sinh viên đã bảo vệ khóa luận/thi tốt nghiệp và đã được công nhận tốt nghiệp nhưng đang chờ cấp bằng. Hiện tại, việc soạn thảo loại văn bản này do các Khoa/Bộ môn trực thuộc đảm nhận, bộ phận Đào tạo Trường chỉ xác nhận. Theo chúng tôi, việc quản lý và cấp Giấy chứng nhận này phải do Phòng Đào tạo phụ trách giống như ở bậc đào tạo sau đại học.
Như vậy, qui trình soạn thảo, ban hành văn bản đào tạo cần phải được thống nhất để nâng cao hơn nữa chất lượng của văn bản.
3.2.2. Về việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của văn bản đào tạo
Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn, các loại văn bản có thể có một số tính chất tương đồng (như cơng văn, tờ trình, thơng báo). Chẳng hạn, trong một số trường hợp nhất định có thể sử dụng hình thức cơng văn thay cho thông báo. Song, các loại hình văn bản có tính độc lập và mỗi loại được sử dụng cho một mục đích nhất định. Nội dung được sử dụng phù hợp với hình thức văn bản sẽ phát huy tối đa chức năng của văn bản, đồng thời cũng thể hiện được trình độ, uy tín của đơn vị ban hành văn bản.
Như phần thực trạng đã trình bày, trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV, việc sử dụng chưa chính xác loại hình văn bản cịn khá phổ biến. Cho nên, chuẩn hóa việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của các loại văn bản là rất cần thiết.
Nhằm tạo thuận lợi cho việc chuẩn hóa chức năng, cơng dụng của các loại hình văn bản trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo, chúng tôi định nghĩa một số loại văn bản được sử dụng phổ biến trong hệ thống. Cụ thể như sau: