Vận dụng lý thuyết về chuẩn hóa hệ thống văn bản, việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường cần đảm bảo các nội dung sau:
* Chuẩn hóa thành phần văn bản thuộc hệ thống: Chuẩn hóa thành
phần văn bản thuộc hệ thống là việc làm đầu tiên khi tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản. Bởi vì, muốn chuẩn hóa hệ thống thì phải xác định được các yếu tố cấu thành hệ thống đó. Tức là phải xác định được đầy đủ và chính xác các văn bản thuộc hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường. Cần phải nhắc lại rằng, hoạt động đào tạo là hoạt động cơ bản và quan trọng nhất của Trường ĐHKHXH&NV. Cho nên, thành phần hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo khá phong phú và đa dạng. Văn bản về các lĩnh vực khác như nghiên cứu khoa học, đối ngoại, hành chính, cơng tác sinh viên, thanh tra, tài chính… đều trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động đào tạo.
Tuy nhiên, trong phạm vi luận văn của mình, chúng tơi khơng thể nghiên cứu chuẩn hóa tồn bộ khối văn bản này. Yêu cầu đối với các văn bản thuộc hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo đó là phải phản ánh được qui trình, thủ tục của cơng tác đào tạo. Thơng qua hệ thống văn bản này, bức tranh về hoạt động đào tạo với các nhiệm vụ, công việc cụ thể được thể hiện rõ nét. Điều này đồng nghĩa với việc khi xác định thành phần văn bản thuộc hệ thống phải dựa vào việc thực hiện các nhiệm vụ, công việc của hoạt động đào tạo trong thực tiễn.
* Chuẩn hóa mối quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống: Mối
quan hệ giữa các thành phần thuộc hệ thống chính là đặc trưng phản ánh đặc tính của hệ thống. Không thể gọi là hệ thống nếu các yếu tố cấu thành hệ thống khơng có mối quan hệ với nhau. Các văn bản trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để cùng phản ánh qui trình, thủ tục của công tác đào tạo. Văn bản nào là nguyên nhân, văn bản nào phản ánh quá trình, văn bản nào là kết quả chính là mối quan tâm của chuẩn hóa hệ thống văn bản này.
* Chuẩn hóa việc sử dụng đúng chức năng, cơng dụng của các văn bản trong hệ thống: Xét về mặt thể loại, các văn bản thuộc hệ thống văn bản
đào tạo gồm nhiều loại như công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, quyết định, hướng dẫn, biên bản…Ngoài ra, đây là hoạt động đặc thù nên có rất nhiều các văn bản đặc trưng giấy triệu tập, thẻ dự thi, giấy báo điểm, giấy chứng nhận, phiếu đánh giá, bản nhận xét, bảng điểm, bằng tốt nghiệp… Mỗi loại văn bản, giấy tờ có một chức năng, công dụng nhất định. Việc sử dụng đúng tên loại, chức năng của loại văn bản là một yếu tố quan trọng cần phải xét đến khi nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV.
* Chuẩn hóa thể thức văn bản trong hệ thống: Thể thức văn bản là
một trong những yếu tố quan trọng góp phần hoàn thiện chất lượng văn bản nói riêng và hệ thống văn bản nói chung. Và đây là yếu tố có thể thực hiện chuẩn hóa một cách triệt để nhất. Đồng thời, chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cũng là nội dung đã được nghiên cứu và đề cập trong nhiều đề tài luận văn, khóa luận trước đó.
Có rất nhiều cách hiểu về thể thức văn bản nhưng tựu chung lại “thể
thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định” [28-120]. Như vậy, thể thức văn bản là những yếu tố bắt buộc,
không thể thiếu nhằm đảm bảo tính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản. Do đó, việc đề ra những quy định về thể thức văn bản là cần thiết nhằm
giúp công tác soạn thảo, ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức được thực hiện thống nhất, đảm bảo kỷ cương, nề nếp hoạt động và nâng cao tính thẩm mỹ của văn bản được ban hành.
Thể thức văn bản là một trong những nội dung được chúng tôi dành nhiều thời gian nghiên cứu chuẩn hóa trong hệ thống văn bản phục vụ đào tạo.
* Chuẩn hóa văn phong văn bản trong hệ thống: Có rất nhiều cách
hiểu về văn phong. Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên định nghĩa “văn phong là phong cách, lối viết riêng của mỗi người”. Hay Bách
khoa toàn thư Việt Nam quan niệm “văn phong là phong cách viết của mỗi người, văn phong thể hiện chủ yếu ở mặt đặt câu, dùng từ còn phong cách thể hiện ở nhiều mặt (chọn đề tài, xây dựng nhân vật, dùng thể loại)”. Từ những
định nghĩa này, chúng tôi thống nhất khái niệm văn phong được sử dụng trong luận văn của mình là “cách thức sử dụng ngôn ngữ viết để trình bày, diễn đạt một vấn đề sao cho phù hợp với hồn cảnh và mục đích truyền đạt thơng tin”.
Hệ thống văn bản về đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV thuộc thể loại văn bản hành chính. Do đó, ngơn ngữ được sử dụng ở đây là văn phong hành chính. Việc xác định rõ thể loại văn bản sẽ chi phối việc sử dụng từ ngữ, cách diễn đạt trong việc soạn thảo văn bản. Điều này, ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của văn bản. Sâu xa hơn nữa là ảnh hưởng đến hiệu suất lao động và hoạt động của cơ quan.
Hiện nay, chưa có một văn bản cụ thể nào của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về cách sử dụng văn phong đối với từng loại văn bản nói chung . Với văn bản hành chính, tại Thơng tư 01, trong nội dung văn bản đã đặt ra yêu cầu là nội dung văn bản phải dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thơng, được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Đây chỉ là những yêu cầu cơ bản ở mức tối thiểu, cho nên chưa thể xem đó là tất cả quy định, yêu cầu đối với văn phong hành chính. Mặc dù vậy, các nhà khoa học nghiên cứu về ngơn ngữ, văn bản, hành chính đã nghiên cứu và đề
ra những quy tắc, yêu cầu nhất định đối với việc sử dụng văn phong trong văn bản hành chính nhằm đảm bảo đủ chức năng và mục đích sử dụng của văn bản quản lý nhà nước nói chung và văn bản hành chính thơng thường nói riêng. Đó là tính chuẩn mực, chính xác, tính khn mẫu, tính khách quan, diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu mà vẫn đảm bảo sự trang trọng, lịch sự.
Cũng bởi, văn phong là phong cách riêng của mỗi người nên đây là yếu tố rất khó chuẩn hóa. Song, chuẩn hóa văn phong được xem xét trên các góc độ như việc sử dụng đúng cấu trúc ngữ pháp, cách dùng từ ngữ của văn bản hành chính, cách hành văn mạch lạc, khoa học, việc tuân thủ các qui tắc về chính tả và viết hoa trong Tiếng Việt. Đây hoàn toàn là những đặc điểm có thể chuẩn hóa được nhằm đảm bảo tính thống nhất của các văn bản trong hệ thống và nâng cao chất lượng văn bản được soạn thảo, ban hành.
1.3.2. Ý nghĩa của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV tạo của Trường ĐHKHXH&NV
Như trên đã trình bày, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV có ý nghĩa to lớn, góp phần khẳng định sự phát triển và vị trí của Trường trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam. Việc soạn thảo, ban hành văn bản chiếm một tỷ trọng thời gian không nhỏ trong hoạt động đào tạo. Với mục đích là cơng cụ cho hoạt động quản lý, có thể nói, nếu văn bản được soạn thảo ban hành đúng mục đích, đúng thẩm quyền, đúng chức năng, nhiệm vụ, đúng thể thức và đảm bảo nội dung cũng như văn phong chuẩn mực sẽ tạo điều kiện cho hoạt động tổ chức đào tạo suôn sẻ và thuận lợi. Đồng thời, chất lượng văn bản tốt cũng thể hiện phần nào hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Nhà trường. Ngược lại, nếu hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo không đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về thành phần, chức năng, công dụng và mối quan hệ, thể thức, kỹ thuật trình bày và văn phong của văn bản sẽ cản trở các hoạt động của công tác đào tạo, làm giảm hiệu suất và chất lượng hoạt động chung của Trường.
Bên cạnh đó, đào tạo là công tác đặc thù của các trường đại học và các bước thực hiện công tác đào tạo thường được sử dụng lặp lại trong nhiều năm. Các văn bản trong hệ thống có thể được sử dụng cho nhiều năm học, khóa học. Do đó, nếu các văn bản trong hệ thống được chuẩn hóa sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian soạn thảo văn bản. Ý nghĩa của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo được khái quát cụ thể như sau: